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Best Pracice: Auflösung einer Dokumentkategorie in der sich Dokumente befinden

  • 12 December 2023
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Hey Personio Community,

wir möchten die Anzahl der Kategorien etwas minimieren, indem wir einige Kategorien zusammenfassen. Meine Frage an euch ist daher, ob einige von euch schon Erfahrung mit der Auflösung einer oder mehrerer Dokumenten-Kategorien gehabt haben.

Gibt es hier schon Erfahrungswerte/Best-Practice die man teilen kann? Da wir über 400 Mitarbeitende haben, möchte ich ungerne in jedes einzelne Profil rein und die Dokumente manuell verschieben. Mein aktueller Plan ist, einen Unternehmensexport vorzunehmen und folgend die Dateien über Multiuploads neu hochzuladen. Ist dies zu empfehlen?

Vielen Dank im Voraus!

 

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Beste Antwort von Support Zeitmanagement 15 December 2023, 08:42

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1 Antwort

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Hallo @UlliKock 😊

aktuell bieten wir die Funktion, dass Dokumente gesammelt aus einer Kategorie in eine andere verschoben werden noch nicht an.
Ihr habt jedoch die Möglichkeit in dem Mitarbeiterprofil unter dem Dokumentenreiter einzelne Dokumente zu verschieben. 

1. Dafür das gewünschte Dokument auswählen und das Stiftsymbol anklicken. 
2. Anschließend in dem neuen Fenster das Drop Down Menü der Kategorien anklicken und die gewünschte Kategorie auswählen. ​
​3. Zuletzt nur noch auf Aktualisieren klicken und das Dokument wird der neuen Kategorie zugeordnet.

 

Eine Möglichkeit, Dokumente gesammelt zu herunterladen habt Ihr über den Unternehmensdatenexport: Unternehmensdaten exportieren

Wenn die Dokumente anschließend nach dem entsprechenden Format aus diesem Artikel benannt werden, könnt Ihr auch einen Multiupload durchführen: Mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen

In den Einstellungen > Dokumente > Kategorien hast Du die Möglichkeit, die Kategorien über das blaue Mülleimer-Symbol zu löschen. 
 
Wichtig zu beachten dabei wäre, dass sich keine Dokumente mehr in dieser Kategorie befinden oder diese bereits verschoben wurden. Denn durch das Löschen einer Kategorie, in der noch Dokumente in den Mitarbeiterprofilen vorhanden sind, werden diese Dokumente auch gelöscht. Am besten wäre es daher, die Dokumente vorab zu sortieren und die Kategorie erst zu löschen, wenn diese leer ist.
 

Ich kann verstehen, dass das noch nicht die beste Lösung ist. Deswegen würde ich mich sehr freuen, wenn Du diesen Verbesserungsvorschlag in unserem Ideation Bereich veröffentlichst. Somit können andere Nutzer Deine Idee upvoten, und der Vorschlag wird an unser Produktteam weitergeleitet.

Damit wir Deine Idee genau nachvollziehen können, kannst Du folgende Fragen als Leitfaden verwenden:

  • Was möchtest Du genau in Personio verwalten? Welches Thema soll gelöst werden?

  • Warum? Was wäre der zusätzliche Nutzen für Dich?

  • Wie löst Du das Thema im Moment?

Je mehr Details, desto besser! Achte jedoch darauf, keine sensiblen Daten (persönlich oder geschäftlich) mit der Community zu teilen.

Vielen Dank im Voraus, dass Du Deine Ideen mit uns teilst 🙌🏽. Denke bitte daran, den Link zu deiner Idee hier im Thread zu posten, damit andere User, die auf Deine Frage stoßen, auch gleich Deine Idee upvoten können.

Liebe Grüße 🌼

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