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Hybrid work - how to track in office or home office using ATTENDANCE

N
Detective
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Hi,

 

As we have a flexible hybrid policy that allows employees to set their days, we need to track their in office days.

 

We have done a workaround so far using attendance tracking “project”, this means they track how many hours they worked and add where - we have a project called: “In-office day”.

However now  due to some changes we also need to use “project” to track the actual project. And its not possible to pick 2 projects. Our idea was to set up Project A In Office, Project B In Office etc...

 

How is everyone else tracking when employees come into the office / have home office?

The absence type is of course usable to but would mean another few clicks, and a whole different tab, and this would reduce how many employees do it correctly, keeping it at attendance would be much simpler for our employees…

 

thanks

Nora

 

Beste Antwort von KatharinaS.

Hi @Nora_N,

Since you posted your question in the German community, I will translate my answer so that everyone can understand it. 
FYI: We also have an International Personio Community where the default language is English. You are welcome to join there! 😊 🇬🇧

In my opinion, you already posted the solutions that are currently possible.

So if you need the information for Projects to track projects, you would need to split them like you described with “Project A - In Office”, “Project A - Home Office” and so on.

This would result in a little bit more effort when creating a report.

 

The other option is using absence types to display this.

If you choose this option, it’s important that the settings Consider time tracked during absence period as overtime? is set to No for these cases. You can find more information about the setting here.

Da du deine Anfrage in der deutschen Community gepostet hast, übersetze ich meine Antwort, damit sie alle verstehen können. 
FYI: Wir haben auch eine Internationale Personio Community, in welcher die Standard-Sprache Englisch ist. 😊 🇬🇧

 

Meiner Meinung nach hast Du bereits die derzeit möglichen Lösungen benannt.

Wenn Ihr also die Informationen für Projekte für eigentliche Projekte benötigst, müssten diese, wie von Dir geschrieben, aufgeteilt werden, z.B.  mit "Projekt A - Im Büro", "Projekt A - Home Office" und so weiter.

Dies würde einen etwas höheren Aufwand bei der Erstellung eines Berichts bedeuten.

 

Die andere Möglichkeit ist die Verwendung von Abwesenheitsarten zur Darstellung.

Wenn Du Dich für diese Option entscheidest, ist es wichtig, dass die Einstellung Anwesenheiten während der Abwesenheitsperioden als Überstunden werten? für diese Abwesenheitsarten auf Nein gesetzt ist. Weitere Informationen zu dieser Einstellung findest Du hier.

Beste Grüße

Katharina

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4 Antworten

KatharinaS.
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  • KatharinaS.Community Moderator
  • Community Moderator
  • 143 Kommentare
  • Antwort
  • 8. März 2023

Hi @Nora_N,

Since you posted your question in the German community, I will translate my answer so that everyone can understand it. 
FYI: We also have an International Personio Community where the default language is English. You are welcome to join there! 😊 🇬🇧

In my opinion, you already posted the solutions that are currently possible.

So if you need the information for Projects to track projects, you would need to split them like you described with “Project A - In Office”, “Project A - Home Office” and so on.

This would result in a little bit more effort when creating a report.

 

The other option is using absence types to display this.

If you choose this option, it’s important that the settings Consider time tracked during absence period as overtime? is set to No for these cases. You can find more information about the setting here.

Da du deine Anfrage in der deutschen Community gepostet hast, übersetze ich meine Antwort, damit sie alle verstehen können. 
FYI: Wir haben auch eine Internationale Personio Community, in welcher die Standard-Sprache Englisch ist. 😊 🇬🇧

 

Meiner Meinung nach hast Du bereits die derzeit möglichen Lösungen benannt.

Wenn Ihr also die Informationen für Projekte für eigentliche Projekte benötigst, müssten diese, wie von Dir geschrieben, aufgeteilt werden, z.B.  mit "Projekt A - Im Büro", "Projekt A - Home Office" und so weiter.

Dies würde einen etwas höheren Aufwand bei der Erstellung eines Berichts bedeuten.

 

Die andere Möglichkeit ist die Verwendung von Abwesenheitsarten zur Darstellung.

Wenn Du Dich für diese Option entscheidest, ist es wichtig, dass die Einstellung Anwesenheiten während der Abwesenheitsperioden als Überstunden werten? für diese Abwesenheitsarten auf Nein gesetzt ist. Weitere Informationen zu dieser Einstellung findest Du hier.

Beste Grüße

Katharina

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  • Nora_NDetective
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  • 13 Kommentare
  • 31. März 2023

Thanks, yes we ended up using the project split.

 

thanks

Nora

KatharinaS.
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  • KatharinaS.
    KatharinaS.
N
Detective
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  • Nora_NDetective
  • Autor
  • Detective
  • 13 Kommentare
  • 21. September 2023
Es ist leider echt schwierig. Wie machen das andere?Wie tracked ihr Hybrid days?Es gibt zum Beispiel keine einfache Möglichkeit, für Mitarbeiter nachzuverfolgen, wie viele Bürotage man hatte, man muss es Tag für Tag noch einmal überprüfen. Das Gleiche gilt auch für die Einstellung des Projekts. Ich weiß, dass es nicht so schwierig ist, immer manuel alle Tage zu überprüfen, aber dennoch wäre eine benutzerfreundliche Möglichkeit, Bürotage/Home-Office-Tage anzuzeigen, schön und für uns alle viel viel einfacher und schneller. Projekt sollte zB auch auf der landing seite bei attendance entry mit dabei sein...
S
A
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    Support Vergütungsmanagement
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    Awesta Aria
S
Community Moderator
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Hallo @Nora_N,

eine Möglichkeit Hybrid Days abzubilden, damit man auch einfach nachverfolgen kann, wie viele Bürotage und wie viele Home Office Tage die Mitarbeitenden hatten, ist die Eintragung von einer separaten Abwesenheit.

Du kannst unter Einstellungen > Abwesenheit für die Bürotage ebenfalls eine Abwesenheitsart erstellen und dabei die Einstellungen ähnlich wie für Home Office übernehmen. Mein Tipp auf jeden Fall ist, Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten? auf Nein zu setzen, da es sich um keine “richtige” Abwesenheit wie z.B. Urlaub handelt.

Die Mitarbeitenden können dies dann auch selbstständig eintragen, wann sie im Büro und wann im Home Office waren. Prüfe hierfür entsprechend die Zugriffsrechte und wenn gewünscht, die Genehmigungen. 

Du hast damit auch die Möglichkeit, Dir über die Standardberichte oder über einen Benutzerdefinierten Bericht die Daten zu den Bürotagen und den Home Office Tagen zu ziehen.

 

Und die Projekte kannst Du über den Standardbericht Anwesenheitsperioden auswerten. Probiere das gerne einmal aus, ob Euch das weiterhilft.

Bezüglich der Anzeige der Projekte auf dem Dashboard: Du kannst dies gerne hier in der Community im Ideation Bereich suchen bzw. hinzufügen. Umso mehr Kundinnen und Kunden sich eine solche Funktion wünschen und die Idee hier kommentiert wird, umso besser. Dann wird unser Entwicklerteam verstärkt darauf aufmerksam gemacht. :) 

 

Liebe Grüße,
Marlene

Andrea Mendoza
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  • Andrea Mendoza
    Andrea Mendoza

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