Best Practice zum Prozess "Krankmeldung"

Hallöchen,

also unser Prozess ist mit Sicherheit auch nicht perfekt, und auch nur in kleineren Einheiten nutzbar, da nur bedingt skalierbar (und abhängig von der Unternehmenspolitik). Aber vielleicht als Ideenimpuls für man einen unter uns :)

Generell unterscheiden wir zwischen Krank ohne Attest (bei uns bis zu drei Tagen am Stück) und Krank mit Attest (Pflicht ab dem vierten Tag, Optional ab Tag eins möglich).

Bei Krank mit Attest (unabhängig ob eAU oder Privatpatient und somit Gelber Schein) schreiben uns die Mitarbeiter eine Mail an eine generelle HR-Adresse, in der sie den Krankheitszeitraum benennen bzw. wo nötig auch das Attest mitschicken.

Bei Krank ohne Attest sind die Mitarbeiter zunächst angehalten, ihre Abwesenheit selbst in Personio zu buchen (keine aktive Genehmigung nötig). Dafür können sie je nach Funktion entweder ihr dienstliches Endgerät oder das private Endgerät, welches zur dienstlichen Nutzung vorgesehen ist (BYOD), nutzen.

Sollte ein Mitarbeiter das nicht wollen, oder nicht in der Lage sein, so akzeptieren wir hier auch eine kurze E-Mail und buchen dann die Abwesenheit für den Mitarbeiter ein.

Aber bislang hatten wir noch nie den Fall, dass ein Mitarbeiter sich hier querstellt. Denn wir kommunizieren auch, wer es “böswillig” unterlässt, seine Abwesenheit zu buchen bzw. uns zu “beauftragen”, dem gehen die fehlenden Stunden von den Überstunden ab. Das hilft durchaus auch als Erziehungsmaßnahme :) 

Schöne Grüße

Dominik

Moin,

bei uns ist es so, das der Mitarbeiter sich bei der Führungskraft und HR krankmelden muss (mit und ohne AU) . Das kann er mit seinem Firmenhandy tun oder über sein Privathandy / Mailadresse. Auf Grund dessen, das wir pro Mitarbeiter ein Firmenhandy/Notebook haben, gibts das Problem der Weigerung zum Glück nicht.

Ich trage die Daten dann in Personio ein. Wir haben es bewusst nicht so, das der Mitarbeiter die Krankheit selbst eintragen kann, damit ich noch den Überblick über die Daten behalten kann, auch im Bezug auf die Lohnfortzahlung. Zudem finde ich es eine höhere Hemmschwelle, wenn man sich noch aktiv krankmelden muss, im Vergleich zu ich trage meine Krankheitsdaten selbst ein. Da ist dann auch die Frage ob das alles immer korrekt erfolgt. Dies müsste ich dann auch irgendwie kontrollieren, daher trage ich die Daten direkt selbst ein.

Schöne Grüße

Sarah

Hallo zusammen,

bei uns muss sich der Mitarbeiter schnellstmöglich bei seinem Vorgesetzten telefonisch krank melden. Dann steht der Arztbesuch an. Aufgrund unserer Größe mussten wir die Karenztage leider abschaffen. Dann nimmt der Mitarbeiter in 95 Prozent der Fälle die Eintragung in Personio selbstständig vor. Dies geschieht entweder per Firmenhandy (haben nur einige) oder in den meisten Fällen über die App auf dem privaten Smartphone. Das ist bei uns kaum auf Widerstand gestoßen, da es die Mitarbeiter mittlerweile als sehr praktisch empfinden. Ablieferung Krankenschein entfällt und seit dem sie die Lohnabrechnungen auch in der App verfügbar haben, nutzen sie diese eh. 
 

lg und schönen Abend 

Sabine

Hallo,

bei uns ist es gewünscht, das die Tage selbst in Personio eingetragen werden. Nice to have wäre es noch, wenn man sich in einem Slack Channel abmeldet. Da wir erst ab dem 3. Tag ein Attest brauchen, haben wir das mit der AU nicht soo oft.

Hallo zusammen,

bei uns ist es ebenfalls gewünscht, dass die Tage selbstständig in Personio eingetragen werden. Wir haben einen Workflow, der die Führungskraft und Personal über die Abwesenheit informiert bzw. in dem Workflow die Abwesenheit genehmigt, quasi als Kenntnisnahme. Dabei ist auch der Kanal App nutzbar. Ansonsten können die MitarbeiterInnen alternativ eine Email an unser Ticketsystem und die Führungskraft versenden. Das liegt an einem festgeschriebenen Prozess in einem unserer Betriebsvereinbarungen. 

Telefonische Krankmeldungen oder über Dritte nehmen wir nicht an. 

VG, Jan

Hallo zusammen, 

wir haben einen Voice-Bot programmiert, über den die MA ihre Krankheit telefonisch melden können. Dieser Bot greift auf die in Personio hinterlegte Handynummer zu und erkennt so den MA und kann ihn direkt gezielt ansprechen. Im programmierten Dialog gibt der MA dann an, ob er selbst oder sein Kind krank ist und wie lange die Krankheit voraussichtlich dauert. Im Anschluss schickt der Bot an einen definierten Personenkreis eine Info-Mail und trägt die Krankheit bei dem jeweiligen MA über die API-Schnittstelle direkt in Personio ein. Der Vorgesetzte und HR genehmigen dann die Krankheit, so haben wir den Info-Fluss in das Team und zur Lohnabrechnung hin sichergestellt. 

Sollte ein MA vom Bot nicht erkannt werden, dann kann er eine Nachricht hinterlassen, die dann von HR bearbeitet und entsprechend weitergeleitet wird. 

Der Prozess klappt in Summe gut, allerdings teile ich die Einschätzung einiger Stimmen hier, dass der Meldeprozess so sehr einfach und ohne große Hemmschwelle für die MA abläuft. 

Viele Grüße, Tina

Egal wie hoch die “Hürde” ist, krankgemeldet wird sich eh. Wir haben es auch gefühlt maximal digitalisiert. Was in folgender Beschreibung noch fehlt: Der Mitarbeiter bekommt nach erfolgter Krankmeldung eine email auf genau diese Beschreibung im internen Viki und eine Aufgabe zugewiesen, den einhalt dieses Vorgehens zu bestätigen. Klappt komplett reibungslos bis jetzt.

Hier unsere Variante: 

Krankheit eintragen

Die Krankmeldung hat laut Gesetz „unverzüglich“ zu erfolgen, d. h. am 1. Tag der Krankheit.

WIE und bis WANN, melde ich mich krank?

• Tragt es sobald ihr absehen könnt, dass ihr arbeitsunfähig sein werdet, spätestens aber bis 08:00 Uhr morgens, in Personio ein! Hintergrund: Kurz nach 08:00 Uhr prüft Personio alle Kalender und sendet eine Abwesenheitsmeldung ans komplette Team. Hierzu bitte auf den Reiter “Abwesenheiten” gehen und “Krankheit - Erstmeldung” auswählen.

  

   

• Wählt das Datum aus, bis zu dem ihr voraussichtlich bei eurem Hausarzt gewesen sein werdet. (meist wird dies das aktuelle Datum des jeweiligen Tages sein, weil wir ab Tag 1 der Krankheit eine Bescheinigung benötigen.) Dieser Zeitraum sollte in der Regel 1 Tag nicht überschreiten!

• Geht unten links auf “Genehmigung überspringen” und ihr seid sofort für diesen Tag als Abwesend hinterlegt. Es erfolgt dann seitens Personio eine automatisierte Benachrichtigung eurer Vorgesetzten, HR, Geschäftsführung und ggf. noch Disposition und PM über eure Abwesenheit.

• Nach dem Arztbesuch ist in Personio der Abwesenheitszeitraum entsprechend der Krankmeldung anzupassen! In diesem Fall bitte wieder die “Krankheit-Erstmeldung” löschen. Hierzu bitte den entsprechenden Tag auswählen und dann auf löschen gehen. 

  

   

• Nach dieser Löschung bitte mit der Abwesenheitsart “Krankheit” EXAKT den Zeitraum beantragen, der auf eurer Krankmeldung steht oder euch vom Hausarzt genannt wurde. Sehr wichtig, da genau dieser dann digital bei der Krankenkasse angefragt wird und mit der Krankmeldung übereinstimmen muss.

• Auch hier erfolgt nach eurem Eintrag automatisiert eine Benachrichtigung der o.g. Personen über eure geplante, voraussichtliche Abwesenheitsperiode.

• Sollte euch eine schriftliche Krankmeldung gegeben werden, ist diese bitte direkt als Foto oder Scan, per App oder PC dem angepassten Krankheitseintrag anzuhängen.

• Stellt euch der Arzt unmittelbar keine Krankmeldung ausstellen, erfolgt von unserer Seite der digitale Abruf der “eAU” über die Krankenkasse. Nochmals: Bitte stellt auch in diesem Fall sicher, dass der Abwesenheitszeitraum in Personio mit dem auf der zu erwartenden Krankmeldung übereinstimmt, da sonst kein automatisierter Abruf erfolgen kann. 

Das haben wir viel mit den Workflows gearbeitet innerhalb Personio. Mitarbeiter nutzen entweder Rechner oder die App. Aufwand für mich als Personalabteilung ist nur mal der Blick auf den Kalender in Personio ob irgendwo was falsch eingetragen sein sollte. 

Zusätzlich synchronisieren wir unsere Outlook Abwesenheitsmeldung mit Personio. In dem Moment in dem sich ein Mitarbeiter per Tastendruck krank meldet, wird automatisch auch die Abwesenheitsmail nach intern und extern angepasst. Fehlerquelle Mensch somit ausgeschlossen und alles einheitlich und aktuell. 

Aufwand für die Personalabteilung vom Moment der Krankmeldung bis zur Abrechnung mit Payroll gleich NULL in 99% aller Fälle ;-) 

Hallo zusammen,

unsere MA sind angehalten, ihre Krankmeldung selbst in Personio einzutragen, via App (alle haben ein Diensthandy) eigentlich leicht zu erledigen. Notfalls gibt es auch noch eine Email-Adresse. Leider klappt beides nicht immer und manchmal fällt dann erst zum Monatsende auf: ach, da war ich ja krank. Da die MA viel im Home Office arbeiten, ist das auch kaum kurzfristig nachzuhalten. Zudem problematisch für uns: der Abruf der eAU (bei uns ab dem 3. Kranktag erforderlich), was unser Steuerbüro machen muss. Die Zeitverzögerung bei verspäteten Krankmeldungen ist dann oft sehr ungünstig. Wir haben unsere MA schon gebeten, uns eine Kopie der AU zu schicken. Aber auch das klappt nur bedingt, da die MA das oft vergessen oder die Arztpraxen oftmals sagen: nein, das kann Ihr Arbeitgeber bei der Krankenkasse abrufen :(.

Viele Grüße

Wiebke

Bei uns tragen die Mitarbeitenden ihre Krankheit auch selbstständig in Personio ein. Damit die Führungskraft uns Personal darüber eine Info bekommen, ist bei Krankmeldungen ein zweistufiger Genehmigungsprozess hinterlegt, sodass Führungskraft und Personal den AU-Eintrag freigeben müssen. eAUs werden ja automatisch abgerufen, wir prüfen monatlich bei denen, die mehr als 4 Tage krank waren, ob eine vorliegt, bzw. ob Privatpatienten eine AU mit hochgeladen haben. Haben bisher nie Probleme mit dem Vorgehen gehabt. 

Hallo ​@Markus S aus F ich habe mich mit deinem Beitrag befasst und finde diesen wirklich gut.

Gibt es die Möglichkeit, dass du den Automatisierungsprozess bzw. so wie ihr eure Workflows abgebildet habt, teilst?

Freue mich über eine Rückmeldung!

Viele Grüße,

Maike 

Die Möglichkeit besteht. ;-) Das ist ja bei weitem nicht das Einzige was wir automatisiert haben. 

Wer Interesse hat, kann hier gerne mal reinhören: https://hire.workwise.io/podcast/hr-automatisierung-mit-markus #Schleichwerbung :-D 

https://www.personio.de/blog/case-study-personio-payroll/#payroll-expertise-frei-haus 

Und weil wir so viel automatisiert haben, bleibt auch Zeit es anderen zu zeigen https://www.bytewerker.com/personio-consulting/