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Integrationen & Workflows

Teilt in diesem Bereich alle Eure Fragen, Diskussionen und Best Practices zu Integrationen & Workflows, wie z.B. On-/und Offboarding, den eSignaturen, APIs, Personio Conversations, oder Tools aus dem Marketplace.

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563 Themen
J
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Jannik.feistVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Workflow - Einreichung von lohnrelevanten Unterlagen

Hallo zusammen,Ich bin meist ein stiller Mitleser und freue mich über die Möglichkeiten und Ideen, die ihr mitbringt.Wir möchten uns weiter optimieren und würden gerne die Workflows in unsere Lohnvorbereitung einbinden, um den Arbeitsaufwand in der Administration zu verringern.Derzeit erhalten wir alle lohnrelevanten Unterlagen per E-Mail von einer zentralen Stelle an unseren Standorten. HR verarbeitet dann die Daten und erledigt den Upload sowie die Datenvorbereitung. Zukünftig möchten wir erreichen, dass alle Mitarbeiter den Upload von Dokumenten, wie Fahrkarten, selbst erledigen und wir nur die Freigabe erteilen müssen. Durch den generierten Dokumenten-Workflow werden wir jedoch lediglich informiert, und das Dokument landet dennoch in der Personalakte, auch wenn es abgelehnt wurde. Zudem wird in der Übersicht der Aufgaben nur angezeigt, dass ein Dokument vorliegt, aber nicht, welchem Mitarbeiter es zugeordnet ist. Habt ihr hierzu eine Idee bzw. wie setzt ihr dies um?  Vielen Dank im

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S
Community Moderator
vor 4 Monate
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schaumamoiFollower
gefragt in Integrationen & Workflows
Keine Namen bei der App

Werte Community, bei manchen unserer Mitarbeiter:innen zeigt es bei der Mobileapp keine Namen sondern nur zwei Punkte an. Hat jemand eine zündende Idee, wie sich das beheben lässt? Danke im Voraus,schaumamoi 

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S
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vor 4 Monate
J
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Jana P.Visitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Führungskraft kann Dokumente für Mitarbeiter uploaden

Hallo, ich möchte gerne unsere Führungskräfte über Personio “auffordern” zum Abschluss der jährlichen Mitarbeitergespräche die unterschriebenen Mitarbeitergespräch in Personio in das jeweilige Mitarbeiterprofil upzuloaden. Ich habe mich bereits an einem Work-Flow probiert und dafür ein Atrribut Ende Mitarbeitergespräch angelegt. Ich weiß jedoch nicht, wie ich den Workflow so gestalten kann, dass die direkte Führungskraft auch nur für ihre direkten Mitarbeiter aufgefordert wird, die Mitarbeitergespräche hochzuladen. Könnt ihr mir hier helfen?  Danke und viele Grüße Jana

221
S
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vor 4 Monate
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MaKubbutatFollower
gefragt in Integrationen & Workflows
Übertragung/Aktualisierung Attribut durch Vordatierung (Wirkungsdatum festlegen)

Hallo liebe Community, wir stellen uns gerade die Frage, zu welchen Zeitpunkt die Aktualisierung/Änderung durch “Vordatierung” bei bestimmten Attributen passieren.Hintergrund ist: Wir haben ein Partner-Produkt von Personio namens Rydoo, dass unsere Finanzabteilung zur Abrechnung der Reisenkosten nutzt. Hierbei werden verschiedene Attribute wie etwa die E-Mail-Adresse oder auch das Aktivierungs-Attribut benötigt, aus denen dann via API ein Account in Rydoo erstellt wird. Nun gab es schon des Öfteren Probleme, dass die Accounts in Rydoo zu spät aktiviert wurden. Wir haben einen Zeittrigger erstellt, der uns dabei helfen soll, den Prozess richtig zu tracken. Als Beispiel: ein Mitarbeiter fängt zum 01.07.2024 bei uns an. Das bedeutet: die IT gibt die E-Mail-Adresse spätestens am 28.06.2024 in Personio ein. Wir erstellen dann das “Wirkungsdatum” mit Änderung zum 01.07.2024 ein. Was passiert: die aktuelle E-Mail-Adresse ist dann am 01.07.2024 in Personio, allerdings wird der Push (so vermute

362
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vor 4 Monate
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Vanessa1008Follower
gefragt in Integrationen & Workflows
Tickets aus Conversations weiterleiten

Hallo,  wir haben das Problem, dass beispielsweise Rechnung in Conversations landen, da diese von uns freigegeben werden müssen. Zur weiteren Bearbeitung würde wir diese gerne aus Conversations heraus, an unsere Finance-Abteilung weiterleiten (sie sind nicht als Team in Conversations hinterlegt und sollen dies auch nicht). Leider scheint dies aktuell nicht möglich zu sein. Hat jemand ein ähnliches Problem oder vielleicht sogar eine Lösung? Viele Grüße 

181
S
Community Moderator
vor 4 Monate
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Sabine_HoppeVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Abwesenheitsart - Popup/Info Fenster hinterlegen

Hi, ich möchte bei der Abwesenheitsart Dienstreise ein Erinnerungs/Info/Popup-Fenster hinterlegen. Eine Info für die Mitarbeitenden bei Reisen ins EU Ausland. Ich habe jedoch noch keine Möglichkeit gefunden, ein Infofenster, dass bei Anlage einer Abwesenheit “aufpoppt” anzulegen. Weiss jemand ob das überhaupt geht? Vielen Dank

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S
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vor 4 Monate
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TrinfagVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Welcher Workflow zählt?

Hallo!Wenn zusätzlich zu dem normalen Genehmigungsworkflow für Urlaubstage ein Workflow über die Automatisierungen eingerichtet wird, in welcher Reihenfolge/Kombination greifen diese dann? Vielen Dank!

292
T
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vor 4 Monate
K
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KEBVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Onboarding Vorlage an mehrere Mitarbeiter gleichzeitig

Hallo Communitiy,ich habe eine Onboarding-Vorlage erstellt, die ich allen Mitarbeitern zuteilen möchte … “Erste Schritte mit Personio”. Gibt es eine Möglichkeit, dies z. B. über die Personalliste zu tun? Ähnlich wie Attribute anpassen?Danke für eure Hilfe!

1494
S
Community Moderator
vor 4 Monate
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Flex1234Visitor
gepostet in Integrationen & Workflows
Schnittstelle zwischen Personio und komm.one

Hallo, zusammen, wir würden uns gerne erkundigen, ob vlt. hier jmd. bisher Erfahrungen bzgl. einer Schnittstelle zwischen Personio und komm.one (Durchführung und Abbildung der Entgeltabrechnung - Rechenzentrum) gemacht hat. Die Schnittstelle soll hergestellt werden um Bescheinigungen, Entgeltabrechnungen und sonstiges direkt in die Personalakte eines jeweiligen Mitarbeiters einzuspielen (automatisiert oder Upload). Über Erfahrungen und Hilfen wären wir sehr dankbar. Vielen Dank.

190
F
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vor 4 Monate
M
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MiMoVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
YouTube-Video nur auf Englisch?

In der Vorbereitung zur Kommunikation an unsere Mitarbeiter ist mir aufgefallen, dass es bei den “Ersten Schritten” das Erklärvideo auf YouTube nur in englischer Sprache gibt. Kann das sein? Unsere MA sind eher technisch denn sprachlich begabt - ich brauche hier also unbedingt etwas in deutscher Sprache! 

1064
S
Community Moderator
vor 4 Monate
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ClbeBLNFollower
gepostet in Integrationen & Workflows
Prozess Mapping Tool in Personio

Hallo Community, ich bin auf der Suche nach einem guten Prozess-Mapping-Tool (vom Neukunden-Prozess bishin zum sauberen Arbeitsplatz, etc.), bestenfalls integrierbar mit Personio und - wenn ich träumen darf - mit DocuSign o.ä. zur Kenntnisnahme der Mitarbeitenden. Freue mich auf Feedback, ob dies schon längst existiert und/oder Ihr vielleicht einen ähnlichen Bedarf habt? Viele Grüße,Claudia  

281
S
Community Moderator
vor 4 Monate
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miri_amCommunicator
gepostet in Integrationen & Workflows
Kompetenzmanagement Skill-Management Kompetenzen Personalentwicklung

Hallo liebe Community,könnt ihr mir aus Erfahrung sagen welche Software (möglichst für Klein-/Mittelständische UN) sich am besten eignet um Skills zu dokumentieren und vor allem Auswertungen zu fahren um schauen zu können, was fehlt noch im Unternehmen bzw. was kann man bereits abbilden intern?Ich kann keine Excel Tabellen mehr sehen… ;)Bin um jeden Tipp dankbar :)

8936
Toastfrosch
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vor 4 Monate
SThiem
Communicator
SThiemCommunicator
gefragt in Integrationen & Workflows
Automatisierungen (individuelle Workflows)

Hallo zusammen, grundsätzlich freuen wir uns sehr über den neuen Bereich Automatisierungen. Allerdings stoßen wir bereits beim Anlegen der ersten Workflows an die Grenzen. Oder habt ihr vielleicht Ideen dazu, wie wir das lösen können:Wir möchten gerne einen Workflow anlegen, der alle Aufgaben beinhaltet, die aufkommen, wenn ein/e Mitarbeiter*in zur Führungskraft ernannt wird.Als Event-Trigger wollten wir eine Attributsänderung wählen. Allerdings sollte nicht schon die Position geändert werden, da diese dann auch gleich öffentlich sichtbar ist. Vorher gibt es aber noch viele ToDos und genau diese wollten wir ja in dem Workflow abbilden.Kein anderes vorgeschlagenes Attribut passt zu unserem Bedarf. Hat jemand eine Idee, wie wir das lösen können?Schade, dass es nicht die Möglichkeit gibt, den Trigger individuell festzulegen.  

32710
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vor 4 Monate
Lea Pyschik
Visitor
Lea PyschikVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Spam Nachrichten in Conversations

Hallo zusammen, eine unserer Event E-Mail Adressen erhält leider sehr viele Spam Nachrichten.Im Recruiting Bereich ist es in den zuzuweisenden Nachrichten möglich, Nachrichten als Spam zu markieren und diese sozusagen für die Zukunft auf eine “Spam-Liste” zu setzen. Gibt es in Conversations auch eine Möglichkeit, Nachrichten als Spam zu markieren, sodass diese künftig auch schon vorher als Spam erkannt und rausgefiltert werden.Unser Quarantäne System für E-Mails erkennt diese E-Mails komischerweise vorab leider nicht als Spam, sodass diese schon vorher rausfallen... LGLea

231
S
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vor 4 Monate
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TrinfagVisitor
gepostet in Integrationen & Workflows
Dokumenten-API

Hallo,die Schnittstelle https://api.personio.de/v1/company/documents funktioniert leider nicht korrekt. Bei einigen Dokumenten bekommen wir folgende Fehlermeldung:{"success":false,"error":{"message":"The file must be a file of type: pdf, docx, doc, jpg, zip, png, txt, jpeg, odt, xlsx, rtf, htm, xls, p7s, pptx, pages, rar, ppt, gif, tif, html, msg, eml, asc, tiff, wps, bmp, 7z, csv, ics, vcf, dotx, numbers, eps, gz, ods, otf, odp, odg, rtfd, txz, webarchive, xml, xps, md, fax, asice.","code":0,"error_data":{"file":["The file must be a file of type: pdf, docx, doc, jpg, zip, png, txt, jpeg, odt, xlsx, rtf, htm, xls, p7s, pptx, pages, rar, ppt, gif, tif, html, msg, eml, asc, tiff, wps, bmp, 7z, csv, ics, vcf, dotx, numbers, eps, gz, ods, otf, odp, odg, rtfd, txz, webarchive, xml, xps, md, fax, asice."]}}}Hier der Request-Body (ohne Dateiinhalt):--d623c3cc-9429-4ff7-8b58-f3dd9eca3fddContent-Type: text/plain; charset=utf-8Content-Disposition: form-data; name=titleTest--d623c3cc-9429-4ff7-8b

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S
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vor 4 Monate
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Anne HeckerFollower
gepostet in Integrationen & Workflows
MEP24 aktuelle Erfahrungen mit der Schnittstelle

Hallo zusammen, wir überlegen MEP 24 einzuführen, da wir wissen, dass es eine Schnittstelle zu Personio gibt. Könnt ihr eure ganz aktuellen Erfahrungen teilen? Das wäre eine große Hilfe, vG und danke Anne

1256
Dash
Community Superstar
vor 4 Monate
Steve
Detective
SteveDetective
gefragt in Integrationen & Workflows
Elternzeit On- und Offboarding Prozess über Workflow

Liebe Community, wir sind gerade dabei die Workflows intensiv zu testen und sind dabei evtl. auf eine Möglichkeit gestoßen wie man einen einfachen Offboarding oder Onboarding Prozess abbilden könnte. Damit könnten wir den Workarount über Onboarding Prozesse ersetzen, welcher alles andere als ideal ist. Allerdings hängt das ganze noch ein einer Stelle und vielleicht könnt ihr uns helfen. Was haben wir gemacht:Letzlich haben wir nur einen Datumsabhängigen Workflow erstellt und das Datumsattribut auf Start der Abwesenheit gestellt (für ein Offboarding). Für ein Onboarding nach der Probezeit wäre dann natürlich das Enddatum der Abwesenheit der Trigger. Anschließend könnte man Aufgaben und Benachrichtigungen automatisch erstellen lassen.Was uns an der Stelle fehlt:Können wir irgendwie auswählen, dass dieser Workflow nur für die Abwesenheitsart Elternzeit bzw. Mutterschutz gibt? Ich hoffe jemand weiß hier wie man den Trigger nutzen kann. Viele GrüßeSteve

3548
Steve
Detective
vor 4 Monate
JeLingen
Visitor
JeLingenVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
(fachliche) Schulungen ziehen Onboarding in die Länge

Hallo zusammen, wir bilden im dem Workflow Onboarding ein breites Spektrum an Themen ab. Die Vorbereitung Unternehmensseitig auf den Start, die to-dos der neuen Kolleg:innen in den ersten Wochen, die Bestätigung der Kenntnisnahme von richtlinien, die Termine zu den Feedbackgesprächen in der Zeit. Soweit - so üblich. Nun haben wir, wie die meisten, “Pflicht- bzw. Organisatorische Schulungen” (IT,  Reisekosten, Arbeitssicherheit...). Wir haben aber auch einen langen Katalog an fachlichen Schulungen, die innerhalb der ersten 12 Monate absolviert werden müssen. Die decken wir bislang auch in der Onboarding-Vorlage ab. Dementsprechend sind Menschen ewig in dem Status Onboarding und wir verlieren den Überblick welche Pflichtthemen noch offen sind, weil es sehr viele Personen sind. Gerne würde ich die “Pflicht” von der “Kür” trennen. Wie macht ihr das bei euch? Freue mich über Tipps/Ideen. Danke & viele Grüße Jessica 

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S
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vor 4 Monate
P
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Philipp-Visitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Dropdown in Onboarding-Prozess

Hallo zusammen, ich bin gerade dabei unseren Onboardingprozess zu updaten und würde im Workflow unter anderem gerne einen Schritt erstellen, in dem die Teamleads die Hardware für ihre neuen Mitarbeitenden auswählen können. Am liebsten würde ich das über ein Auswahl via Dropdown-Menü abbilden, habe dafür bisher jedoch keine Möglichkeit gefunden. Gibt es da bereits ein Lösung oder Workaround für?Ich freue mich über Tipps und Ideen! Danke und viele GrüßePhilipp

351
S
Community Moderator
vor 4 Monate
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dani.koehlerCommunicator
gefragt in Integrationen & Workflows
Workflow bei Änderung Mitarbeiterattribut

Hallo zusammen, ich wollte gerade den ersten individuellen Workflow erstellen.Die Idee war, Mitarbeiter*innen, die eine Elterneigenschaft angeben (über ein Attribut “Elterneigenschaft ja/nein” oder über das Attribut “Kinderfreibetrag”) dann automatisch eine Aufforderung bekommen, die Elterneigenschaft mit den entsprechenden Dokumenten nachzuweisen (für die Pflegeversicherung). Soweit die Idee.Jetzt kann ich aber als auslösendes Ereignis “Der Workflow beginnt, wenn ein Mitarbeitendenattribut geändert wird” nur vereinzelte Attribute auswählen. Die um die Kinder stehen da nicht bei.Frage: Warum kann man nicht jedes Attribut anwählen, wie in anderen Bereichen auch? Ist geplant, dass diese Liste noch erweitert wird?Wir waren auf den ersten Blick ganz angetan von dem neuen Bereich, schade dass er direkt an seine Grenzen stößt ;) Oder wird das noch etwas ausgebaut?  Viele GrüßeDaniela

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vor 5 Monate
Luisa Gier
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Luisa GierFollower
gefragt in Integrationen & Workflows
Überstundenregelung in MOCO abbilden?

Hallo liebe Community, wir führen gerade MOCO in einer Agentur ein, die eine Überstundenregelung hat.Laut moco können vertraglich inkludierte Mehrarbeitsstunden (z.B. 10% der Wochenarbeitszeit) nicht im System hinterlegt und abgezogen werden, hier gibt es derzeit keinen Automatismus….Eine Möglichkeit wäre, einzeln die Zeitkonten über eine Schnittstelle von Moco auszulesen und den Abzug dort zu berechnen. Diese Variante dürfte jedoch aufwändig und fehleranfällig sein. Weitere Möglichkeit ist, die Arbeitszeitmodelle in Personio anzupassen. Damit wäre nur in Personio der Abzug der inkludierten Mehrarbeitsstunden ersichtlich und in Moco würden 100% der erfassten Arbeitszeit erscheinen.  Scheint mir auf den 1. Blick alles etwas umständlich…. vielleicht hat jemand von euch eine Lösung gefunden?  Liebe GrüßeLuisa

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S
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vor 5 Monate
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etakeilVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Bezeichnung der Abwesenheit in Outlook Kalender

Liebe Community,bei der Übertragung von Abwesenheiten (in dem Fall: bezahlter Urlaub) wird ja lediglich “Abwesend/private Appointment etc.” im Outlook Kalender angezeigt. Dass dies nicht über Personio gesteuert bzw. umbenannt werden kann, ist ja bekannt. Ich dachte allerdings, dass es zumindest möglich ist, den Eintrag direkt im Outlook Kalender zu bearbeiten/umzubenennen. Das klappt grundsätzlich auch, allerdings wird die Änderung nicht gespeichert und am nächsten Tag ist der Eintrag wieder umbenannt in “Abwesend/private Appointment”. Gibt es denn gar keine Möglichkeit, die Abwesenheit im Outlook Kalender auch tatsächlich als Urlaub zu benennen? Danke im Voraus!

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S
Community Moderator
vor 5 Monate
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HRNutzerVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows
Rückmeldung in Personio-Chat in MS Teams möglich?

hallo zusammen,wir verwenden die Personio Integration in Microsoft Teams und möchten gern nicht nur Abwesenheiten in Personio über den Personio-Chat in Microsoft Teams beantragen, sondern wollen auch, dass unsere Mitarbeiter die Rückmeldungen (Annahme, Absage) dazu in ihrem Personio-Chat in Microsoft Teams erhalten. Bisher erfolgt diese Rückmeldung nämlich nur direkt in Personio oder per E-Mail an den Antragsteller. Gibt es diese Funktion bereits und wenn ja, wie wird sie implementiert oder ist sie zumindest geplant? Vielen Dank vorab für eure Rückmeldung. Viele GrüßeClaudia

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Community Moderator
vor 5 Monate
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Andrea123Follower
gefragt in Integrationen & Workflows
API - Social Media Leads in Personio übertragen

Hallowir wollen eine Social Media Kampagne mit einer neuen Agentur starten. Wir müssen eine Verbindung aufbauen, damit die Leads (teils mit, teils ohne Lebenslauf) aus der Social Media Kampagne direkt in Personio einfließen können.Leider gibt es im Marketplace noch keine standardisierte API zwischen der Agentur und Personio.Wir würden dem folgenden Pfad folgen - sind wir auf dem richtigen Weg? Einstellungen in Personio --> Integrationen --> API --> Individuelle Integration erstellen.dann nur den Haken bei Webhooks    ja: Lesen    ja: bearbeiten. Ist das die richtige Einstellung? Wir wollen nur eine Art "Einbahnstraße" - d.h. dass die Leads von der Agentur zu uns in Personio kommen.Wir wollen der Agentur keinen Zugriff auf das System, die Anwendungen oder die Mitarbeiterdaten geben.Unsere Fragen:Ist das der richtige Weg? Was genau verbirgt sich hinter "Webhooks"? Leider hat uns der Personio-Artikel nicht weitergeholfen. Ist es üblich, dass die Agentur neben dem Token der indivi

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vor 5 Monate
Martin Wilbers
Detective
Martin WilbersDetective
gefragt in Integrationen & Workflows
Workflow Automation: Variablen in E-Mails

Ich schätze, ich stelle mich gerade einfach zu dämlich an, aber wenn ich in einem neu erstellte Workflow bzw. in der zugehörigen Mail, die verschickt werden soll, auf den Button “Variablen” klicke, dann wird mir nur “Titel des Workflows” angezeigt. Ist es nicht möglich, die Mail zu personalisieren und Daten wie z. B. Resturlaub, Krankheitstage, etc. individualisiert zu integrieren? Danke für Eure Hilfe!

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S
Community Moderator
vor 5 Monate
Nutzungsbedingungen für die Personio Voyager Community