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Integrationen & Workflows

Teilt in diesem Bereich alle Eure Fragen, Diskussionen und Best Practices zu Integrationen & Workflows, wie z.B. On-/und Offboarding, den eSignaturen, APIs, Personio Conversations, oder Tools aus dem Marketplace.

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596 Themen
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HR_ScoutFollower
gefragt in Integrationen & Workflows
Automatisierungen - Workflow trigger event

Liebes Team, bisher funktioniert die Funktion “Workflow” sehr gut, allerdings sind nur relativ wenige und eingeschränkte Trigger events zur Verfügung. Wird es denn irgendwann möglich sein, anhand von Mitarbeitendenattributen Events auszulösen? Bspw. Geburtstag, Erste Hilfe Trainings, etc. Das wäre sehr hilfreich! Bisher arbeiten wir über Umwege mit Erinnerungsrollen, die aber auch nicht immer sinnvoll sind und vor allem jedes Mal ein Admin dafür kontaktiert werden muss, was eigentlich HR Themen sind. Vielen Dank! Kathi

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Andreas Görthofer
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MaikeExplorer
gefragt in Integrationen & Workflows
Best practise: Workflow Automation - Schwerbehindertenausweis

Hallo zusammen, wir möchten aktuell etwas über die Workflow Automation Funktion einstellen, doch leider scheint unsere Einstellung nicht korrekt zu sein, da auf dem Dashboard ein to-do erscheint, aber ohne ein Dokument bzw. eine Information. Unsere Mitarbeiter sollen jährlich über das Schwerbehindertengesetz und das hochladen eventueller Ausweise informiert werden. Momentan haben wir es wie folgt eingestellt: Geplant am xxx jeden Jahres Aufgabe an bestimmte Personen Information via E-Mail Aufgabe (die Mitarbeiter sollen bestätigen, dass sie die E-Mail zur Kenntnis genommen haben) Leider ist die Einstellung nicht korrekt, daher wollte ich euch Fragen, ob ihr einen Hinweis zur Einstellung habt. Freue mich auf viele Rückmeldungen! Lieben Gruß, Maike

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Andreas Görthofer
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JesusVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Personio Support nicht erreichbar? DATEV Integration nicht möglich

Hi Leute, wir haben vor einiger Zeit eine DATEV Integration beauftragt und dem Mitarbeiter von Personio umfangreiche Daten zur Einrichtung zur Verfügung gestellt. Leider sind weder der Mitarbeiter noch erreichbar, noch der Support auf sonstige Art. Auch auf E-Mails reagiert der Mitarbeiter nicht mehr. Was kann man hier tun? Kündigen und zu anderer Software wechseln?

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Silvan
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moin_michelle
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moin_michelleVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Onboarding Aufgaben verschieben, wenn sie auf das Wochenende fallen

Hallo liebe Community, Wir nutzen die Workflows für unser Onboarding- und Offboarding bei Personio sehr intensiv für alle Rollen und Bereiche. Die Aufgaben in der Workflows basieren ja auf den Eintritts- bzw. Austrittsdatum. Nun kommt es ab und zu vor, dass die Aufgaben daher auf ein Wochenende fallen. Das ist dahingehend Problematisch, dass sie Bearbeitungszeit der Aufgaben verkürzt und Mitarbeitende gewisse Informationen nicht rechtzeitig erhalten. Beispiel:Unsere Starter bekommen eine Welcome Mail am ersten Tag mit der Aufgabe sich in unsere drei Standardsysteme einzuloggen. Für den 01.03.2025 würde das auf einen Samstag fallen. Wenn die Starter nun am Montag, den 03.03.2025 anfangen, haben sie nicht nur eine drei Tage alte Welcome Mail von uns im Postfach, sondern nach dem Login in Personio schon mal mind. eine überfällige Aufgabe. Keine gute employee experience. Hat sich jemand von euch mit dem Problem evtl. schon auseinander gesetzt und kann mir eine Problemlösung vorschlagen, wi

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Ines07Follower
gefragt in Integrationen & Workflows
Anbindung Slack Abwesenheiten und Urlaubsankündigung

Hallo zusammen, ich versuche seit einigen Tagen nun die Benachrichtigung in Slack von Personio einzustellen. Eine Jubiläumsmeldung und Neuzugänge hat geklappt. Also funktioniert die Verbindung wohl. Was mir fehlt ist die Urlaubsankündigung und auch die Abwesenheitsliste. Ich habe schon sehr oft alle Einstellungen kontrolliert nach der Anleitung. Lediglich scheitert es an dieser hier: Stellen Sie vor der Integration von Slack sicher, dass Folgendes der Fall ist: Sie haben eine Admin-Rolle oder Bearbeitungsrechte für den Marketplace in Personio: Gehen Sie zu Einstellungen. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Mitarbeitendenrollen. Wählen Sie Zugriffsrechte. Navigieren Sie zu Konto-Konfiguration und Marketplace-Integration. Sie haben Admin- oder Inhaberrechte für Ihren Slack-Workspace Bei Konto-Konfiguration von Allen Mitarbeitenden kann ich die Checkbox nicht aktivieren und den Haken übernehmen, beim Neu-Laden ist dieser immer wieder weg. Wie sollte das denn aussehen? Könnte mir das jem

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SarahHen
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MaximilianHelping Hand
gepostet in Integrationen & Workflows
Workflow Anwesenheit - Genehmigung von arbeitsfreien Tagen

Gibt es die Möglichkeit das System bei uns wieder auf das vorherige umzustellen? So wie es jetzt ist klappt der Workflow leider überhaupt nicht, da es keine Möglichkeit gibt, arbeitsfreie Tage als Bedingung hinzuzufügen. Der vermeintliche Workaround mit “über Soll” ist nicht praktikabel, da der Workflow dann auch bei Überstunden ausgelöst wird. Heißt für uns, wir verzichten aktuell auf die Bedingungen und es laufen alle Anwesenheitseinträge bei uns zum Prüfen auf. Die smarte Filterfunktion von der vorherigen Version zum Genehmigen der Zeiteinträge ist leider nicht mehr vorhanden, sodass jetzt tatsächlich jeder Tag einzeln von 250 MA geprüft werden muss. Ich frage mich an der Stelle, wieso eine funktionierende Funktion zum Prüfen ob Zeiten an arbeitsfreien Tagen gebucht worden sind, nicht im neuen Workflow vorhanden ist. Mal wieder komme ich mir wie ein Beta Tester vor.

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SarahHen
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SarahHenCommunity Superstar
gefragt in Integrationen & Workflows
Genehmigung von Anwesenheit mit Regelverstößen

Hallo liebe Personio Community, wir nutzen die neuen Workflows, um über Regelverstöße von Anwesenheiten informiert zu werden. Eine Info soll nur kommen, wenn die max. Zeit von 10 Stunden überschritten wurde, die vertragliche Sollzeit um mind. 30 Minuten überschritten wurde keine oder eine zu kurze Pause gemacht wurde. Die Bedingungen sehen wie im Screenshot aus: Das Problem: eine Benachrichtigung wird versendet, sobald die Sollstunden um nur 1 Minute überschritten werden. Hat jemand eine Idee, wie ich das im Workflow eintragen muss, damit ich erst ab Minute 31 informiert werde? Danke für eure Ideen! Viele Grüße Sarah

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wumviVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Teamsintegration - Abschaltung der Abwesenheiten

Hallo zusammen, wir überlegen Personio in Teams zu integrieren. Ist es möglich, dass man das Thema Abwesenheiten beantragen gar nicht benutzt, sondern nur das Thema Geburtstage und Abwesenheiten integriert ? Kann man dann im zweiten Step einstellen, dass man zum Beispiel nur die Urlaub postet und nicht die Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub, also kann man hier definieren? Danke für Eure Hilfe.

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EisenkarlVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
OAuth mit Entra ID und integriertem Identitätsanbieter

Hallo, wir verwenden die OAuth-Authentifizierung zum Anmelden über Entra ID für unseren Microsoft Tenant. Nun müssen wir eine Tochtergesellschaft mit in Personio verwalten. Deren Mitarbeiter müssen sich natürlich auch in Personio anmelden können. Die Gesellschaft verwendet jedoch Google-Konten. Soweit mir bekannt, kann Personio nur mit einem Identity Provider über OAuth Anmeldedaten austauschen. Microsoft bietet in Entra die Möglichkeit, weitere Identitätsanbieter anzubinden, darunter auch Google Accounts. Die Google-Benutzer erscheinen dann als Gastbenutzer in Entra mit ihren Vor- und Nachnamen sowie E-Mail-Adressen. Damit kann man sie z.B. in Teams einladen. Beschrieben ist das hier.Wir haben nun einen Benutzer in Personio angelegt, der diese E-Mail-Adresse besitzt. Die Anmeldung mit einem Kennwort funktioniert. Wenn man jedoch die OAuth-Anmeldung durchführt, kann sich der Google-Nutzer zwar über Entra mit seinem Google-Account authentifizieren, bei Personio scheitert jedoch die Anme

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Elena
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ElenaCommunity Superstar
gefragt in Integrationen & Workflows
Änderungen bspw. an Single Sign-On wie überprüfen

Hallo zusammen, wir erhalten nun bereits seit Beginn des Jahres vehement E-Mails von Personio, dass es eine Änderung bei Single Sign-On geben wird. Wir haben diese bereits zügig umgesetzt, da es damals hieß die Änderung soll zum 15.02. in Kraft treten. Jetzt bekommen wir seit ein paar Tagen wieder In-App-Benachrichtigungen darüber und heute nun auch wieder eine Mail. In der Mail steht ganz charmant und unverbindlich folgender Satz: Unten gibt es dann noch die Möglichkeit zu bestätigen, dass man es umgesetzt hat. Habe ich angeklickt, aber von Personio nun keine Reaktion. Ich habe mittlerweile den Support kontaktiert, weil wir natürlich wiederum eine Bestätigung zurück brauchen, ob es auch wirklich funktioniert hat. Ich will nicht an dem Tag arbeiten an dem die Änderung (auch noch in einem längeren Zeitraum) umgesetzt wird und es auf einmal doch nicht funktioniert. Von anderen Anbietern kennen wir es so, dass es bspw. eine Testseite gibt, in der man seine Einstellungen überprüfen kann. E

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Elena
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MaBuVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Wie ändere ich den Text der automatisch generierten E-Mails

Hallo zusammen, ich möchte gerne den Text von automatisch durch Personio generierten E-Mails ändern, z.B. bei “Neuen Mitarbeiter zu Personio einladen” und in diesem Zusammenhang den Text der Erinnerungen im Onboarding. Wo finde ich die Vorlagen für diese System E-Mails und wie kann ich sie anpassen? Danke für eure Rückmeldung und viele GrüßeManuela

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DainaVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Integrationen (Teams/Zoom) werden nicht mehr angezeigt

Hallo Zusammen, wir nutzen schon seit einiger Zeit die Integrationen für Teams und Zoom. Normalerweise funktioniert das alles perfekt und den Recruitern wird der Reiter “Integrationen” unter “Persönliche Einstellungen” angezeigt. Seit ein paar Tagen ist dieser Reiter verschwunden und auch bei der Vereinbarung von Terminen können wir nicht mehr die Optionen Teams oder Zoom auswählen. Wir haben aber bei den Grundeinstellungen keine Änderungen vorgenommen. Könnt ihr euch das erklären oder hattet mal ein ähnliches Problem? Viele Grüße Kristina

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allwehaveisnow
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Katharina B.
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Katharina B.Communicator
gepostet in Integrationen & Workflows
Prozess Mitbestimmungsrecht Betriebsrat

Hey, wie löst ihr den Prozess des Mitbestimmungsrecht bzw. Freigabe durch den Betriebsrat bei Neueinstellungen. Aktuell nutzen wir hier den Workaround mit Ausfüllen eines dafür erstellen Evaluationsbogen (wobei der hierfür, gerade am Ende ja nicht gedacht ist), der durch uns vorab ausgefüllt werden muss. Hier wird dann mittels “Feedback anfragen” der Betriebsrat mit an Board geholt und erteilt über das Kommentarfeld die Freigabe/Ablehnung. Aber so ganz zufrieden bin ich hiermit nicht. Ist hier noch mal was anderes geplant oder wie machen das andere Unternehmen? Viele Grüße, Katharina

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Sunshine34Follower
gefragt in Integrationen & Workflows
Personio / Slack Integration - Abwesenheiten werden nicht angezeigt

Hi!:)Ich habe die Personio / Slack Schnittstelle wie in der Anleitung beschrieben vorgenommen. Jetzt ist es so, dass zwar Neustarter angezeigt werden, aber keine Abwesenheiten. Kann mir bitte jemand helfen woran das liegen kann? Ich habe schon mehrfach neu verbunden und diverse Rollenanpassungen etc. vorgenommen

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SarahHen
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Sabine WilkeVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Workflow - Mutterschutz/Elternzeit - verschiedene Fälligkeitsdaten

Hallo liebe Community, wir haben derzeit eine Herausforderung mit unserem Mutterschutz/Elternzeit-Workflow. Wir hatten diesen Prozess zuvor mit On- und Offboardingvorlagen abgefangen, was uns aber durch die ganzen Zwischenprofile das Reporting kaputt macht. Deswegen wollen wir das Ganze als Workflow abbilden und haben als Trigger die Eintragung der entsprechenden Abwesenheit hinterlegt. Bei uns müssen im Laufe der Zeit, verschiedene Abteilungen und Personen informiert werden. Nun haben wir das Problem, dass nach Triggern des Prozesses nun direkt alle Personen direkt mit E-Mails benachrichtigt werden. Es besteht leider keine Möglichkeit in der Mail als Variable zu hinterlegen, wann die betroffene Person abwesend ist, aber die Berechtigung nach Einsicht des Mutterschutz oder der Elternzeit möchten wir auch nicht jedem gewähren. Jetzt werden die Leute benachrichtigt für ein Event, was ggf. erst in 8 Monaten stattfindet, was natürlich unschön ist. Bei manchen Abteilungen ist eine frühzeiti

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M
Helping Hand
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Detective
mftreeDetective
gefragt in Integrationen & Workflows
Neue Google Kalender Integration funktioniert nicht

Seit die neue Google Kalender Integration eingeführt wurde synchronisiert hier überhaupt nichts mehr. Außerdem ist die Dokumentation nicht sonderlich hilfreich: Im Hilfebeitrag heißt es man kann Cronofy Integration “umgehen”. Die Cronofy-Integration bleibt nach Aktivierung der neuen Integration aktiv, heißt jetzt aber “Google Calendar Integration For Recruiting”.Muss diese ‘alte’ Integration aktiv bleiben damit Recruiting Calender noch funktionieren oder kann die dann deaktiviert werden, weil man “sie umgehen kann”?? Sie können eine direkte Kalenderintegration mit Google oder Microsoft einrichten und Cronofy als externen Datenverarbeiter umgehen. Nach der Einrichtung der neuen Verbindung gilt Folgendes: Alle zukünftigen Events, die zuvor über Cronofy synchronisiert wurden, bleiben in Ihrem Kalender sichtbar. Alle neuen oder aktualisierten Events werden automatisch mit Ihrem Kalender synchronisiert. https://support.personio.de/hc/de/articles/24285028157725-Direkte-Kalenderintegration-ei

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Lucie B
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gefragt in Integrationen & Workflows
Workflow auf Basis eines Checkbox Triggers

Hi, Ich hoff eich finde hier Hilfe. Ich möchte einen Workflow erstellen, habe aber noch keinen guten Workaround gefunden. An unserem Onboarding sind versch. Abteilungen beteiligt. Ich möchte einen Workflow auslösen, der startet, wenn der Abteilungsleiter der neu startenden Person aus einem Dropdown eine Auswahl getroffen hat. Was ich habe: Einen Abschnitt in dem versch. Mitarbeitendenattribute hinterlegt sind es gibt zwei Attributstypen in dem Abschnitt : Freitext und Mehrfachauswahl Als Trigger für den Workflow kann ich nun das Befüllen des Freitextattributs wählen, nicht aber das Befüllen (anklicken) der Mehrfachauswahl). Im konkreten: Wenn MA im Sales startet, soll Marketing darüber informiert werden, dass Materialien x und/ oder y (Auswahl via Abteilungsleiter) an den/ die Mitarbeitende/n verschickt werden. Das bekomme ich partout nicht abgebildet. Würde ich den Workflow über eine Freitextangabe triggern, könnte och ihn starten. Hier ist mir aber das Risiko zu hoch, dass es zu Schr

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Lucie B
Community Manager
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Sophia_AMHRExplorer
gefragt in Integrationen & Workflows
Zeiterfassung in App anzeigen lassen

Hallo zusammen, gibt es die Möglichkeit, sich die eingetragenen Arbeitszeiten in der Personio App anzeigen zu lassen? Ich sehe immer nur die aktuellen Zeiten, habe aber keinen Überblick über vergangene Tage und vor allem Über- oder Minusstunden. Falls diese Funktion nicht möglich ist, wäre das sehr schade. Grüße

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Communicator
Alex Edl
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Alex EdlExplorer
gepostet in Integrationen & Workflows
Onboarding Prozess // Aufgaben und Benachrichtigung nur für verantwortliche Business Partner

Ich hätte tatsächlich eine Frage zu Personio. Ich habe gerade einen größeren internationalen Kunden mit 700+ MA und einer HR Business Partner Struktur. Für die Onboarding Prozesse haben wir jetzt pro HR Business Partner eigenen Onboarding Prozess erstellt, um die Benachrichtigungen und Notifikationen nur für die betreuenden Mitarbeiter angezeigt zu bekommen. Dadurch sind jedoch sehr viele Onboarding Prozesse entstanden, die aufwändig sind in der Pflege. Letztlich brauchen wir nur einen einheitlichen Prozess pro Stundenten, Freelancer, Festangestellter EU, Festangestellter Non-EU. Also 4 Zielprozesse anstatt 20 (bei 5 Business Partner * 4 Prozessen). Habt ihr das smarter gelöst oder auch über "viele" Onboarding Vorlagen?

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AutohausNIX_SebastianVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Zeiterfassung in App deaktivieren

Hallo zusammen, kann ich auch die Zeiterfassung nur in der App komplett deaktivieren/verbieten oder alternativ nur von bestimmten IP-Adressen zulassen?Wir würden die Zeiterfassung gerne nur im Web erlauben, nicht vom Smartphone. In unserer vorherigen Personalsoftware konnten wir dies anhand der IP-Adressen einschränken. Danke und LGSebastian

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Simone179
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Simone179Follower
gefragt in Integrationen & Workflows
Onboarding: Zustimmung Betriebsrat

Hallo zusammen, mich würde einmal interessieren, wie ihr die Mitbestimmung bei personellen Angelegenheiten des Betriebsrates geregelt habt. Aktuell ist es bei uns so, dass wir im Onboarding Prozess 2 Schritte definiert haben: Es wird eine Email an den BR gesendet mit allen relevanten Infos, dass wir eine neue Person einstellen wollen und wir um Zustimmung des BR bitten. Im zweiten Schritt gibt der BR dann über Personio anhand einer Checkbox seine Zustimmung/Ablehnung. Jetzt ist es allerdings so, dass man die gesendeten Email aus Personio nicht nachvollziehen kann. Wir sehen nicht, wann diese Email versendet wurde und wann die 7-Tagesfrist automatisch ausläuft. Außerdem erhalten wir keine Benachrichtigung, wenn der BR über Personio seine Zustimmung erteilt hat und können auch nicht das Datum nachvollziehen. Wie können wir dies ändern, sodass wir wissen zu welchem Zeitpunkt hat der BR geantwortet und wie ist die Antwort und wie kommt diese Information zu uns? Habt ihr Tipps oder wisst ih

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Detective
Steve
Detective
SteveDetective
gefragt in Integrationen & Workflows
Elternzeit On- und Offboarding Prozess über Workflow

Liebe Community, wir sind gerade dabei die Workflows intensiv zu testen und sind dabei evtl. auf eine Möglichkeit gestoßen wie man einen einfachen Offboarding oder Onboarding Prozess abbilden könnte. Damit könnten wir den Workarount über Onboarding Prozesse ersetzen, welcher alles andere als ideal ist. Allerdings hängt das ganze noch ein einer Stelle und vielleicht könnt ihr uns helfen. Was haben wir gemacht: Letzlich haben wir nur einen Datumsabhängigen Workflow erstellt und das Datumsattribut auf Start der Abwesenheit gestellt (für ein Offboarding). Für ein Onboarding nach der Probezeit wäre dann natürlich das Enddatum der Abwesenheit der Trigger. Anschließend könnte man Aufgaben und Benachrichtigungen automatisch erstellen lassen. Was uns an der Stelle fehlt: Können wir irgendwie auswählen, dass dieser Workflow nur für die Abwesenheitsart Elternzeit bzw. Mutterschutz gibt? Ich hoffe jemand weiß hier wie man den Trigger nutzen kann. Viele Grüße Steve

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levenkVisitor
gepostet in Integrationen & Workflows
Erfahrungen mit der Einrichtung von SSO mit Microsoft Azure

Sehr geehrte Damen und Herren, aktuell bin ich dabei, Single Sign On für Microsoft Azure einzurichten bzw. auszurollen. Den dazugehörigen Helpdesk Artikel habe ich mir bereits angeschaut. Meine Fragen hierzu wären: Gibt es hier jemanden, der sich mit dem Thema gut auskennt, es ggf. schon eingerichtet hat und mir vielleicht einige Tipps zur Einrichtung geben könnte?​​​​​​ Vielen Dank vorab und freundliche Grüße! :)

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rpvoyager
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supporter0816Visitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Personio App Intune Konfiguration

Hallo, ist es möglich über eine App Konfiguration in Intune die domain url zu hinterlegen, sodass diese nicht von Hand beim ersten Starten der App eingegeben werden muss ? Vielen Dank

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S37Follower
gefragt in Integrationen & Workflows
Onboarding Benachrichtigungen kommen nicht per Mail!?

Hallo! Mein Onboarding-Team erhält die Aufgaben aktuell nur über das Dashboard und nicht per Mail. In den Unternehmenseinstellungen sind Emailbenachrichtigungen aktiviert und auch bei den einzelnen Mitarbeitern sind die Häkchen sowohl bei Dashboard als auch bei Email gesetzt. Hat jemand eine Idee, woran es sonst noch liegen kann? Oder kommen die vielleicht immer nur einmal innerhalb von 24 STunden? Habe die neuen Onboardings gerade erst aufgesetzt, die Aufgaben sind aber schon sofort fällig... Danke!! Olga

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Antonia P
Community Manager
vor 2 Monate

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