Gelöst

fehlerhafte Mail bei Bewerbern


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Hallo zusammen,

 

es kommt bei uns seit Ende des Jahres vermehrt dazu, dass Mails an Bewerber im Recruiting-Tool nicht raus gehen. Die Mailadresse scheint jedoch korrekt, da diese auch mit dem Anschreiben bzw. Lebenslauf abgeglichen wurde. es ist auch arg merkwürdig, dass es plötzlich 4 Bewerber sind, die vermeintlich eine falsche Mailadresse eingegeben haben.

 

 

Neben der Problematik, dass dies eine Kontaktaufnahme sehr erschwert und man oftmals auf Outlook zurück greifen muss, was den Prozess eher verlangsamt und nicht verschlankt und dass man dadurch mehrere Kommunikationskanäle hat, wo Infos schon mal verloren gehen, haben wir das Problem, dass man über die nicht versendete Mail keine Info erhält. Man schickt eine Mail raus und geht auch davon aus, dass das geklappt hat und erst wenn man aktiv in die Bewerberübersicht geht, sieht man die roten Ausrufezeichen. Den Schritt in die Bewerberübersicht nutzt wir beispielsweise nur selten, da wir direkt über die Suchfunktion nach den Namen der Bewerber suchen. Grundsätzlich gehe ich aber auch davon aus, dass man keinen Workflow entwickeln sollte, um immer zu checken, ob Mails raus gehen. Leider sind wir derzeit dazu gezwungen, was wieder zu Mehrarbeit führt und halt auch eine Fehlerquelle darstellt.

 

Haben noch andere Community-Mitglieder das Problem? Gibt es hierfür eine Lösung?

 

Liebe Grüße

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Gelöst von Selina 5 Januar 2021, 16:18

Hallo @JessicaHR,

dass die Mails nicht an Bewerber rausgehen liegt vermutlich an fehlerhaften SMTP-Einstellungen: 
 


Wir können auf diese Einstellungen leider keinen Einfluss nehmen, deswegen müsstest Du Dir das am besten selbst anschauen oder mit einer anderen zuständigen Person (eventuell mit Eure IT) bei Euch. 

Um den Fehler zu beheben solltet Ihr Euch folgende Fragen stellen bzw. beantworten können: 

  • Habt Ihr das Passwort auf Tippfehler überprüft?
  • Ist der Hostname korrekt? 
  • Unterstützt Euer Server die ausgewählte Verschlüsselung?
  • Ist der Port für Euren Account freigeschaltet? (SMTP Port)
  • Ist der Username ein richtiger Account und keine “shared Mailbox”?
  • Liegt der SMTP-Server hinter einer Firewall?
  • Erlaubt Euer Server einen Zugriff von externen Anwendungen?
  • Ist eine zwei Stufen Verifizierung für Euren Server notwendig?
  • Erlaubt Euer Server nur den Zugriff bestimmter IP Adressen?

Der Artikel Fehlerbehebung von SMTP-Einstellungen in unserem Helpcenter ist für Euch bestimmt auch hilfreich. 

Dass Euch ein Hinweis über den fehlgeschlagenen Versand der E-Mail fehlt kann ich nachvollziehen und gebe das auch als Verbesserungsvorschlag weiter. 

LG
Selina 

Zum Originalpost

7 Antworten

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Hallo @JessicaHR,

dass die Mails nicht an Bewerber rausgehen liegt vermutlich an fehlerhaften SMTP-Einstellungen: 
 


Wir können auf diese Einstellungen leider keinen Einfluss nehmen, deswegen müsstest Du Dir das am besten selbst anschauen oder mit einer anderen zuständigen Person (eventuell mit Eure IT) bei Euch. 

Um den Fehler zu beheben solltet Ihr Euch folgende Fragen stellen bzw. beantworten können: 

  • Habt Ihr das Passwort auf Tippfehler überprüft?
  • Ist der Hostname korrekt? 
  • Unterstützt Euer Server die ausgewählte Verschlüsselung?
  • Ist der Port für Euren Account freigeschaltet? (SMTP Port)
  • Ist der Username ein richtiger Account und keine “shared Mailbox”?
  • Liegt der SMTP-Server hinter einer Firewall?
  • Erlaubt Euer Server einen Zugriff von externen Anwendungen?
  • Ist eine zwei Stufen Verifizierung für Euren Server notwendig?
  • Erlaubt Euer Server nur den Zugriff bestimmter IP Adressen?

Der Artikel Fehlerbehebung von SMTP-Einstellungen in unserem Helpcenter ist für Euch bestimmt auch hilfreich. 

Dass Euch ein Hinweis über den fehlgeschlagenen Versand der E-Mail fehlt kann ich nachvollziehen und gebe das auch als Verbesserungsvorschlag weiter. 

LG
Selina 

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Danke für das Feedback :-) Wir schauen intern mal. 

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Guten Morgen,

ich stimme @JessicaHR voll zu, dass es sehr wünschenswert wäre, wenn Personio auf Fehler hinweisen würde, denn sonst tauchen diese tatsächlich erst zufällig auf und bleiben ggf. lange unentdeckt.

Ich hatte letzte Woche noch einen Fehler in den “Persönlichen Informationen”, den ich nur zufällig entdeckt habe. Das war natürlich recht harmlos, hätte aber ggf. dennoch zu Fehlern bei Regeln / Prozessen (z.B. Genehmigungen) führen können. Aber wie gesagt, war bei mir jetzt nicht besonderes. Das mit den E-Mails ist natürlich schon wichtiger.

Also daher der Wunsch, dass Personio automatisch über Fehler informiert, eine separate E-Mail sendet oder auf dem Dashboard Fehler anzeigt oder so etwas in der Art.

Beste Grüße

Dash

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Hallo zusammen,

 

wir haben mit unserer internen IT, sowie unserem externen Diensleister nun alles angepasst, aber leider taucht der Fehler nach wie vor auf.

 

 

Was haben wir hier noch für Möglichkeiten? Das Thema hat bei uns eine hohe Dringlichkeit, da die Kommunikation mit den Bewerbern auf der Strecke bleibt.


Danke und liebe Grüße

 

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Hallo @JessicaHR,

 

sieht für mich anhand des Screenshots gut aus, als hättet Ihr alles korrekt hinterlegt. Die E-Mails, die zuvor nicht gesendet wurden, müssen erneut versendet werden, andernfalls bleibt der Fehlversand markiert. Kannst Du das mal versuchen und kurz Rückmeldung geben?

 

Danke und schönen Abend

Elisa

 

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Huhu,

 

vomSupport wurde uns gemeldet, dass wir es raus- und wieder reinmachen sollen und dann alle Mails neu verschicken sollen. Das haben wir nun gemacht, so dass es dem vorherigen Screenshot gleicht. Das “Mails neu verschicken” machen wir seit Wochen und es ist keine Lösung oder Änderung in Sicht. wir fahren hier zweigleisig, da wir dringendst eine Lösung brauchen!

 

Danke und liebe Grüße

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Guten Morgen @JessicaHR,

 

vielen Dank für die schnelle Rückmeldung :)


Ich habe das intern überprüft und gesehen, dass Du bereits mit unserem technischen Experten im Austausch bist. Hier bist Du genau an der richtigen Adresse! Ich war eben mit ihm in Kontakt und er wird die Einstellungen direkt im Account überprüfen und sich noch heute bei Dir mit einem Update melden.

 

Danke für Deine Geduld und einen schönen Tag Dir!

Elisa

 

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