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Hallo liebe Personio-Community, 

 

wir überlegen, ob wir das Add-On “e-Signaturen” in Personio einführen wollen. Grundsätzliche sehe ich da einen Mehrwert digitaler zu werden und auch eine Möglichkeit etwas nachhaltiger zu werden. Ich habe mich bereits durch die unterschiedlichsten Beiträge und Artikel gelesen. Allerdings habe ich einige Fragen, die für mich noch offen sind: 

  • wie sieht es mit der Rechtsverbindlichkeit aus? Ich habe zwar den Artikel von Personio dazu gelesen, allerdings ist mir noch nicht ganz klar, ob z.B. so ein AV, welcher dann e-signiert wurde, rechtskräftig ist?
  • wie handhabt ihr die Erstellung bzw. Bereitstellung von AV für Bewerber dann im Bereich Recruiting? Ist das unkompliziert und leicht zu handhaben? 
  • wir würden gerne auch andere Abteilungen die Möglichkeit bieten, z.B. jährlich zu schulende Unterlagen bereitzustellen und sich “abzeichnen” zu lassen. Ist das ohne weiteres möglich? Oder würde die Anfrage der digitalen Unterschrift dann wieder nur bei uns liegen, wenn wir die Abteilung keine Zugriffsrechte für bestimmte Dokumentenkategorien geben wollen? 
  • gibt es denn schon irgendeine Möglichkeit, die digitalen Unterschriften aller Mitarbeiter auf einen Klick anzufordern bzw. auch die Dokumentenvorlage (mit Unterschriften Platzhalter) hochzuladen?
  • gibt es im Performance&Entwicklungsmodul die Möglichkeit bei den Gesprächsprotokollen (wir nutzen es seit Anfang des Jahres für Jahresgespräche usw.) auch einen Platzhalter bzw. wenigstens ein Feld für die Unterschrift einzufügen? Aktuell unterschreiben die MA irgendwo auf dem Dokument.

Vielleicht kann hier ja jemand aus der Praxis eine Rückmeldung geben, wie ihr es so macht 😊

 

Danke und viele Grüße aus Bochum!

Lea

Huhu Lea,

du kannst zwar den AV digital unterzeichnen lassen, brauchst dann aber für das Nachweisgesetz zumindest nochmal die Zusammenfassung der wesentlichen Vertragsbedingungen in Papier. 

Wir  nutzen Personio nur für die Bestandsmitarbeiter. Wenn jemand eingestellt werden soll läuft es noch über DokuSign ab

Hallo liebe @LeaSt 😊

gerne helfe ich Dir bei der Beantwortung Deiner Fragen zu elektronischen Siganturen.

  • Informationen zur Rechtsverbindlichkeit der Elektronischen Signatur findest Du in unserem HR Lexikon Beitrag Elektronische Signatur: Die wichtigsten Fakten im Überblick sowie auf der Homepage unseres Partners SignatureIt. Ob und für welche Dokumente elektronische Unterschriften rechtlich bindend sind, ist abhängig von der Rechtslage des jeweiligen Landes. Wende Dich bei Fragen bezüglich der Rechtssicherheit und Wirksamkeit von elektronischen Unterschriften bitte an einen Anwalt oder eine Rechtsberatung. Personio bietet lediglich die technischen Voraussetzungen und das Werkzeug für die Verwendung von elektronischen Unterschriften. Hier findest Du ebenfalls nochmal relevante Informationen: Rechtliche Verbindlichkeit von elektronischen Unterschriften

  • Ihr könnt über Personio erfolgreichen Bewerbern während des Recruiting-Prozesses ein Vertragsangebot zuschicken und die dafür benötigten Unterschriften von allen Parteien elektronisch anfordern. Um den Unterzeichnungsprozess zu starten, nutze Vertragsvorlagen, welche vorab in den Einstellungen > Dokumente hochgeladen wurden mit Unterschriften-Platzhaltern. Wie das geht findest Du hier: 

  • Um elektronische Signaturen anfragen zu können benötigen Mitarbeitende Bearbeitungsrechte auf Dokumentkategorien. Diese kannst Du ganz individuell in den Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte > Dokumente für entsprechende Mitarbeiterrollen vergeben. Diese Mitarbeitenden können dann Dokumente direkt in dieser Kategorie hochladen und eine oder mehrere Unterschriften anfragen.  
  • Aktuell gibt es noch keine Möglichkeit Unterschriften für mehrere oder alle Mitarbeitenden gleichzeitig anfordern zu können. Dies muss individuell in den Mitarbeiterprofilen und der jeweiligen Dokumente angefragt werden. Ich kann verstehen, dass das eine tolle Funktion wäre. Deswegen würde ich mich sehr freuen, wenn Du diesen Verbesserungsvorschlag in unserem Ideation Bereich veröffentlichst. Somit können andere Nutzer Deine Idee upvoten, und der Vorschlag wird an unser Produktteam weitergeleitet.
  • Gesprächsprotokolle können noch nicht direkt in dem Modul Performance & Entwicklung unterschrieben werden. Ihr habt jedoch die Möglichkeit diese als PDF in die Dokumentenreiter der Mitarbeitenden zu exportieren und dann dort eine Unterschrift anzufragen. 

Solltest Du noch detaillierte Informationen benötigen, empfehle ich Dir ein Support-Ticket einzureichen. Das Support-Team ist über Antworten Finden zu kontaktieren (Achtung, nur für Kontoinhabende verfügbar). Wähle in diesem Bereich das Thema Deiner Anfrage und diese wird direkt an das verantwortliche Team weitergeleitet.

Ich hoffe, ich konnte Dir mit diesen Informationen helfen Deine Anfrage zu lösen.

Ich wünsche Dir einen tollen Tag. ☀️

Liebe Grüße,

Maresa

 

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