Mitarbeiterdaten & Dokumente

Hallo zusammen,ich habe heute zum ersten Mal die re-hiring Funktion genutzt (ein Kollege der letztes Jahr ausgeschieden ist, kommt ab Februar zurück). Ich hoffe, nächsten Monat klappt dann alles mit der Payroll... ich kann gerne berichten.Allerdings stellt sich mir eine Frage: die “Employee ID” wurde nicht aus dem alten Profil übernommen und ist nun leer. Allerdings wurde die “Datev personnel ID” aus dem alten Profil übernommen und diese entspricht der alten Employee ID. Hier stellt sich mir nun die Frage, was ich nun bei der Employee ID eintragen darf/soll? Muss ich dann ggf. die “Datev personnel ID” ebenfalls anpassen? Ich hoffe, man verstehe was ich meine 😅 ​@Melissa vielleicht kannst du mir hier weiterhelfen? 😊Viele GrüßeChristina

Hallo in die Runde,  heute möchte ich wieder einmal einen Mitarbeiter duplizieren (von Minijob zur Festanstellung) und finde Beiträge von vor 4 Jahren und von vor einem Jahr. Hat sich denn endlich inzwischen etwas getan? Besten Dank und schöne Grüße

Liebe Community,gibt es hier weitere Personen mit dem Problem, dass trotz Admin-Rechten nicht alle Mitarbeiter einsehbar sind? Die Mitarbeiter, deren Stammdaten ich nicht mehr ansehen kann, können auch nicht mehr als Vertreter ausgewählt werden, hier erscheint eine Fehlermeldung. Ich füge einmal ein Bild hinzu, wie die entsprechenden Mitarbeiter angezeigt werden:Hat hierzu jemand eine Idee / eine Lösung?Beste GrüßeTanja

Wie kann ich aus einem Serienbrief (Gehaltserhöhung und/oder Bonus) das entsprechende Dokument in “Dokumente” individuell hochladen? Vertraulichkeit und Datenschutz oberstes Gebot. Danke für Eure Ideen.

Liebe Community,ich habe mehrere Fragen zum Onboarding: Ist es möglich mehrere Onboarding Vorlagen gleichzeitig einem Mitarbeitendem zuzuordnen?Da ich mit vielen Workarounds über die Funktion Onboarding arbeiten muss um ein Tracking der Aufgaben zu haben, was die Workflows nicht können (z.B. Führerscheinkontrolle, Datenabfragen, etc.) müsste ich teilweise auch mehrere solcher Prozesse parallel laufen lassen. So wie ich Personio verstehe kann ich aber immer nur einen Onboarding Prozess gleichzeitig laufen lassen und diesen dann erst ersetzen. Macht ja auch Sinn, da es nur ein Onboarding gibt.Sehe ich ggf. nur die Möglichkeit nicht, oder gibt es wirklich keine zweite Möglichkeit?Abgewandelt aus der ersten Frage: Muss ich für jeden unterschiedlichen Bedarf eines Mitarbeitenden folglich eine eigene Vorlage erstellen?Und wie löst ihr das im tatsächlichen Onboarding eines neuen Mitarbeitenden? Habt ihr da für jeden eventuellen Fall eine Vorlage mit den dazugehörigen Schritten, die dann aber

Hallo liebe Community, ich suche derzeit eine Lösung, wie ich Mitarbeitern Zugriff auf Personio geben kann, ohne eine eigene Firmen-E-Mail-Adresse. Die private E-Mail-Adresse unserer Kollegen dafür zu verwenden, ist allerdings keine Lösung. Es betrifft rund 50 MA. Der alte Workaround im Help Center (Link dazu) funktioniert leider nicht, da es das Attribut “Registrierung mit Aktivierungscode” nicht mehr gibt. Auch habe ich versucht, einen Kollegen mit “name@noemail.personio.de” anzulegen und ihm den Aktivierungscode zuzuschicken, da passierte allerdings auch nichts. Die Zurücksetzung des Passwortes und damit die Übermittlung klappt leider auch nicht, da als Erstes die Aktivierungsmail bestätigt werden muss, was mit einer Pseudo-Mail nicht geht. Ich hoffe, ihr könnt mir dabei helfen, denn wir wollen gerne den Roll-out an unsere Mitarbeiter zeitnah starten. Liebe GrüßeFelix

Hallo,cih schalte derzeit nach und nach Rollen für die Mitarbeitendenliste frei, stelle dabei aber fest, dass die Ansicht für die neuen Nutzer suboptimal ist. Die Einträge der Liste sind sehr unglücklich, dass z.B. nicht mal der Name der Mitarbeitenden angezeigt wird und ich aus den Daten der Zeile nicht erkennen kann um wen es sich handelt.Jetzt kann ich mir natürlich die Spalten so konfigurieren, wie ich sie benötige und die Ansichten speichern. Kann ich auch einen Standard für andere Rollen vorgeben, der dann nachträglich geändert werden kann?So müsste erst eine Erklärung für neue Nutzer folgen, was erstmal beim Sortieren zu tun ist und wie Listenspalten angepasst werden, bevor diese genutzt werden können. Mit einer Vorgabe, bei der auch z.B. der Name vorne in den Spalten steht, wäre das sicherlich verständlicher und regt zum ausprobieren an.GrußStefan

Hi zusammen, wir haben gerade das neue Feature entdeckt und testen es gerade etwas aus. Dabei ist die Frage aufgekommen ob es möglich ist, und wenn ja in welchem Ausmaß, die Abfragemaske anzupassen. Kann uns da jemand Licht ins Dunkle bringen? Danke im Voraus! 

Hallo Zusammen,seit mitte Dezember können meine Kolleginnen bei Mitarbeitern, die schon einmal bei uns waren und das Profil über die neue Funktion “diese Person erneut anstellen” erstellt wurde, keine Profilbilder mehr hochladen und auch keine weiteren Dokumente mehr hochladen.An den Mitarbeiterrechten haben wir aber nichts geändert.Weiß zufällig jemand von euch, was wir tun müssen, damit dies wieder funktioniert?Vielen Dank vorab für eure Hilfe.

Guten Tag,Dokumente in der Personalakte werden mir nicht angezeigt sondern ich kann sie nur als pdf herunterladen. Ich erhalte immer folgende Fehlermeldung:Für .{{filetype-Dateien}} ist keine Ansicht verfügbar.Ich habe schon meine Browsereinstellungen überprüft, kann aber das Problem nicht finden.Kann mir jemand weiterhelfen?Herzlichen Dank, Katja

Hallo Personio/Community, wir haben einen Mitarbeiter der zwischenzeitlich ausgeschieden war - und nun wieder neu startet. Ich würde eigentlich gern seine alten Daten übernehmen (es ist noch nicht so lange her dass er ausgeschieden war, es geht um eine studentische Hilfskraft). Doch ich kann die Daten zu “Ende des Arbeitsverhältnisses” nicht löschen. Wie macht ihr das, wie ist es gedacht? Den Mitarbeiter nochmal neu anlegen? Oder gibt es doch eine Möglichkeit den Mitarbeiter zu reaktivieren? Aber vielleicht wäre es doch sauberer und datenschutzrechtlich besser den Mitarbeiter neu anzulegen? 

Hallo zusammen, wir haben einen extra Channel in dem alle Geburtstage gepostet werden.Leider werden Geburtstage am Wochenende weder gepostet noch nachträglich gepostet.Wie kann ich einstellen, dass auch am Wochenende ganz normal die Benachrichtigungen gepostet werden? Ich freue mich auf eine baldige Rückmeldung. Liebe GrüßeLea

Hallo liebe Community,ich befinde mich momentan mitten in der Implementierungsphase. Bei uns haben die Produktionsmitarbeiter keine E-Mail Adressen, wie habt ihr das gelöst? Private E-Mail Adressen verwendet?Schöne GrüßeKatharina

Hallo zusammen, kann ich das Anstelldatum rückwirkend ändern? Wir haben in diesem Monat unternehmensweit mit Personio gestartet und eine Mitarbeiterin hat uns mitgeteilt, dass bei ihrem Anstelldatum ihre Ausbildungszeit nicht berücksichtigt wurde. Kann ich das jetzt noch nachträglich ändern? Wenn ich den Support frage, wird mir gesagt, dass davon abgeraten wird, da sich Mitarbeiterdaten ändern können. Was genau sich ändert, wird mir aber nicht gesagt…Aber wenn ich es nicht ändere, stimmt die Betriebszugehörigkeit nicht.

Ein Mitarbeiter hat neu ab 1.1.2025 Teilzeit Ein Anwesenheitsmodell ist dazu erstellt und dem MA zugewiesen. Im Profil des MA stehen auch die (neu) 36 Stunden. Seine Probeabrechnungen für das ganze Jahr 2025 zeigen aber noch 40 Stunden. Was muss ich noch tun?

Wir haben im Dezember die Abrechnungen für Dezember sowie die Lohnsteuerbescheinigungen verteilt. Diese sind nun bei allen Mitarbeitern “verschwunden” Weiß jemand wie sich dies lösen lässt?  

Hallo,Wir müssen wollen Feiertagskalender über unsere API-Integration abrufen, können dies aber nicht. Die einzige Möglichkeit, die wir gefunden haben, um Urlaubsinformationen abzurufen, ist die Verwendung des Endpunkts "Get Employee by ID". Dieser Endpunkt liefert jedoch nur das Land und das Bundesland des öffentlichen Feiertagskalenders, auf dem der individuelle Feiertagskalender des Büros der betreffenden Person basiert.DankeGrüßeDaniel

Hallo zusammen, ich möchte eine Vertragsänderung als Vorlage anlegen und mittels der Shortcuts die Gehaltsbestandteile automatisch in das Dokument fließen lassen. Shortcuts wie {{Fixgehalt}} bzw. {{Grundgehalt}}, {{Nachtschichtpauschale}} oder {{Wochenstunden}} funktionieren aber leider nicht.Hat hier jemand einen Tipp? Danke und LG

Hallo,Gibt es eine Möglichkeit einem Mitarbeiter, der in Elternzeit ist über Personio ein Dokument zum Signieren zuzuschicken? Dies passiert natürlich nur mit der Zustimmung dieses Mitarbeiters (und zu seinem Vorteil). Aktuell kann man diese Person dann nicht als Signer auswählen, vielleicht kann man hier aber eine Einstellungsänderung vornehmen. Liebe Grüße! 

Hallo zusammen und happy new year!Anfang des Jahres gibt es bei uns immer Vertragsanpassungen, zu denen wir dann ein Dokument erstellen wollen mit Platzhaltern. Das Gehalt können wir mit {{fix_salary}} angeben. Ich benötige aber einen Passus wie “wir passen dein Gehalt von ... auf ...an. Wie differenziert Personio das alte Gehalt und das neue Gehalt? Weiterhin möchte ich gern ein Datum manuell eingeben, an dem das Gespräch stattgefunden hat. Habt ihr Ideen, wie das umsetzbar sein könnte? Wir haben uns damals dagegen entschieden, Verträge aus Personio zu erstellen, da man nichts mehr manuell ändern kann und hofften, dass sich das inzwischen geändert hat, aber scheinbar haben wir zuviel gehofft.Danke und liebe Grüße

Moin Community,Houston, wir haben ein (Datenschutz-)Problem!Ich habe bei uns im Unternhemen die private Nutzung der Email Accounts verboten. Meine mitarbeiter nutzen derzeit aber ihre dienstliche Adresse zur Anmeldung. Zusätzlich werden hierhin Urlaubsbenachrichtungen u.s.w. versendet. Soweit alles fein.Nun nutzen wir aber auch die digitale Signatur von Dokumenten über Personio. Mit dem Ergebnis das wir auf einmal Arbeitsverträge in den Postfächern der Mitarbeiter haben, was eindeutig private Daten sind.Nun könnte ich auf die Idee kommen das sich meine Mitarbeiter einfach mit ihren privaten Account bei Personio anmelden. Das wiederum geht nicht, da meine Mitarbeiter ja auch Erinnerungen an Urlaube anderer Mitarbeiter bekommen. Diese haben im privaten Postfach nichts zu suchen.Hat sich darüber schon einmal jemand Gedanken gemacht? Nach etwas Brainstorm sind wir der Meinung das in Personio beide Adressen hinterlegt werden müssten und zusätzlich eine Klassifizierung von Dokumenten notwend

Hi zusammen, wie lange wartet ihr und schaut dem sich drehenden Warterädchen zu, bis ihr einen Import abbrecht?10 Min? Eine halte Stunde? Über Nacht?GrußEric

Hallo Zusammen, wir haben Mitarbeiter, die e.g. zu 20% in Abteilung A arbeiten und zu 80% in Abteilung B. Wie kann ich dies am besten in Personio abbilden?

Hallo zusammen,wir möchten bei der Angebotserstellung an Bewerber:innen gerne einen möglichst schlanken Workflow etablieren: demnach sollen die Daten der Bewerbenden (z.B. Name, Geburtsdatum, Anschrift) etc. automatisch aus dem Bewerbungsbogen in die Sektion “Angebotserstellung” übertragen werden. Wir haben bereits alle entsprechenden Attribute angelegt und definiert; leider werden die Datenfelder - mit Ausnahme von Vor- und Nachname sowie Geburtsdatum) nicht übertragen (siehe Screenshot, den Namen haben wir anonymisiert). Verwunderlich ist auch, dass die Bezeichnung der Position nicht automatisch befüllt wird, immerhin liegen im System doch die Infos bereit, auf welche Stelle sich beworben wurde...Gibt es hierzu Erfahrungen, Tipps oder Tricks? Danke und VG 

Hallo zusammen, frohes neues Jahr :) Ist es möglich, dass ein Admin die Ansicht der Orgchart so voreinstellt, dass diese für alle Mitarbeiter entsprechend angezeigt wird. Als Beispiel: diese Ansicht hat der Admin eingestellt und so soll auch die Ansicht für alle Mitarbeiter sein.  Die Mitarbeiter sehen bisher aber in ihrer Ansicht alles wie folgt: Wie kann ich hier eine Standardeinstellung anlegen?Danke und LGLuise