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Kategorien der elektronischen Personalakte

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Liebe Community,

wir implementieren gerade Personio und haben uns gefragt, wie wir die Struktur für die elektronische Personalakte anlegen. Gibt es die Möglichkeit, dass man die vorgegeben Systemkategorien noch mal erläutert? Es sollte für jeden HR-Manager bei uns direkt ersichtlich sein, was wo und wie abgespeichert wird. Beispielsweise finde ich die Kategorie “Arbeitsvertrag” nicht sehr eindeutig. Ich würde diese eher mit “Vertragliche Vereinbarungen” betiteln. In der physischen Akte lässt sich diese Herausforderung über ein Deckblatt lösen. Habt ihr hierzu einen Vorschlag?

 

Vielen Dank.

Viele Grüße

Frauke

Beste Antwort von Dash

Hallo Frauke,

um bei Deinem Beispiel zu bleiben:

Der Arbeitsvertrag ist eine vorgegebene Systemkategorie (siehe Schloss), die nicht verändert werden kann. Daher habe ich mir mal die Kategorien angesehen, die ich selber angelegt habe. Aber auch hier ist wenig Spielraum, außer Name und Reihenfolge kann man nichts anpassen. Daher auch keine weiteren Erläuterungen der jeweiligen Kategorie.

Daher blieben m.E. nur entsprechende eigene Kategorien, was aber die Gefahr birgt, dass man dann später nicht genau weiß, was wohin sollte.

Ich finde Arbeitsvertrag da eigentlich recht eindeutig noch, aber ob Du nun noch weitere Vereinbarungen (z.B. zur Telearbeit oder sonstige vertragliche Änderungen) auch darin hochlädst oder dann eine weitere Kategorie eröffnest für “Vertragliche Vereinbarungen” ist Geschmackssache. Möglich ist es jedenfalls.

Beste Grüße

Dash

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    Stefan Klein

2 Antworten

Dash
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  • 3. Februar 2021

Hallo Frauke,

um bei Deinem Beispiel zu bleiben:

Der Arbeitsvertrag ist eine vorgegebene Systemkategorie (siehe Schloss), die nicht verändert werden kann. Daher habe ich mir mal die Kategorien angesehen, die ich selber angelegt habe. Aber auch hier ist wenig Spielraum, außer Name und Reihenfolge kann man nichts anpassen. Daher auch keine weiteren Erläuterungen der jeweiligen Kategorie.

Daher blieben m.E. nur entsprechende eigene Kategorien, was aber die Gefahr birgt, dass man dann später nicht genau weiß, was wohin sollte.

Ich finde Arbeitsvertrag da eigentlich recht eindeutig noch, aber ob Du nun noch weitere Vereinbarungen (z.B. zur Telearbeit oder sonstige vertragliche Änderungen) auch darin hochlädst oder dann eine weitere Kategorie eröffnest für “Vertragliche Vereinbarungen” ist Geschmackssache. Möglich ist es jedenfalls.

Beste Grüße

Dash

Selina
MirjamPichler
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MirjamPichler
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  • 3. Februar 2021

Hallo @FSDD ,

danke für Deine Nachricht. Wie @Dash schon richtig beantwortet hat, können Systemkategorien leider nicht abgeändert und somit auch nicht die Bezeichnung angepasst werden.

Hier eine Auflistung der System-Kategorien in Personio und deren Funktion:

Arbeitsverträge: damit Arbeitsvertrag-Vorlagen automatisch im Recruiting bei der Erstellung von Angeboten angezeigt werden, müssen diese in der Systemkategorie "Arbeitsverträge" abgespeichert werden.

Atteste: diese hängen direkt mit jenen Abwesenheitsarten zusammen, für die Atteste aktiviert wurden

Bewerbungsunterlagen: in dieser Kategorie sind jene Dokumente, die im Zuge des Bewerbungsprozesses vom Bewerber im Bewerbungsformular oder per Mail gesendet werden. Diese werden dann automatisch im Bewerberprofil in Personio hinterlegt

Lohnbuchhaltung: in diese Kategorie können alle lohnrelevanten Unterlagen geschoben werden. Bei der Nutzung des DATEV Lohnauswertungsdatenservice, werden die Lohnzettel in diese Kategorie gepushed und somit ist es auch eine vordefinierte Kategorie

Performance: diese Kategorie ist mit dem Performance Bereich in Personio gekoppelt

Wie @Dash bereits erwähnt hat, steht Dir frei, noch zusätzliche Kateogorien in Personio anzulegen. Schaue Dir dazu gerne diesen Helpcenter Artikel an: Dokumentkategorien konfigurieren und Vorlagen hinzufügen.

Liebe Grüße und einen schönen Abend

Mirjam

Hallo zusammen! Ich bin kein Community-Moderator mehr, wenn Ihr also eine Folgefrage habt, dann verlinkt bitte meine Kolleg*innen @Lena *oder* @Marc
Dash
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