Hallo @miri_am, 

Ihr könntet, diese Schritte neben den Checkboxen auch in verschiedenen Textinformation Feldern abfragen, genau wie in diesem Sheet oben. Damit würdest Du Dir die Erinnerungen sparen und hättest im Workflow Hub immer einen Überblick über den Onboarding Fortschritt. :) 

Hier auch ein bisschen Inspiration zum Aufsetzen der Onboarding Schritte. 

Ist das eine Alternative für Euch?

Liebe Grüße,
Lena

Hallo @miri_am

wir haben im On-/Offboarding ähnliche ToDo´s die vom Mitarbeiter eindeutig als “verstanden” zu kennzeichnen sind. 

Wir haben hierzu im Mitarbeiterprofil unter Informationen eine eigene Sektion angelegt, welche in unserem Fall “Mitarbeiterverpflichtungen” heißt. Für den Mitarbeiter sieht das wie folgt aus: 

Für HR sind die Einstellungen wie folgt: 

Diese Sektion haben wir sodann mit einer Aufgabe im On-/Offboarding verknüpft. Der Mitarbeiter kann  je nach Hinterlegung eine oder verschiedene Antworten auswählen und direkt mit einem Datum verknüpfen. 

Ich hoffe, dies hilft dir weiter. 

Viele Grüße

Michaela

Das ist eine tolle Lösung @Michaela B. !

Ich bin gerade sehr begeistert, da habe ich wieder was dazu gelernt, das werde ich mir merken. :) 

Liebe Grüße,
Lena

Wir haben es so gelöst, dass die Mitarbeiter das Datum eintragen müssen für die Unterweisungen (zum Beispiel) die im Onboarding passieren. Dann erhalten wir eine Änderungsmitteilung (Vorschlagsrecht der Mitarbeiter) wenn sie das tun. Wir genehmigen es und im nächsten Moment erstellen wir aus einer Vorlage die Bestätigung, dass der Mitarbeiter die Unterweisung erhalten hat, an dem Datum, mit Namen des Mitarbeiters und Kurzfassung der Inhalte bzw. Inhaltsüberblick worum es ging. Oder manchmal auch nochmal die komplette Unterweisung - je nachdem worum es geht und ob der Mitarbeiter in den Dokumenten das auch nochmal nachlesen soll was er unterschrieben hat.

Das Dokument senden wir dann per E-Signature an den Mitarbeiter und er unterschreibt es. 

Einige Unterweisungen müssen ja in bestimmten Abständen neu aufgefrischt werden und so dient das Datumsfeld genau dafür, nach der nächsten Unterweisung ändern die Mitarbeiter wieder das Feld z.B. wenn die Datenschutzunterweisung erfolgt ist - und wir versenden neue Dokumente zur Unterschrift mit dem aktualisierten Datum. So ist auch sichergestellt, dass nicht ein Admin dort irgendwas eingetragen hat sondern der Mitarbeiter auch wirklich seine zertifizierte digitale Signatur gegeben hat.

Hallo @miri_am

wir haben im On-/Offboarding ähnliche ToDo´s die vom Mitarbeiter eindeutig als “verstanden” zu kennzeichnen sind. 

Wir haben hierzu im Mitarbeiterprofil unter Informationen eine eigene Sektion angelegt, welche in unserem Fall “Mitarbeiterverpflichtungen” heißt. Für den Mitarbeiter sieht das wie folgt aus: 

Für HR sind die Einstellungen wie folgt: 

 

Diese Sektion haben wir sodann mit einer Aufgabe im On-/Offboarding verknüpft. Der Mitarbeiter kann  je nach Hinterlegung eine oder verschiedene Antworten auswählen und direkt mit einem Datum verknüpfen. 

Ich hoffe, dies hilft dir weiter. 

Viele Grüße

Michaela

Hallo @Michaela B., 

ich finde die Umsetzung sehr interessant und würde das gerne bei uns übernehmen. Wo sehe ich jedoch, dass der Mitarbeiter das Feld wirklich selbst ausgefüllt hat und nicht z.B. HR / Admin beim Anlegen des Accounts? Wird das irgendwo protokolliert?

Viele Grüße, Sonja

Hallo @Sonja M. , 

diese Form der Protokollierung findest Du nach Erledigung der Aufgabe im Mitarbeiterprofil unter Historie, Detailansicht. Im Feld “Attribut” kannst Du das jeweilige Attribut suchen/auswählen und erfährst unter der Überschrift “Änderung durch”, von wem diese Änderung durchgeführt wurde und wann (Neuer Wert). 

Aus unserer Praxis kann ich Dir noch einen anderen Weg vorschlagen. Wir haben Dokumente angelegt, die der Mitarbeiter digital unterschreibt. Hierzu haben wir im Onboarding die Aufgabe “Dokumente zum unterschreiben”, die uns daran erinnert

1. die Dokumente im Mitarbeiterprofil hochzuladen / Unterschrift anzufordern
2. die Unterschrift nachzuhalten

Bei dieser Version hast Du einen signierten Nachweis. 

Ich hoffe, diese Information hilft Dir weiter und freue mich auf Dein Feedback. 

Viele Grüße, Michaela

@Michaela B. oh Klasse, die Detailansicht hatte ich bisher nicht entdeckt 

Und danke für den kleinen Exkurs in eure Praxis. Sobald wir die digitale Unterschrift eingeführt haben, werde ich das genauso umsetzen.

Vielen Dank und eine schöne Vorweihnachtszeit!

Sonja

Da der Admin sich als Mitarbeiter anmelden kann und in seinem Namen Änderungen vornehmen kann ohne dass man das später nachvollziehen kann finde ich diese Art der Protokollierung allerdings schwierig und ist definitiv nicht rechtssicher. Leider.

Danke für den hilfreichen Input :-)

Vielen Dank für die zahlreichen Beiträge! 

Da es viele tolle Ansätze und Lösungen gab, ist es schwierig eine “Beste Antwort” zu markieren. Ich werde daher die erste komplexere auswählen. :)

Habt schöne Feiertage! 

Liebe Grüße,
Lena