Werkstudenten - Arbeitsmodel

Guten Morgen @linda.schmid ,

hier mal ein Artikel aus dem Helpcenter zum Thema Werkstudenten:

Best Practice Teilzeitmitarbeiter und Werkstudenten – Personio

Des Weiteren gab es hier in der Community auch immer mal wieder Fragen dazu, z.B. diese:

Anwesenheit bei Werkstudenten | Personio Community: Teile Deine Fragen & Ideen!

Oder diese mit Blick auf deine Frage zum Urlaub:

Urlaub und Krankheit für Werkstudenten anteilig zur Wochenarbeitszeit | Personio Community: Teile Deine Fragen & Ideen!

Hilft dir das weiter?

Beste Grüße

Dash

Hallo @linda.schmid,

haben Dir die verlinkten Posts von @Dash weitergeholfen? 
- Vielen Dank Dash. :) 

Liebe Grüße
Lena

Guten Morgen @linda.schmid ,

wir ändern die Anwesenheitsmodelle der Studierenden jeweils bei Wechsel vorlesungsfreie Zeit und Vorlesungszeit. Das macht den Lohnprozess und auch die Hinterlegung der Urlaubstage inkl Auszahlung Kranktage u.Ä. um einiges einfacher.

Liebe Grüße, Sarah

Guten Morgen, besten Dank für die Informationen, auch wir beschäftigen uns gegenwärtig mit diesem Thema i.v.m. Personio. Verständnisfrage: Werkstudenten/-innen dürfen ja max. 26h/Monat außerhalb Ihrer Semesterferien arbeiten. Unsere Studentin möchte maximale Flexibilität. Heißt, die Einstellungen würden

• Stundenlohn
• flexible Arbeitszeit innerhalb der Öffnungszeiten
• bei max Sollstunden von 26 Stunden/Monat, dann ist es egal wie viel Stunden sie arbeitet, wenn sie nur unter 26 Stunden bleibt

Ist das so korrekt?

Wie verhält es sich aber in den Semesterferien, wenn sie aber Vollzeit arbeiten darf? Wie verändere ich das Arbeitszeitmodell dann?

Dankeschön für Eure Unterstützung

Stephan Last

@Stephan Last Ich glaube, da habt Ihr ein paar Dinge durcheinander gebracht:

Wenn sie eine “echte” Werkstudentin ist (keine duale Studentin” und via Arbeitsvertrag eine Imma-Bescheinigung verpflichtend ist, dann darf sie max. 20h/Woche (!) arbeiten während des Semesters, nicht 26h/Monat. In den Semesterferien dürfen sie Vollzeit arbeiten. So steht es vermutlich auch (?) in ihrem Arbeitsvertrag, wenn nicht, ist sie keine Werkstudentin im gesetzlichen Sinne.

Du schreibst “Unsere Studentin möchte maximale Flexibilität.” :) Klassiker, das wollen sie alle und liegt ja auch irgendwie in der Natur der Sache, aber der Arbeitgeber muss sich ja trotzdem sortieren, wieviel er sie braucht und eventuell auch wann (wenn das relevant/wichtig ist für Euch, dass sie z.B. bei bestimmten Dingen dabei ist). 

Zu deinen Einstellungen: die sind letztendlich auch von dem abhängig, was im Arbeitsvertrag steht: wenn da steht, dass sie nach Stunde bezahlt wird, dann pflegst du das entsprechend. 

Bei allem Wunsch nach Flexibilität musst du trotzdem ein Arbeitszeitmodell anlegen, an dem sie sich orientieren kann und das ihr als Rahmen dient für die Zeiten, zu denen sie aktiv sein kann, ohne dass sie alle Stunden füllen muss. Auch da: abhängig von der Formulierung im Arbeitsvertrag ist auch, ob sie verbindlich x Stunden / Woche arbeiten kann/will/darf/muss oder ob es eine “bis zu” Regelung ist.

Für die Semesterferien musst du ein weiteres Arbeitszeitmodell anlegen so wie @saja das oben beschrieben hat. VG!

Hallo @Stephan Last , @Nina Hellmann ,

die 20 Stunden sind sehr wichtig, da musst du echt aufpassen, da dir sonst der Status Student bei der Kollegin oder dem Kollegen aberkannt wird mit all den Nachteilen dann. Also mir scheint auch, dass ihr da etwas durcheinander gebracht habt. Die 26 kenne ich nur bei der 26-Wochen-Regelung, siehe Anhang Punkt 2.2

Aber zu den 20 Stunden findest du hier mehr:

Student: Ausnahmeregelungen bei Überschreiten der 20-Stunden-Grenze | Haufe Personal Office Platin | Personal | Haufe

Beste Grüße

Dash

@Nina Hellmann@Dash 

Vielen Dank Euch beiden für die Informationen. Ich bin hier etwas weitergekommen. Da es vorerst nur Gespräche mit einer Initativbewerberin sind, gibt es noch keinen Vertrag. Aber richtig, es sind 20h. Dieser würde dann über unserer Kanzlei ausformuliert (wir hatten noch keine Werkstudenten bei uns). Da ich aber die Mitarbeitenden in Personio im Praxismanagement pflege, waren Eure Infos für mich sehr wertvoll! Danke nochmal.

Beste Grüße

Stephan Last

Hallo Linda, Hallo Zusammen, 

dein Eintrag ist schon 3 Jahre her, aber genau an diesem Punkt scheitern wir derzeit.

Mittlerweile hat sich ja viel getan. Gibt es für diese MA-Gruppe schon neue/einfachere Möglichkeiten?

Kurz – so machen wir es bisher:

Wir erfassen nur die Stunden und Urlaub-/bzw. Krank. Wir legen 20 Tage Urlaub (für 5 Tage-Woche) zugrunde. Bisher haben wir p.a. 8 Tage mit je 8 Stunden in der Zeiterfassung gebucht und ausgezahlt. Ebenfalls 8 Stunden haben wir bei Krankheit für die Arbeitstage verbucht, an denen normal der Student gearbeitet hätte.

Alle angefallenen Stunden zahlen wir mtl. aus, allerdings nicht über Personio, sondern direkt per Meldung an unser Steuerbüro.

Wir wollen ab 01.01.2026 Personio für alle Mitarbeiter nutzen und haben derzeit die ersten Testpersonen im „Echtbetrieb“.

Auch unsere Studenten arbeiten sehr flexibel ohne die Vorgabe von festen Tagen.

Tatsächlich bin ich im Moment ratlos.

• Welches Arbeitszeitmodell nutzt ihr für Werkstudenten?
• Wie bildet ihr die Flexibilität ab?
• Wie handhabt ihr Urlaube bzw. Krank

Könnt ihr mir weiterhelfen?

Vielen Dank und viele Grüße

Monika

​@Monika Burkhard Find’ ich super, dass du das Thema nochmal wieder anstößt, liebe Monika! Ich muss leider gestehen, dass ich nach wie vor in den verschiedenen Personio-Accounts, in denen ich aktiv bin, keine optimale Lösung gesehen habe. Systemseitig muss man nach wie vor leider irgendeinen Tod sterben … 

Die Variante, die ich aktuell bevorzuge (obwohl sie auch zu viel an manuellem Getüdel mit sich bringt) ist die folgende:

ich lege ein Arbeitszeitmodell an, welches grob zum Werkstudenten passt. Ich bespreche vorher mit ihm z.B., an welchen Tagen er (vorerst) arbeiten will und verteile dann seine 20 Std. auf diese Tage. Meistens sind das zwischen 2-3 Tagen. In den Arbeitsverträgen, die ich nutze, ist immer eine “bis zu x Std.” Regelung enthalten, d.h. es gibt keinen Zwang für den Werkstudenten, volle 20 Std. zu arbeiten, sondern es dürfen auch weniger sein. Mehr Flexibilität biete ich nicht, weil die Ressource ja letztendlich auch gebraucht wird, weil Arbeit da ist. 

Regelmäßig gucke ich mir dann an, auf wieviele durchschnittliche Arbeitstage/Woche der Student kommt und kalkuliere damit seinen Urlaubsanspruch. Wenn es zu Krankheit kommt, wende ich (händisch) den 13-Wochen-Schnitt an, um sein Krankengeld zu kalkulieren. 

Die Infos, die vom Werkstudenten und seinen Arbeitszeiten über die Schnittstelle zu DATEV laufen, brauchen entsprechend immer manuelle Ergänzungen, da sonst der StB nicht weiß, was er abrechnen soll. 

Immernoch nicht optimal, aber vielleicht hat jemand noch eine bessere Lösung? VG!

Vielen Dank Liebe Nina.

Ja wir haben nur ca. 10 Studenten, da geht das “Gefummel” noch. Ich frage mich dennoch was die Personio-User mit 30, 50 … Studenten machen.

Kann ja nicht sein, dass man einen Studenten einstellt, der die Stunden der Studenten in Personio händelt.

Aber vielleicht findet sich ja noch jemand mit einem AHA-Effekt 😉