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Teilt Euer Personio Wissen - Sharing is Caring!

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53 Themen
JL_HR
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JL_HRDetective
gepostet in Learn & Share
Berichtebuilder - Übersicht Krankheitsaufstellung

Hallo zusammen, ich versuche im Berichtebuilder eine Krankheitsaufstellung darzustellen. Dies soll wie im alten Bericht dargestellt werden.(ich hänge mal ein Bild an, wie es im alten Bericht ausgesehen hat) Ich bekommen diesen nur leider gar nicht nachgebaut. Außer mit vielen vielen Umwegen - und das ist immerhin nicht der Sinn der Sache.. Vielleicht hat Jemand eine Idee?Danke!

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JL_HR
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Bulina1004Explorer
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Vertretung bei Abwesenheit abgelehnt - wie geht ihr vor?

Hallo zusammen, ich brauche für folgendes Problem eine Hilfestellung bzw. einen funktionierenden Workaround: Mitarbeiter erkrankt - meldet Abwesenheitszeitraum über Personio - gibt Vertreter an - Genehmigung durch Vertreter - Genehmigung durch HR - Genehmigung durch Vorgesetzen - AU wird automatisch abgefragt - passt! Nun bietet Personio jedoch die Möglichkeit, dass der Vertreter die Wahl hat, die Vertretung anzunehmen oder abzulehnen. Wir hatten nun mehrfach den Fall, dass Vertreter die Vertretung abgelehnt haben. Ergo: die gesamte Abwesenheitsanfrage verschwindet irgendwo in Personio. Keiner kann mehr nachvollziehen, dass hier überhaupt eine Anfrage gestellt wurde bzw. kommt diese auch nicht bei der HR an. Fatal, denn der Mitarbeiter fehlt so unentschuldigt. Wie handhabt ihr dies denn bei euch? Hapert es bei meinen Einstellung oder läuft es wirklich wie bei abgelehnten Urlaubsanfragen, dass der Antrag einfach gelöscht wird (was ich übrigens auch mehr als bedenklich finde)? Vielen Dan

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M.IlgenVisitor
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Allgemeine Dokumente für alle Mitarbeitenden sichtbar machen

Hallo in die Runde, in welchem Modul kann man allgemeine Infos für Mitarbeitende sichtbar machen?Also zBsp. Handbücher, Leitfäden, angebotenen Benefits des Unternehmens. Wie Wiki für das eigenen Unternehmen zu Personalthemen.

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Andrea B.
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Elena
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ElenaCommunity Superstar
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Best Practices Schwerbehinderung in Personio abbilden

Liebe Community, leider kämpfe ich aktuell ein bisschen mit der Abbildung von Schwerbehinderten in Personio. Dazu würden mich mal eure Erfahrungen interessieren. Wie bildet ihr den Zusatzurlaub für Schwerbehinderte ab? Eine weitere Abwesenheitsart kommt für uns eigentlich nicht in Frage, da wir nicht wohl, dass unsere Schwerbehinderten diesen Urlaub aktiv als solchen ausweisen müssen. Eine manuelle Anpassung des Anspruchs ist natürlich auch blöd, da bei wechselnden Arbeitszeitmodellen und in jedem Jahr immer daran gedacht werden muss. Habt ihr eine Sektion extra für Schwerbehinderung? Wir würden gerne die Daten aus dem Ausweis in Personio-Attribute übertragen und am besten auch an eines der Attribute erinnert werden, bspw. wenn ein befristeter Ausweis ausläuft. Hier würde mich einfach mal interessieren, welche Attribute ihr dafür schon verwendet. Ich freue mich über eure Tipps & Tricks in Personio. Vielen Dank und schon einmal frohe Weihnachtstage! Herzliche Grüße, Elena

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Andrea B.
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MFSTVisitor
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Feedbackbogen-Mitarbeitendengespräche

Hallo Zusammen, wir starten jetzt mit dem Performance und Entwicklungs-Tool und möchten damit jetzt die Mitarbeitendengespräche dokumentieren. Dazu habe ich mehrere Fragen: Die Ankündigung des Gespräches an den Mítarbeitenden oder die Führungskraft erfolgt ja über eine Mail, die sehr unprofessionell geschrieben ist. Kann man diese Standardemails ändern? Nach dem Mitarbeitendengespräch machen wir von HR immer eine Zusammenfassung des Gespräches mit To Do´s etc. Wo kann ich das dokumentieren (idealerweise einmal, dass Führungskraft und Mitarbeiternder das sehen und dann noch zusätzlich vertrauliche Infos, die nur für HR ersichtlich sind). Idealerweise hätte ich gerne nach dem Gespräch ein Dokument, in dem das Feedback der Führungskraft, das Feedback des Mitarbeitenden und die Zusammenfassung steht. (und das in einem Dokument, welches ich dann unter Dokumente abspeichern kann) Danke für eure Unterstützung. Gruß MF

34510
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NavigatorCommunity Superstar
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Begrenzung der Anwesenheitsmodelle - Löschung

Moin zusammen, ich brauche mal wieder eine Best Practice, diesmal zu den Anwesenheitsmodellen. Vorhin habe ich zum ersten Mal gesehen, dass ich max. 25 Anwesenheitsmodelle einrichten kann und dass diese Grenze bei uns schon erreicht ist. Mein Problem: Ich muss die “alten” jetzt löschen, damit ich neue anlegen kann. ABER das geht nicht, weil ich dann folgende Meldung bekomme: Die Person ist noch hier angestellt, hat aber inzwischen ein anderes Modell. Löschen darf ich dieses hier aber offenbar nicht, weil sonst dem Text nach die Zeitwirtschaft dieser Person ins Chaos stürzt. Wechselt jemand das Zeitmodell, steht leider nirgendwo ein “Bis zum” Datum, sondern nur so etwas als Beispiel: Das individuelle Arbeitszeitmodell steht hier mit “seit TT/MM/JJJ”, hat aber kein Ende-Datum. Es gibt nur ein neues SEIT Datum. Wie soll ich das denn bitte lösen?

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Ines07Follower
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Anbindung Slack Abwesenheiten und Urlaubsankündigung

Hallo zusammen, ich versuche seit einigen Tagen nun die Benachrichtigung in Slack von Personio einzustellen. Eine Jubiläumsmeldung und Neuzugänge hat geklappt. Also funktioniert die Verbindung wohl. Was mir fehlt ist die Urlaubsankündigung und auch die Abwesenheitsliste. Ich habe schon sehr oft alle Einstellungen kontrolliert nach der Anleitung. Lediglich scheitert es an dieser hier: Stellen Sie vor der Integration von Slack sicher, dass Folgendes der Fall ist: Sie haben eine Admin-Rolle oder Bearbeitungsrechte für den Marketplace in Personio: Gehen Sie zu Einstellungen. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Mitarbeitendenrollen. Wählen Sie Zugriffsrechte. Navigieren Sie zu Konto-Konfiguration und Marketplace-Integration. Sie haben Admin- oder Inhaberrechte für Ihren Slack-Workspace Bei Konto-Konfiguration von Allen Mitarbeitenden kann ich die Checkbox nicht aktivieren und den Haken übernehmen, beim Neu-Laden ist dieser immer wieder weg. Wie sollte das denn aussehen? Könnte mir das jem

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AnjaRandtHelping Hand
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Erinnerungen weiterleiten bei Abwesenheit

Hallo zusammen, eine HR-Kollegin verabschiedet sich bald in Elternzeit. Sie hat regelmäßig Erinnerungen bei den einzelnen Mitarbeitenden hinterlegt (z.B. anstehende Gehaltsänderungen, Einreichen von Nachweisen, ...). Diese Erinnerungen erhält sie immer per Mail. Wie können wir die von ihr hinterlegten Erinnerungen an einen anderen HR Kollegen weiterleiten / übertragen, damit die Erinnerungen nicht “verloren” gehen, wenn sie abwesend ist? Viele Grüße, Anja

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moin_michelle
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moin_michelleVisitor
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Onboarding Aufgaben verschieben, wenn sie auf das Wochenende fallen

Hallo liebe Community, Wir nutzen die Workflows für unser Onboarding- und Offboarding bei Personio sehr intensiv für alle Rollen und Bereiche. Die Aufgaben in der Workflows basieren ja auf den Eintritts- bzw. Austrittsdatum. Nun kommt es ab und zu vor, dass die Aufgaben daher auf ein Wochenende fallen. Das ist dahingehend Problematisch, dass sie Bearbeitungszeit der Aufgaben verkürzt und Mitarbeitende gewisse Informationen nicht rechtzeitig erhalten. Beispiel:Unsere Starter bekommen eine Welcome Mail am ersten Tag mit der Aufgabe sich in unsere drei Standardsysteme einzuloggen. Für den 01.03.2025 würde das auf einen Samstag fallen. Wenn die Starter nun am Montag, den 03.03.2025 anfangen, haben sie nicht nur eine drei Tage alte Welcome Mail von uns im Postfach, sondern nach dem Login in Personio schon mal mind. eine überfällige Aufgabe. Keine gute employee experience. Hat sich jemand von euch mit dem Problem evtl. schon auseinander gesetzt und kann mir eine Problemlösung vorschlagen, wi

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Markus S aus F
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JL_HR
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JL_HRDetective
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Stellvertretende Führungskraft / Ansicht Mitarbeiterprofil

Guten Morgen, mich würde mal interessieren, wie ihr die Ansichtsrechte für die Stellevertreter der Führungskräfte eingestellt habt. Derzeit ist es bei uns so, dass die Mitarbeiter an die direkte Führungskraft im Personio berichten. Die direkte Führungskraft ist aber auch mal im Urlaub und somit würde das dann alles bei der Stellvertretung liegen. Diese kann in unserer Einstellung aber gar nicht auf die An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter zugreifen. Vielleicht gibt es ja einen super Tipp. Vielen Dank! :)

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Markus S aus F
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Arne V.Visitor
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Hat jemand Erfahrungen & PraxisTipps zu einem (automatisierten) Endgespräch in Performance & Entwicklung?

Moin in die Runde, wenn uns Mitarbeitende verlassen (Rente, Kündigung, Befristung ...) führen wir mit ihnen sog. Exit-Gespräche, also eine Art Abschlussgespräch, in dem wir sie nach ihren Erfahrungen mit uns als Arbeitgeber befragen und um konstruktives Feedback bitten. Wir überlegen nun, ob wir dieses Gespräch nicht automatisiert über Performance & Entwicklung vorbereiten können: _ Einladung an MA über einen automatisierten Schritt im Offboarding_ Mitarbeiter füllt Fragebogen über Performance & Entwicklung aus (über Verlinkung und als Vorbereitung auf Endgespräch) Hat von Euch jemand Erfahrungen oder Praxistipps für uns?Oder eine Idee, wie wir das einrichten könnten? Im Voraus vielen Dank! Kernige Grüße aus Elmshorn, Arne

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Markus S aus F
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A_MYTY
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A_MYTYCommunicator
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Fallbeispiel: Überstundenabbau bei abgegoltenen Stundenkontingent

Hallo Community,wir haben einen Mitarbeiterfall bei dem wir und unsere CS-Managerin gerade nicht weiterkommen und wir daher mal die Schwarmintelligenz nutzen möchten :) Vorab: bei uns gilt die Regelung, dass 10% der Überstunden abgegolten sind. Eine Mitarbeiterin hat einige Überstunden angesammelt und wenn wir diese in Ausgleichstage umwandeln möchten, haben wir das Problem, dass die MA in dem Monat, in dem die Umwandlung geschieht, ins Minus rutscht. Es verfälscht also die Zeiterfassung in dem Monat. Beispiel:MA hat 16 Überstunden (nach Abzug der 10%).Wir wandeln das am 30.11. in 2 Ausgleichstage um.Statt dass diese 16 Stunden vom Gesamtkonto der angesammelten Überstunden abgezogen werden, zieht Personio das Stundenkonto im November die 16 Stunden ab.Mögliche Überstunden, die die MA im November bereits angesammelt hat, würden dann verschwinden, bzw. es verfälscht die Erfassung der Stunden im Umwandlungsmonat. Wir sind dankbar für jeden Workaround, Tipp etc.

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A_MYTY
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HR-KlausFollower
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Handhabung AU-Eintrag, wenn Arbeitnehmer früher wieder arbeitet?

Hallo Community, wie gebt ihr eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ein, wenn der Arbeitnehmer früher wieder zur Arbeit kommt als bescheinigt ist? Variante (a): AU für 5 Tage erthalten und eingetragen, Krankenkasse hat Zeitraum bestätigt, AN ist ab Tag 4 wieder da. → wenn ich den Zeitraum nun kürze stimmt er nicht mehr mit der Abwesenheit überein - einfach ignorieren? Variante (b): AU für 5 Tage erthalten und noch nicht eingetragen bis AN ab Tag 4 wiederkommt → trage ich jetzt nur noch 3 Tage Abwesenheit ein und ignoriere die abweichende Rückmeldung der KK? Wie macht ihr das? Danke! Gruß

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K
Supporter
Jana Aßmann
Supporter
Jana AßmannSupporter
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Trennung von IT-/Systemrechten und operativen Tätigkeiten / Rolle Administration

Liebe Community, in den Mitarbeitendenrollen gibt es eine vordefinierte und nicht veränderliche Rolle “Administration”. Eigner dieser Rolle haben systemweite funktionale Rechte als auch komplette Datenrechte. Über diese Rolle kann das gesamte System konfiguriert werden, das Abonnement eingesehen und verändert werden und die Authentifizierung eingerichtet werden sowie Schnittstellen zu anderen Systemen. Wenn ich es richtig interpretiere (Doku), kann aber nur über diese Administrationsrolle bestimmte operative Aufgaben ausgeführt werden. Dazu gehören: Genehmigungsprozesse einrichten Unternehmens-Shortcuts verwalten Mitarbeitendenrollen verwalten Individuelle Berichte freigeben Genehmigungen für Änderungen von Mitarbeitendendaten einrichten und beobachten Erinnerungen an die Prüfung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung erhalten Status aller offenen Unterschriftenanfragen verfolgen Datenimporte durchführen Das kann doch nicht sein, oder? Wie habt ihr das Problem gelöst oder habe ich evtl. et

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Jana Aßmann
Supporter
Andrea B.
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Andrea B.Community Star
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Arbeitsvertrag geringfügige Beschäftigung

Hallo zusammen, die Grenze der geringfügigen Beschäftigung ändert sich mit dem Mindestlohn. In unseren Verträgen steht immer der Betrag, den die / der geringfügig Beschäftigte jeden Monat überwiesen bekommt. Nun ändert sich der Mindestlohn fast jährlich und er wird sich weiter erhöhen (finde ich gut, alles ok). Macht ihr dann immer eine Änderung des Arbeitsvertrages oder gibt es eine clevere und rechtssichere Formulierung, die diese Erhöhung auffängt. Und ja, wir erhöhen den Auszahlungsbetrag und senken nicht die Arbeitszeit.

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Übersicht offene Unterschriften

Hallo Community, wie handhabt ihr die Verwaltung von Unterschriftanfragen? Wir haben immer wieder das Problem, dass man als Anfordernder einer MA-Unterschrift keine Mitteilung erhält, wenn ein Dokument unterschrieben wird. Die einzelnen Profile aufzurufen und für jedes einzelne Dokument nachzuschauen, ist zu aufwendig. Die Ansicht, die es für Administratoren gibt, wäre auch sehr hilfreich für das HR-Department. Diese ist aber, meines Wissens nach, noch nicht freischaltbar. Wie macht ihr das? Wie behaltet ihr den Überblick? Vielen Dank und viele Grüße!

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a.beerVisitor
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Kompetenzen Soll/Ist Abgleich

Liebe Community, wir möchten gerne den Soll/Ist Abgleich von Kompetenzen anhand von Anforderungsprofilen in Personio abbilden. Idealerweise erstellen wir eine Qualifikationsmatrix von den einzelnen Team, so das die Führungskräfte einen guten Überblick über den Entwicklungsstand ihrer Teams haben. Habt ihr dazu Erfahrungen oder Ideen? Viele Grüsse, Anne

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SarahNTE
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Best Practice zum Prozess "Krankmeldung"

Moin zusammen, das Thema wurde schon vor einer Weile mal von ​@SarahHen thematisiert und ich möchte es nochmal anstoßen. Auch ich bin nicht mehr zufrieden mit unserem Prozess der Krankmeldung - unabhängig von Personio. Aktuell sieht unser Prozess so aus: MA schreibt Mail an eine spezifische E-Mail-Adresse Ich trage den Tag bzw. Zeitraum in Personio ein → und hier beginnt schon mein “Bäh” wenn ein MA sich bei mir krankmeldet mit “mir gehts nicht gut, ich komm heut nicht” oder “ich geh zum arzt” dann kann ich zunächst nur den heutigen Tag eintragen. Manchmal bekomme ich ein zügig Follow-Up, manchmal darf ich länger drauf warten. Manchmal kommt die AU auch gestückelt zB Montag, dann Dienstag nochmal - weil man dachte am Dienstag wär man wieder fit - und spätestens mittwochs muss dann der Arztbesuch stattfinden. Das ist unnötig viel Aufwand, den ich gerne verändern möchte. Meine Fragen daher: Tragen eure MA ihre AU selbst in Personio ein? Wenn ja, wie handhabt ihr das Ganze mit dem LogIn?

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Markus S aus F
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HeKe25Visitor
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Best Practice Backups / Datensicherung

Hallo zusammen, wir haben mit Erschrecken festgestellt, dass es in Personio leider keine richtigen Backup Möglichkeiten für uns als Kunden gibt. Für Datensicherungen wird zwar auf die Funktion “Unternehmensexport” verwiesen, aber wer sich den mal genauer angesehen hat, wird feststellen, dass mit diesem keine sinnvolle Datenwiederherstellung möglich ist. Als praktikable (und wahrscheinlich einzige Alternative) bleibt uns der regelmäßige Daten-Export mit der Personio-Berichtsfunktion. Aber auch hier ist man eingeschränkt und man muss die Reports manuell anlegen. Insgesamt ist das unzufriedenstellend und schützt einen nur sehr begrenzt und nicht in allen Fällen (z.B. Workflows können nicht gesichert/wiederhergestellt werden). Von anderen SaaS Anbietern kenne ich Backup-Möglichkeiten über die API, aber auch das gibt es bei Personio nicht. Mich würden an dieser Stelle die Erfahrungswerte von anderen Nutzern interessieren. Habt ihr Best Practices für die Datensicherung in Personio? Wie und i

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Jan JacobVisitor
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Personaleinsatzplanung im Drei-Schichtbetrieb mit Shyftplan oder Shiftbase - Hat jemand Erfahrungen?

Hallo zusammen, wir sind seit einigen Monaten auf der Suche nach einer modernen Anwendung zur Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung. In die enge Auswahl sind Shyftplan und Shiftbase gekommen, da sie beide über eine API Schnittstelle zu Personio verfügen. Insgesamt hoffen wir auf ein paar Referenzen. Dadurch, dass wir zuschlagspflichtige Schichten für die Lohnbuchhaltung (wir nutzen DATEV Lodas) für unser Steuerbüro aufbereiten müssen, ist es neben der innovativen PEP auch wichtig, dass die geleisteten Arbeitszeiten sauber erfasst und in einem geeigneten Format exportiert werden kann. Wir sind gespannt, von der ein oder anderen Erfahrung hier lesen zu können!

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PaulineSch
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PaulineSchCommunity Star
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Erfahrung Bereich "Planung"

Hey zusammen, nutzt hier jemand den Bereich “Planung”? Wie nutzt ihr den? Hat der sich als hilfreich herausgestellt? Ich habe den Eindruck, dass es noch etwas wenig Funktionalität ist und frage mich, ob es sich schon lohnt das dem Fachbereich vorzustellen oder ob ich lieber noch warte bis da etwas mehr machbar ist ;) Daher wäre es spannend ein paar Erfahrungen zur Einrichtung zu hören. LG Pauline

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LVBVisitor
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Zeitzuschläge nach § 8 TVöD ohne Payroll-Modul – Erfahrungen und Lösungen?

Hallo zusammen, wir stehen vor einer Herausforderung in unserer Organisation, die vermutlich viele Personio-User betrifft: Gemäß § 8 TVöD sollen Zeitzuschläge für Arbeitszeiten an Wochenenden, Feiertagen oder ab bestimmten Uhrzeiten nicht vergütet werden, sondern die geleistete Arbeitszeit mit einem Faktor X multipliziert werden. Leider haben wir bisher in Personio keine Standard-Lösung gefunden, die diese Berechnung automatisiert abbildet. Da wir das Modul Payroll nicht erworben haben, scheinen uns hier einige Optionen zu fehlen. Wir haben bereits gesehen, dass sich in der Community vor mehreren Monaten ähnliche Fragen ergeben haben – mit dem Ergebnis, dass die betroffenen User auf manuelle Lösungen zurückgreifen mussten. Daher nun meine Frage: Wie habt ihr das Problem gelöst? Gibt es Workarounds oder Best Practices, die ihr empfehlen könnt? Ist bekannt, ob Personio eine softwareseitige Lösung plant, um diese Berechnungen künftig einfacher abzubilden? Wir denken, dass dies ein Feature

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NachtelikFollower
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Best Practices: Verschiedene Gesellschaften und HR Manager

Hallo zusammen, ich habe zwar verschiedene Beiträge zu mehreren Gesellschaften gefunden, aber nirgends etwas, wo explizit auf die Rollen und Erinnerungen eingegangen wird. Wir haben mehrere Gesellschaften und auch teilweise HR Manager, die nur für eine Gesellschaft zuständig sind und somit beispielsweise auch keine Gehaltsdaten der anderen sehen sollen. Ich habe inzwischen rausgefunden, wie ich den HR Managern der anderen Gesellschaften eingeschränkten Zugriff auf Personal, Gehaltsdaten usw. geben kann. Auch habe ich verstanden, wie ich Workflows entsprechend erstellen kann. Ein Fragezeichen für mich sind die folgenden beiden Punkte: Info / Genehmigungsanfrage an HR Manager Gesellschaft x, wenn ein Mitarbeiter aus Gesellschaft x persönliche Daten ändert. Wenn ich es richtig verstehe, geht es darüber, dass ich für die MA der Gesellschaft x eine entsprechende Mitarbeiterrolle anlege. Bedeutet das im Umkehrschluss, dass alles MA einer Gesellschaft eine entsprechende MA Rolle von der entsp

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PaulineSch
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IsabelleDugaroVisitor
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Best Practice gesucht - Benefit Integration (Abo pausieren)

Hey, Ich hoffe, dass mir jemand weiter helfen kann. Wir haben das Deutschlandticket, bisher via Ride. Dort beantragen die Mitarbeitenden das Deutschlandticket, ich gebe es frei und trage dann bei Personio ein, dass sie das Ticket haben und füge den ÖPNV Zuschuss hinzu. Das schwierige ist jedoch, wenn Personen ihr Abo pausieren. Das können sie jederzeit tun und dann muss ich schauen, ob sie noch das Ticket haben oder nicht. Genau das gleiche gilt für Urban Sports. Gibt es da bessere/ einfachere Wege? LG Isabelle

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Olaf Christiansen
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steffen.bonus
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Mitarbeiterempfehlung Programm (Mitarbeiter werben Mitarbeiter)

Hallo zusammen, wir wollen über Personio eine Mitarbeiterempfehlungs-Programm (Mitarbeiter werben Mitarbeiter) aufsetzten. Es finden sich auch bereits über mehre Jahre alte Posts zu diesem Thema, aber ohne eine konkrete systemische Lösung. Mich würde interessieren, welchen Ansatz “Personio” Unternehmen in dieser Runde nutzen & wie ihr den Prozess der Empfehlung möglichst digital & einfach abbildet. Danke an die Community! Steffen

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moin_michelle
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Antonia P
Community Manager
vor 3 Monate

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