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On-/Offboarding Verantwortliche an offene Tasks erinnern


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Hallo Zusammen, 

ich habe leider nichts dazu gefunden aber Ihr könnt mir bestimmt helfen 😊

Ich möchte gerne, dass die Verantwortlichen im On-/Offboarding Prozess an offene Tasks erinnert werden. Derzeit muss ich immer manuell nachsehen und den-/diejenigen proaktiv erinnern, dass noch etwas zu tun ist. 

Ausserdem habe ich festgestellt, dass z.B. bei ausgeschiedenen Mitarbeitern, noch Aufgaben offen sind, diese aber auch nicht mehr im Workflow Hub auftauchen. Weil der Mitarbeiter schon einige Monate nicht mehr da ist. Wie kann ich sicherstellen, dass alle Mitarbeiter bei welchen noch Tasks offen sind zumindest im WorkflowHub auftauchen?

Vielen lieben Dank. 

Beste Grüße

Regina 

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Beste Antwort von saja 29 November 2022, 17:08

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7 Antworten

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Hallo @Regina , 

bei uns ist es so, dass diese Aufgaben so lange “offen” bleiben, bis diese erledigt wurden. Bedeutet, dass wir (HR) immer wieder im Dashboard drüber stolpern und die Mitarbeitenden in aller Regel auch. 

Im Rahmen des Onboardings müssen unsere “Neuen” sich direkt am ersten Tag Zeit für die Aufgaben nehmen, hier werden auch die Vorgesetzten dazu angehalten, ein entsprechendes Zeitfenster zu ermöglichen. Ansonsten fängt man tatsächlich an, jedem nachzulaufen. Vielleicht ist das auch für eure Aufgaben möglich. 

Kannst du damit etwas anfangen?

Viele Grüße, Michaela 

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Hi @Michaela B.

vielen lieben Dank für deine Antwort. 

Die Aufgaben sind tatsächlich auf offen, aber wenn ich bzw. meine Abteilung nicht als Verantwortlicher hinterlegt ist, sondern eine andere Abteilung, dann habe ich den Task nicht mehr auf dem Dashboard und kann so, dann nicht mehr einfach nachvollziehen ob alle beteiligten Ihre Aufgaben erledigen. 

Die neuen Mitarbeiter erledigen in der Regel ihre Aufgaben zeitnah, es sind bei uns eher die Personen die in den Workflows eingebunden sind und Personio nicht ständig im Blick haben.

Ich im HR würde gerne alle offenen Workflows im Hub sehen und den/die Zuständigen dann ggf. nochmal darauf hinweisen, dass noch Tasks offen sind. Das geht aber dann wohl leider nicht. 

Danke dir & VG

Regina 

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Hallo @Regina 

Momentan gibt es hierfür keine Reminder-Funktion - ich finde die Idee sehr gut.

Derzeit kannst du dir nur selbst einen Reminder zur Überprüfung setzen oder wie @Michaela B. angesprochen hatte, alle Beteiligten auf die Startseite sensibilisieren.

Ansonsten würde ich dir vorschlagen, dass du deinen Vorschlag nochmals als “Idee” postest. 😉 Ich wäre dafür zu haben. ;)

Liebe Grüße, Sarah

 

 

Schau mal hier gibt es einen Best Practice Post, sehr interessant ;)

 

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Hallo zusammen, 

super spannend mitzulesen. Ich höre oftmals auch das Gegenteil, dass es manchen zu viele Mails sind. :)  

Neben Sarah und Michaela’s Hinweisen, möchte ich nur noch eine Sache hinzufügen:

@Regina, haben denn die Mitarbeitenden die E-Mail Benachrichtigungen (persönliche Einstellungen) an Onboarding ToDos aktiviert? - Dann sollten sie in regelmäßigen Abständen Benachrichtigungen bekommen, ihre ToDos zu überprüfen. 
Bist Du in einer Admin-Rolle? Wenn nicht, kann es ggf. Sinn machen, dass die HR Manager das Bearbeitungsrecht/Ansichtsrecht für den Onboarding-Bereich erhalten, so könnt ihr den Status aller im Überblick behalten. 
Das ist auch hilfreich für das Offboarding. :) 

Ich hoffe, das hilft Dir weiter? 

Liebe Grüße
Lena

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Hi @Lena , 

die meisten der Verantwortlichen haben die E-Mail Benachrichtigung an, jedoch hilft eine Mail nicht immer. (und ja, es sind manchmal zu viele 😉) Da es einige Abhängigkeiten gibt, und wenn diese nicht erfüllt sind, werden die Mails auch schon mal ignoriert. Und auch mir hilft es bei der Überwachung nicht weiter, da ich ja keine Mails bekomme, wenn es nicht mein Task ist. (Oder kann man das irgendwo einstellen?) 

Ausserdem scheinen auch keine Mails versendet zu werden wenn die zu on-/offboardenden Mitarbeiter nicht mehr im Workflow Hub angezeigt werden. (Der laufende Prozess dazu im Hintergrund ist uns nicht ganz klar, wie z.B. wann verschwindet der ausscheidende Mitarbeiter aus dem Workflow Hub, obwohl noch Tasks offen sind.) 

Ich bin in der Admin-Rolle, jedoch muss ich hierbei ja immer alle Mitarbeiter die eingestellt werden oder das Unternehmen verlassen, aktiv im On-/Offboarding Bereich öffnen um zu sehen ob noch etwas zu tun ist.

Für uns wäre es am einfachsten, wenn alle Mitarbeiter bei denen in diesem Bereich noch etwas offen ist (egal wie alt der Task ist) im Workflow Hub aufgeführt sind. 

Vielen lieben Dank an euch alle.

Beste Grüße

Regina 

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Hi @Regina,

ok, ich verstehe. :) 
Du kannst keine Mail Benachrichtigung erhalten, über die ToDos von anderen, außer Du inkludierst Dich in der Onboarding-Gruppe. Davon würde ich allerdings abraten, da Du sonst Unmengen an Benachrichtigungen bekommst und ich vermute, dass es dadurch schwerer ist, den Überblick zu behalten. 

Soweit mir bekannt ist und ich habe auch eben nochmal in der Dokumentation nachgesehen, sollten Mitarbeitende, die noch nicht alle On-/Offboarding Schritte erledigt haben im Workflow Hub angezeigt werden. Das hat nichts mit dem Status zu tun, aber mit der Vollständigkeit der ToDos. Sollte das anders sein und Du einen Fall haben, melde Dich damit bitte beim Personio Support, damit sie sich das näher ansehen können. An diejenigen mit fehlenden ToDos sollten auch weiterhin Mails rausgeschickt werden. 

Als Admin solltest Du über den Workflow Hub einen ersten Überblick erhalten und darüber, oder auch in der Mitarbeiterliste, kannst Du Dir den Onboarding-Status anzeigen lassen, so siehst Du im Überblick bereits, ob bei diesen Mitarbeitenden noch ein ToDo fällig ist. 


Wie stellen auch weitere Organisationen, sicher, dass alles ausgefüllt ist? Geht Euer HR auf die New Joiner zu, oder machen das die Vorgesetzten? Schließt ihr einzelne ToDos einfach für Eure neuen Mitarbeitenden, wenn sie nicht unbedingt notwendig sind?
Ich stimme Dir zu, da benötigt es sicherlich eine letzte abschließende Kontrolle und das ein oder andere Mal sicher auch eine Erinnerung! :) 

Liebe Grüße
Lena

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Hi @Lena,

vielen lieben Dank für deine Antwort.

Dann wende ich mich mit dem Thema mal an den Support. 

Beste Grüße

Regina 

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