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Dokument erfordert jährliche Unterschrift von Mitarbeiter und Vorgesetzter


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Hallo, zusammen,

ich möchte gerne in unserem Unternehmen ein Prozess digitalisieren, der eine einmalige jährliche Unterschrift von Mitarbeiter und Vorgesetzter erfordert. Im besten Fall sind Mitarbeiter und Vorgesetzter für das Ablaufen des Prozesses selbst verantwortlich. Eine Möglichkeit, diesen Prozess über Personio mit esignature abzubilden sehe ich nicht (meines Wissens müsste ich jährlich die Unterschriftsfelder einfügen, bei über 200 MA wäre diesbezüglich der Aufwand zu groß). Eine Möglichkeit sehe ich, dass dem Mitarbeiter das Dokument zur Verfügung gestellt wird und er wie folgt vorgeht:

  • Hochladen des Dokuments von Mitarbeiter in seiner Personalakte in Kategorie XY - gleichtzeitig unterschreibt und füllt der Mitarbeiter  2 Felder aus
  • nach erfolgreichem Hochladen, erhält der Vorgesetzte eine Mailbenachrichtigung über das Hochladen des Dokuments in der Kategorie XY
  • Vorgesetzter (ist für die Kategorie XY ebenfalls freigeschalten) kann das Dokument auch unterschreiben
  • evtl. gibt der Vorgesetzte dem Mitarbeiter bzw. der Personalabteilung Rückmeldung

Das könnte meiner Meinung nach funktionieren. Vlt. hat jemand eine einfachere und bessere Lösung. Vielen Dank vorab für die Hilfe.

Beste Antwort von Julia Ecovis

Hallo ​@Flex1234,

ich würde wie folgt vorgehen: Unter Einstellungen > Dokumente können Vorlagen erstellt werden. Diese Vorlage muss dann mit Platzhaltern gefüllt werden, damit sich Personio die Daten entsprechend aus dem Mitarbeiterprofil zieht (bspw. Name). In der Vorlage können dann zwei Unterschriftenplatzhalter eingebaut werden, einer für den Mitarbeiter und einer für den Vorgesetzten.

Nun kannst du über die Mitarbeiterliste alle Mitarbeiter auswählen (oder nur einen Teil über die Filterfunktion) und über Aktionen > Dokument erstellen die Vorlage auswählen, festlegen bei welchem Platzhalter der entsprechende Mitarbeiter und bei welchem der Vorgesetzte unterzeichnet und das Dokument gesammelt versenden.

Die Reihenfolge, wer zu erst unterzeichnet kann vorher festgelegt werden, falls diese relevant ist.

In diesem Artikel kannst du die Erstellung von Dokumentenvorlagen nachlesen.

Welche Dokumente unterzeichnet und welche noch offen sind, kannst du dann unter Automatisierungen > Übersicht > aktive Unterschriften einsehen. Außerdem erhält der Mitarbeiter eine Kopie des Dokuments per E-Mail nachdem alle Parteien unterzeichnet haben.

Liebe Grüße

Julia

Zum Originalpost

4 Antworten

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  • 12. Februar 2025

Hallo ​@Flex1234,

ich würde wie folgt vorgehen: Unter Einstellungen > Dokumente können Vorlagen erstellt werden. Diese Vorlage muss dann mit Platzhaltern gefüllt werden, damit sich Personio die Daten entsprechend aus dem Mitarbeiterprofil zieht (bspw. Name). In der Vorlage können dann zwei Unterschriftenplatzhalter eingebaut werden, einer für den Mitarbeiter und einer für den Vorgesetzten.

Nun kannst du über die Mitarbeiterliste alle Mitarbeiter auswählen (oder nur einen Teil über die Filterfunktion) und über Aktionen > Dokument erstellen die Vorlage auswählen, festlegen bei welchem Platzhalter der entsprechende Mitarbeiter und bei welchem der Vorgesetzte unterzeichnet und das Dokument gesammelt versenden.

Die Reihenfolge, wer zu erst unterzeichnet kann vorher festgelegt werden, falls diese relevant ist.

In diesem Artikel kannst du die Erstellung von Dokumentenvorlagen nachlesen.

Welche Dokumente unterzeichnet und welche noch offen sind, kannst du dann unter Automatisierungen > Übersicht > aktive Unterschriften einsehen. Außerdem erhält der Mitarbeiter eine Kopie des Dokuments per E-Mail nachdem alle Parteien unterzeichnet haben.

Liebe Grüße

Julia


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  • 12. Februar 2025

@Julia Ecovis Hallo Julia, vielen lieben Dank für deine ausführliche Antwort. Leider ist es so, dass jeder Mitarbeiter zwar das gleiche Dokument erhalten soll, aber mit unterschiedlichem Inhalt. Der Inhalt wird schon vor Upload eingefügt. Es geht lediglich darum, dass der Mitarbeiter und Vorgesetzte unterschreiben muss. Für einen einmaligen Fall funktioniert es mit der esignature, für ein 2. oder 3 . mal nicht, da alle Felder (Unterschriftsfelder) immer ausgefüllt werden müssen.

Du hast mich jetzt auf eine Idee gebracht, wenn ich den Upload irgendwo abspeichere und in den Folgejahren immer auf den Upload zugreifen kann, dann müsste ich nur jährlich einmal die 200 Dokumente hochladen und dann den Mitarbeiter und Vorgesetze zuweisen. Ich hätte zwar dann einen Aufwand von ca. 8 h, dass wäre aber super.

Leider funktioniert es nicht, dass das Dokument im Jahr 2025 mit esignture auch schon für die Jahre 26, 27 , 28 gefüllt wird. Alle Felder müssten dann im Jahr 2025 unterschrieben werden.


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  • 12. Februar 2025

@Flex1234 wäre es auch eine Möglichkeit, die eingescannte Unterschrift des Vorgesetzten in das Dokument einzufügen? Für den Mitarbeiter könnte man dann einen Unterschriften-Platzhalter einfügen und das Dokument dann direkt im Mitarbeiterprofil hochladen und zur Unterschrift einstellen.


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  • 12. Februar 2025

@Julia Ecovis vielen Dank für den Vorschlag. MA und Vorgesetzer müssen den Führerschein vom MA kontrollieren und in dem Fall würde ich ungern auf die Unterschrift verzichten, sodass ich dann weiß, dass das auch wirklich vom Vorgesetzten kontrolliert und unterschrieben worden ist. Wäre aber auch eine gute Möglichkeit gewesen. So handhaben wir das bspw. bei BR-Vorlagen, dass die eingescannte Unterschrift der HR schon im Dokument steht und der BR dann ausfüllen und unterschreiben kann.


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