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Gehnehmigungsschritte allen beteiligten dauerhaft anzeigen

lisa.guenther
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Hallo zusammen, 

unsere Führungskräfte hatten den Wunsch geäußert, dass sie gerne jederzeit sehen würden, wo der Gehnehmigungsprozess gerade ist. 

Wir haben z.B. den Urlaub so aufgezogen 

MA stellt Urlaubsantrag → FK muss genehmigen → Backoffice muss gehmigen

Nun sind unsere Führungskräfte immer verwirrt weil der Antrag direkt wieder unsichtbar ist und man diesen auch nicht irgendwie als “pending” oder “noch im Gehnehmigungsprozess”” sieht. 

Es kann nämlich passieren, dass zwei MA einen Urlaubsantrag für den selben Tag stellen und die FK dann nicht richtig entscheidet, da der andere Prozess noch beim Backoffice steckt.


Gibt es da eine Einstellung die wir treffen können oder wäre das vielleicht sonst etwas für Ideation?

 Liebe Grüße 

Lisa

Beste Antwort von lbrk

Hi,

das kommt aus den Rollenberechtigungen. Hier ein Beispiel für unsere Teamleiter-Rolle:

Die Teamleiter haben Vorschlagsrecht auf den bezahlten Urlaub ihrer Mitarbeiter. Dadurch können sie im globalen Kalender alle beantragten Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter sehen.

Zusätzlich muss natürlich eingestellt sein, dass die Abwesenheitsart im Kalender grundsätzlich angezeigt wird. Das stellt ihr unter den Kalender-Einstellungen ein.

Sidenote zu den Rollen: Wir arbeiten hier nicht mit der “Meine Mitarbeiter” Checkbox, weil wir die Berechtigung nur auf interne Mitarbeiter einschränken wollen. (Grund: Die Externen haben andere Abwesenheitsarten, und es ist immer wieder vorgekommen, dass Führungskräfte dann z.B. einem Freelancer Krankheitstage etc. eingetragen hat, was bei uns nicht zulässig ist).

Sidenote 2: Wir finden es super schade, dass man nicht einfach für alle Mitarbeitenden die beantragten Abwesenheiten einblenden kann, sondern dass es eben am Vorschlags-/Bearbeitungsrecht hängt. Es würde die übergreifende Urlaubsplanung auch für die Mitarbeitenden erheblich einfacher machen.

Bei weiteren Fragen melde dich gerne!

VG

lbrk

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L
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  • 26. September 2022

Hi,

zwei Ideen habe ich dazu:

  1. Im Bereich “Workflow-Hub” sind jederzeit alle laufenden Genehmigungen sichtbar. Wenn du deine Führungskräfte darauf berechtigst, können sie sich leicht einen Überblick verschaffen, wo welcher Antrag steckt.
  2. Du kannst es so einstellen, dass die Führungskräfte auch beantragte Abwesenheiten ihrer Mitarbeitenden im globalen Kalender sehen können. Wird dann so gestrichelt dargestellt. Da hätten sie dann die Kalenderübersicht, ob sich Abwesenheiten überschneiden. Grundsätzlich können alle Personen mit Bearbeitungsrecht (für spezifische Abwesenheiten eines spezifischen Personenkreises) auch beantragte, noch nicht genehmigte Abwesenheiten im Kalender sehen.

Hilft dir das weiter?

Viele Grüße

lbrk

lisa.guenther
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  • 26. September 2022

Hallo, 

vielen Dank für deine Antwort. Ich probiere es mal aus und melde mich zurück, ob es alles geklappt hat. 

 

Lg Lisa

lisa.guenther
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  • 26. September 2022

Hallo @lbrk , 

 

wir versuchen das gerade einstellen. Wie funktioniert die Darstellung mit dem globalen Kalender? Wir finden die Einstellung dazu nicht direkt. Hast Du nen Screenshot oder einen Pfad für mich? 

Das Workhub haben wir gefunden aber die Führungskräfte fänden Option 2 sicher schöner. 

Vielen Dank. 

L
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  • 26. September 2022

Hi,

das kommt aus den Rollenberechtigungen. Hier ein Beispiel für unsere Teamleiter-Rolle:

Die Teamleiter haben Vorschlagsrecht auf den bezahlten Urlaub ihrer Mitarbeiter. Dadurch können sie im globalen Kalender alle beantragten Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter sehen.

Zusätzlich muss natürlich eingestellt sein, dass die Abwesenheitsart im Kalender grundsätzlich angezeigt wird. Das stellt ihr unter den Kalender-Einstellungen ein.

Sidenote zu den Rollen: Wir arbeiten hier nicht mit der “Meine Mitarbeiter” Checkbox, weil wir die Berechtigung nur auf interne Mitarbeiter einschränken wollen. (Grund: Die Externen haben andere Abwesenheitsarten, und es ist immer wieder vorgekommen, dass Führungskräfte dann z.B. einem Freelancer Krankheitstage etc. eingetragen hat, was bei uns nicht zulässig ist).

Sidenote 2: Wir finden es super schade, dass man nicht einfach für alle Mitarbeitenden die beantragten Abwesenheiten einblenden kann, sondern dass es eben am Vorschlags-/Bearbeitungsrecht hängt. Es würde die übergreifende Urlaubsplanung auch für die Mitarbeitenden erheblich einfacher machen.

Bei weiteren Fragen melde dich gerne!

VG

lbrk

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  • 26. September 2022

Vielen Dank @lbrk ! 
Dann haben wir das eigentlich auch drin. Ich werde das mal intern prüfen, warum das nicht sichtbar war.

Liebe Grüße

Lisa

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