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Teilt Euer Personio Wissen - Sharing is Caring!

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45 Themen
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Helping Hand
AnjaRandtHelping Hand
gepostet in Learn & Share
Erinnerungen weiterleiten bei Abwesenheit

Hallo zusammen, eine HR-Kollegin verabschiedet sich bald in Elternzeit. Sie hat regelmäßig Erinnerungen bei den einzelnen Mitarbeitenden hinterlegt (z.B. anstehende Gehaltsänderungen, Einreichen von Nachweisen, ...). Diese Erinnerungen erhält sie immer per Mail. Wie können wir die von ihr hinterlegten Erinnerungen an einen anderen HR Kollegen weiterleiten / übertragen, damit die Erinnerungen nicht “verloren” gehen, wenn sie abwesend ist? Viele Grüße, Anja

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Helping Hand
JL_HR
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JL_HRFollower
gepostet in Learn & Share
Stellvertretende Führungskraft / Ansicht Mitarbeiterprofil

Guten Morgen, mich würde mal interessieren, wie ihr die Ansichtsrechte für die Stellevertreter der Führungskräfte eingestellt habt. Derzeit ist es bei uns so, dass die Mitarbeiter an die direkte Führungskraft im Personio berichten. Die direkte Führungskraft ist aber auch mal im Urlaub und somit würde das dann alles bei der Stellvertretung liegen. Diese kann in unserer Einstellung aber gar nicht auf die An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter zugreifen. Vielleicht gibt es ja einen super Tipp. Vielen Dank! :)

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Arne V.Visitor
gepostet in Learn & Share
Hat jemand Erfahrungen & PraxisTipps zu einem (automatisierten) Endgespräch in Performance & Entwicklung?

Moin in die Runde, wenn uns Mitarbeitende verlassen (Rente, Kündigung, Befristung ...) führen wir mit ihnen sog. Exit-Gespräche, also eine Art Abschlussgespräch, in dem wir sie nach ihren Erfahrungen mit uns als Arbeitgeber befragen und um konstruktives Feedback bitten. Wir überlegen nun, ob wir dieses Gespräch nicht automatisiert über Performance & Entwicklung vorbereiten können: _ Einladung an MA über einen automatisierten Schritt im Offboarding_ Mitarbeiter füllt Fragebogen über Performance & Entwicklung aus (über Verlinkung und als Vorbereitung auf Endgespräch) Hat von Euch jemand Erfahrungen oder Praxistipps für uns?Oder eine Idee, wie wir das einrichten könnten? Im Voraus vielen Dank! Kernige Grüße aus Elmshorn, Arne

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A_MYTY
Communicator
A_MYTYCommunicator
gepostet in Learn & Share
Fallbeispiel: Überstundenabbau bei abgegoltenen Stundenkontingent

Hallo Community,wir haben einen Mitarbeiterfall bei dem wir und unsere CS-Managerin gerade nicht weiterkommen und wir daher mal die Schwarmintelligenz nutzen möchten :) Vorab: bei uns gilt die Regelung, dass 10% der Überstunden abgegolten sind. Eine Mitarbeiterin hat einige Überstunden angesammelt und wenn wir diese in Ausgleichstage umwandeln möchten, haben wir das Problem, dass die MA in dem Monat, in dem die Umwandlung geschieht, ins Minus rutscht. Es verfälscht also die Zeiterfassung in dem Monat. Beispiel:MA hat 16 Überstunden (nach Abzug der 10%).Wir wandeln das am 30.11. in 2 Ausgleichstage um.Statt dass diese 16 Stunden vom Gesamtkonto der angesammelten Überstunden abgezogen werden, zieht Personio das Stundenkonto im November die 16 Stunden ab.Mögliche Überstunden, die die MA im November bereits angesammelt hat, würden dann verschwinden, bzw. es verfälscht die Erfassung der Stunden im Umwandlungsmonat. Wir sind dankbar für jeden Workaround, Tipp etc.

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A_MYTY
Communicator
H
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HR-KlausFollower
gepostet in Learn & Share
Handhabung AU-Eintrag, wenn Arbeitnehmer früher wieder arbeitet?

Hallo Community, wie gebt ihr eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ein, wenn der Arbeitnehmer früher wieder zur Arbeit kommt als bescheinigt ist? Variante (a): AU für 5 Tage erthalten und eingetragen, Krankenkasse hat Zeitraum bestätigt, AN ist ab Tag 4 wieder da. → wenn ich den Zeitraum nun kürze stimmt er nicht mehr mit der Abwesenheit überein - einfach ignorieren? Variante (b): AU für 5 Tage erthalten und noch nicht eingetragen bis AN ab Tag 4 wiederkommt → trage ich jetzt nur noch 3 Tage Abwesenheit ein und ignoriere die abweichende Rückmeldung der KK? Wie macht ihr das? Danke! Gruß

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Supporter
Jana Aßmann
Supporter
Jana AßmannSupporter
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Trennung von IT-/Systemrechten und operativen Tätigkeiten / Rolle Administration

Liebe Community, in den Mitarbeitendenrollen gibt es eine vordefinierte und nicht veränderliche Rolle “Administration”. Eigner dieser Rolle haben systemweite funktionale Rechte als auch komplette Datenrechte. Über diese Rolle kann das gesamte System konfiguriert werden, das Abonnement eingesehen und verändert werden und die Authentifizierung eingerichtet werden sowie Schnittstellen zu anderen Systemen. Wenn ich es richtig interpretiere (Doku), kann aber nur über diese Administrationsrolle bestimmte operative Aufgaben ausgeführt werden. Dazu gehören: Genehmigungsprozesse einrichten Unternehmens-Shortcuts verwalten Mitarbeitendenrollen verwalten Individuelle Berichte freigeben Genehmigungen für Änderungen von Mitarbeitendendaten einrichten und beobachten Erinnerungen an die Prüfung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung erhalten Status aller offenen Unterschriftenanfragen verfolgen Datenimporte durchführen Das kann doch nicht sein, oder? Wie habt ihr das Problem gelöst oder habe ich evtl. et

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Jana Aßmann
Supporter
Andrea B.
Community Star
Andrea B.Community Star
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Arbeitsvertrag geringfügige Beschäftigung

Hallo zusammen, die Grenze der geringfügigen Beschäftigung ändert sich mit dem Mindestlohn. In unseren Verträgen steht immer der Betrag, den die / der geringfügig Beschäftigte jeden Monat überwiesen bekommt. Nun ändert sich der Mindestlohn fast jährlich und er wird sich weiter erhöhen (finde ich gut, alles ok). Macht ihr dann immer eine Änderung des Arbeitsvertrages oder gibt es eine clevere und rechtssichere Formulierung, die diese Erhöhung auffängt. Und ja, wir erhöhen den Auszahlungsbetrag und senken nicht die Arbeitszeit.

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Communicator
A_MYTY
Communicator
A_MYTYCommunicator
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Übersicht offene Unterschriften

Hallo Community, wie handhabt ihr die Verwaltung von Unterschriftanfragen? Wir haben immer wieder das Problem, dass man als Anfordernder einer MA-Unterschrift keine Mitteilung erhält, wenn ein Dokument unterschrieben wird. Die einzelnen Profile aufzurufen und für jedes einzelne Dokument nachzuschauen, ist zu aufwendig. Die Ansicht, die es für Administratoren gibt, wäre auch sehr hilfreich für das HR-Department. Diese ist aber, meines Wissens nach, noch nicht freischaltbar. Wie macht ihr das? Wie behaltet ihr den Überblick? Vielen Dank und viele Grüße!

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a.beerVisitor
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Kompetenzen Soll/Ist Abgleich

Liebe Community, wir möchten gerne den Soll/Ist Abgleich von Kompetenzen anhand von Anforderungsprofilen in Personio abbilden. Idealerweise erstellen wir eine Qualifikationsmatrix von den einzelnen Team, so das die Führungskräfte einen guten Überblick über den Entwicklungsstand ihrer Teams haben. Habt ihr dazu Erfahrungen oder Ideen? Viele Grüsse, Anne

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SarahNTE
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Navigator
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NavigatorCommunity Superstar
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Best Practice zum Prozess "Krankmeldung"

Moin zusammen, das Thema wurde schon vor einer Weile mal von ​@SarahHen thematisiert und ich möchte es nochmal anstoßen. Auch ich bin nicht mehr zufrieden mit unserem Prozess der Krankmeldung - unabhängig von Personio. Aktuell sieht unser Prozess so aus: MA schreibt Mail an eine spezifische E-Mail-Adresse Ich trage den Tag bzw. Zeitraum in Personio ein → und hier beginnt schon mein “Bäh” wenn ein MA sich bei mir krankmeldet mit “mir gehts nicht gut, ich komm heut nicht” oder “ich geh zum arzt” dann kann ich zunächst nur den heutigen Tag eintragen. Manchmal bekomme ich ein zügig Follow-Up, manchmal darf ich länger drauf warten. Manchmal kommt die AU auch gestückelt zB Montag, dann Dienstag nochmal - weil man dachte am Dienstag wär man wieder fit - und spätestens mittwochs muss dann der Arztbesuch stattfinden. Das ist unnötig viel Aufwand, den ich gerne verändern möchte. Meine Fragen daher: Tragen eure MA ihre AU selbst in Personio ein? Wenn ja, wie handhabt ihr das Ganze mit dem LogIn?

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HeKe25Visitor
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Best Practice Backups / Datensicherung

Hallo zusammen, wir haben mit Erschrecken festgestellt, dass es in Personio leider keine richtigen Backup Möglichkeiten für uns als Kunden gibt. Für Datensicherungen wird zwar auf die Funktion “Unternehmensexport” verwiesen, aber wer sich den mal genauer angesehen hat, wird feststellen, dass mit diesem keine sinnvolle Datenwiederherstellung möglich ist. Als praktikable (und wahrscheinlich einzige Alternative) bleibt uns der regelmäßige Daten-Export mit der Personio-Berichtsfunktion. Aber auch hier ist man eingeschränkt und man muss die Reports manuell anlegen. Insgesamt ist das unzufriedenstellend und schützt einen nur sehr begrenzt und nicht in allen Fällen (z.B. Workflows können nicht gesichert/wiederhergestellt werden). Von anderen SaaS Anbietern kenne ich Backup-Möglichkeiten über die API, aber auch das gibt es bei Personio nicht. Mich würden an dieser Stelle die Erfahrungswerte von anderen Nutzern interessieren. Habt ihr Best Practices für die Datensicherung in Personio? Wie und i

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Jan JacobVisitor
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Personaleinsatzplanung im Drei-Schichtbetrieb mit Shyftplan oder Shiftbase - Hat jemand Erfahrungen?

Hallo zusammen, wir sind seit einigen Monaten auf der Suche nach einer modernen Anwendung zur Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung. In die enge Auswahl sind Shyftplan und Shiftbase gekommen, da sie beide über eine API Schnittstelle zu Personio verfügen. Insgesamt hoffen wir auf ein paar Referenzen. Dadurch, dass wir zuschlagspflichtige Schichten für die Lohnbuchhaltung (wir nutzen DATEV Lodas) für unser Steuerbüro aufbereiten müssen, ist es neben der innovativen PEP auch wichtig, dass die geleisteten Arbeitszeiten sauber erfasst und in einem geeigneten Format exportiert werden kann. Wir sind gespannt, von der ein oder anderen Erfahrung hier lesen zu können!

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Busy Bee
PaulineSch
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PaulineSchCommunity Star
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Erfahrung Bereich "Planung"

Hey zusammen, nutzt hier jemand den Bereich “Planung”? Wie nutzt ihr den? Hat der sich als hilfreich herausgestellt? Ich habe den Eindruck, dass es noch etwas wenig Funktionalität ist und frage mich, ob es sich schon lohnt das dem Fachbereich vorzustellen oder ob ich lieber noch warte bis da etwas mehr machbar ist ;) Daher wäre es spannend ein paar Erfahrungen zur Einrichtung zu hören. LG Pauline

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LVBVisitor
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Zeitzuschläge nach § 8 TVöD ohne Payroll-Modul – Erfahrungen und Lösungen?

Hallo zusammen, wir stehen vor einer Herausforderung in unserer Organisation, die vermutlich viele Personio-User betrifft: Gemäß § 8 TVöD sollen Zeitzuschläge für Arbeitszeiten an Wochenenden, Feiertagen oder ab bestimmten Uhrzeiten nicht vergütet werden, sondern die geleistete Arbeitszeit mit einem Faktor X multipliziert werden. Leider haben wir bisher in Personio keine Standard-Lösung gefunden, die diese Berechnung automatisiert abbildet. Da wir das Modul Payroll nicht erworben haben, scheinen uns hier einige Optionen zu fehlen. Wir haben bereits gesehen, dass sich in der Community vor mehreren Monaten ähnliche Fragen ergeben haben – mit dem Ergebnis, dass die betroffenen User auf manuelle Lösungen zurückgreifen mussten. Daher nun meine Frage: Wie habt ihr das Problem gelöst? Gibt es Workarounds oder Best Practices, die ihr empfehlen könnt? Ist bekannt, ob Personio eine softwareseitige Lösung plant, um diese Berechnungen künftig einfacher abzubilden? Wir denken, dass dies ein Feature

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Community Superstar
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NachtelikFollower
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Best Practices: Verschiedene Gesellschaften und HR Manager

Hallo zusammen, ich habe zwar verschiedene Beiträge zu mehreren Gesellschaften gefunden, aber nirgends etwas, wo explizit auf die Rollen und Erinnerungen eingegangen wird. Wir haben mehrere Gesellschaften und auch teilweise HR Manager, die nur für eine Gesellschaft zuständig sind und somit beispielsweise auch keine Gehaltsdaten der anderen sehen sollen. Ich habe inzwischen rausgefunden, wie ich den HR Managern der anderen Gesellschaften eingeschränkten Zugriff auf Personal, Gehaltsdaten usw. geben kann. Auch habe ich verstanden, wie ich Workflows entsprechend erstellen kann. Ein Fragezeichen für mich sind die folgenden beiden Punkte: Info / Genehmigungsanfrage an HR Manager Gesellschaft x, wenn ein Mitarbeiter aus Gesellschaft x persönliche Daten ändert. Wenn ich es richtig verstehe, geht es darüber, dass ich für die MA der Gesellschaft x eine entsprechende Mitarbeiterrolle anlege. Bedeutet das im Umkehrschluss, dass alles MA einer Gesellschaft eine entsprechende MA Rolle von der entsp

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PaulineSch
Community Star
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Visitor
IsabelleDugaroVisitor
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Best Practice gesucht - Benefit Integration (Abo pausieren)

Hey, Ich hoffe, dass mir jemand weiter helfen kann. Wir haben das Deutschlandticket, bisher via Ride. Dort beantragen die Mitarbeitenden das Deutschlandticket, ich gebe es frei und trage dann bei Personio ein, dass sie das Ticket haben und füge den ÖPNV Zuschuss hinzu. Das schwierige ist jedoch, wenn Personen ihr Abo pausieren. Das können sie jederzeit tun und dann muss ich schauen, ob sie noch das Ticket haben oder nicht. Genau das gleiche gilt für Urban Sports. Gibt es da bessere/ einfachere Wege? LG Isabelle

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Olaf Christiansen
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steffen.bonus
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steffen.bonusFollower
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Mitarbeiterempfehlung Programm (Mitarbeiter werben Mitarbeiter)

Hallo zusammen, wir wollen über Personio eine Mitarbeiterempfehlungs-Programm (Mitarbeiter werben Mitarbeiter) aufsetzten. Es finden sich auch bereits über mehre Jahre alte Posts zu diesem Thema, aber ohne eine konkrete systemische Lösung. Mich würde interessieren, welchen Ansatz “Personio” Unternehmen in dieser Runde nutzen & wie ihr den Prozess der Empfehlung möglichst digital & einfach abbildet. Danke an die Community! Steffen

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moin_michelle
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DisalieVisitor
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Personio-Nutzer aus der ambulanten Krankenpflege gesucht

Liebe Community, wir stecken gerade in der Implementierung von Personio Core, im Sommer steht dann die Implementierung der Payroll an. Es tauchen immer wieder Fragen auf, die sehr spezifisch sind und wir suchen daher nach einem Community-Mitglied, welches ebenfalls in der ambulanten Pflege arbeitet und Personio nutzt. Im besten Fall wird auch inhouse die Lohnabrechnung durchgeführt. Wie sind die Erfahrungen - vor allem in Bezug auf die Lohnabrechnung. Viele Grüße Lisa

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BineFu
Community Star
RecruitingHero
Visitor
RecruitingHeroVisitor
gepostet in Learn & Share
Best Practices Erstellung einer Testumgebung

Hallo zusammen, wir möchten unser Personio 1:1 in der Testumgebung nachbauen. Habt ihr hierzu Erfahrungen gemacht worauf man achten muss? Gibt es “Anleitungen” oder schon Best Practices? Vielen Dank! Philipp

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RecruitingHero
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Visitor
Vanessa_RRVisitor
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Eure Erfahrung mit dem Integration Hub von indeed

Hallo liebe Community, das automatische Jobposting von Personio über indeed funktioniert bei uns leider nicht so gut. Daher stelle ich unsere Stellen auch manuell bei Indeed ein. Hierüber kommen dann auch viele Bewerbungen - mit dem Nachteil, dass ich die Bewerbungen dann manuell in Personio einpflegen muss. Nun bietet indeed über den Integration Hub die Anbindung an Personio an. Dadurch sollen sowohl die Stellen von Personio auf indeed gespielt werden und gleichzeitig die Bewerbungen von indeed in Personio eingespielt werden. Hat jemand von euch schon Erfahrung damit gemacht? Ich würde mich über einen Austausch freuen 🙂

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Melissa
Ehem. Community Moderator*in
R
Visitor
Robert NVisitor
gepostet in Learn & Share
Mandantenfähigkeit für Tochtergesellschaften

Sehr geehrte Community, wir haben seit einem Jahr das Modul “Recruiting” von Personio im Einsatz. Die Implementierung weiterer Module ist zumindest unser Wunsch. Wir sind ein öffentlich-rechtlicher Arbeitgeber, der komplett kaufmännisch geführt wird und haben eine Tochtergesellschaft. Die Mandantenfähigkeit, die wir von anderen HR-Software-Lösungen kennen, vermissen wir bei Personio leider. Wir stellen uns die Hinterlegung einer eigenen, von der Muttergesellschaft unabhängigen Sruktur für die Tochtergesellschaft vor. Dies sollte Dinge, wie die eigene Geschäftsführung, den Kostenstellenplan oder die Betriebsstellen betreffen. Welche Erfahrungen habt Ihr hier gemacht bzw. wie habt Ihr diese Fragen gelöst? Viele Grüße Robert

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M.Machon
Visitor
Community-Weihnachtself
Personio Mitarbeiter*in
Community-WeihnachtselfFrohes Fest!
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⛄📆 Best Practices: Wie übertragt Ihr Urlaubstage mit Workflow Automation?

Hallo Community, wir sind schon beim vorletzten Stopp auf meiner Reise durch die Community angekommen! Nach spannenden Diskussionen in der Support Area und dem HR Think Tank bin ich heute in einem noch recht neuen, aber sehr inspirierenden Bereich angekommen: Learn & Share! ✨ Falls Ihr bei meinen vorherigen Stopps noch nicht vorbeigeschaut habt, hier eine kleine Erinnerung – jeder Eurer Kommentare zählt für einen guten Zweck : Wie setze ich einen Weihnachtsbonus in Personio auf? Weihnachtswunschzettel HR: Was steht auf Eurer Liste? Jetzt aber zurück zu meinem heutigen Anliegen: Personio Workflow Automation! Mich interessiert besonders das Thema “Urlaubstage”! Gerade zum Jahresende, wenn die heiße Phase beginnt, die Arbeit zunimmt und Weihnachten näher rückt, bleibt bei vielen unserer fleißigen Helfer*innen der ein oder andere Urlaubstag übrig. Damit diese Tage nicht verloren gehen, dürfen sie bis Ende März des Folgejahres eingeplant werden. Anstatt alle Helfer*innen manuell daran zu er

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Community-Weihnachtself
Personio Mitarbeiter*in
A_MYTY
Communicator
A_MYTYCommunicator
gepostet in Learn & Share
Wechsel zwischen Gesellschaften - neues Profil oder Re-hiring Funktion?

Hallo Community, wir freuen und gerade darüber, dass die Re-hiring Funktion nun endlich da ist. Nutzt ihr diese Funktion für den Wechsel zwischen Gesellschaften oder bleibt ihr bei der klassischen Neuanlage? Wir wollten einen anstehenden Wechsel gerade über die Re-hiring Funktion hinterlegen, das geht aber erst nachdem das Profil inaktiv gesetzt wurde und fragen uns daher, ob in diesem Fall die alte Handhabung sinnvoller ist. Vielen Dank für jeden Erfahrungsbericht etc.!

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Melissa
Ehem. Community Moderator*in
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AxelTVisitor
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Best Practice Mitarbeitendeninformationen

Liebe Community, ich suche verzweifelt eine Übersicht der Best Practice von Mitarbeitenden Informationen. Kann mir jemand sagen, wo ich diese Info finde? Danke für Eure Unterstützung…. :-)

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Nina Hellmann
Visitor
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RajanExplorer
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LinkedIn Promotion

Liebe Community Wir haben nun mit dem Recruitment via Personio gestartet. Ich wollte mal in die Runde fragen, wie ihr das jeweils mit dem LinkedIn posting macht. Kauft ihr jeweils ein Bundle für 30 Tage? Ich persönlich würde viel lieber jeden Tag für gewisse Stellen ein Budget ausgeben und das so promoten als Pauschal eine Promotion für 30 Tage laufen lassen. Wie macht ihr das? schreibt ihr die Stelle einfach nochmals einzeln auf LinkedIn aus mit dem Personio Link? Freue mich auf Eure Rückmeldung. Liebe Grüsse Rajan

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mku
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Unsere &Connect Events im Jahr 2025 🎢

Antonia P
Community Manager
vor 2 Monate

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