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Inhalt von Dokumentenkategorien

AM_HR
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Hallo zusammen,

unter Dokumente in den Einstellungen finden wir eine schöne Übersicht mit den Inhalten der einzelnen Kategorien (Anzahl der Dokumente). Leider gibt es nicht die Möglichkeit auf diese Inhalte zuzugreifen. Zumindest nicht aus dieser Ansicht. 

Haben wir die Möglichkeit uns die Inhalte anzeigen zu lassen? 

VG

Jan

 

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Beste Antwort von Support Zeitmanagement 12 October 2023, 09:21

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3 Antworten

S
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Hallo @AM_HR 😊

aktuell ist es nicht möglich, auf einen Blick einzusehen, bei welchen Mitarbeitenden sich derzeit welche Dokumente in den Mitarbeiterprofilen befinden. 

Ihr habt die Möglichkeit, hierfür unseren Unternehmensdatenexport zu nutzen. Hier findest Du eine Erklärung dazu: Unternehmensdatenexport

Die Unternehmensdaten werden in mindestens zwei Zip-Dateien exportiert. Eine Datei enthält alle Dokumente, die andere Datei umfasst alle Daten der Mitarbeitenden im CSV-Format. Die Datei mit den Dokumenten enthält alle Dokumente in Kategorien, welche Ihr angelegt habt. Wir empfehlen die Dateien mit einem Zip-Programm wie WinZip, WinRAR or 7-Zip zu entzippen.

Zusätzlich könnt Ihr noch einen Workaround nutzen: Es gibt in dem Export eine csv.-Datei, die Dir dabei helfen kann, mit dem Namen "documents.csv."
 
?name=Screenshot+2023-05-19+at+12.59.15.png
 

  • unter "owner_id" ist die Mitarbeiter ID hinterlegt
  • unter "document_category_id" findest Du die ID der Kategorie, in der sich das Dokument befindet
  • unter "document_name" ist der Name des Dokuments

?name=Screenshot+2023-05-19+at+12.57.02.png

 

Ich kann wirklich verstehen, dass das noch keine optimale Lösung für Euch ist. Deswegen würde ich mich sehr freuen, wenn Du diesen Verbesserungsvorschlag in unserem Ideation Bereich veröffentlichst. Somit können andere Nutzer Deine Idee upvoten, und der Vorschlag wird an unser Produktteam weitergeleitet.

Damit wir Deine Idee genau nachvollziehen können, kannst Du folgende Fragen als Leitfaden verwenden:

  • Was möchtest Du genau in Personio verwalten? Welches Thema soll gelöst werden?

  • Warum? Was wäre der zusätzliche Nutzen für Dich?

  • Wie löst Du das Thema im Moment?

Je mehr Details, desto besser! Achte jedoch darauf, keine sensiblen Daten (persönlich oder geschäftlich) mit der Community zu teilen.

Vielen Dank im Voraus, dass Du Deine Ideen mit uns teilst 🙌🏽. Denke bitte daran, den Link zu deiner Idee hier im Thread zu posten, damit andere User, die auf Deine Frage stoßen, auch gleich Deine Idee upvoten können.

Liebe Grüße ☀️

AM_HR
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Hallo @Core 3 Support Team,

vielen Dank für den tiefen Einblick in die Möglichkeiten über den Datenexport. 

Für uns ergibt sich aus den mit Zahlen Dokumentenkategorien eine deutlich banalere Anforderung - hier ließe sich über die Anzeige der in den Kategorien hinterlegten Dokumenten einfach schnell eine Übersicht herstellen, wer zur gleichen Thematik ebenfalls schon hinterlegte Schreiben hat und somit auch sehr schnell die Schreiben miteinander vergleichen könnte. 

Zudem haben wir das Problem, dass wir einen Workaround zur Dokumentenunterzeichnung geschaffen haben, der den MitarbeiterInnen die direkte Ansicht auf die Dokumente verwehrt (“noch zu unterzeichnen”), damit die Führungskräfte die Möglichkeit haben die unterstellten MitarbeiterInnen zum Beispiel bei Bonuszahlungen zu überraschen. Ansonsten wäre das Dokument für die MitarbeiterInnen vorher einsehbar und der “Übergabeeffekt” verpufft. 

Im Anschluss an die Übergabe verschieben wir die Dokumente aus “noch zu unterzeichnen” in die jeweilige Kategorie.

Nun haben wir 4 nicht verschobene Dokumente, die wir nicht identifizieren können 🙄 

Vielleicht erklärt das die beiden Anforderungen etwas detaillierter 😬

Viele Grüße

Jan

S
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Hallo lieber Jan 😊 @AM_HR 

danke für die Rückmeldung und weiteren Details. Ich finde das einen tollen Workaround, um Eure Mitarbeitenden entsprechend zu überraschen. 😊

 

Für uns lassen sich diese 4 Dokumente tatsächlich auch nur über den Dokumentenexport suchen. Ihr könnt in der oben beschriebenen Datei documents.csv und der Kategorie ID überprüfen, welche Kategorie das bei Euch im Account ist. Anschließend könnt Ihr nach dieser ID in der csv Datei filtern, und es sollten dann vier Mitarbeiter IDs angezeigt werden. Mit diesen Mitarbeiter IDs könnt Ihr in Personio über die Suchleiste auf die Profile navigieren und wisst dann bei welchen Personen hier noch Dokumente abliegen.

 

Sollte keine der beschriebenen Lösungsansätze funktionieren, empfehle ich Dir ein Support-Ticket einzureichen. Das Support-Team ist über Antworten Finden zu kontaktieren (Achtung, nur für Kontoinhabende verfügbar). Wähle in diesem Bereich das Thema Deiner Anfrage und diese wird direkt an das verantwortliche Team weitergeleitet.

Ich hoffe, ich konnte Dir mit diesen Informationen helfen Deine Anfrage zu lösen.

Falls ich Dich für dieses Thema weiter unterstützen kann, melde Dich gerne wieder bei mir!

Ich wünsche Dir einen tollen Tag.

Liebe Grüße ☀️

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