ich möchte mich erkundigen, ob jemand eine Lösung oder Workaround zur Notwendigkeit eines zeitlichen Nachweises beim Krankmeldungsprozess in Personio gefunden hat - bisher habe ich keine Möglichkeit gefunden, den genauen Zeitpunkt, zu dem ein Krankheitseintrag erstellt wurde, einzusehen.
Ein dokumentierter Zeitstempel ist wichtig, insbesondere bei Abmahnungen, um einen Nachweis über wiederholte Versäumnisse erbringen zu können. Ohne diesen ist ein Krankmeldungsprozess über Personio für uns nicht möglich und wir müssten weiterhin an unserem manuellen Prozess festhalten, bei dem wir Emails der Mitarbeitenden erhalten und die Abwesenheit als HR händisch in Personio eintragen.
Hat jemand ähnliche Herausforderungen erlebt, und wenn ja, wie seid ihr damit umgegangen? Würde sonst auch die System-E-Mail, die an den Vorgesetzen zur Freigabe geht, ausreichen oder reicht dies nicht als Nachweis, da die E-Mail z.B. technisch bedingt nicht immer direkt versandt wird?
Eure Einblicke und Erfahrungen würden uns sehr helfen, unsere Prozesse zu optimieren und zu verbessern.
In Personio selbst siehst Du nicht, wann eine Abwesenheit eingetragen wurde.
Du kannst aber über den Unternehmensdatenexport herausfinden, wann eine Abwesenheit erstellt wurde. Dort ist nicht dokumentiert, wer diese Aktionen durchgeführt hat.
Den Unternehmensdatenexport kannst Du unter Einstellungen > Unternehmen anfordern. Es dauert dann ca. zwei Tage, bis der Export bereitsteht. Du erhältst dann eine E-Mail.
Diesen kannst Du nur ein Mal innerhalb von 7 Tagen generieren. Mehr dazu findest Du hier:
Aus dem Export benötigst Du die folgende zwei Dateien:
"time_off_periods.csv"
und unter dem Pfad "absence-management-service > absence management > public > absence_period"
Du benötigst außerdem die Employee ID des Mitarbeitenden. Die Employee ID findest Du, wenn Du auf das Mitarbeiterprofil gehst. Dies ist die Zahl in der Adresszeile des Browser hinter "/staff/details/...".
Beide Dateien untersuchst Du nach der gleichen Logik. Du öffnest z.B. erst die Datei "time_off_periods.csv":
In der Datei filterst Du in der Spalte "employee_id" am besten nach der Employee ID des entsprechenden Mitarbeitenden.
Nun suchst Du nach den entsprechenden Einträge der Anfragen anhand des Zeitraums der Abwesenheit in den Spalten "start_date" und "end_date".
In den folgenden Spalten findest Du die Informationen zu den Aktionen:
"status: Ob die Anfrage requested, approved oder pending ist
"created_at": Wann die Abwesenheit erstellt wurde.
"updated_at": Wann die Abwesenheit geupdatet wurde (z.B. bestätigt, abgelehnt etc.).
"deleted_at": Wann die Abwesenheit gelöscht wurde.
Eine der Dateien sollte die gewünschte Information enthalten. Da wir aktuell unser Abwesenheitssystem im Hintergrund umstellen, müssen aktuell beide genannten Dateien untersucht werden.
Zum Hochladen des Attests: Im Mitarbeiterprofil > Dokumente > Atteste findest Du die hochgeladene Datei. Wenn Du auf die Datei klickst, öffnet sich rechts eine Übersicht. Dabei wird Dir unter Erstellt am angezeigt, wann das Dokument hochgeladen wurde. Die Angabe Datum des Dokuments verweist auf die Abwesenheitsperiode, in der das Attest hochgeladen wurde.
Ich hoffe, ich konnte Dir den Prozess nachvollziehbar beschreiben. Melde Dich gerne, wenn Du dazu Fragen hast.
In Personio selbst siehst Du nicht, wann eine Abwesenheit eingetragen wurde.
Du kannst aber über den Unternehmensdatenexport herausfinden, wann eine Abwesenheit erstellt wurde. Dort ist nicht dokumentiert, wer diese Aktionen durchgeführt hat.
Den Unternehmensdatenexport kannst Du unter Einstellungen > Unternehmen anfordern. Es dauert dann ca. zwei Tage, bis der Export bereitsteht. Du erhältst dann eine E-Mail.
Diesen kannst Du nur ein Mal innerhalb von 7 Tagen generieren. Mehr dazu findest Du hier:
Aus dem Export benötigst Du die folgende zwei Dateien:
"time_off_periods.csv"
und unter dem Pfad "absence-management-service > absence management > public > absence_period"
Du benötigst außerdem die Employee ID des Mitarbeitenden. Die Employee ID findest Du, wenn Du auf das Mitarbeiterprofil gehst. Dies ist die Zahl in der Adresszeile des Browser hinter "/staff/details/...".
Beide Dateien untersuchst Du nach der gleichen Logik. Du öffnest z.B. erst die Datei "time_off_periods.csv":
In der Datei filterst Du in der Spalte "employee_id" am besten nach der Employee ID des entsprechenden Mitarbeitenden.
Nun suchst Du nach den entsprechenden Einträge der Anfragen anhand des Zeitraums der Abwesenheit in den Spalten "start_date" und "end_date".
In den folgenden Spalten findest Du die Informationen zu den Aktionen:
"status: Ob die Anfrage requested, approved oder pending ist
"created_at": Wann die Abwesenheit erstellt wurde.
"updated_at": Wann die Abwesenheit geupdatet wurde (z.B. bestätigt, abgelehnt etc.).
"deleted_at": Wann die Abwesenheit gelöscht wurde.
Eine der Dateien sollte die gewünschte Information enthalten. Da wir aktuell unser Abwesenheitssystem im Hintergrund umstellen, müssen aktuell beide genannten Dateien untersucht werden.
Zum Hochladen des Attests: Im Mitarbeiterprofil > Dokumente > Atteste findest Du die hochgeladene Datei. Wenn Du auf die Datei klickst, öffnet sich rechts eine Übersicht. Dabei wird Dir unter Erstellt am angezeigt, wann das Dokument hochgeladen wurde. Die Angabe Datum des Dokuments verweist auf die Abwesenheitsperiode, in der das Attest hochgeladen wurde.
Ich hoffe, ich konnte Dir den Prozess nachvollziehbar beschreiben. Melde Dich gerne, wenn Du dazu Fragen hast.
In Personio selbst siehst Du nicht, wann eine Abwesenheit eingetragen wurde.
Du kannst aber über den Unternehmensdatenexport herausfinden, wann eine Abwesenheit erstellt wurde. Dort ist nicht dokumentiert, wer diese Aktionen durchgeführt hat.
Den Unternehmensdatenexport kannst Du unter Einstellungen > Unternehmen anfordern. Es dauert dann ca. zwei Tage, bis der Export bereitsteht. Du erhältst dann eine E-Mail.
Diesen kannst Du nur ein Mal innerhalb von 7 Tagen generieren. Mehr dazu findest Du hier:
Aus dem Export benötigst Du die folgende zwei Dateien:
"time_off_periods.csv"
und unter dem Pfad "absence-management-service > absence management > public > absence_period"
Du benötigst außerdem die Employee ID des Mitarbeitenden. Die Employee ID findest Du, wenn Du auf das Mitarbeiterprofil gehst. Dies ist die Zahl in der Adresszeile des Browser hinter "/staff/details/...".
Beide Dateien untersuchst Du nach der gleichen Logik. Du öffnest z.B. erst die Datei "time_off_periods.csv":
In der Datei filterst Du in der Spalte "employee_id" am besten nach der Employee ID des entsprechenden Mitarbeitenden.
Nun suchst Du nach den entsprechenden Einträge der Anfragen anhand des Zeitraums der Abwesenheit in den Spalten "start_date" und "end_date".
In den folgenden Spalten findest Du die Informationen zu den Aktionen:
"status: Ob die Anfrage requested, approved oder pending ist
"created_at": Wann die Abwesenheit erstellt wurde.
"updated_at": Wann die Abwesenheit geupdatet wurde (z.B. bestätigt, abgelehnt etc.).
"deleted_at": Wann die Abwesenheit gelöscht wurde.
Eine der Dateien sollte die gewünschte Information enthalten. Da wir aktuell unser Abwesenheitssystem im Hintergrund umstellen, müssen aktuell beide genannten Dateien untersucht werden.
Zum Hochladen des Attests: Im Mitarbeiterprofil > Dokumente > Atteste findest Du die hochgeladene Datei. Wenn Du auf die Datei klickst, öffnet sich rechts eine Übersicht. Dabei wird Dir unter Erstellt am angezeigt, wann das Dokument hochgeladen wurde. Die Angabe Datum des Dokuments verweist auf die Abwesenheitsperiode, in der das Attest hochgeladen wurde.
Ich hoffe, ich konnte Dir den Prozess nachvollziehbar beschreiben. Melde Dich gerne, wenn Du dazu Fragen hast.
Mit Lieben Grüßen,
Lydia 🙂
Hallo Lydia,
vielen Dank für die Rückmeldung. Ich habe dazu auch im Ideation-Bereich eine Anfrage gestellt in der Hoffnung, dass die Funktion eines Zeitstempels in Zukunft übernommen wird, zumal die technische Umsetzung nicht allzu komplex sein dürfte und der Umweg über den Unternehmensexport recht langwierig ist.
Ich habe noch eine Folgefrage: In Deutschland wird nach 6 Wochen Krankengeld seitens der Krankenkasse gezahlt, die Entgeltfortzahlung übernimmt also nicht mehr das Unternehmen. Gibt es eine Funktion in Personio, sich eine Benachrichtigung ausgeben zu lassen oder alternativ im Payroll Export einen Hinweis zu hinterlassen, damit wir die Info an unser Gehaltsabrechnungsbüro schicken können? Oder müssen wir als HR für jeden Mitarbeiter, der schon etwas länger krank ist, im Kalender einzeln abzählen, ob die 6 Wochen bereits überschritten sind?
Über Personio kann derzeit nicht eine automatische Erinnerung oder Notification angezeigt werden, sobald ein Mitarbeitender länger als 6 Wochen wegen Krankheit ausfällt.
Als Workaround kannst Du Dir eine persönliche Erinnerungoder eine Erinnerung innerhalb einer Mitarbeiterrolle einstellen.
Du musst dafür nur ein neues Attributfür Eure Mitarbeitenden anlegen, dass Du zum Beispiel "Start der Lohnfortzahlung" o.ä. nennst und dort auch das Startdatum bei einer Lohnfortzahlung hinterlegst.
Hierfür ist es wichtig, dass Du das Attribut mit dem AttributstypDatum anlegst. Danach kannst Du Dir für 6 Wochen nach diesem Datum eine Persönliche Erinnerungoder eine Erinnerung in der entsprechenden Mitarbeiterrolle einstellen.
Wie Du genau ein neues Attribut anlegst, findest Du hier. Wie Du eine Erinnerung hinzufügst, findest Du hier.
Noch ein zusätzlicher Hinweis zur Langzeitkrankheit: Ich möchte Dir außerdem empfehlen, eine zusätzliche Abwesenheitsart für Langzeitkrankheit anzulegen. So könnt Ihr die Langzeitkrankheit getrennt im Kalender eintragen und Ihr könnt dann auch Krankheit und Langzeitkrankheit getrennt in Reportings auswerten.
Ich wünsche Dir noch einen wunderschönen Tag.
Mit lieben Grüßen, Lydia
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