Skip to main content

Mitarbeiterdaten & Dokumente

Platziert hier alle Eure Fragen und Diskussionen zu Mitarbeiterdaten & Dokumenten, wie Sektionen, Dashboard, Mitarbeiterübersicht, Dokumente im Profil und Dokumentvorlagen.

  • 952 Themen
  • 3,553 Antworten
952 Themen
Buzz Lightyear
Visitor
Buzz LightyearVisitor
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Dokumentation Schnelltest Ergebnisse

Moin,wir überlegen derzeit wie wir die Corona Tests dokumentieren. Auf die Schnelle hat jeder MA eine Liste bekommen in der er seine Testergebnisse einträgt und die er am Freitag ab gibt, damit wir einen Überblick haben wie es so läuft...Mein ITler Herz sagt aber: Sowas muss man doch auch eleganter in der Personalverwaltung lösen lassen. Mir fehlt da aber der Ansatz, dazu kenne ich die Möglichkeiten von Personio nicht gut genug.

3394
Dominique
Follower
vor 3 Jahren
schuhja
Visitor
schuhjaVisitor
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Digitalisierung Personalakte

Hallo zusammen, ich habe hier öfter gelesen, dass Personalakten digitalisiert wurde und in Personio abgebildet wurden. Dies planen wir bei uns jetzt auch, da wir gemerkt haben, dass ein Zugriff aus dem Home Office und für mehr Personen notwendig ist, die wir auf Papier nicht erreichen können. Zum anderen erhoffen wir uns eine bessere Strukturierung der Dokumente.Dabei sind uns einige Fragen gekommen, wo ich gerne eure Erfahrungen hören würde:Habt ihr eure Personalakten 1 zu 1 in Personio übertragen? Also habt ihr für jedes Thema eine neue Dokumentenkategorie angelegt? Wenn ja, wie seit ihr mit der Datenbegrenzung in selbst erstellten Dokumentenkategorien umgegangen oder habt ihr diese nie erreicht? Habt ihr euch strenge Regeln für die Dokumentenbezeichnung und das einstellbare Datum gegeben, sodass eine einfache Sortierung möglich ist? Habt ihr Empfehlungen, wie man es gut lösen kann? Wie geht ihr mit Dokumenten um, die der Mitarbeiter einreichen muss: lasst ihr diese ohne Benachrichti

2381
MirjamPichler
Personio Implementation Manager
vor 3 Jahren
R
Follower
Rudolf KutschkerFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Hinweis auf hochgeladenes Dokument

Guten Morgen, gibt es die Möglichkeit eines automatischen Hinweises ins Dashboard, wenn ein Dokument hochgeladen worden ist? Beispiel: HR lädt die monatliche Gehaltsabrechnung in Dokumente. Der MA soll Info bekommen, dass ein neues Dokument vorhanden ist. Vielen Dank Rudolf  

6343
Selina
Community Manager
vor 3 Jahren
Toby Flenderson
Communicator
Toby FlendersonCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Drag & Drop für Einzeluploads

es sollte meiner meinung nach heutzutage zum technischen standard gehören, überall da, wo dateien hochgeladen werden können auch ein draf&drop feld anzubieten. use case: ich befinde mich in einem mitarbeiterdatensatz und möchte z.b. eine AU-bescheinigung nur für den einzelnen mitarbeiter hochladen. die datei ist in der email meines email clients (in dem fall outlook) angehängt, so dass ich sie per drag&drop sehr einfach in ein upload feld reinziehen könnte. geht aber nicht. ich muss sie erst lokal speichern und dann nach klicken des upload buttons dort suchen, wo ich sie abgelegt habe. der hier beschriebene multi-upload ist dafür leider kein guter ersatz, da er ebenfalls zusätzliche arbeitsschritte notwendig macht: 

1583
Anke
Skiller
vor 3 Jahren
ForcepsGmbH
Follower
ForcepsGmbH
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Nachtdienste: Anwesenheitserfassung & Urlaubsanspruch

Hey, ich richte gerade mein Personio ein. Leider kann ich kein Nachtdienste eintragen - das System akzeptiert die eingetragenen Zeiten nicht und ich finde leider Möglichkeit dies umzusetzen.Zudem möchte ich ein Gehalt eintragen, das außerhalb der Norm war (Kurzarbeit + Sonderzahlung).Und bei den Urlaubstagen weiß ich auch nicht wie ich verfahren soll, sodass ich auf eine verlässliche Zahl komme. Ich hoffe ihr als Experten könnt mir weiterhelfen. :-) Herzliche Grüße Natalie Kresei

1442
MirjamPichler
Personio Implementation Manager
vor 3 Jahren
F
Explorer
FSDDExplorer
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Layout Dokumentvorlagen

Hallo, ich bin gerade bei der Einrichtung unserer Dokumentvorlagen. Allerdings sieht das hochgeladene Word-Dokument in Personio grafisch etwas anders aus. Wir haben unseren Briefbogen in Word und auch Seitenzahlen. Diese werden in Personio nicht bzw. schief dargestellt. Auch die Abschnitte werden auf anderen Seiten, als in Word angezeigt. Woran könnte dies liegen und wie kann ich den Fehler beheben? Wir arbeiten mit Schriftschnitten, die für Personio kompatibel sind.Vielen Dank für euren Hinweis.Viele GrüßeFrauke

6438
F
Explorer
vor 3 Jahren
Anke
Skiller
AnkeSkiller
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Auslösung Erinnerungen/Aufgaben

Hallo zusammen, ich habe für einen MA neue Erinnerungen ohne Verfall eingestellt und das Problem, dass er diese nicht auf seinem Dashboard sieht. Ein Ansichtsrecht hat er auf die Daten. Jetzt ist meine Frage, wann Erinnerungen ausgelöst werden? Wenn ich den Helpcenter-Artikel richtig verstehe, werden Erinnerungen ja auch ausgelöst, wenn diese nach dem Ereignistag eingerichtet werden. Müsste er demnach nicht alle Aufgaben auf seinem Dahboard haben, die ich, mit derselben Erinnerung, auch habe? Ich hoffe, ich habe mich verständlich ausgedrückt. Lieben GrußAnke

38911
Selina
Community Manager
vor 3 Jahren
A
Follower
AstridMFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Dokumentenvorlage: Neues Gehalt mit Hilfe eines Platzhalters eintragen

Hallo Zusammen,bei uns stehen im Juni Gehaltserhöhungen für alle MA an. Jeder MA erhält im Vorfeld ein persönliches Schreiben, in dem über die Gehaltserhöhung informiert und das neue Gehalt mitgeteilt wird.Wie kann ich in der Vorlage definieren, dass genau das Feld beim Gehalt genommen wird, in dem das neue Gehalt steht? In dem Zusammenhang die Frage, ob ich diese Schreiben “en bloc” für alle MA ausdrucken kann oder muss ich jeden Mitarbeiter separat aufrufen, um das Schreiben auszudrucken? Wie handhabt Ihr das? Viele GrüßeAstrid

3032
A
Follower
vor 3 Jahren
K
Communicator
KerrinCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Erinnerung zu Geburtsdatum

Liebe Community, wir haben für die HR und das Office Management eine Erinnerung für alle Geburtstage der Mitarbeiter eingestellt und bis zur letzten Woche hat alles prima funktioniert. Aktuell werden uns die Erinnerungen leider nicht mehr angezeigt. Gab es vielleicht eine Systemumstellung oder müssen wir die Erinnerung neu definieren?   Ich freue mich über Eure Tipps & Erfahrung.   Viele Grüße Kerrin

172423
M
Communicator
vor 3 Jahren
C
Helping Hand
ChipmunkieHelping Hand
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Welche Erinnerungen/Aufgaben verschwinden bei allen oder einzelnen nach Bestätigung?

Hallo Personio, was bei meinen Kolleg*innen immer wieder zu Verwirrungen führt (und bei mir ehrlicherweise auch manchmal) ist die Frage welche Erinnerungen (Aufgaben) auf dem Dashboard man beim wegklicken für alle löscht die diese Erinnerung haben und welche nicht. Also z.B. gibt es ja eine Geburtstagserinnerung, die erhalten bei uns die Mitarbeiter im “Office” und die Geschäftsführer. Klickt einer weg sollte die Erinnerung aber bei den anderen bleiben (sind als Aufgaben angelegt um nicht einfach zu verschwinden).Nun gibt es verschiedene Dinge die im Dashboard erscheinen. Klar ist wenn ich einen Genehmigung für eine Abwesenheit gebe, eine Aufgabe im On-/Offboarding als erledigt markiere, ein Attest genehmige verschwindet es bei den anderen.Wie ist das wenn eine doppelte Abwesenheit ist, verschwindet die auch wenn einer es anklickt?Und bei Erinnerungen und Aufgaben - wenn dort einer das anklickt, bleibt es dann bei den anderen bestehen?Super wenn vielleicht von Personio das nochmal jema

1531
Selina
Community Manager
vor 3 Jahren
H
Follower
HHHRlerinFollower
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Nutzung Dokumentenvorlagen

Hallo zusammen,wir kommen nach wie vor mit der Dokumentenbearbeitung in Personio nicht klar, sodass wir gerade Feedbackbögen und Zielfestlegungen in Word erstellen im File-Verzeichnis ablegen und danach in Personio hochladen.Das ist natürlich dermaßen umständlich und im Alltag bei 100 MA nicht praktikabel. Ich dachte eigentlich mit Personio könnten wir irgendwann auf das File-Verzeichnis verzichten, aber davon sind wir noch weit entfernt.Verträge können wir zwar mittlerweile damit erstellen, aber Bögen, auf denen viel Freitext zu schreiben sind, sind in Personio nicht abbildbar.Wie handhabt ihr das? Danke Janina 

2316
MirjamPichler
Personio Implementation Manager
vor 3 Jahren
F
Explorer
FSDDExplorer
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Kategorien der elektronischen Personalakte

Liebe Community,wir implementieren gerade Personio und haben uns gefragt, wie wir die Struktur für die elektronische Personalakte anlegen. Gibt es die Möglichkeit, dass man die vorgegeben Systemkategorien noch mal erläutert? Es sollte für jeden HR-Manager bei uns direkt ersichtlich sein, was wo und wie abgespeichert wird. Beispielsweise finde ich die Kategorie “Arbeitsvertrag” nicht sehr eindeutig. Ich würde diese eher mit “Vertragliche Vereinbarungen” betiteln. In der physischen Akte lässt sich diese Herausforderung über ein Deckblatt lösen. Habt ihr hierzu einen Vorschlag? Vielen Dank.Viele GrüßeFrauke

4252
MirjamPichler
Personio Implementation Manager
vor 3 Jahren
JessicaHR
Communicator
JessicaHRCommunicator
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Vertreter nach Austritt

Hallo zusammen, ich würde gern einmal zur Diskussion stellen, ob eine solche Funktion nicht hilfreich wäre. Wir haben den Kollegen freigestellt, ob sie bei Urlauben einen Vertreter benennen (Funktion auf optional gesetzt). Manche Kollegen aus dem Büro nutzen dies, damit klar ist, wer in der eigenen Abwesenheit Ansprechpartner ist. Da wir eine Jahresurlaubsplanung machen, passiert das teilweise schon recht weit im Voraus. Nun kommt es ja gelegentlich dazu, dass der vertretende Kollege das Unternehmen verlässt. Leider bleibt die Vertretungsregelung aber über das Austrittsdatum hinaus im Kalender und wir somit für diverse Kollegen angezeigt. Es wäre wünschenswert, wenn die Vertretungsregelungen aus dem Kalender sich an dem Austrittsdatum orientieren und dadurch raus fliegen, damit hier kein falscher Eindruck für die Kollegen entsteht. Leider ist es uns als Admin nicht möglich die Vertretung zu löschen und es wirkt für Außenstehende so, als hätten wir die Mitarbeiter nicht korrekt abgemeld

4404
Selina
Community Manager
vor 3 Jahren
Elena
Community Superstar
ElenaCommunity Superstar
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Best Practices Schwerbehinderung in Personio abbilden

Liebe Community, leider kämpfe ich aktuell ein bisschen mit der Abbildung von Schwerbehinderten in Personio. Dazu würden mich mal eure Erfahrungen interessieren.Wie bildet ihr den Zusatzurlaub für Schwerbehinderte ab? Eine weitere Abwesenheitsart kommt für uns eigentlich nicht in Frage, da wir nicht wohl, dass unsere Schwerbehinderten diesen Urlaub aktiv als solchen ausweisen müssen. Eine manuelle Anpassung des Anspruchs ist natürlich auch blöd, da bei wechselnden Arbeitszeitmodellen und in jedem Jahr immer daran gedacht werden muss.  Habt ihr eine Sektion extra für Schwerbehinderung? Wir würden gerne die Daten aus dem Ausweis in Personio-Attribute übertragen und am besten auch an eines der Attribute erinnert werden, bspw. wenn ein befristeter Ausweis ausläuft. Hier würde mich einfach mal interessieren, welche Attribute ihr dafür schon verwendet. Ich freue mich über eure Tipps & Tricks in Personio.Vielen Dank und schon einmal frohe Weihnachtstage! Herzliche Grüße,Elena 

10081
Elisa
Ehem. Personio Mitarbeiter*in
vor 3 Jahren
N
Detective
Nora_NDetective
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Matrix Organisation

Hallo,- sind gerade bei der Implementierung -  Wir benötigen eine Matrix Struktur, würde mich sehr interessieren, wie Ihr das so macht?!Ein Beispiel:  ein Mitarbeiter (zB Artist) hat 2 Manager - einen Manager aus seinem direkten Bereich (Art Director) aber auch ein Manager der sein interdisziplinärisches Team führt, zb ein Producer (sollte Urlaub usw genehmigen können,) Es sollte schnell und flexibel änderbar sein. DankeNora 

3861
MirjamPichler
Personio Implementation Manager
vor 4 Jahren
fairfood Freiburg
Communicator
fairfood FreiburgCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Best Practices Holacracy

Hallo liebe Community, wir haben uns kürzlich für personio als neue Perso-Software entschieden, nun geht es um die Implementierung. Wir haben als Organisationsform eine “Holacracy”, bedeutet folgendes: - Es gibt keine Vorgesetzten.- Es gibt keine festen Abteilungen sondern Circle.- Die MA sind nicht Stellen- sondern dynamische Rolleninhaber.  Gibt es hierzu schon Erfahrungswerte in der Community im Umgang mit personio, der Implementierung, der Gestaltung von Workflows, der Datenpflege etc. ?  Freue mich über Antworten und Eingebungen… :)   Viele Grüße und danke für den Support vorab!  

4725
fairfood Freiburg
Communicator
vor 4 Jahren
Lilly
Follower
LillyFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Mitarbeiterhistorie / Aktendeckblatt

Hallo liebe Community,wir stehen vor der Monsteraufgabe unsere Akten zu digitalisieren. Ihr kennt bestimmt alle noch das berühmte Aktendeckblatt, auf welchem ganz vorne in der Akte alle wichtigen Änderungen auf einen Blick zur Übersicht zusammengefasst sind.Wie habt ihr das am besten in Personio abgebildet?Klar gibt es den Reiter Mitarbeiterhistorie, aber da kann man ja selbst keine Bemerkung machen. Also mit der Historie und den Notizen arbeiten? Oder doch im Profil selbst etwas anlegen?Ich freue mich auf euer Feedback!Liebe Grüße & allen eine gute WocheLilly

4273
Elisa
Ehem. Personio Mitarbeiter*in
vor 4 Jahren
J
Visitor
Jana WiegandVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Verschieben von Mitarbeiterdokumenten zwischen den Kategorien

Hallo Zusammen,wir wollen Unterlagen (Dokumente) zwischen den Kategorien der Mitarbeiter per Drag & Drop hin- und herschieben (oder eine andere schnelle Alterantive außer löschen und neu hochladen:B. unter der Kategorie “Arbeitsverträge” ist das Dokument “Lebenslauf” gespeichert, dieses Dokument soll nun in die Kategorie “Bewerbungsunterlagen” verschoben werden, ohne größeren Aufwand.Hat jemand hierfür eine Lösung?Merci. Jana

4531
Phillip Hartmann
Personio Implementation Manager
vor 4 Jahren
M
Communicator
MicoCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Mitarbeiterstammdaten aus Personio exportieren

Liebe Community,gibt es aktuell die Möglichkeit, Mitarbeiterstammdaten (z. B. Adressen) aus Personio in eine Excel-Tabelle zu exportieren? Viele Grüße und bleibt gesund!Michelle

8292
M
Communicator
vor 4 Jahren
R
Follower
Rudolf KutschkerFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
"Unterschrift anfordern" unter "eSignatur" nur bei neuen Dokumenten möglich?

Als Administrator sehe ich jetzt  bei ”Dokumenten” unter jeder Kategorie bei jedem alten Dokument unter der Spalte “eSignatur”  die Aufforderung “Unterschrift anfordern”. Z.B. bei alten Bewerbungsunterlagen oder Lebensläufen.Weder sind diese “alten” Dokumente dafür vorbereitet noch brauche ich eine Unterschrift.Ist es möglich, nur bei neu erstellten Dokumenten mit dem Unterschriftsfeld die Infos unter “eSignatur” einzufügen und für alte Dokumente die Spalte leer zu lassen? Vielen DankRudolf

3691
MirjamPichler
Personio Implementation Manager
vor 4 Jahren
Dani
Communicator
DaniCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Erinnerungen, die an Attribute geknüpft sind

Liebe Community,wir haben für alle Mitarbeitenden eine Erinnerung an Firmenjubiläen hinterlegt, die jeweils an das Startdatum geknüpft ist. Erinnert werden jeweils die drei Mitglieder der Rolle Administrator, da diese zugleich auch das HR-Team abbilden (wir haben keine separate HR-Rolle definiert).Nun stellen wir fest, dass wir zwar an alle Jubiläen erinnert werden, NICHT ABER an die Jubiläen der Mitglieder der Rolle Administrator.Wie können wir dieses Problem lösen?Danke für eure Ideen,Dani

4542
Dani
Communicator
vor 4 Jahren
Vanessa Halwass
Influencer
Vanessa HalwassInfluencer
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
eSignatur - Unterzeichner auswählen

Hallo,wir sind gerade dabei die neue eSignatur in Personio auszuprobieren (finden wir mega gut!).Nun haben wir eine Dokumentenvorlage erstellt (Krankmeldung ohne Attest), die jeder Mitarbeiter selbst anlegen können sollte.Hier soll dann immer der gleiche Geschäftsführer entsprechend signieren.Unser Problem ist, dass wenn wir nur ein Unterschriftenfeld in das Dokument setzen, man beim “Unterschrift anfordern” niemanden auswählen kann, sondern dort immer der Mitarbeiter drin steht, in dessen Profil man sich gerade befindet. Erst wenn wir zwei Unterschriftenfelder setzen kann man bei beiden den Unterzeichner auswählen.Bekommen wir das auch irgendwie nur mit einem Unterschriftenfeld hin?Vielen Dank vorab!Sonnige GrüßeVanessa

5902
Vanessa Halwass
Influencer
vor 4 Jahren
Anke
Skiller
AnkeSkiller
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
MA als Neuzugang trotz Kündigung

Hallo zusammen, wir haben gerade den Fall, dass ein Mitarbeiter bereits gekündigt hat bevor er angefangen hat. Dies haben wir auch so eingepflegt. Leider taucht er trotzdem als Neuzugang auf.Ist dies vom Systems aus so gewollt oder muss noch etwas beachten werden? Lieben Gruß Anke 

4662
Anke
Skiller
vor 4 Jahren
K
Explorer
KathyExplorer
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Standarddokumente

Hallo Zusammen,   gibt es die Möglichkeit Dokumente für die Mitarbeiter zu hinterlegen, die sie durcharbeiten müssen und mit einem Haken bzw. Unterschrift bestätigen können, dass sie diese bearbeitet haben ? Also letztendlich ähnlich wie im Onboarding, wo es den Schritt Profil füllen gibt, erhält er hier Unterlagen, die man zentral hinterlegt und von ihm zur Kenntnis genommen werden müssen und auch sein Einverständnis erforderlich ist.   Hat jemand eine Idee wie man das am besten macht ?   Vielen Dank für ein Feedback

6591
Viktoria
Personio Mitarbeiter*in
vor 4 Jahren
Nancy Tobler
Visitor
Nancy ToblerVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Kann die Arbeitsbescheinigung nach § 312 Drittes Buch Sozialgesetzbuch (SGB III) als Vorlage integriert werden?

Nicht nur ich würde Luftsprünge machen, wenn die Vorlage der BfA, Arbeitsbescheinigung nach § 312 Drittes Buch Sozialgesetzbuch (SGB III), in personio mit entsprechender Codierung hinterlegt werden könnte. Ganz automatisch. Denn ich bemühte mich schon, die Codierung zu hinterlegen und scheiterte schon an der Hausnummer aufgrund von Platzmangel.  Hat es jemand schon geschafft? Oder einen Weg drum herum gefunden?   Mit großem Dank und lieben Grüßen, Nancy  

11316
Viktoria
Personio Mitarbeiter*in
vor 4 Jahren
Nutzungsbedingungen für die Personio Voyager Community