Integrationen & Workflows

Hallo zusammen,wir möchten unsere Meta-Leads mit Zapier x Personio einpflegen.New Lead → Create New Applicant.Wir schaffen es nicht, einen Testlead zu generieren.Was mir auffällt (weil ich ja durch recruitee weiß wie die Verbindung normal geht) → Personio lässt keine Jobauswahl vor.Die anderen Felder Vorname, Zuname und E-Mail sollten soweit passen, die kann ich aus vorauswählen.Und ja, ich habe auch schon die JobID manuell gepflegt usw. → funktioniert alles nicht.Zapier gibt folgenden Fehlermeldung:Und folgenden “Hilfehinweis”What this error means:The error indicates that the Zap is unable to create an applicant in Personio because it is not receiving the required data from the previous step. Specifically, the fields for "firstName," "lastName," and "email" are expected to be populated from the previous step's output, but they are not being passed correctly. Wir haben das jetzt mehrfach versucht, aber es scheint zur Recruiting API ein Problem zu geben, in Personio selbst wird mir aber

Hallo,ich möchte per API oder Custom Report die Soll- und Ist-Stunden eines Mitarbeiters auslesen.Normalerweise haben wir keinerlei Überstundenkonto. Spezielle Mitarbeiter können aber manchmal Überstunden bewilligt bekommen. Diese werden grundsätzlich im Folgemonat ausbezahlt.Für unser internes Reporting benötige ich nun einen Report, der mir für alle Mitarbeiter die aktuellen Ist + Sollstunden für den aktuellen Monat bzw. den letzten Monat anzeigt.Leider habe ich unter Custom Reports keine Option gefunden entsprechende Felder / Werte zu ermitteln. Kann mir jemand helfen und mir die Feldnamen nennen, bzw. wie ich diese dann in einem Report als Tabelle abfragen kann.Danke 

Hallo,gibt es die Möglichkeit solche E-Mail-Infos nur an die Kollegen zu versenden, welche davon betroffen sind? LG René 

Hallo liebe Community,nutzt jemand von euch die Integration Quinyx zur Zeiterfassung?Seid ihr zufrieden? Gibt es bestimmte Schwachstellen?Wir sind auf der Suche nach einem Zeiterfassungssystem, das sich in Personio integrieren lässt.Jedoch haben wir aufgrund unserer Vielzahl von Anforderungen keine große Auswahl. Nun würden mich eure Erfahrungen sehr interessieren. Viele GrüßeLara

Wie der Titel schon sagt geht es um die Freigabe von Urlaub durch die Führungskraft. Seitdem die Workflows aktiv sind kriegt unser Admin Urlaubsanfragen, weil das wohl so ist, wenn Mitarbeiter keine Führungskraft hat.Wie kann man die alte Funktionalität nachbauen, dass der Urlaub von Mitarbeitern immer durch die Führungskraft freigegeben wird, wenn jedoch ein Mitarbeiter keine Führungskraft hat, dann soll der Urlaub automatisch genehmigt werden.

Liebe Community,ich würde gern einen Workflow einrichten, der unsere Mitarbeitenden darauf hinweist, wenn sie überlappende Abwesenheiten eingegeben haben, um den Eintrag dann eigenständig zu korrigieren.Problem:Bei uns muss das mobile Arbeiten eingetragen werden. Wenn sich innerhalb dieses eingetragenen Zeitraumes jemand bspw. arbeitsunfähig meldet oder Urlaub beantragt, wird sehr häufig nicht daran gedacht, die Abwesenheitsart “mobiles Arbeiten” für diese Tage zu löschen, was dann in der Personalabteilung Arbeit verursacht.Hat jemand eine Idee, wie sich das über einen Workflow lösen lässt?Vielen Dank schonmal für eure Ideen und euren Support!Liebe GrüßeIvonne

Hallo zusammen,erstmal finde ich es toll, dass doch mal wieder an der App gearbeitet wurde und sich nicht auf dem vorherigen MVP ausgeruht wurde, wie es zwischendurch den Anschein hatte. Leider habe ich aber auch hier ein paar Kritikpunkte anzubringen. KalenderEs ist eine enorme Verbesserung, dass nun die gebuchten Stunden angezeigt werden. Dennoch ist die Standardansicht mit (vor allem dem zukünftigen) Urlaub und Feiertagen sehr unübersichtlich. Diese kann man per Filter ausblenden, doch wird dieser Filter nicht gespeichert, sodass bei jedem erneuten Öffnen der App wieder alles angezeigt wird. Könnt ihr das bitte ändern?Es ist schön, dass nun auch stundenweise Abwesenheiten per App buchbar sind und für alle Abwesenheitsarten das Kontingent angezeigt wird, doch leider für alle Abwesenheitsarten. Auch die, die der Mitarbeiter gar nicht beantragen kann. Das ist zwar kein Beinbruch aber unschön.Praktisch wäre auch eine Anzeige des Überstundenkontos. MitarbeiterlisteHier werden denjenigen,

Hallo zusammen, besteht die Möglichkeit, die E-Mailadresse des Bewerbers in einer E-Mailvorlage mittels Platzhalter einzufügen? Wir möchten dem Bewerber innerhalb der Eingangsbestätigung gerne die Möglichkeit anbieten, seinen Lebenslauf über ein Formular zu erfassen und an Personio zu senden. Um Fehler in der Zuordnung ausschließen zu können, würden wir gerne die Mailadresse der Bewerbung direkt übertragen. Danke für eine Rückmeldung.

Liebe Community,  ich habe einen Workflow erstellt, der auf die Änderung eines bestimmten Attributs reagieren soll. Sobald dieses Attribut angepasst wird, sollte der Workflow ausgelöst werden (siehe Screenshot).Leider passiert genau das nicht. Der Workflow startet nicht, obwohl das Attribut geändert wurde.Hat jemand eine Idee, woran das liegen könnte?Vielen Dank für eure Unterstützung! Liebe GrüßeSimone

Hallo Zusammen,wir bekommen immer diese Informationsmail aber da steht nie drin, um wen es sich handelt, s.Anhang bittewas muß man tun damit die Platzhalter den benötigten Angaben anzeigenWoran liegt das? Vielen Dank vorab und GrußSerdar

Hallo zusammen.Hat jemand schon die API von Personio → zu Reteach  eingerichtet? Wir setzt man so was um? 

Liebe Community, wir haben wieder einen Fall, wo ich mich über euren Input und womöglich auch Lösungsansätze freuen würde:Gibt es beim Workflow eine Option, wie man folgendes löst: Mitarbeiter*in bekommt ein KFZ Wenn Attribut (z.B. KFZ-Kennzeichen) ausgefüllt wird erhält eine Rolle eine E-Mail mit der privaten Adresse. Diese wird ansonsten nicht benötigt. Einige Mitarbeiter*innen können ein Firmen-KFZ bekommen und der Fuhrpark benötigt dann die private Adresse für die Versicherungskarte benötigt wird. In der Theorie lässt es sich gut über Personio abbilden. Fuhrpark könnte über eine Rolle die KFZ-Daten eintragen, sobald das Auto übergeben wird. Auch Nutzungsvereinbarungen könnten wir schön über Personio abbilden(, unterschreiben lassen) und abspeichern. Doch wie krieg ich dieses ToDo automatisiert, dass der Fuhrpark die Info über die Privatadresse erhält, wenn zB das Attribut “KFZ-Kennzeichen” ausgefüllt wird? Den Trigger “eine Person wird aktualisiert” - Mitarbeiterattribut “KFZ-Kennz

Hallo zusammen,im Help Center wird für die Kalenderintegration folgender Weg aufgezeigt:Einstellungen > Integrationen > KalenderintegrationLeider finde ich unter Integration nur die Punkte API-Zugriffsdaten, Authentifizierung und Recruiting-Kalender.Eine Integration des Kalender per iCal scheidet auf Grund der langen Synchronisationszeit leider aus. Wie bekomme ich zu dem Punkt Kalenderintegration?Hinweis: Das Synchronisieren der Abwesenheiten in die Kalender der einzelnen Mitarbeiter funktioniert. Ich möchte die Abwesenheiten aber gern in einem gemeinsamen Kalender darstellen und in “Echtzeit” synchronisiert bekommen. Wie komme ich hier zum Ziel?GrußMartin

Hallo zusammen,ich habe eine Frage zum Wiedereinstieg von Personen und der Verknüpfung von Personio und Microsoft. Wenn eine Person ihr Arbeitsverhältnis beendet, wird das alte Profil auf inaktiv gesetzt. Mit der Inaktiv-Setzung wird auch der Microsoft-Account gesperrt. Wenn die Person dann wieder eingestellt wird, wird ein neues Profil angelegt. Im neuen Profil gebe ich die alte Mailadresse an und im alten Profil wird eine Pseudo-Adresse hinterlegt. Trotzdem sperrt Personio weiterhin das Microsoft-Konto des neuen Profils, obwohl dieses ja aktiv ist. Ich denke, dass es ggf. an der hinterlegten Mitarbeiter-ID liegt und diese noch im alten Personio-Profil mit dem Microsoft-Konto verbunden ist und daher das Konto immer wieder sperrt.Ist es möglich in Personio diese ID anzupassen?Oder gibt es ein anderes Work-Around?Liebe GrüßeJana 

Hi, ich nutzen die Personio API um die Daten in Microsoft PowerBi zu importieren.Unsere Entwickler melden zurück, dass die Daten, die über die API zur Verfügung gestellt werden teilweise unvollständig sind und dadurch auch kaum verwertbar.Man bekommt zwar die Anzahl der aktiven Mitarbeiter, Anwesenheiten und Abwesenheiten. Aber keine Feiertage oder Arbeitszeitmodelle. Sprich man kann sich so nicht die genauen Arbeitszeiten errechnen.Haben wir hier Profis, die das auch Nutzen und mit Hilfestellung geben könnten, ob die Daten wirklich fehlen oder ob wir etwas falsch auslesen? Danke, Michi

Hallo! Mein Onboarding-Team erhält die Aufgaben aktuell nur über das Dashboard und nicht per Mail. In den Unternehmenseinstellungen sind Emailbenachrichtigungen aktiviert und auch bei den einzelnen Mitarbeitern sind die Häkchen sowohl bei Dashboard als auch bei Email gesetzt. Hat jemand eine Idee, woran es sonst noch liegen kann? Oder kommen die vielleicht immer nur einmal innerhalb von 24 STunden? Habe die neuen Onboardings gerade erst aufgesetzt, die Aufgaben sind aber schon sofort fällig...Danke!!Olga

Hallo liebe Community,wir hatten nun mehrfach den Fall, dass Geburtstage und Jubiläen in Teams gepostet wurden, obwohl die entsprechenden Felder in Personio dazu nicht befüllt waren. Hat jemand eine Idee, wieso das passieren kann?Liebe Grüße

Moin ihr Lieben, ab und an haben wir, wie ihr wahrscheinlich auch :D, recht kurzfristige Neueinstellungen.Wir starten dann die Onboarding Vorlage und viele To Do’s für meine Stakeholder waren dann bereits VOR einigen Tage fällig, weil wir die Fristen in den Onboarding-Vorlagen bereits definiert haben. Die Stakeholder erhalten dann keine Erinnerungsmail mehr von Personio. Gibt es hier eine Möglichkeit, diese Erinnerungsmail dennoch auszulösen? Ja, man kann das neue To Do natürlich beim Einloggen in Personio sehen, aber es geht mir explizit um diese E-Mail. Danke euch und liebe GrüßeDenise 

Hallo zusammen,ich arbeite gerade an der Optimierung unseres On- und Offboardings in Personio und frage mich, ob es möglich ist, Aufgaben voneinander abhängig zu machen.Konkret: Ich würde gern einstellen, dass ein nachfolgender Stakeholder erst dann eine Benachrichtigung erhält, wenn die vorherige Aufgabe abgeschlossen wurde.Nach meinem aktuellen Stand scheint das in Personio nicht umsetzbar zu sein. Oder habe ich vielleicht eine entsprechende Funktion übersehen?Mich würde interessieren, ob jemand von euch dafür schon eine Lösung oder einen Workaround gefunden hat, oder ob diese Funktion eventuell auf der Roadmap steht. Vielen Dank schon mal für eure Erfahrungen und Tipps! 🙏Liebe GrüßeDenise

Hi,ich möchte einige Onboarding und Offbaording Schritte in unseren aktuell genutzten Vorlagen ändern. Bei manchen sind es nur kleinere Textänderungen, bei anderen wiederum umfangreichere Anpassungen.Wenn ich nun Änderungen vornehme, welche Auswirkungen hat das konkret auf die On-/Offboarding Workflowas bei Mitarbeitenden, denen die Templates bereits zugewiesen wurden?Ich habe versucht mich an diesen Erklärungen zu orientieren, allerdings finde ich es nicht ganz eindeutig und habe auch das Gefühl, dass die beschriebenen Auswirkungen nicht stimmen, als ich es teilweise mal mit kleineren Anpassungen getestet hab.Z.B. die Beschreibung beim Mitarbeitenden im Status Onboarding: Sie bearbeiten oder fügen einen Schritt hinzu, und die zuständige Person hat den Schritt bereits als „Erledigt“ markiert → Folge: Die zuständige Person sieht den neuen oder bearbeiteten Schritt in ihrer Aufgabenliste, kann ihn aber nicht bearbeiten. Der Status des Schritts wird wieder auf „Ausstehend“ gesetzt.Wie sol

Hallo zusammen,ich habe es leider auch nach einiger Zeit nicht geschafft, Dataflows so einzurichten, dass sie die Daten aus Personio automatisch abrufen und aktualisieren. Ich habe bereits einiges ausprobiert – unter anderem einen Dataflow zur täglichen Token-Erneuerung, Anpassungen im Power BI-Code sowie eine direkte API-Verknüpfung mit Power BI.Nun überlege ich, das Ganze über Dataddo umzusetzen. Hat jemand von euch damit Erfahrung (gibt es Probleme bei den Aktualisierungen?). Ein HR Kollege meinte bei ihnen im Unternehmen gibt es andauernd Probleme bei den custom Reports über Dataddo.. Mich interessieren aber die Dataflows bzgl- Mitarbeiterattribute und Abwesenheiten Danke im Voraus für Eure Hilfe!​​​​​​​

Hallo,um unser HR Reporting zu erweitern & zu verbessern, wollen wir von einem Excel Dashboard in Power BI wechseln.Die Personio-Analysen per se reichen leider nicht aus bzw. sind nicht verlässlich (zeigen teilweisefalsche Werte an).Hat jemand aus der Community hier Erfahrungswerte mit einer Personio - Power BI API und könnte sich hierzu austauschen? In alten Beiträgen habe dazu nicht viel gefunden bzw. war es bereits veraltet.In meiner allgemeinen Recherche fand ich diese Beiträge relativ hilfreich: https://reload-hr.com/2024/02/13/personio-x-power-bi-erstellen-automatisierter-hr-dashboards-teil-1/ & https://reload-hr.com/2025/02/25/personio-x-power-bi-erstellen-automatisierter-hr-dashboards-teil-2/Ich freue mich auf Rückmeldungen & Austausch! :)Viele GrüßeKathrin

Da Personio keine Optionen bietet, Überstunden individuell neu zu berechnen, möchten wir unsere eigene Logik über die API implementieren.Gibt es eine Möglichkeit, am Ende eines Zeitraums (bei uns der Monat) eine Art „Korrekturbuchung“ zu erstellen, um eine spezifische Berechnung basierend auf unserer internen Überstundenregelung anzuwenden? Zum Beispiel so:Ein Monat hat eine Soll-Arbeitszeit von 176 Stunden (22 Tage) Ein Mitarbeiter hat in diesem Zeitraum 200 Stunden erfasst Zunächst sind das 24 Überstunden, aber… ...da unsere Überstundenvereinbarung vorsieht, dass z. B. 10 % der Soll-Arbeitszeit nicht als Überstunden anerkannt werden (in diesem Beispiel 17,6 Stunden), ergeben sich zusammenfassend für diesen Zeitraum 24 - 17,6 = 6,4 Überstunden.Ich möchte also zum Monatswechsel eine Korrekturbuchung von „-17,6“ Stunden auf das Zeitkonto des Mitarbeiters buchen, sodass nur die 6,4 als Überstundensaldo verbleiben. Wie kann ich das über die API erreichen?Ist mein Anliegen verständlich? Rü

Hallo zusammen,wir wollen Personaldaten über die Personio API in ein eigenes Dashboard (Google Sheets/Looker Studio) ziehen, weil das Standard-Dashboard in Personio bei größeren Datenmengen aggregiert/gruppiert und für unsere Analysen nicht ausreichend granular ist.Die API-Anbindung funktioniert grundsätzlich: Standardattribute wie first_name, department, hire_date, weekly_working_hours kommen korrekt. Bei unseren Custom-Attributen bekommen wir jedoch keine Werte zurück – obwohl:wir die dynamischen Keys (z. B. dynamic_...) verwenden, nicht die UI-Bezeichnungen die Custom-Attribute im Employees-Endpoint der API-Credentials explizit auf der Whitelist stehen die Felder bei Mitarbeitenden gepflegt sindFragen an die Community:Hat jemand verlässlich Custom-Attribute über den Employees-Endpoint auslesen können, wenn die dynamischen Keys whitelisted sind? Gibt es bekannte Einschränkungen (Rechte/Sichtbarkeit/Subcompany/Rollen/Datentypen), die zu „leeren“ Werten führen? Ist euch ein aktueller B

Wir arbeiten neu mit Personio und ich habe Beiträge vor nem Jahr gefunden. Hat sich inzwischen etwas getan z. B. bei Austrittsdatum wurde erfasst als Variable die Abteilung/Standort oder z. B. Austrittsdatum einzufügen?