Abwesenheiten nach Outlook als "Außer Haus" bzw. "Out of office" übertragen

Hallo @Gunnar Wiemann 

Ein ganztägiger bezahlter Urlaub wird bei uns im Outlook als “Gebucht” und nicht als “frei” angelegt. Wir haben nur das Problem, dass er in der falschen Zeitzone angelegt wird und daher von 23:00 bis 22:59 aufscheint. Bei euch nicht?

Weiters würden wir auch gerne einen Zeitausgleich in personio erfassen. Mit einer eigenen Abwesenheitsart. Diese wird jedoch leider nicht an den Outlook Kalender übertragen. Ist somit auch nicht brauchbar? Wie macht ihr das mit einem Zeitausgleich?

Lt Doku wird nur der Abwesenheits “Homeoffice” nicht übertragen, weil man dabei ja nicht abwesend ist sonder nur wo anders arbeitet.

Hallo ihr beiden, 

spannend zu lesen, dass die Abwesenheit bei Euch als “Gebucht” übertragen wird @rantonitsch, wie genau meinst Du das?

@Gunnar Wiemann geht es Dir darum, dass es in Outlook als “out of Office” angegeben wird und alle danach eingestellten Termine automatisch abgesagt werden?
Diese Funktion gibt es momentan nicht, es gibt jedoch bereits eine Idee dafür, stimme gerne dafür ab.
Ob es in Outlook oder Google ist, die Kalender haben diese Funktionen alle, aber in Personio wird die Abwesenheit als Zeitblocker eingestellt. 

@rantonitsch , wie ist bei Euch die Abwesenheit “Zeitausgleich” eingestellt? Was hättest Du gerne für diese Abwesenheit, was Personio gerade nicht tut? Bitte gib mir auch den Hinweis, wo Du das erwartete Verhalten nicht bekommst, im Unternehmenskalender, globalen Kalender oder im Mitarbeiterprofil in den Abwesenheiten. 
Gerne können wir die Abwesenheitsart gemeinsam ansehen. Du hast auf jeden Fall ganz recht, dass es eigentlich nur die Einstellung der Kategorie “Home Office” gibt, weshalb Abwesenheitsarten nicht übertragen werden. 

Vielen Dank!
Lena

@Lena , bei Outlook Terminen kann man einstellen wie sie anderen gegenüber angezeigt werden. Das Attribut heißt “Anzeigen als”. Möglichkeiten sind “Frei”, “mit Vorbehalt”, “außer Haus” und “Gebucht”. Urlaub und Zeitausgleich sollte als “außer Haus” angezeigt werden, damit nicht ein Kollege versehentlich einen Termin mit mir bucht, wenn ich gar nicht verfügbar bin. Das aktuelle Verhalten in personio ist bei der Abwesenheit “Urlaub” für mich korrekt.

Zur Abwesenheit “Zeitausgleich” hätte ich gerne, dass es sich gleich verhält wie “Urlaub”. Wenn ich einen Zeitausgleichin personio eintrage, hätte ich gerne dass zur selben Zeit auch ein Termin in meinem privaten Unternehmenskalender als “gebucht” angelegt wird. Aktuell wird leider überhaupt kein Termin in Outllook angelegt, sondern nur in personio.

@Lena Es wäre tatsächlich in unserem Interesse, wenn Abwesenheiten aus Personio heraus in Outlook direkt mit dem Typ “Out of office” angelegt werden.

Zum einen entspricht dies der physischen Abwesenheit der Kollegen, zum anderen verhindern wir die Annahme, eine Verfügbarkeit könnte vorausgesetzt werden. “Busy” bedeutet leider in den meisten Fällen nicht, dass eine parallele Einladung “erzwungen” wird.

Was ich nicht erwarte ist eine automatische Absage von Terminen in diesem Zeitraum. Dies überlassen wir der Verantwortung der Terminorganisierer, die dann bitte auf eine Abwesenheit in eigenem Interesse reagieren.

Besten Dank und Gruß
Gunnar

Hallo Gunnar, 

ich stimme dir zu, dass der Typ ‘Out of Office/Außer Haus’ für mich auch der einzig logische Typ für Abwesenheiten im Kalender darstellt und würde mir das für die Personio Kalenderintegration ebenfalls wünschen. Obwohl Kollegen in der Regel natürlich versuchen werden parallele Terminbuchungen zu vermeiden, lässt es sich manchmal bei dringen Themen leider nicht vermeiden bereits bestehende Termine im Kalender zu überbuchen. Aus diesem Grund eignet sich ein Termin vom Typ “busy/gebucht” meines Erachtens nach nicht für Abwesenheiten.

Viele Grüße!

Hallo Lena, 

ja, ich denke du hast das schon ganz richtig verstanden. Für die verlinkte Idee habe ich bereits abgestimmt (in der Hoffnung, dass du diese für Office ergänzt ;)).

Viele Grüße, 

Julian

Hi ich auch, genau das vermissen wir ebenfalls, aber eben auch für Exchange Online nicht für Google.

Auch wir waren grade völlig überrascht, dass die Urlaube als Gebucht und nicht als Außer Haus eingetragen werden.

Das ist wirklich “blöd”, weil der Status ja auch z.B. im Teams dargestellt werden und es wirkt dann dort so, als wenn die Person einfach nur in einem langen Meeting oder ähnlichem wäre. 

Nur bei “Außer Haus” ist klar, dass die Person aktuell einfach wirklich nicht da ist!

@pfeigl wäre froh, wenn das aktuell unser einziges Problem wäre. Aktuell funktioniert die Synchronisation bei uns überhaupt nicht mehr. Seit Wochen. Lösung haben wir vom Support leider noch keine bekommen. Bei euch funktioniert es noch?

Wir haben es diese Woche erst aktiviert - seit dem scheint es zu funktionieren, ja.