Personio Tipps & Tricks

Hallo zusammen, ich versuche seit einigen Tagen nun die Benachrichtigung in Slack von Personio einzustellen.Eine Jubiläumsmeldung und Neuzugänge hat geklappt. Also funktioniert die Verbindung wohl.Was mir fehlt ist die Urlaubsankündigung und auch die Abwesenheitsliste.Ich habe schon sehr oft alle Einstellungen kontrolliert nach der Anleitung. Lediglich scheitert es an dieser hier: Stellen Sie vor der Integration von Slack sicher, dass Folgendes der Fall ist: Sie haben eine Admin-Rolle oder Bearbeitungsrechte für den Marketplace in Personio: Gehen Sie zu Einstellungen. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Mitarbeitendenrollen. Wählen Sie Zugriffsrechte. Navigieren Sie zu Konto-Konfiguration und Marketplace-Integration. Sie haben Admin- oder Inhaberrechte für Ihren Slack-Workspace Bei Konto-Konfiguration von Allen Mitarbeitenden kann ich die Checkbox nicht aktivieren und den Haken übernehmen, beim Neu-Laden ist dieser immer wieder weg. Wie sollte das denn aussehen? K

Hallo zusammen,eine HR-Kollegin verabschiedet sich bald in Elternzeit. Sie hat regelmäßig Erinnerungen bei den einzelnen Mitarbeitenden hinterlegt (z.B. anstehende Gehaltsänderungen, Einreichen von Nachweisen, ...). Diese Erinnerungen erhält sie immer per Mail.Wie können wir die von ihr hinterlegten Erinnerungen an einen anderen HR Kollegen weiterleiten / übertragen, damit die Erinnerungen nicht “verloren” gehen, wenn sie abwesend ist?Viele Grüße, Anja

Hallo liebe Community,Wir nutzen die Workflows für unser Onboarding- und Offboarding bei Personio sehr intensiv für alle Rollen und Bereiche. Die Aufgaben in der Workflows basieren ja auf den Eintritts- bzw. Austrittsdatum. Nun kommt es ab und zu vor, dass die Aufgaben daher auf ein Wochenende fallen. Das ist dahingehend Problematisch, dass sie Bearbeitungszeit der Aufgaben verkürzt und Mitarbeitende gewisse Informationen nicht rechtzeitig erhalten.Beispiel:Unsere Starter bekommen eine Welcome Mail am ersten Tag mit der Aufgabe sich in unsere drei Standardsysteme einzuloggen. Für den 01.03.2025 würde das auf einen Samstag fallen. Wenn die Starter nun am Montag, den 03.03.2025 anfangen, haben sie nicht nur eine drei Tage alte Welcome Mail von uns im Postfach, sondern nach dem Login in Personio schon mal mind. eine überfällige Aufgabe. Keine gute employee experience.Hat sich jemand von euch mit dem Problem evtl. schon auseinander gesetzt und kann mir eine Problemlösung vorschlagen, wie d

Guten Morgen, mich würde mal interessieren, wie ihr die Ansichtsrechte für die Stellevertreter der Führungskräfte eingestellt habt. Derzeit ist es bei uns so, dass die Mitarbeiter an die direkte Führungskraft im Personio berichten. Die direkte Führungskraft ist aber auch mal im Urlaub und somit würde das dann alles bei der Stellvertretung liegen. Diese kann in unserer Einstellung aber gar nicht auf die An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter zugreifen. Vielleicht gibt es ja einen super Tipp.Vielen Dank! :) 

Hallo Community,wie gebt ihr eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ein, wenn der Arbeitnehmer früher wieder zur Arbeit kommt als bescheinigt ist?Variante (a): AU für 5 Tage erthalten und eingetragen, Krankenkasse hat Zeitraum bestätigt, AN ist ab Tag 4 wieder da. → wenn ich den Zeitraum nun kürze stimmt er nicht mehr mit der Abwesenheit überein - einfach ignorieren?Variante (b): AU für 5 Tage erthalten und noch nicht eingetragen bis AN ab Tag 4 wiederkommt → trage ich jetzt nur noch 3 Tage Abwesenheit ein und ignoriere die abweichende Rückmeldung der KK?Wie macht ihr das?Danke!Gruß

Hallo zusammen, die Grenze der geringfügigen Beschäftigung ändert sich mit dem Mindestlohn. In unseren Verträgen steht immer der Betrag, den die / der geringfügig Beschäftigte jeden Monat überwiesen bekommt. Nun ändert sich der Mindestlohn fast jährlich und er wird sich weiter erhöhen (finde ich gut, alles ok). Macht ihr dann immer eine Änderung des Arbeitsvertrages oder gibt es eine clevere und rechtssichere Formulierung, die diese Erhöhung auffängt. Und ja, wir erhöhen den Auszahlungsbetrag und senken nicht die Arbeitszeit. 

Hallo Community,wie handhabt ihr die Verwaltung von Unterschriftanfragen? Wir haben immer wieder das Problem, dass man als Anfordernder einer MA-Unterschrift keine Mitteilung erhält, wenn ein Dokument unterschrieben wird. Die einzelnen Profile aufzurufen und für jedes einzelne Dokument nachzuschauen, ist zu aufwendig. Die Ansicht, die es für Administratoren gibt, wäre auch sehr hilfreich für das HR-Department. Diese ist aber, meines Wissens nach, noch nicht freischaltbar.Wie macht ihr das? Wie behaltet ihr den Überblick? Vielen Dank und viele Grüße!

Moin zusammen,das Thema wurde schon vor einer Weile mal von ​@SarahHen  thematisiert und ich möchte es nochmal anstoßen.Auch ich bin nicht mehr zufrieden mit unserem Prozess der Krankmeldung - unabhängig von Personio.Aktuell sieht unser Prozess so aus:MA schreibt Mail an eine spezifische E-Mail-AdresseIch trage den Tag bzw. Zeitraum in Personio ein→ und hier beginnt schon mein “Bäh”wenn ein MA sich bei mir krankmeldet mit“mir gehts nicht gut, ich komm heut nicht” oder “ich geh zum arzt”dann kann ich zunächst nur den heutigen Tag eintragen. Manchmal bekomme ich ein zügig Follow-Up, manchmal darf ich länger drauf warten.Manchmal kommt die AU auch gestückelt zB Montag, dann Dienstag nochmal - weil man dachte am Dienstag wär man wieder fit - und spätestens mittwochs muss dann der Arztbesuch stattfinden.Das ist unnötig viel Aufwand, den ich gerne verändern möchte. Meine Fragen daher:Tragen eure MA ihre AU selbst in Personio ein? Wenn ja, wie handhabt ihr das Ganze mit dem LogIn? Nutzt ihr d

Hallo zusammen,wir haben mit Erschrecken festgestellt, dass es in Personio leider keine richtigen Backup Möglichkeiten für uns als Kunden gibt. Für Datensicherungen wird zwar auf die Funktion “Unternehmensexport” verwiesen, aber wer sich den mal genauer angesehen hat, wird feststellen, dass mit diesem keine sinnvolle Datenwiederherstellung möglich ist.Als praktikable (und wahrscheinlich einzige Alternative) bleibt uns der regelmäßige Daten-Export mit der Personio-Berichtsfunktion. Aber auch hier ist man eingeschränkt und man muss die Reports manuell anlegen. Insgesamt ist das unzufriedenstellend und schützt einen nur sehr begrenzt und nicht in allen Fällen (z.B. Workflows können nicht gesichert/wiederhergestellt werden). Von anderen SaaS Anbietern kenne ich Backup-Möglichkeiten über die API, aber auch das gibt es bei Personio nicht.Mich würden an dieser Stelle die Erfahrungswerte von anderen Nutzern interessieren. Habt ihr Best Practices für die Datensicherung in Personio?Wie und in we

Hallo zusammen,wir sind seit einigen Monaten auf der Suche nach einer modernen Anwendung zur Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung. In die enge Auswahl sind Shyftplan und Shiftbase gekommen, da sie beide über eine API Schnittstelle zu Personio verfügen. Insgesamt hoffen wir auf ein paar Referenzen. Dadurch, dass wir zuschlagspflichtige Schichten für die Lohnbuchhaltung (wir nutzen DATEV Lodas) für unser Steuerbüro aufbereiten müssen, ist es neben der innovativen PEP auch wichtig, dass die geleisteten Arbeitszeiten sauber erfasst und in einem geeigneten Format exportiert werden kann.Wir sind gespannt, von der ein oder anderen Erfahrung hier lesen zu können! 

Hallo zusammen, ich habe zwar verschiedene Beiträge zu mehreren Gesellschaften gefunden, aber nirgends etwas, wo explizit auf die Rollen und Erinnerungen eingegangen wird. Wir haben mehrere Gesellschaften und auch teilweise HR Manager, die nur für eine Gesellschaft zuständig sind und somit beispielsweise auch keine Gehaltsdaten der anderen sehen sollen. Ich habe inzwischen rausgefunden, wie ich den HR Managern der anderen Gesellschaften eingeschränkten Zugriff auf Personal, Gehaltsdaten usw. geben kann.Auch habe ich verstanden, wie ich Workflows entsprechend erstellen kann. Ein Fragezeichen für mich sind die folgenden beiden Punkte:Info / Genehmigungsanfrage an HR Manager Gesellschaft x, wenn ein Mitarbeiter aus Gesellschaft x persönliche Daten ändert. Wenn ich es richtig verstehe, geht es darüber, dass ich für die MA der Gesellschaft x eine entsprechende Mitarbeiterrolle anlege. Bedeutet das im Umkehrschluss, dass alles MA einer Gesellschaft eine entsprechende MA Rolle von der entspre

Liebe Community,wir stecken gerade in der Implementierung von Personio Core, im Sommer steht dann die Implementierung der Payroll an.Es tauchen immer wieder Fragen auf, die sehr spezifisch sind und wir suchen daher nach einem Community-Mitglied, welches ebenfalls in der ambulanten Pflege arbeitet und Personio nutzt.Im besten Fall wird auch inhouse die Lohnabrechnung durchgeführt.Wie sind die Erfahrungen - vor allem in Bezug auf die Lohnabrechnung.Viele GrüßeLisa

Hallo zusammen, wir möchten unser Personio 1:1 in der Testumgebung nachbauen.Habt ihr hierzu Erfahrungen gemacht worauf man achten muss? Gibt es “Anleitungen” oder schon Best Practices? Vielen Dank!Philipp

Sehr geehrte Community,wir haben seit einem Jahr das Modul “Recruiting” von Personio im Einsatz. Die Implementierung weiterer Module ist zumindest unser Wunsch.Wir sind ein öffentlich-rechtlicher Arbeitgeber, der komplett kaufmännisch geführt wird und haben eine Tochtergesellschaft.Die Mandantenfähigkeit, die wir von anderen HR-Software-Lösungen kennen, vermissen wir bei Personio leider.Wir stellen uns die Hinterlegung einer eigenen, von der Muttergesellschaft unabhängigen Sruktur für die Tochtergesellschaft vor.Dies sollte Dinge, wie die eigene Geschäftsführung, den Kostenstellenplan oder die Betriebsstellen betreffen. Welche Erfahrungen habt Ihr hier gemacht bzw. wie habt Ihr diese Fragen gelöst?Viele GrüßeRobert

Liebe Community,ich suche verzweifelt eine Übersicht der Best Practice von Mitarbeitenden Informationen. Kann mir jemand sagen, wo ich diese Info finde?Danke für Eure Unterstützung…. :-)

Liebe Community Wir haben nun mit dem Recruitment via Personio gestartet. Ich wollte mal in die Runde fragen, wie ihr das jeweils mit dem LinkedIn posting macht. Kauft ihr jeweils ein Bundle für 30 Tage? Ich persönlich würde viel lieber jeden Tag für gewisse Stellen ein Budget ausgeben und das so promoten als Pauschal eine Promotion für 30 Tage laufen lassen. Wie macht ihr das? schreibt ihr die Stelle einfach nochmals einzeln auf LinkedIn aus mit dem Personio Link?  Freue mich auf Eure Rückmeldung.  Liebe GrüsseRajan

Hallo zusammen,wir sind derzeit auf der Suche nach einem Scan-Dienstleister, der bereits Erfahrung mit Personio hinsichtlich der Digitalisierung der Personalakten gemacht hat. Gibt es da gute Erfahrungswerte mit einem bestimmten Anbieter? Wäre dankbar für jeden einzelnen Tipp.Viele GrüßeJennifer Yilmaz

Hi zusammen,wir hätten eine Idee die Karriereseite um ein Kontaktformular für HR-Anliegen zu erweitern. Hintergrund dabei ist, dass wir gerne die Vielzahl an ungewünschten E-Mails im HR-Postfach, die wir täglich erhalten, zu reduzieren. Wir möchten Bewerbern gerne die Möglichkeit bieten mit uns auch vor der Bewerbung in Kontakt treten zu können. Deshalb geben wir unsere HR-Mail-Adresse auf der Website an. Das hat jedoch zur Folge, dass unzählige Anbieter von Dienstleistungen und Headhunter das Job-Postfach fluten, was sicher jeder von euch im HR-Bereich erlebt.Deshalb kamen wir auf die Idee die Karriere-Seite um ein HR-Kontaktformular inkl. Angabe eines Kontaktgrundes zu erweitern (Drop-Down-Menü). So könnten wir uns die Veröffentlichung unserer Mail-Adresse sparen und würden nicht mehr in Mailing-Listen landen.Wir könnten uns auch vorstellen, dass man Personio generell als Kommunikationsplattform für alle HR-Mails nutzen kann. Bewerber wären von anderen Dingen sauber getrennt und in P

Liebe alle,wir suchen nach einer Möglichkeit, den Arbeitsort unserer MA zu erfassen.Grund: in Österreich müssen die Homeoffice-Tage aller Mitarbeitenden erfasst werden, die Gesamtanzahl erscheint dann auch am Jahresohnzettel.Aktuell lösen wir es so, dass die MA bei ihrer täglichen Zeiterfassung “Homeoffice” als Kommentar angeben. Das ist allerdings fehleranfällig, die Schreibweisen sind nicht einheitlich und der Begriff erscheint dann auch bei allen Zeiteinträgen des Tages (vor allem beim neuen Beta-Stundenzettel). Das machts in der Auswertung in Excel nochmal komplizierter, statt einem Gesamteintrag für den ganzen Tag sind alle erfassten Anwesenheiten einzelne Zeilen.Wir haben auch die Option überlegt, Homeoffice als “Abwesenheitsart” anzulegen, das ist allerdings umständlich für die Mitarbeitenden, weil die Zeiterfassung dann nicht einheitlich ist und auch das Erfassen von stundenweisen Abwesenheiten nicht so sauber und eindeutig ist (kein unmittelbarer Eintrag der Pausendauer etc.)

Huhu ihr Lieben,  es kommen ja immer mal wieder Fragen zu Workflows zur Elternzeit. Wir haben gerade mal einen Versuch damit gestartet und ich dachte, ich teile den hier mal ausschnitthaft.  Aufgrund der Trigger, habe ich mehrere Workflows:Ihr seht, die meisten sind Events, die anhand der gestellten Elternzeit getriggert werden. Ein Workflow sieht beispielweise so aus: Wir müssen immer noch Abfragen innerhalb des Workflows, ob die Elternzeit wirklich eine neue Elternzeit ist, oder evtl. eine andere verlängert wurde, dann fallen die Aufgaben nämlich nicht an. Das mach ich in dem ich den “Genehmigungsabschnitt” etwas missbrauche - nicht schön, aber tut’s. In den Aufgaben stehen dann alle möglichen Dinge drin. Das ist je nach Schritt und Firma natürlich unterschiedlich.  Wir haben noch ein paar Schwierigkeiten, ein paar Fragen / Stichwörter dazu: “Missbrauchter” Genehmigungsschritt, siehe oben Die Aufgaben kommen alle nacheinander, wobei sie semantisch eigentlich nebeneinander liegen soll

Hallo zusammen :)wir nutzen erst seit kurzem das “Recruiting” in Personio. Soweit läuft es schon ganz gut, allerdings stellen wir in der täglichen Arbeit doch immer wieder fest, dass wir das Tool noch nicht effektiv genug Nutzen...Deshalb meine Frage: Gibt es hier jemanden aus einem Mittelständischen Unternehmen, der Lust hätte sich mit mir diesbezüglich mal auszutauschen?Liebe GrüßePalina

Liebe Community,unser Ziel ist es, Eure HR Prozesse zu vereinfachen. Daher möchte ich heute gerne mehr über Eure Best Practices zu den Firmen-Shortcuts für das Dashboard erfahren.Welche Firmen-Shortcuts nutzt Ihr in Eurem Personio Account?Ich freue mich auf Eure Beispiele und den Austausch!Liebe Grüße aus MünchenMirjam