Wenn ich einen E-Mailversand beim Onboardingprozess einstelle, kann ich ja den die Einstellung “Sobald vorherige Schritte erledigt wurden” einstellen.
Welche Schritte sind denn damit gemeint? Ich habe beispielsweise 3 Attribute in die Mail eingebaut. Bezieht es sich nur auf diese drei? “Wenn diese drei Attribute ausgefüllt wurden, wird die Mail los geschickt” Oder wie darf ich das verstehen?
Frage 2:
Wenn ich diese Einstellung “sobald vorherige SChritte erledigt wurden” einstelle, warum muss ich dann bei Erstellen einer Onboardingvorlage trotzdem nochmal “Verantwortlicher” und “Fälligkeitsdatum” angeben? Das ist doch beides irrelevant, da doch beides automatisch geschieht? Kann ich daher dort irgendwas eintragen? Oder habe ich das falsch verstanden?
Der Versand der Mail mit der Einstellung "Sobald vorherige Schritte erledigt wurden" bezieht sich auf alle Schritte im Onboarding-Template, die davor geschehen. In diesem Screenshot aus meinem Test-Account siehst Du rot eingerahmt, die zwei Punkte die vor dem Versenden der Mail (3. Schritt) passieren mussten:
Sind diese Schritte als "erledigt" markiert, greift folgende Logik: Im Allgemeinen werden Onboarding-E-Mails von 8 Uhr UTC bis 18 Uhr UTC stündlich alle 15 Minuten ausgelöst, also um 8:15, 9:15, 10:15 usw. Wenn jedoch der Rückstand an zu versendenden E-Mails groß ist, kann sich manchmal die Zeit auf einen späteren Zeitpunkt am Tag (Nachmittag) verschieben. Da die E-Mails phasenweise verschickt werden, kann es auch vorkommen, dass die Onboarding-Erinnerungen später am Tag eingehen.
Zu Deiner zweiten Frage: Für jeden Onboarding-Schritt muss in Personio ein Verantwortlicher und ein Fälligkeitsdatum hinterlegt werden. Das erfordert unsere momentane technische Infrastruktur. Zudem sind diese Angaben häufig auch im Onboarding-Prozess wichtig. Der Versand einer Mail kann einen wichtigen Schritt im Onboarding darstellen, für den es eine verantwortliche Person braucht. Diese Mail kann im Notfall auch manuell von dieser Person versandt werden. Hier hilft auch das Fälligkeitsdatum, mit dem bestimmt werden kann, wann die Mail spätestens hätte verschickt werden sollen und ggf. manuell verschickt wird. Der Einfachheit halber gibt es jedoch die Funktion, den Versand der Mail grundsätzlich an die vorher geschehenen Schritte zu koppeln.
Der Versand der Mail mit der Einstellung "Sobald vorherige Schritte erledigt wurden" bezieht sich auf alle Schritte im Onboarding-Template, die davor geschehen. In diesem Screenshot aus meinem Test-Account siehst Du rot eingerahmt, die zwei Punkte die vor dem Versenden der Mail (3. Schritt) passieren mussten:
Sind diese Schritte als "erledigt" markiert, greift folgende Logik: Im Allgemeinen werden Onboarding-E-Mails von 8 Uhr UTC bis 18 Uhr UTC stündlich alle 15 Minuten ausgelöst, also um 8:15, 9:15, 10:15 usw. Wenn jedoch der Rückstand an zu versendenden E-Mails groß ist, kann sich manchmal die Zeit auf einen späteren Zeitpunkt am Tag (Nachmittag) verschieben. Da die E-Mails phasenweise verschickt werden, kann es auch vorkommen, dass die Onboarding-Erinnerungen später am Tag eingehen.
Zu Deiner zweiten Frage: Für jeden Onboarding-Schritt muss in Personio ein Verantwortlicher und ein Fälligkeitsdatum hinterlegt werden. Das erfordert unsere momentane technische Infrastruktur. Zudem sind diese Angaben häufig auch im Onboarding-Prozess wichtig. Der Versand einer Mail kann einen wichtigen Schritt im Onboarding darstellen, für den es eine verantwortliche Person braucht. Diese Mail kann im Notfall auch manuell von dieser Person versandt werden. Hier hilft auch das Fälligkeitsdatum, mit dem bestimmt werden kann, wann die Mail spätestens hätte verschickt werden sollen und ggf. manuell verschickt wird. Der Einfachheit halber gibt es jedoch die Funktion, den Versand der Mail grundsätzlich an die vorher geschehenen Schritte zu koppeln.
Ich stehe wieder vorm selben Problem. Ich habe als Offboardingschritt den automatischen Email-Versand einer Info eingestellt, die nur dann versendet werden soll, wenn der vorherige Schritt erledigt worden ist. Das Fälligkeitsdatum dieser E-Mail beträgt 100 Tage vor Austrittsdatum. Der Schritt davor wurde allerdings erst 10 Tage vor Austrittstermin erledigt. Wird die E-Mail nun nicht mehr versendet, weil die Fälligkeit längst überschritten ist mit 90 Tagen?
ich hatte den Fall schonmal und es hat sich folgendermaßen verhalten:
Sobald alle vorherigen Schritte erledigt sind, wird immer zur nächsten Stunde um XX:15 die Mail versendet. Egal, ob der Mailversand auch in der Vergangenheit liegt.
Wenn extrem viele Daten versendet werden, kann es vereinzelt auch mal sein, dass eine Onboarding-Mail erst in der Stunde darauf versendet werden. In der Regel sollte es jedoch klappen.
Ich freue mich über Deine Rückmeldung, ob bei Dir auch alles geklappt hat. :)
Liebe Grüße Lena
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