⛄📆 Best Practices: Wie übertragt Ihr Urlaubstage mit Workflow Automation?

Hi ​@Community-Weihnachtself !

Sehr interessante Frage. Ich nutze Workflow Automations noch gar nicht. Ich habe es mal kurz versucht und gemerkt, dass man sich damit zeitintensiv beschäftigen muss, bis es wirklich so funktioniert, wie man es haben will. Bisher bin ich noch nicht dazu gekommen.

Daher fände ich es sehr interessant, wenn ich hier jetzt ein paar Einblicke bekomme, wie andere diesen Workflow aufgesetzt haben.

Grüße Angelika

Hi ​@Angelika_Rems-Murr-Kreis 

vielen Dank für Deinen Kommentar - Ich bin auch sehr gespannt und freue mich auf sämtliche Einblicke aus der Community! 😇

Ich verlinke mal ein paar User*innen die sich bereits in der Vergangenheit zu Workflows ausgetauscht haben - vielleicht habt Ihr eine paar Tipps und Einblicke für mein Vorhaben: ​@PaulineSch ​@LK96 ​@MarinaSt ​@Mine 👀

Hallo ​@Community-Weihnachtself,

die Frage ist ja, willst du irgendwas machen, oder willst du es (rechtlich) richtig machen?

Aktuell bieten die Workflow-Automations nur eine “einfache” Lösung, die deinen Sachverhalt abdeckt und bspw. immer am 15. Januar eine Mail an die zugewiesene Zielgruppe verschickt. 

Aber….

Aus deutscher Arbeitsrechtsichtweise reicht das nicht aus, da hier jedem Mitarbeiter konkret mitgeteilt werden muss, wie viele Urlaubstage noch zu nehmen sind, damit ein Verfall rechtlich durchsetzbar ist.

Daher habe ich dieses Jahr alle Mitarbeiter mit einer Standart-Email (copy&paste) angeschrieben und den genauen Urlaubsstand mittels Personio-Report eingefügt. Bei 50 Mitarbeitenden geht das noch, aber da geht trotzdem gut Zeit ins Land, insofern keine Empfehlung meinerseits für 1000 Elfen!

Allerdings weiß ich nicht, ob bei euch die gleichen Gesetze gelten wie bei uns, insofern musst du diese Aussage von mir mit Vorsicht behandeln!

Viele Grüße

Dominik

Hey ​@Community-Weihnachtself,

grundsätzlich haben wir das gleiche Problem wie ​@D_Madre!

Es reicht gesetzlich leider nicht mit den Workflows, da man keine benutzerdefinierten Erinnerungen schicken kann. Variablen wären hier cool. Aber wir haben damit einfach versucht, die Fälle der Leute, die wir manuell erinnern müssen zu reduzieren und nutzen daher einen gleichen Workflow wie den, den du angesprochen hast. 

Wir erinnern allerdings doppelt: Einmal im September an das Jahresende und einmal im neuen Jahr an die verfallenden Urlaubstage. 

Das verringert auf jeden Fall die Anzahl der Leute, deren Tage eigentlich verfallen würde ;) 

​@Angelika_Rems-Murr-Kreis So ein Workflow wie dieser ist auch sehr simpel, bei uns sieht er so aus: 
 

Lg

Pauline

​@Community-Weihnachtself 

ich gebe den anderen Recht, der Workflow ist nicht ausreichend. Unser Hausjurist sagte dazu, dass jeder Mitarbeitende so informiert werden muss, dass man sichergestellt hat, dass er die Info gelesen haben muss. Und das mehrfach im Jahr. 

Im Frühjahr: Hinweis wann den Urlaub verfällt. 

Im Herbst: Hinweis… denkt daran den Urlaub zu verplanen

Im Oktober/November: Das sind eure Resturlaubstage… Achtung Denkt an den 31.12.!!! (oder so ähnlich) 

Dieser Hinweis wird immer auf der Gehaltsabrechnung als Sondertext angegeben, da man davon ausgehen kann, dass sich jede*r seine Abrechnung anschaut. 

Zusätzlich werden noch die Teamleitungen angewiesen die Mitarbeitenden direkt anzusprechen. Das dann bitte auch dokumentieren, wegen der Beweispflicht. 

Alles nicht so einfach….. 

Die Resturlaubstage kommen natürlich aus Personio. Und ja, man muss es extra kommunizieren, auch wenn jede*r  MA sich die Info, wie viele Tage man noch hat, sich selbst aus Personio holen kann. 

Ein Übertrag muss mit der Teamleitung abgestimmt werden, da der Übertrag an Voraussetzungen gekoppelt ist. 

• Lange Krankheit
• Betriebliche Erfordernisse
• Vertretungen
   

Viele Grüße und frohe Weihnachten

Hallo ​@Community-Weihnachtself,

auch bei uns reichen die Workflows nicht aus, um rechtliche “save” zu sein. Deshalb machen wir es wie schon beschrieben im Herbst mit Mails, die auf die genaue Anzahl der Urlaubstage und die Verfallsfrist aufmerksam machen. 

Viele Grüße

Sarah

Hallo,

wir machen es komplett außerhalb von Personio mit Rundmails.

Dabei unterstellen wir, dass diese auf jeden Fall gelesen werden. Gab auch noch nie Probleme damit und ich meine, dass unsere Arbeitsrechtlerin damit auch fein war/ist.

Beste Grüße

Dash

Hallo liebe Community,

vielen Dank für Eure zahlreichen Rückmeldungen! 🚀

​@D_Madre an sich geht es wie Du es beschrieben hattest erstmal nur um die “einfache” Lösung/ Umsetzung in Personio - aber Du hast natürlich recht, dass sämtliche arbeitsrechtlichen Vorschriften, wie in Deutschland (oder auf dem Nordpol) zusätzlich betrachtet werden müssen. 

Ich bin aber schon sehr sehr dankbar für Eure ganzen Einblicke und auch das Praxisbeispiel mit Screenshots von ​@PaulineSch 🙌
 

Zu Deinem Beispiel ​@PaulineSch: 

Ihr nutzt den Workflow also für die Mitarbeitenden, deren Urlaubstage im neuen Jahr verfallen würden? Unterscheiden sich die Erinnerungen inhaltlich - da Du meintest es gibt eine im September und dann im neuen Jahr?

Haben einige von Euch den Workflow, wie den von ​@PaulineSch beschrieben, bereits versucht zu erweitern, bspw. um eine zusätzliche E-Mail Benachrichtigung, die die Mitarbeitenden on-top zur Nachricht in Personio erinnert?
 

​@Jennifer Moreno Barrientos, ​@CPPL33, ​@Sophie Just nehmt gerne auch an dem Erfahrungsaustausch teil, ich freue mich so viele Gedanken und Einblicke zu hören wie möglich, denn jeder Kommentar zählt für einen guten Zweck! 🎄

Das wäre durchaus eine Überlegung wert, allerdings haben alle Workflows, die ich bisher gebaut habe, nicht ausgelöst. Es wurden zumindest noch keine E-Mails versendet. Habe den Fehler bisher nicht finden können. Scheint aber kein grundsätzliches Problem zu sein.

Beste Grüße

Dash

Bei uns wird’s ähnlich wie von ​@Andrea B. erläutert… mehrfach Erinnerungen per E-Mail & via die Teamleitung. Workflows haben wir dabei noch nicht angeführt, da gesetzlich noch nicht 100% safe… 

Hallo ihr Lieben, 

auch wir nutzten Mails um an die verbliebenden Urlaubstage zu erinnern. Auch wenn wir dazu keinen Workflow nutzen kann Personio die Aufgabe stark vereinfachen. Wir ziehen eine Liste mit den nötigen Daten und erstellen daraus eine Serienmail. So muss nicht jede Mail einzeln verschickt werden und alle sinnvollen Daten sind drin. 

Liebe Grüße, Jasmin

Es wurden bereits viele hilfreiche Kommentare abgegeben (wir nutzen auch Mails), aber ich möchte dennoch meinen Beitrag zur Spendenaktion leisten. Schöne Feiertage wünsche ich euch⛄

Und das gleich 4x, also in jedem Thread. Voll gut!

So schnell sind 20,- EUR gespendet.

Beste Grüße

Dash

Für viel wichtiger halte ich noch eine Info Mitte des Jahres, mit einem Hinweis auf die bestehenden Urlaubstage und den Hinweis, dass diese verfallen können. Meines Erachtens reicht es dabei aus, darauf hinzuweisen, dass diese genommen werden können, wo man die restlichen Urlaubstage einsehen kann und dass sie am 31.12. verfallen und nur “mit Gründen” in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden dürfen.

Wie man es am Ende dann handhabt und ob man sie wirklich verfallen lässt steht auf einem anderen Blatt Papier, aber der rechtzeitige Hinweis auf den möglichen Verfall erachte ich als notwendig. Das reicht die Info, wenn es quasi schon zu spät ist (Jahresende) nicht aus und hat vor Gericht kaum Bestand.

Wir nutzen genau für diesen Sachverhalt die Workflow. Und es funktioniert wunderbar und kommt richtig gut bei unseren Kollegen an.

Wir nutzen die Workflow für unglaublich viele Sachen. Und sind einfach nur total begeistert davon.

Ein Workflow ist bspw. bei Teamwechsel.

Da kann ich mich nur anschließen. Es ist ein “Nice-to-have” aber rechtlich musst du die exakte Anzahl der Urlaubstage angeben. 

Hallo liebe Community,

vielen lieben Dank für die ganzen Kommentare und wie Ihr die Erinnerung an die verbliebenen Urlaubstage handhabt (sei es über Workflows oder via direkt Email) 🚀

​@PaulineSch ​@KiCa_SK “der rechtzeitige Hinweis auf den möglichen Verfall erachte ich als notwendig” - ich glaube das handhabt Ihr beide ähnlich, sprich einmal zu Mitte des Jahres und zu Jahresende. 🙂
 

Wir nutzen genau für diesen Sachverhalt die Workflow. Und es funktioniert wunderbar und kommt richtig gut bei unseren Kollegen an.

​@heckelc kannst Du hierzu ein paar Best Practices teilen, ist Dein Set-Up ähnlich wie bei ​@PaulineSch? Hast Du bereits eine zusätzliche E-Mail Benachrichtigung im Workflow hinterlegt und kannst berichten? 
 

​@HR_Adm, ​@larsboehnke, ​@Luise Rück nehmt gerne an der Diskussion teil, habt Ihr den Workflow weiter ausgebaut? 

Liebe Grüße und frohe Feiertage! 🎄🤶