Was genau muss getan werden, um mit Personio Recruiting, Interviews zu organisieren?

Question

Hallo zusammen,ich bin hier im Recruiting tätig und nur für die Integration von Personio im Zusammenhang mit Recruiting zuständig.Ich dachte bis gestern Abend folgendes:um KandidatenInnen direkt aus Personio einzuladen, braucht es die Teams Integratio	das Sub Tool Cronofy muss deshalb akitiviert werden, damit der jeweilige Unternehmenskalender integriert wirdDaher gaben wir auch ein entsprechendes IT Ticket auf, um beide Aspekte zu aktivieren/integrierenNun kam aber unsere IT auf mich zu und verlinkte mich zu diesem Personio Artikel:https://support.personio.de/hc/de/articles/4408183346705-Microsoft-Teams-Da steht nur etwas von Abwesenheiten & Co., die anscheinend aus Personio in Teams eingespielt werden. Es wird jedoch nichts von Recruitinginterviews gesagt.Im entsprechenden Feld im Recruiting Tool heißt es auch nur: Frage 1) Braucht es aber nicht auch Teams (weil dies unser Video Tool ist), um das direkt aus Personio zu organisieren?Frage 2) Wenn es jetzt nur um das Terminieren geht; kann man auch nur das innerhalb der Teams Integration/Aktivierung so einstellen und gibt es dafür eine Anleitung?Frage 3) Funktioniert es, dass sich z.B. zwei Interviewer freie Zeiträume (ggf. auch unterschiedliche!) in ihrem Outlook Kalender für Interviews blocken, sie diese jeweils in Personio hinterlegen und der Kandidat sich dann einen Slot aussuchen können, an dem beide Interviewer Zeit haben?Herzlichen Dank

Katharina_Eckel · Accepted Answer

Hallo @Fohlenboy,vielen Dank für Deinen Beitrag in unserer Community 🎉Zu 1.: Bei der Integration mit MS Teams unterscheiden wir zwischen der Integration für An- und Abwesenheiten und der Integration für Video-Interviews. Beide sind nur dann verfügbar, wenn die Kalenderintegration aktiviert wurde und dazu Cronofy als Sub-Contractor akzeptiert wurde.​​​​​​​​​​​​​​Wenn Ihr Interviews über MS Teams direkt aus Personio heraus erstellen möchtet, müsst Ihr:Unter Einstellungen > Paket & Rechnung > AVV Cronofy als Sub-Contractor akzeptierenUnter Einstellungen > Kalenderintegration diese aktivierenIm Marketplace die MS Teams Integration global aktivierenZusätzlich müssen die Personen, die MS Teams für die Interviews nutzen (also der Host sein sollen), unter Persönliche Einstellungen > Integrationen die MS Teams Integration gesondert aktivieren. Dies ist nötig, damit Personio im Namen der Person ein Meeting erstellen kann. Dieser letzte Schritt ist nur bei der Nutzung von Interviews notwendig - nicht für die Übertragung der An-/Abwesenheiten.Somit ist die kurze Antwort: Ja, ihr benötigt die Integration, wenn Ihr Interviews über MS Teams direkt aus Personio heraus erstellen und die Teilnehmer dazu einladen möchtet.Mehr dazu auch hier:Videokonferenzen für Interviews einrichtenZu 2.: Sobald Ihr die Kalenderintegration aktiviert habt, werden An-/Abwesenheiten standardmäßig übertragen. Wir können dies für Euch manuell deaktivieren, sodass Ihr die Integration zwar für Video-Interviews nutzen könnt, aber die An-/Abwesenheiten nicht übertragen werden. Wende Dich dazu bitte über Antworten finden (bzw. über eine*n Eurer Kontoinhaber*innen, falls Du selbst keiner bist)an unseren Support.Zu 3.: Mit dem Smart Scheduling können sich Kandidat*innen freie Slots für ein Interview aussuchen. Wenn mehrere Interviewer*innen in Personio für das Interviewhinterlegt sind, werden die verfügbaren Zeiträume kombiniert und nur dann dem*der Kandidat*in angeboten, wenn alle Interviewer*innen Zeit haben. Diese sollten die Zeiträume nicht mit einem Termin im Kalender blocken, da sie sonst als nicht verfügbar gewertet werden.Ich hoffe, damit konnte ich Dir weiterhelfen. Bei Rückfragen dazu kannst Du mich gerne markieren.Liebe GrüßeKatharina

Fohlenboy · Answer

Hallo @Katharina_EckelKatharina,Danke für deine Reaktion.Kurze Nachfragen:Zu Frage 2) Nicht, dass wir uns missverstehen. Wir wollen die Interviewfunktion schon 100%ig nutzen, so dass sich also KandidatenInnen ihre Interviewsslots selbst buchen können. Dazu braucht es ja indirekt schon die Verfügbarkeiten/Anwesenheitsangaben unserer internen MitarbeiterInnen.Was wir eben NICHT brauchen (da separates Zeiterfassungstool) ist eben die automatische Übermittlung von An- und Abwesenheiten in Teams.Das ist hoffentlich kein technischer Widerspruch?Kurz um, das hier brauchen und wollen wir nichtaber eben das 100%ige kandidatenfreundliche Scheduling von Interviews:Terminierung von Teams InterviewsPlanung entweder durch uns als Arbeitgeberkandidatenfreundlich durch die Kandidaten mittels Kalendefunktion (auch mehrerer InterviewteilnehmerInnen)Damit man also via Personio Interviews organisieren kann, braucht es die Kalenderintergration, ausgelöst durch die Cronofy Aktivierung. Anschließend kann unsere IT gleichsam den Unternehmenskalender- als auch MS Teams integrieren/anbinden?Nochmals vielen Dank

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