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Abwesenheiten verwalten in Projektteams

NiZi
Brainy
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Hallo liebe Community,

 

ich benötige mal euer Schwarmwissen. Aktuell nutzen wir für die Verwaltung der An-/Abwesenheiten, sowie der Einsatzplanung noch nicht Personio, sondern bilden dies in einem externen Tool ab. Ich versuche gerade abzuschätzen, ob ein Umzug zu Personio möglich bzw. auch sinnvoll wäre. Grundsätzlich habe ich bei meinem vorherigen Arbeitgeber sehr gerne mit diesem Bereich gearbeitet. Jedoch hatten unsere Mitarbeiter auch keinen ständigen Wechsel in unterschiedliche Projektteams (teilweise sind sie aktuell auch parallel in zwei oder mehreren Teams tätig).

Hat jemand bereits Erfahrungen, wie sich solch ein Szenario in Personio abbildbar ist/wäre?

Ich freue mich auf Vorschläge?

Gruß,

Nicole

Beste Antwort von Lena

Hallo @NiZi,

vielen Dank für die Details. 

Tatsächlich ist es immer etwas komplexer eine Matrixstruktur festzulegen, aber ich meine diesen Prozess könnt ihr lösen. :) 

Attribut, nach welchem gruppiert werden kann:
In den Mitarbeiterprofilen könnt ihr eine Sektion anlegen, oder lediglich ein Attribut zu einer bestehenden Sektion hinzufügen, welche die Projekte festhält, in welchen die Mitarbeitenden arbeiten und auch den Genehmigunger bzw. Genehmigungskreis für Abwesenheiten. → Das ist das Attribut 

Sonder-Genehmigungsprozess aufsetzen:
Es ist möglich in Personio für eine bestimmte Mitarbeitergruppe, welche anhand eines Attributes gruppiert werden kann, einen eigenen Genehmigungsprozess einzustellen. Hier wird erklärt, wie Du solch einen Mitarbeiterfilter aufsetzt und anschließend einen Genehmiger einstellst.

Sobald sich das Projekt ändert, bzw. der Genehmigende, kann das im Mitarbeiterprofil eingetragen werden und es greift dann die andere Sondergenehmigung, sofern diese bereits eingestellt ist. :)

Hilft Dir das weiter? Ich freue mich über Dein Feedback zum Vorschlag.

Liebe Grüße,
Lena

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Lena
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  • 17. März 2022

Hallo @NiZi,

ich freue mich auch über ein paar Erfahrungsberichte aus der Community. :)

Damit alle besser Bescheid wissen, wäre es super, wenn Du etwas mehr auf Eure Herausforderungen und Spezifikationen eingehen könntest. 

Beispielsweise, was muss bei der Projekt Zeiterfassung berücksichtigt werden? 

Liebe Grüße,
Lena

NiZi
Brainy
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  • 21. März 2022

Hallo @Lena ,

die Herausforderung bei uns ist, dass sich die Projektteams immer wieder verändern und die eigentliche Führungskraft in der Matrixstruktur nicht unbedingt die Person ist, die während eines Projektes die Abwesenheit freigibt. In unserem aktuellen tool können wir die verantwortlichen Personen der Projektteams als Genehmiger in den einzelnen Teams hinterlegen, ohne dabei die Struktur im OrgChart zu zerstören. Genau an diesem Punkt habe ich in Personio noch keine Lösung oder keinen workaround gefunden. In Personio selbst haben wir den Bereich Team nciht gepflegt, weil es sich hierbei nur um ein disziplinarisches Team handeln würde. Gearbeitet wird crossfunktional in Projektteams.

Ich hoffe diese Ausführungen bringen etwas Licht ins Dunkle

Lena
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Lena
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  • 21. März 2022

Hallo @NiZi,

vielen Dank für die Details. 

Tatsächlich ist es immer etwas komplexer eine Matrixstruktur festzulegen, aber ich meine diesen Prozess könnt ihr lösen. :) 

Attribut, nach welchem gruppiert werden kann:
In den Mitarbeiterprofilen könnt ihr eine Sektion anlegen, oder lediglich ein Attribut zu einer bestehenden Sektion hinzufügen, welche die Projekte festhält, in welchen die Mitarbeitenden arbeiten und auch den Genehmigunger bzw. Genehmigungskreis für Abwesenheiten. → Das ist das Attribut 

Sonder-Genehmigungsprozess aufsetzen:
Es ist möglich in Personio für eine bestimmte Mitarbeitergruppe, welche anhand eines Attributes gruppiert werden kann, einen eigenen Genehmigungsprozess einzustellen. Hier wird erklärt, wie Du solch einen Mitarbeiterfilter aufsetzt und anschließend einen Genehmiger einstellst.

Sobald sich das Projekt ändert, bzw. der Genehmigende, kann das im Mitarbeiterprofil eingetragen werden und es greift dann die andere Sondergenehmigung, sofern diese bereits eingestellt ist. :)

Hilft Dir das weiter? Ich freue mich über Dein Feedback zum Vorschlag.

Liebe Grüße,
Lena

NiZi
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NiZi
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  • 1. April 2022

@Lena , leider hilft mir dies nur bedingt. Trotzdem Danke für Deine Antwort. er Aufwand hierfür, ist im Verhältnis zu unserer aktuellen Lösung einfach zu groß und pflegeaufwändig. Schade. Ich hatte die Hoffnung künftig auf ein Tool verzichten zu können.

 

Liebe Grüße,

Nicole

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Hallo Zusammen,

ich wollte fragen, ob es hierzu vielleicht ein Update gibt oder dies immer noch der Workflow ist?

Liebe Grüße

Franziska 

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