Skip to main content

Integrationen & Workflows

Teilt in diesem Bereich alle Eure Fragen, Diskussionen und Best Practices zu Integrationen & Workflows, wie z.B. On-/und Offboarding, den eSignaturen, APIs, Personio Conversations, oder Tools aus dem Marketplace.

  • 599 Themen
  • 2,207 Antworten
599 Themen
M
Visitor
MatituVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Workflow zu einem Dokument nach Dokumentdatum einrichten

Guten Tag, wir sind noch neu im Feld….. und experimentieren mit den ersten komplexerern Workflows. Bei uns müssen alle Mitarbeiter ein Führungszeugnis abgeben, das alle 5 Jahre erneuert werden muss. Ich habe sowohl in den datumsbasierten Workflows als auch in den dokumentenbasierten Workflows herumgespielt, aber das richtige nicht gefunden. Insgesamt soll das so aussehen: Workflow I Das entsprechende Dokument hat ein Datum. Liegt dieses Datum 4 Jahre und 9 Monate zurück soll eine Nachricht an den betroffenen Mitarbeiter ausgelöst werden, dass er mit einem zur Verfügung gestellten Dokument (das ihn bei der Behörde berechtigt) ein neues Führungszeugnis beantragt. Dieses neue Dokument soll er selber in seinen Dokumentenbereich hochladen. Workflow II HR soll benachrichtigt werden, wenn das Dokument nicht 5 Jahre nach ursprünglichen Dokumentdatum im Profil des MA vorliegt. Workflow III (?) Workflow I soll wieder bei dem neuen Dokument greifen. Das ist mir noch völlig unklar, wir haben eine

60
M
Visitor
S
Visitor
SimonBAVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Workflow Exportieren

Gibt es eine Möglichkeit Workflows zu Exportieren? Wir möchten von einem Partner der ebenfalls Personio nutzt Workflows übernehmen. Vielen Dank für eure Unterstützung

30
S
Visitor
P
Visitor
PV-AGVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Fragen zu den Workflows

Hallo liebe Community, zurzeit versuche ich mich an den Workflows bei Personio und muss leider sagen, dass ich nicht allzu begeistert bin. Simple Funktionen wie das triggern zu einem bestimmten Zeitpunkt/Datum ist nicht möglich! Stattdessen ist nur die Möglichkeit “vormittags” oder “nachmittags” gegeben. Wird dies in Zukunft noch geändert oder bleibt es bei solch einer schwammigen Angabe? Interessant wäre auch ein einmaliger Workflow, den man mit einem genauen Datum anlegen könnte, stattdessen muss immer eine Häufigkeit angelegt werden oder Tageszählungen ab z.B. “Anstellung des Mitarbeiters”. Des weiteren fehlt unbedingt eine Testfunktion der Workflows! Zum Beispiel einfach eine Funktion: “Testmail an XY senden”, damit ich mir auch mal anschauen kann, wie diese Mail oder Aufgabe aussieht, bevor ich sie 100%ig festlege. Ich habe dazu einen fiktiven MA angelegt, um einen Workflow zu testen. Im Workflow steht “getriggert” (es soll eine Mail verschickt werden), aber leider hat diese fikti

130
P
Visitor
Sandra Haas
Communicator
Sandra HaasCommunicator
gefragt in Integrationen & Workflows
Projektstunden in der Baubranche

Liebe Community, wir sind ein mittelständisches Ingenieurbüro mit Projektstundenerfassung. Aktuell nutzen wir Personio zur Arbeitszeiterfassung und Kobold Control zur Projektstundenerfassung und als Controlling-Tool. Eine Schnittstelle zwischen den beiden Tools gibt es nicht und da es sich bisher nicht gewünscht wurde, gehe ich davon aus, dass der Bedarf zu klein ist. Wir sind deshalb schon seit längerem auf der Suche nach einem Ersatz für Kobold Control, werden aber einfach nicht fündig und da es inzwischen so viele Schnittstellen-Tools gibt und mir auch die angebotenen Kategorien bei der Suche im Marketplace nicht wirklich helfen, dachte ich, ich frage mal hier ob jemand eine Idee hat, welches Tool baubranchenspezifisch und Personiokompatibel wäre. Danke vorab für jeden Tipp :) Viele Grüße Sandra

1648
PaulineSch
Community Star
J
Visitor
JesusVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Personio Support nicht erreichbar? DATEV Integration nicht möglich

Hi Leute, wir haben vor einiger Zeit eine DATEV Integration beauftragt und dem Mitarbeiter von Personio umfangreiche Daten zur Einrichtung zur Verfügung gestellt. Leider sind weder der Mitarbeiter noch erreichbar, noch der Support auf sonstige Art. Auch auf E-Mails reagiert der Mitarbeiter nicht mehr. Was kann man hier tun? Kündigen und zu anderer Software wechseln?

493
Lucie B
Community Manager
L
Brainy
LenaLBrainy
gefragt in Integrationen & Workflows
Name der Workflows nicht anzeigen

Hallo zusammen, wir sind begeisterte Nutzer der “Workflows”. Damit wir einen Überblick behalten, haben wir die Workflows strukturiert benannt und nummeriert. Leider mussten wir nun feststellen, dass der der Name der Workflows bei der Aufgabe mit erscheint. Also da steht z.B: [WF1; jährlich; an alle]: Bitte Adressdaten überprüfen und bei Bedarf aktualisieren. Gibt es irgendeine Möglichkeit, dass dieser Titel nicht angezeigt wird? Mitarbeiter, die die Aufgabe bekommen, irritiert das zurecht sehr. Danke.

320
L
Brainy
A
Visitor
ACCANTEC HRVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Passkey

Unterstützt Personio die Nutzung von Passkeys oder ist das zumindest angedacht? Ich finde dazu merkwürdigerweise nichts. Oder suche ich nach dem falschen Begriff?

10
A
Visitor
M
Follower
MaBuFollower
gefragt in Integrationen & Workflows
Wie ändere ich den Text der automatisch generierten E-Mails

Hallo zusammen, ich möchte gerne den Text von automatisch durch Personio generierten E-Mails ändern, z.B. bei “Neuen Mitarbeiter zu Personio einladen” und in diesem Zusammenhang den Text der Erinnerungen im Onboarding. Wo finde ich die Vorlagen für diese System E-Mails und wie kann ich sie anpassen? Danke für eure Rückmeldung und viele GrüßeManuela

578
SarahHen
Community Superstar
L
Visitor
LeoVisitor
gepostet in Integrationen & Workflows
Onboarding nach Elternzeit

Hallo zusammen, wir würden gerne den Mitarbeitern bei Rückkehr aus der Elternzeit wieder eine Onboarding-Vorlage zuweisen, damit hier keine wichtigen Tasks übersehen werden. Das Bezugsdatum bei den Onboarding-Vorlagen ist allerdings immer das Anstelldatum. Dies ist in diesem Fall leider nicht wirklich passend. Gibt es hier die Möglichkeit ein anderes Bezugsdatum zu wählen, z.B. erster Arbeitstag nach Elternzeit? Danke und viele Grüße

5118
Elena
Community Superstar
L
Visitor
Louisa RVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
BEM Tage Workflow (nur Arbeitstage zählen, keine Kalendertage)

Hallo liebe Community, wir möchten einen BEM workflow/eine Automation einrichten, haben aber das Problem, dass Personio stets die Feiertage und Wochenenden, an denen MA in den letzten 365 Tagen erkrankt waren (sick days eingereicht haben), mitzählt. Wir haben viele MA, die nicht längere Zeit am Stück, sondern 2 Tage hier und 3 Tage dort krank sind und möchten, dass nur die Arbeitstage und nicht die “non-working-days” als sick days gezählt werden. Laut Haufe wird dies bei einzelnen, zu addierenden Krankheitsperioden so gemacht: (bei einer 5-Tage Arbeitswoche gehen wir dann von 30 Sick-days aus, bei einer 3 Tage Woche von 18 Sick-days usw.) BEM bei hohen Fehlzeiten / 1.6 Der 6-Wochen-Zeitraum | Haufe Personal Office Platin | Personal | Haufe Kann man dies im Workflow/der Automation einstellen, dass NUR die sick-days für den workflow/die Automation gezählt werden, an denen MA auch normalerweise arbeiten würden? Wir freuen uns sehr über Antworten. Danke und Beste Grüße, Louisa

917
Andrea B.
Community Star
H
Follower
HR_ScoutFollower
gefragt in Integrationen & Workflows
Automatisierungen - Workflow trigger event

Liebes Team, bisher funktioniert die Funktion “Workflow” sehr gut, allerdings sind nur relativ wenige und eingeschränkte Trigger events zur Verfügung. Wird es denn irgendwann möglich sein, anhand von Mitarbeitendenattributen Events auszulösen? Bspw. Geburtstag, Erste Hilfe Trainings, etc. Das wäre sehr hilfreich! Bisher arbeiten wir über Umwege mit Erinnerungsrollen, die aber auch nicht immer sinnvoll sind und vor allem jedes Mal ein Admin dafür kontaktiert werden muss, was eigentlich HR Themen sind. Vielen Dank! Kathi

371
Andreas Görthofer
Community Moderator
M
Explorer
MaikeExplorer
gefragt in Integrationen & Workflows
Best practise: Workflow Automation - Schwerbehindertenausweis

Hallo zusammen, wir möchten aktuell etwas über die Workflow Automation Funktion einstellen, doch leider scheint unsere Einstellung nicht korrekt zu sein, da auf dem Dashboard ein to-do erscheint, aber ohne ein Dokument bzw. eine Information. Unsere Mitarbeiter sollen jährlich über das Schwerbehindertengesetz und das hochladen eventueller Ausweise informiert werden. Momentan haben wir es wie folgt eingestellt: Geplant am xxx jeden Jahres Aufgabe an bestimmte Personen Information via E-Mail Aufgabe (die Mitarbeiter sollen bestätigen, dass sie die E-Mail zur Kenntnis genommen haben) Leider ist die Einstellung nicht korrekt, daher wollte ich euch Fragen, ob ihr einen Hinweis zur Einstellung habt. Freue mich auf viele Rückmeldungen! Lieben Gruß, Maike

91
Andreas Görthofer
Community Moderator
M
Helping Hand
MaximilianHelping Hand
gepostet in Integrationen & Workflows
Workflow Anwesenheit - Genehmigung von arbeitsfreien Tagen

Gibt es die Möglichkeit das System bei uns wieder auf das vorherige umzustellen? So wie es jetzt ist klappt der Workflow leider überhaupt nicht, da es keine Möglichkeit gibt, arbeitsfreie Tage als Bedingung hinzuzufügen. Der vermeintliche Workaround mit “über Soll” ist nicht praktikabel, da der Workflow dann auch bei Überstunden ausgelöst wird. Heißt für uns, wir verzichten aktuell auf die Bedingungen und es laufen alle Anwesenheitseinträge bei uns zum Prüfen auf. Die smarte Filterfunktion von der vorherigen Version zum Genehmigen der Zeiteinträge ist leider nicht mehr vorhanden, sodass jetzt tatsächlich jeder Tag einzeln von 250 MA geprüft werden muss. Ich frage mich an der Stelle, wieso eine funktionierende Funktion zum Prüfen ob Zeiten an arbeitsfreien Tagen gebucht worden sind, nicht im neuen Workflow vorhanden ist. Mal wieder komme ich mir wie ein Beta Tester vor.

70
M
Helping Hand
SarahHen
Community Superstar
SarahHenCommunity Superstar
gefragt in Integrationen & Workflows
Genehmigung von Anwesenheit mit Regelverstößen

Hallo liebe Personio Community, wir nutzen die neuen Workflows, um über Regelverstöße von Anwesenheiten informiert zu werden. Eine Info soll nur kommen, wenn die max. Zeit von 10 Stunden überschritten wurde, die vertragliche Sollzeit um mind. 30 Minuten überschritten wurde keine oder eine zu kurze Pause gemacht wurde. Die Bedingungen sehen wie im Screenshot aus: Das Problem: eine Benachrichtigung wird versendet, sobald die Sollstunden um nur 1 Minute überschritten werden. Hat jemand eine Idee, wie ich das im Workflow eintragen muss, damit ich erst ab Minute 31 informiert werde? Danke für eure Ideen! Viele Grüße Sarah

1258
M
Helping Hand
W
Visitor
wumviVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Teamsintegration - Abschaltung der Abwesenheiten

Hallo zusammen, wir überlegen Personio in Teams zu integrieren. Ist es möglich, dass man das Thema Abwesenheiten beantragen gar nicht benutzt, sondern nur das Thema Geburtstage und Abwesenheiten integriert ? Kann man dann im zweiten Step einstellen, dass man zum Beispiel nur die Urlaub postet und nicht die Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub, also kann man hier definieren? Danke für Eure Hilfe.

50
W
Visitor
E
Visitor
EisenkarlVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
OAuth mit Entra ID und integriertem Identitätsanbieter

Hallo, wir verwenden die OAuth-Authentifizierung zum Anmelden über Entra ID für unseren Microsoft Tenant. Nun müssen wir eine Tochtergesellschaft mit in Personio verwalten. Deren Mitarbeiter müssen sich natürlich auch in Personio anmelden können. Die Gesellschaft verwendet jedoch Google-Konten. Soweit mir bekannt, kann Personio nur mit einem Identity Provider über OAuth Anmeldedaten austauschen. Microsoft bietet in Entra die Möglichkeit, weitere Identitätsanbieter anzubinden, darunter auch Google Accounts. Die Google-Benutzer erscheinen dann als Gastbenutzer in Entra mit ihren Vor- und Nachnamen sowie E-Mail-Adressen. Damit kann man sie z.B. in Teams einladen. Beschrieben ist das hier.Wir haben nun einen Benutzer in Personio angelegt, der diese E-Mail-Adresse besitzt. Die Anmeldung mit einem Kennwort funktioniert. Wenn man jedoch die OAuth-Anmeldung durchführt, kann sich der Google-Nutzer zwar über Entra mit seinem Google-Account authentifizieren, bei Personio scheitert jedoch die Anme

241
E
Visitor
Elena
Community Superstar
ElenaCommunity Superstar
gepostet in Integrationen & Workflows
Änderungen bspw. an Single Sign-On wie überprüfen

Hallo zusammen, wir erhalten nun bereits seit Beginn des Jahres vehement E-Mails von Personio, dass es eine Änderung bei Single Sign-On geben wird. Wir haben diese bereits zügig umgesetzt, da es damals hieß die Änderung soll zum 15.02. in Kraft treten. Jetzt bekommen wir seit ein paar Tagen wieder In-App-Benachrichtigungen darüber und heute nun auch wieder eine Mail. In der Mail steht ganz charmant und unverbindlich folgender Satz: Unten gibt es dann noch die Möglichkeit zu bestätigen, dass man es umgesetzt hat. Habe ich angeklickt, aber von Personio nun keine Reaktion. Ich habe mittlerweile den Support kontaktiert, weil wir natürlich wiederum eine Bestätigung zurück brauchen, ob es auch wirklich funktioniert hat. Ich will nicht an dem Tag arbeiten an dem die Änderung (auch noch in einem längeren Zeitraum) umgesetzt wird und es auf einmal doch nicht funktioniert. Von anderen Anbietern kennen wir es so, dass es bspw. eine Testseite gibt, in der man seine Einstellungen überprüfen kann. E

330
Elena
Community Superstar
D
Visitor
DainaVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Integrationen (Teams/Zoom) werden nicht mehr angezeigt

Hallo Zusammen, wir nutzen schon seit einiger Zeit die Integrationen für Teams und Zoom. Normalerweise funktioniert das alles perfekt und den Recruitern wird der Reiter “Integrationen” unter “Persönliche Einstellungen” angezeigt. Seit ein paar Tagen ist dieser Reiter verschwunden und auch bei der Vereinbarung von Terminen können wir nicht mehr die Optionen Teams oder Zoom auswählen. Wir haben aber bei den Grundeinstellungen keine Änderungen vorgenommen. Könnt ihr euch das erklären oder hattet mal ein ähnliches Problem? Viele Grüße Kristina

253
allwehaveisnow
Helping Hand
Katharina B.
Communicator
Katharina B.Communicator
gepostet in Integrationen & Workflows
Prozess Mitbestimmungsrecht Betriebsrat

Hey, wie löst ihr den Prozess des Mitbestimmungsrecht bzw. Freigabe durch den Betriebsrat bei Neueinstellungen. Aktuell nutzen wir hier den Workaround mit Ausfüllen eines dafür erstellen Evaluationsbogen (wobei der hierfür, gerade am Ende ja nicht gedacht ist), der durch uns vorab ausgefüllt werden muss. Hier wird dann mittels “Feedback anfragen” der Betriebsrat mit an Board geholt und erteilt über das Kommentarfeld die Freigabe/Ablehnung. Aber so ganz zufrieden bin ich hiermit nicht. Ist hier noch mal was anderes geplant oder wie machen das andere Unternehmen? Viele Grüße, Katharina

4029
AM_HR
Community Star
S
Follower
Sunshine34Follower
gepostet in Integrationen & Workflows
Personio / Slack Integration - Abwesenheiten werden nicht angezeigt

Hi!:)Ich habe die Personio / Slack Schnittstelle wie in der Anleitung beschrieben vorgenommen. Jetzt ist es so, dass zwar Neustarter angezeigt werden, aber keine Abwesenheiten. Kann mir bitte jemand helfen woran das liegen kann? Ich habe schon mehrfach neu verbunden und diverse Rollenanpassungen etc. vorgenommen

317
SarahHen
Community Superstar
S
Visitor
Sabine WilkeVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Workflow - Mutterschutz/Elternzeit - verschiedene Fälligkeitsdaten

Hallo liebe Community, wir haben derzeit eine Herausforderung mit unserem Mutterschutz/Elternzeit-Workflow. Wir hatten diesen Prozess zuvor mit On- und Offboardingvorlagen abgefangen, was uns aber durch die ganzen Zwischenprofile das Reporting kaputt macht. Deswegen wollen wir das Ganze als Workflow abbilden und haben als Trigger die Eintragung der entsprechenden Abwesenheit hinterlegt. Bei uns müssen im Laufe der Zeit, verschiedene Abteilungen und Personen informiert werden. Nun haben wir das Problem, dass nach Triggern des Prozesses nun direkt alle Personen direkt mit E-Mails benachrichtigt werden. Es besteht leider keine Möglichkeit in der Mail als Variable zu hinterlegen, wann die betroffene Person abwesend ist, aber die Berechtigung nach Einsicht des Mutterschutz oder der Elternzeit möchten wir auch nicht jedem gewähren. Jetzt werden die Leute benachrichtigt für ein Event, was ggf. erst in 8 Monaten stattfindet, was natürlich unschön ist. Bei manchen Abteilungen ist eine frühzeiti

341
M
Helping Hand
M
Detective
mftreeDetective
gefragt in Integrationen & Workflows
Neue Google Kalender Integration funktioniert nicht

Seit die neue Google Kalender Integration eingeführt wurde synchronisiert hier überhaupt nichts mehr. Außerdem ist die Dokumentation nicht sonderlich hilfreich: Im Hilfebeitrag heißt es man kann Cronofy Integration “umgehen”. Die Cronofy-Integration bleibt nach Aktivierung der neuen Integration aktiv, heißt jetzt aber “Google Calendar Integration For Recruiting”.Muss diese ‘alte’ Integration aktiv bleiben damit Recruiting Calender noch funktionieren oder kann die dann deaktiviert werden, weil man “sie umgehen kann”?? Sie können eine direkte Kalenderintegration mit Google oder Microsoft einrichten und Cronofy als externen Datenverarbeiter umgehen. Nach der Einrichtung der neuen Verbindung gilt Folgendes: Alle zukünftigen Events, die zuvor über Cronofy synchronisiert wurden, bleiben in Ihrem Kalender sichtbar. Alle neuen oder aktualisierten Events werden automatisch mit Ihrem Kalender synchronisiert. https://support.personio.de/hc/de/articles/24285028157725-Direkte-Kalenderintegration-ei

483
Lucie B
Community Manager
M
Follower
mandy.michaelFollower
gefragt in Integrationen & Workflows
Workflow auf Basis eines Checkbox Triggers

Hi, Ich hoff eich finde hier Hilfe. Ich möchte einen Workflow erstellen, habe aber noch keinen guten Workaround gefunden. An unserem Onboarding sind versch. Abteilungen beteiligt. Ich möchte einen Workflow auslösen, der startet, wenn der Abteilungsleiter der neu startenden Person aus einem Dropdown eine Auswahl getroffen hat. Was ich habe: Einen Abschnitt in dem versch. Mitarbeitendenattribute hinterlegt sind es gibt zwei Attributstypen in dem Abschnitt : Freitext und Mehrfachauswahl Als Trigger für den Workflow kann ich nun das Befüllen des Freitextattributs wählen, nicht aber das Befüllen (anklicken) der Mehrfachauswahl). Im konkreten: Wenn MA im Sales startet, soll Marketing darüber informiert werden, dass Materialien x und/ oder y (Auswahl via Abteilungsleiter) an den/ die Mitarbeitende/n verschickt werden. Das bekomme ich partout nicht abgebildet. Würde ich den Workflow über eine Freitextangabe triggern, könnte och ihn starten. Hier ist mir aber das Risiko zu hoch, dass es zu Schr

524
Lucie B
Community Manager
S
Explorer
Sophia_AMHRExplorer
gefragt in Integrationen & Workflows
Zeiterfassung in App anzeigen lassen

Hallo zusammen, gibt es die Möglichkeit, sich die eingetragenen Arbeitszeiten in der Personio App anzeigen zu lassen? Ich sehe immer nur die aktuellen Zeiten, habe aber keinen Überblick über vergangene Tage und vor allem Über- oder Minusstunden. Falls diese Funktion nicht möglich ist, wäre das sehr schade. Grüße

2986
D
Communicator
Alex Edl
Explorer
Alex EdlExplorer
gepostet in Integrationen & Workflows
Onboarding Prozess // Aufgaben und Benachrichtigung nur für verantwortliche Business Partner

Ich hätte tatsächlich eine Frage zu Personio. Ich habe gerade einen größeren internationalen Kunden mit 700+ MA und einer HR Business Partner Struktur. Für die Onboarding Prozesse haben wir jetzt pro HR Business Partner eigenen Onboarding Prozess erstellt, um die Benachrichtigungen und Notifikationen nur für die betreuenden Mitarbeiter angezeigt zu bekommen. Dadurch sind jedoch sehr viele Onboarding Prozesse entstanden, die aufwändig sind in der Pflege. Letztlich brauchen wir nur einen einheitlichen Prozess pro Stundenten, Freelancer, Festangestellter EU, Festangestellter Non-EU. Also 4 Zielprozesse anstatt 20 (bei 5 Business Partner * 4 Prozessen). Habt ihr das smarter gelöst oder auch über "viele" Onboarding Vorlagen?

553
S
Visitor

Unsere &Connect Events im Jahr 2025 🎢

Antonia P
Community Manager
vor 3 Monate

Neue Antworten

Nutzungsbedingungen für die Personio Voyager Community