Integrationen & Workflows

Hallo zusammen,erstmal finde ich es toll, dass doch mal wieder an der App gearbeitet wurde und sich nicht auf dem vorherigen MVP ausgeruht wurde, wie es zwischendurch den Anschein hatte. Leider habe ich aber auch hier ein paar Kritikpunkte anzubringen. KalenderEs ist eine enorme Verbesserung, dass nun die gebuchten Stunden angezeigt werden. Dennoch ist die Standardansicht mit (vor allem dem zukünftigen) Urlaub und Feiertagen sehr unübersichtlich. Diese kann man per Filter ausblenden, doch wird dieser Filter nicht gespeichert, sodass bei jedem erneuten Öffnen der App wieder alles angezeigt wird. Könnt ihr das bitte ändern?Es ist schön, dass nun auch stundenweise Abwesenheiten per App buchbar sind und für alle Abwesenheitsarten das Kontingent angezeigt wird, doch leider für alle Abwesenheitsarten. Auch die, die der Mitarbeiter gar nicht beantragen kann. Das ist zwar kein Beinbruch aber unschön.Praktisch wäre auch eine Anzeige

Hallo zusammen, wir haben seit 3 Tagen das Problem, dass neue User (im Status ‘aktiv’) sich nicht anmelden können und wir für diese vorher das Login aktivieren müssen. Bis vor ein paar Tagen konnten die User sich über SSO direkt anmelden, so wie in den FAQ für SSO beschrieben ist: “When you enable SSO, employees can still log in without an invitation if they have the address of their Personio account and their employee status in Personio is Active. After they log in, they start receiving notification emails.”.  Kann jemand helfen? Vielen DankOle

Hallo zusammen, besteht die Möglichkeit, die E-Mailadresse des Bewerbers in einer E-Mailvorlage mittels Platzhalter einzufügen? Wir möchten dem Bewerber innerhalb der Eingangsbestätigung gerne die Möglichkeit anbieten, seinen Lebenslauf über ein Formular zu erfassen und an Personio zu senden. Um Fehler in der Zuordnung ausschließen zu können, würden wir gerne die Mailadresse der Bewerbung direkt übertragen. Danke für eine Rückmeldung.

Hallo zusammen,ich habe gerade für unser Unternehmen die Genehmigungen umgestellt. Weg von Genehmigung bei Arbeitszeiten, die ein paar Minuten die Soll-Zeit überschreiten. Nun hin zu Genehmigung bei > 10 h Arbeitszeit und bei keiner/zu wenig Pause.Nun überlegte ich noch, ob man auch Genehmigung auslösen kann, wenn ein Eintrag Samstag oder Sonntag hinterlegt wird - ggf. auch Feiertag?Ich wüsste nicht, welche Bedingung hier passt. Falls es das nicht gibt, ist angedacht das zu programmieren?Besten Dank und viele GrüßeMarcel

Wie der Titel schon sagt geht es um die Freigabe von Urlaub durch die Führungskraft. Seitdem die Workflows aktiv sind kriegt unser Admin Urlaubsanfragen, weil das wohl so ist, wenn Mitarbeiter keine Führungskraft hat.Wie kann man die alte Funktionalität nachbauen, dass der Urlaub von Mitarbeitern immer durch die Führungskraft freigegeben wird, wenn jedoch ein Mitarbeiter keine Führungskraft hat, dann soll der Urlaub automatisch genehmigt werden.

Liebe Community,  ich habe einen Workflow erstellt, der auf die Änderung eines bestimmten Attributs reagieren soll. Sobald dieses Attribut angepasst wird, sollte der Workflow ausgelöst werden (siehe Screenshot).Leider passiert genau das nicht. Der Workflow startet nicht, obwohl das Attribut geändert wurde.Hat jemand eine Idee, woran das liegen könnte?Vielen Dank für eure Unterstützung! Liebe GrüßeSimone

Liebe Community,ich würde gern einen Workflow einrichten, der unsere Mitarbeitenden darauf hinweist, wenn sie überlappende Abwesenheiten eingegeben haben, um den Eintrag dann eigenständig zu korrigieren.Problem:Bei uns muss das mobile Arbeiten eingetragen werden. Wenn sich innerhalb dieses eingetragenen Zeitraumes jemand bspw. arbeitsunfähig meldet oder Urlaub beantragt, wird sehr häufig nicht daran gedacht, die Abwesenheitsart “mobiles Arbeiten” für diese Tage zu löschen, was dann in der Personalabteilung Arbeit verursacht.Hat jemand eine Idee, wie sich das über einen Workflow lösen lässt?Vielen Dank schonmal für eure Ideen und euren Support!Liebe GrüßeIvonne

Hallo Zusammen,wir bekommen immer diese Informationsmail aber da steht nie drin, um wen es sich handelt, s.Anhang bittewas muß man tun damit die Platzhalter den benötigten Angaben anzeigenWoran liegt das? Vielen Dank vorab und GrußSerdar

Hallo zusammen.Hat jemand schon die API von Personio → zu Reteach  eingerichtet? Wir setzt man so was um? 

Liebe Community, wir haben wieder einen Fall, wo ich mich über euren Input und womöglich auch Lösungsansätze freuen würde:Gibt es beim Workflow eine Option, wie man folgendes löst: Mitarbeiter*in bekommt ein KFZ Wenn Attribut (z.B. KFZ-Kennzeichen) ausgefüllt wird erhält eine Rolle eine E-Mail mit der privaten Adresse. Diese wird ansonsten nicht benötigt. Einige Mitarbeiter*innen können ein Firmen-KFZ bekommen und der Fuhrpark benötigt dann die private Adresse für die Versicherungskarte benötigt wird. In der Theorie lässt es sich gut über Personio abbilden. Fuhrpark könnte über eine Rolle die KFZ-Daten eintragen, sobald das Auto übergeben wird. Auch Nutzungsvereinbarungen könnten wir schön über Personio abbilden(, unterschreiben lassen) und abspeichern. Doch wie krieg ich dieses ToDo automatisiert, dass der Fuhrpark die Info über die Privatadresse erhält, wenn zB das Attribut “KFZ-Kennzeichen” ausgefüllt wird? 

Hallo zusammen,im Help Center wird für die Kalenderintegration folgender Weg aufgezeigt:Einstellungen > Integrationen > KalenderintegrationLeider finde ich unter Integration nur die Punkte API-Zugriffsdaten, Authentifizierung und Recruiting-Kalender.Eine Integration des Kalender per iCal scheidet auf Grund der langen Synchronisationszeit leider aus. Wie bekomme ich zu dem Punkt Kalenderintegration?Hinweis: Das Synchronisieren der Abwesenheiten in die Kalender der einzelnen Mitarbeiter funktioniert. Ich möchte die Abwesenheiten aber gern in einem gemeinsamen Kalender darstellen und in “Echtzeit” synchronisiert bekommen. Wie komme ich hier zum Ziel?GrußMartin

Hallo zusammen,ich habe eine Frage zum Wiedereinstieg von Personen und der Verknüpfung von Personio und Microsoft. Wenn eine Person ihr Arbeitsverhältnis beendet, wird das alte Profil auf inaktiv gesetzt. Mit der Inaktiv-Setzung wird auch der Microsoft-Account gesperrt. Wenn die Person dann wieder eingestellt wird, wird ein neues Profil angelegt. Im neuen Profil gebe ich die alte Mailadresse an und im alten Profil wird eine Pseudo-Adresse hinterlegt. Trotzdem sperrt Personio weiterhin das Microsoft-Konto des neuen Profils, obwohl dieses ja aktiv ist. Ich denke, dass es ggf. an der hinterlegten Mitarbeiter-ID liegt und diese noch im alten Personio-Profil mit dem Microsoft-Konto verbunden ist und daher das Konto immer wieder sperrt.Ist es möglich in Personio diese ID anzupassen?Oder gibt es ein anderes Work-Around?Liebe GrüßeJana 

Hi, ich nutzen die Personio API um die Daten in Microsoft PowerBi zu importieren.Unsere Entwickler melden zurück, dass die Daten, die über die API zur Verfügung gestellt werden teilweise unvollständig sind und dadurch auch kaum verwertbar.Man bekommt zwar die Anzahl der aktiven Mitarbeiter, Anwesenheiten und Abwesenheiten. Aber keine Feiertage oder Arbeitszeitmodelle. Sprich man kann sich so nicht die genauen Arbeitszeiten errechnen.Haben wir hier Profis, die das auch Nutzen und mit Hilfestellung geben könnten, ob die Daten wirklich fehlen oder ob wir etwas falsch auslesen? Danke, Michi

Hallo,ich möchte per API oder Custom Report die Soll- und Ist-Stunden eines Mitarbeiters auslesen.Normalerweise haben wir keinerlei Überstundenkonto. Spezielle Mitarbeiter können aber manchmal Überstunden bewilligt bekommen. Diese werden grundsätzlich im Folgemonat ausbezahlt.Für unser internes Reporting benötige ich nun einen Report, der mir für alle Mitarbeiter die aktuellen Ist + Sollstunden für den aktuellen Monat bzw. den letzten Monat anzeigt.Leider habe ich unter Custom Reports keine Option gefunden entsprechende Felder / Werte zu ermitteln. Kann mir jemand helfen und mir die Feldnamen nennen, bzw. wie ich diese dann in einem Report als Tabelle abfragen kann.Danke 

Hallo! Mein Onboarding-Team erhält die Aufgaben aktuell nur über das Dashboard und nicht per Mail. In den Unternehmenseinstellungen sind Emailbenachrichtigungen aktiviert und auch bei den einzelnen Mitarbeitern sind die Häkchen sowohl bei Dashboard als auch bei Email gesetzt. Hat jemand eine Idee, woran es sonst noch liegen kann? Oder kommen die vielleicht immer nur einmal innerhalb von 24 STunden? Habe die neuen Onboardings gerade erst aufgesetzt, die Aufgaben sind aber schon sofort fällig...Danke!!Olga

Hallo liebe Community,wir hatten nun mehrfach den Fall, dass Geburtstage und Jubiläen in Teams gepostet wurden, obwohl die entsprechenden Felder in Personio dazu nicht befüllt waren. Hat jemand eine Idee, wieso das passieren kann?Liebe Grüße

Hallo zusammen,wir haben im Onboarding für neue Mitarbeiter ganz oben eine eigene E-Mail-Vorlage für die Einladungsmail erstellt. Allerdings passiert Folgendes: Wenn wir einen neuen Mitarbeiter anlegen und auf „Einladen“ klicken, wird nicht unsere Vorlage, sondern die Standardvorlage von Personio verschickt. Wenn wir nicht auf „Einladen“ klicken, wird überhaupt keine Mail ausgelöst Warum greift unsere erstellte Vorlage nicht? Gibt es eine Einstellung, die wir übersehen, damit unsere Vorlage verwendet wird? Vielen Dank für eure Tipps!Liebe Grüße Alicia   

Moin ihr Lieben, ab und an haben wir, wie ihr wahrscheinlich auch :D, recht kurzfristige Neueinstellungen.Wir starten dann die Onboarding Vorlage und viele To Do’s für meine Stakeholder waren dann bereits VOR einigen Tage fällig, weil wir die Fristen in den Onboarding-Vorlagen bereits definiert haben. Die Stakeholder erhalten dann keine Erinnerungsmail mehr von Personio. Gibt es hier eine Möglichkeit, diese Erinnerungsmail dennoch auszulösen? Ja, man kann das neue To Do natürlich beim Einloggen in Personio sehen, aber es geht mir explizit um diese E-Mail. Danke euch und liebe GrüßeDenise 

Hallo zusammen,ich arbeite gerade an der Optimierung unseres On- und Offboardings in Personio und frage mich, ob es möglich ist, Aufgaben voneinander abhängig zu machen.Konkret: Ich würde gern einstellen, dass ein nachfolgender Stakeholder erst dann eine Benachrichtigung erhält, wenn die vorherige Aufgabe abgeschlossen wurde.Nach meinem aktuellen Stand scheint das in Personio nicht umsetzbar zu sein. Oder habe ich vielleicht eine entsprechende Funktion übersehen?Mich würde interessieren, ob jemand von euch dafür schon eine Lösung oder einen Workaround gefunden hat, oder ob diese Funktion eventuell auf der Roadmap steht. Vielen Dank schon mal für eure Erfahrungen und Tipps! 🙏Liebe GrüßeDenise

Hi,ich möchte einige Onboarding und Offbaording Schritte in unseren aktuell genutzten Vorlagen ändern. Bei manchen sind es nur kleinere Textänderungen, bei anderen wiederum umfangreichere Anpassungen.Wenn ich nun Änderungen vornehme, welche Auswirkungen hat das konkret auf die On-/Offboarding Workflowas bei Mitarbeitenden, denen die Templates bereits zugewiesen wurden?Ich habe versucht mich an diesen Erklärungen zu orientieren, allerdings finde ich es nicht ganz eindeutig und habe auch das Gefühl, dass die beschriebenen Auswirkungen nicht stimmen, als ich es teilweise mal mit kleineren Anpassungen getestet hab.Z.B. die Beschreibung beim Mitarbeitenden im Status Onboarding: Sie bearbeiten oder fügen einen Schritt hinzu, und die z

Hallo zusammen,ich habe es leider auch nach einiger Zeit nicht geschafft, Dataflows so einzurichten, dass sie die Daten aus Personio automatisch abrufen und aktualisieren. Ich habe bereits einiges ausprobiert – unter anderem einen Dataflow zur täglichen Token-Erneuerung, Anpassungen im Power BI-Code sowie eine direkte API-Verknüpfung mit Power BI.Nun überlege ich, das Ganze über Dataddo umzusetzen. Hat jemand von euch damit Erfahrung (gibt es Probleme bei den Aktualisierungen?). Ein HR Kollege meinte bei ihnen im Unternehmen gibt es andauernd Probleme bei den custom Reports über Dataddo.. Mich interessieren aber die Dataflows bzgl- Mitarbeiterattribute und Abwesenheiten Danke im Voraus für Eure Hilfe!​​​​​​​

Hallo zusammen, da ich bisher nur 2 Jahre alte Beiträge gefunden habe, möchte ich das Thema nochmal aufmachen: Wir möchten gern die eSignatur nutzen und wollen gern das Dokument (welches nicht immer mit Vorlage aus Personio erstellt wird) erst vom Vorgesetzten und dann vom MA unterzeichnen lassen.Kann man dies als Workflow abbilden oder wo muss man das einstellen? Ich freue mich über Hilfe. Liebe GrüßeDenine aus Köln

Hallo,um unser HR Reporting zu erweitern & zu verbessern, wollen wir von einem Excel Dashboard in Power BI wechseln.Die Personio-Analysen per se reichen leider nicht aus bzw. sind nicht verlässlich (zeigen teilweisefalsche Werte an).Hat jemand aus der Community hier Erfahrungswerte mit einer Personio - Power BI API und könnte sich hierzu austauschen? In alten Beiträgen habe dazu nicht viel gefunden bzw. war es bereits veraltet.In meiner allgemeinen Recherche fand ich diese Beiträge relativ hilfreich: https://reload-hr.com/2024/02/13/personio-x-power-bi-erstellen-automatisierter-hr-dashboards-teil-1/ & https://r

Da Personio keine Optionen bietet, Überstunden individuell neu zu berechnen, möchten wir unsere eigene Logik über die API implementieren.Gibt es eine Möglichkeit, am Ende eines Zeitraums (bei uns der Monat) eine Art „Korrekturbuchung“ zu erstellen, um eine spezifische Berechnung basierend auf unserer internen Überstundenregelung anzuwenden? Zum Beispiel so:Ein Monat hat eine Soll-Arbeitszeit von 176 Stunden (22 Tage) Ein Mitarbeiter hat in diesem Zeitraum 200 Stunden erfasst Zunächst sind das 24 Überstunden, aber… ...da unsere Überstundenvereinbarung vorsieht, dass z. B. 10 % der Soll-Arbeitszeit nicht als Überstunden anerkannt werden (in diesem Beispiel 17,6 Stunden), ergeben sich zusammenfassend für diesen Zeitraum 24 - 17,6 = 6,4 Überstunden.Ich möchte also zum Monatswechsel eine Korrekturbuchung von „-17,6“ Stunden auf das Zeitkonto des Mitarbeiters buchen, sodass nur die 6,4 als Überstundensaldo verbleiben. Wie k

Hallo zusammen,wir wollen Personaldaten über die Personio API in ein eigenes Dashboard (Google Sheets/Looker Studio) ziehen, weil das Standard-Dashboard in Personio bei größeren Datenmengen aggregiert/gruppiert und für unsere Analysen nicht ausreichend granular ist.Die API-Anbindung funktioniert grundsätzlich: Standardattribute wie first_name, department, hire_date, weekly_working_hours kommen korrekt. Bei unseren Custom-Attributen bekommen wir jedoch keine Werte zurück – obwohl:wir die dynamischen Keys (z. B. dynamic_...) verwenden, nicht die UI-Bezeichnungen die Custom-Attribute im Employees-Endpoint der API-Credentials explizit auf der Whitelist stehen die Felder bei Mitarbeitenden gepflegt sindFragen an die Community:Hat jemand verlässlich Custom-Attribute über den Employees-Endpoint auslesen können, wenn die dynamischen Keys whitelisted sind? Gibt es bekannte Einschränkungen (Rechte/Sichtbarkeit/Subco