Hallo zusammen,
ich hoffe auf euer geballtes Schwarmwissen und vielleicht den einen oder anderen coolen Best-Practice-Ansatz aus euren Unternehmen!
Wir stehen aktuell vor der Herausforderung, den Prozess der Mitarbeiterdatenerfassung im Preboarding (also nach dem erfolgreichen Match/Hire, aber vor dem offiziellen ersten Arbeitstag) zu optimieren und zu automatisieren.
Momentan läuft das Ganze noch sehr manuell und fehleranfällig über Systembrüche hinweg:
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Der neue MA füllt ein Excel-Sheet (Personalfragebogen) aus.
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HR tippt diese Daten händisch in Personio ein, um das Profil zu befüllen.
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Für die Lohnverrechnung wird wiederum ein separates Excel-Sheet befüllt und weitergeleitet.
Wir haben uns schon ein wenig schlau gemacht und sehen aktuell zwei Optionen in Personio:
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Option 1: Dem neuen MA bereits vor dem Start einen stark beschränkten Personio-Zugang geben, damit er/sie die persönlichen Daten direkt selbst dort einträgt.
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Option 2: Den analogen/digitalen Personalfragebogen an die Personio-Attribute anpassen, ausfüllen lassen und dann gesammelt via Excel-Import hochladen (nach dieser Personio-Anleitung).
Meine Fragen an euch: Mich würde interessieren, wie ihr das gelöst habt – besonders, wenn ihr vielleicht in einem größeren Unternehmen arbeitet, wo monatlich unzählige neue Teammitglieder starten.
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Nutzt ihr eine der beiden oben genannten Optionen? Wenn ja, wie sind eure Erfahrungswerte (Stichwort: Datenschutz bei Vorab-Zugängen oder Fehleranfälligkeit beim Import)?
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Gibt es andere alternative Lösungen oder smarte Workflows/Integrations-Tools, die wir gerade gar nicht auf dem Schirm haben?
Ich freue mich riesig auf eure Best Practices, Tipps und den Austausch!
Danke und liebe Grüße
