Hallo,
uns ist heute aufgefallen, dass fälschlicherweise fast alle Dokumente (bis auf eines) aus der Personalakte eines unserer Mitarbeiter gelöscht wurden.
Allerdings ist uns unklar, wie das passieren konnte und wir fragen uns auch, ob dieses “willkürliche” Löschen vielleicht auch noch andere Mitarbeiterakten betrifft.
Gibt es eine Möglichkeit nachzuvollziehen, wer die Löschung vorgenommen hat?
Danke für die Hilfe!
Beste Antwort von Support Zeitmanagement
Hallo
besitzen Mitarbeitende ein Bearbeitungsrecht auf eine Dokumentenkategorie, so können sie die dort hinterlegten Dokumente eigenständig löschen. Dieses kann beispielsweise für einen Admin, einen Vorgesetzten oder den Mitarbeitenden selbst zutreffen.
Du könntest daher zunächst einmal unter Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen > wähle: Mitarbeiterrolle > Zugriffsrechte > Dokumente überprüfen, ob für die Dokumentenkategorien Bearbeitungsrechte z.B. für den Mitarbeitenden oder einen Vorgesetzten hinterlegt sind.
Um nun herauszufinden, wann die Dokumente gelöscht wurden, kannst Du als Kontoinhaber*in oder Vertragsverantwortliche*r einen Unternehmensdaten Export generieren. Dieses ist möglich unter Einstellungen > Unternehmen > Unternehmen. Hier findest Du im Datenexport eine Datei “documents.csv”, in welcher festgehalten ist, wann ein Dokument hochgeladen, upgedated oder gelöscht wurde. Damit könnte Ihr die Löschung auf den Tag eingrenzen und gezielter mit den Kolleg*Innen ins Gespräch gehen - eventuell wurden diese Dokumente versehentlich gelöscht.
Falls Ihr bereits in letzter Zeit, vor dem Löschen der Dokumente, einen Unternehmensdatenexport erzeugt habt, stehen Euch im Dokumenten-Ordner alle Dokumente des Mitarbeitenden zur Verfügung. Diese könntet Ihr dann wieder hochladen. Generell empfehlen wir bezüglich der Datensicherung, dass sich Eure Kontoinhaber in regelmäßigen Abständen einen Unternehmensdatenexport ziehen. Damit sind auch alle Dokumente in den .zip Dateien enthalten.
Wie
Poste dieses doch gerne als Idee in unserem Ideation Bereich. So können andere Personio-Kunden diese Idee upvoten und die Relevanz dieser Funktion stärken.
Viele Grüße
Lea
+33Leider geht das nicht. Ich finde es eine essenzielle Funktion für ein HRM-System. Ich meine mal gelesen zu haben, dass es Personio theoretisch nachvollziehen kann. An eurer Stelle würde ich da mal auf jemanden zugehen… Das scheint ja wirklich willkürlich erfolgt zu sein.
LG, Elena
Hallo
besitzen Mitarbeitende ein Bearbeitungsrecht auf eine Dokumentenkategorie, so können sie die dort hinterlegten Dokumente eigenständig löschen. Dieses kann beispielsweise für einen Admin, einen Vorgesetzten oder den Mitarbeitenden selbst zutreffen.
Du könntest daher zunächst einmal unter Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen > wähle: Mitarbeiterrolle > Zugriffsrechte > Dokumente überprüfen, ob für die Dokumentenkategorien Bearbeitungsrechte z.B. für den Mitarbeitenden oder einen Vorgesetzten hinterlegt sind.
Um nun herauszufinden, wann die Dokumente gelöscht wurden, kannst Du als Kontoinhaber*in oder Vertragsverantwortliche*r einen Unternehmensdaten Export generieren. Dieses ist möglich unter Einstellungen > Unternehmen > Unternehmen. Hier findest Du im Datenexport eine Datei “documents.csv”, in welcher festgehalten ist, wann ein Dokument hochgeladen, upgedated oder gelöscht wurde. Damit könnte Ihr die Löschung auf den Tag eingrenzen und gezielter mit den Kolleg*Innen ins Gespräch gehen - eventuell wurden diese Dokumente versehentlich gelöscht.
Falls Ihr bereits in letzter Zeit, vor dem Löschen der Dokumente, einen Unternehmensdatenexport erzeugt habt, stehen Euch im Dokumenten-Ordner alle Dokumente des Mitarbeitenden zur Verfügung. Diese könntet Ihr dann wieder hochladen. Generell empfehlen wir bezüglich der Datensicherung, dass sich Eure Kontoinhaber in regelmäßigen Abständen einen Unternehmensdatenexport ziehen. Damit sind auch alle Dokumente in den .zip Dateien enthalten.
Wie
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Viele Grüße
Lea
Hallo zusammen,
ich empfinde es als unnötige Hürde, wenn man erst einen Datenexport anstoßen muss, der dann auch noch ewig dauert, um nachvollziehen zu können, wer welches Dokument gelöscht hat. Diese Form der Protokollierung sollte direkt an der Oberfläche nachvollziehbar sein.
Gruß,
Matthias
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