Integrationen & Workflows

Aktuell laden wir Mitarbeiter über das Mitarbeiter Profil, die drei Punkte oben rechts in der Ecke, Konto verwalten und dann über den Button “Login anlegen und Einladungs-E-Mail verschicken” zu Personio ein.  Gibt es die Möglichkeit diese Mail innerhalb von Personio zu automatisieren?Wenn ja: wie?Wenn nein: Gibt es einen Workaround?  Es ist ein bisschen “lästig” und fehleranfällig, diesen Prozess jedes mal manuell auszuführen. Jeder Mitarbeiter sollte eigentlich automatisiert am ersten Tag eine Einladung erhalten. 

Hallo in die Runde. Folgendes Thema: Unsere Abwesenheitsrichtlinie lässt Urlaubsanfragen nur mit Angabe und vorheriger Genehmigung eines Vertreters zu. Möchte der Vertreter im Vertretungszeitraum aber auch 1 Tag Urlaub haben, kann er ihn nicht eigenständig beantragen, sondern muss sich bei mir melden. Ich als Admin kann dann einen anderen Vertreter für ihn für diesen Tag auswählen und ihm somit trotz bestehnder Rege einen Tag Urlaub genehmigen. Jetzt erfassen wir unsere Zeiten jedoch nicht in Personio, sondern in DATEV und erfassen Abwesenheiten im HR für die Mitarbeiter. Gibt es eine Möglichkeit, einen Workflow zu erstellen, dass HR als bestehende Mitarbeiterrolle eine Information erhält, wenn der Admin einen Urlaub genehmigt, damit diese dann auch passend dazu die Urlaubszeit in unserem Zeiterfassungsmodul bearbeiten können?Hat jemand eine Idee? Ich konnte leider keinen passenden Workflow dazu einrichten.Danke.LGEva 

Servus, wir haben umfangreiche Onboarding-Pläne, die aber dringend überarbeitet gehören. Gerne würde ich das der Führungskraft / Vorgesetzten überlassen, aber ich schaffe es nicht, unter Automatisierungen diesen Workflow (der nicht unter Workflow sondern extra als On-/Offboaring aufgeführt wird) einer weiteren Person freizugeben. Welche Rechte muss eine Person haben, um in diese Einstellungen zu kommen? Der Personio-Assistent / Chat-KI führt mich immer zum Bereich Workflow, wo es die vorhandenen Onboardingpläne aber nicht gibt, Vielleicht hat jemand eine Idee, was ich falsch mache. Vielen Dank vorab. Beste GrüßeLeonard

Ist es bereits möglich, über personio Onboardingveranstaltungen in Outlook zu buchen? z.B. erstelle ich den Schritt in personio “Einführungsveranstaltung besuchen” und stelle gleichzeitig diesen Termin in Outlook ein?

Liebe Community, vielleicht hat ja einer von Euch die Lösung. Einige unserer MA erfassen Ihre Arbeitszeit und machen auch Überstunden. Hierfür habe ich einen Workflow erstellt, damit die Führungskraft entsprechend informiert und auch diese genehmigen kann oder sich dagegen entscheidet. Lt. personio Support habe ich den Workflow richtig generiert. Da ich als Admin nicht davon betroffen bin, kann ich meine eigenen Stunden munter eintragen (ohne Genehmigungsworkflow - aber anderes Thema). Ich melde mich also bei einem anderen MA an und versuche die Stunden testweise einzutragen. Immer wird der Workflow nicht getriggert. Nun habe ich mich durch das Helpcenter gewurschtelt und habe gefunden, dass ein Genehmigungsworkflow nur angesteuert wird, wenn in den Berechtigungen der Mitarbeiterrollen bei den Anwesenheiten ein Vorschlagsrecht hinterlegt ist. Hier habe ich einen Bug! Die Mitarbeitenden sollen natürlich Ihre Überstunden in Freizeit selbst ausgleichen (inkl. Genehmigungsworkflow - welche

Hallo zusammen, im Onboarding soll in einem Schritt ein “Document runterladen” eingefügt werden. Entsprechende Kategorie im Onboardingschritt ausgewählt, Auf “Datei wählen” geklickt und das Dokument zum späteren Herunterladen hochgeladen. Soweit so gut. Versuche ich jedoch in der Rolle des Onboardingverantwortlichen diesen Onboardingschritt auszuführen, wird mit dem Click auf “Dokument herunterladen” jedes Mal nur Fehler “404 - Seite nicht gefunden” angezeigt.Habe es mit verschiedenen Dokumentenvorlagen und mehrfach neu hochladen versucht. Unter Einstellungen wird das Dokument regulär angezeigt - lässt sich aber eben nicht downloaden. Hat jemand eine Idee, warum es nicht funktioniert?   

Wir würden gerne Onboardingschritte erstellen, bei denen sich der/die neue Mitarbeitende Erklär-Videos anschaut. Wie können diese implementiert werden? 

Hey zusammen, wisst ihr wie es möglich ist, unterschiedliche Abwesenheiten in verschiedenen Slack Channels zu erstellen? Aktueller Stand:alle Abwesenheiten, Geburtstage, Neuzugänge und Firmenjubiläen werden täglich in EINEM Slack Channel automatisiert gepostet.  Mein Vorhaben:im Slack Channel #absence sollen alle täglichen Abwesenheiten drin stehen im Slack Channel #keep-me-updated sollen alle Neuzugänge, Geburtstage und Firmenjubiläen rein… → ich kann die einzelnen Dinge zwar anklicken und auch verschiedene Attribute setzen aber nicht so, dass die einen Infos nur in den einen Channel und die anderen Infos nur in den anderen Channel gepostet werden. Wisst ihr einen Workaround dafür? Geht das nur mit einem Workflow, den man baut?  Danke und LG Anica

Hallo ihr Lieben,ich bin gerade dabei, Workflows für Vertretungen im Zusammenhang mit An- und Abwesenheitsgenehmigungen einzurichten.Dabei stellt sich mir die Frage, ob es möglich ist, einen Workflow für alle Abwesenheitsarten (z. B. Urlaub, Krankheit etc.) zu erstellen.Derzeit wirkt es so, als müsste ich für jede Abwesenheitsart und jede Führungskraft einen eigenen Workflow anlegen, das würde allerdings schnell sehr unübersichtlich werden.Hat hier vielleicht jemand einen Tipp oder Erfahrungswerte, wie man das effizient lösen kann?Liebe Grüße😊

Hallo zusammen,wir sind ein mittelständisches Unternehmen mit insgesamt 20 Standorten, das im Rahmen der Digitalisierung des On- und Offboardingprozesses die Automatisierungen von On- und Offboarding von Personio nutzt und an dem folgenden Thema scheitert: Sowohl im On- als auch Offboarding möchten wir den Prozess nach der Position des/r ausscheidenden Mitarbeitenden unterscheiden, z.B. danach, ob die Person festangestellt, (studentische) Aushilfe oder Praktikant/in ist. In beiden Prozessen sind vereinzelt On-/Offboardingschritte enthalten, die zwingend der Führungskraft inklusive der zuständigen Teamassistenz zugewiesen werden sollen. Da wir wiederum mehrere Standorte haben, für die unterschiedliche Teamassistenzen zuständig sind, stellt sich uns die Frage, ob wir für jeden “Über-/Oberprozess” (z.B. “Rückgabe Arbeitsmittel Teamassistenz”) einen “Unterprozess” für den jeweiligen Standort (z.B. “Rückgabe Arbeitsmittel Teamassistenz Heidelberg") anlegen müssen, damit bei der Zuweisung de

Hallo liebe Community,seit der neuen Personio-Version habe ich das Problem, dass alle in Personio aktiven Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in Timetac angelegt werden. Da wir in Personio mehrere Gesellschaften verwalten, ist das zum einen so nicht gewollt und zum anderen handelt sich dabei um die geschäftsführenden Gesellschafter dieser Gesellschaften die keine Zeiterfassung haben, ebenso wenig wie Rentner oder auch Aushilfen, die ihre Zeiten gesondert erfassen müssen.Wo ist der “Knopf” , um das zu verhindern? Problem ist, Timetac rechnet nicht nach Kontingenten sondern nach tatsächlichen Nutzern ab. Vielen Dank vorab.

Hallo zusammen,wir sind begeisterte Nutzer der “Workflows”. Damit wir einen Überblick behalten, haben wir die Workflows strukturiert benannt und nummeriert. Leider mussten wir nun feststellen, dass der der Name der Workflows bei der Aufgabe mit erscheint. Also da steht z.B:[WF1; jährlich; an alle]: Bitte Adressdaten überprüfen und bei Bedarf aktualisieren.Gibt es irgendeine Möglichkeit, dass dieser Titel nicht angezeigt wird? Mitarbeiter, die die Aufgabe bekommen, irritiert das zurecht sehr.Danke.

Hallo zusammen,wir überlegen Personio in Teams zu integrieren.Ist es möglich, dass man das Thema Abwesenheiten beantragen gar nicht benutzt, sondern nur das Thema Geburtstage und Abwesenheiten integriert ?Kann man dann im zweiten Step einstellen, dass man zum Beispiel nur die Urlaub postet und nicht die Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub, also kann man hier definieren? Danke für Eure Hilfe. 

Hallo zusammen,wir nutzen das Teams Plugin, um zusätzlich die Kollegen über Abwesenheiten von Mitarbeitern zu informieren. Man hat nur die Möglichkeit “Abwesenheit” als Report zu nutzen. Hier werden sowohl Krank als auch Urlaubsabwesenheiten korrekt angezeigt aber kein Überstundenabbau. Warum werden diese nicht angezeigt oder habe ich eine Einstellung übersehen?

Unterstützt Personio die Nutzung von Passkeys oder ist das zumindest angedacht? Ich finde dazu merkwürdigerweise nichts. Oder suche ich nach dem falschen Begriff?

Hallo,wir haben einen Onboarding Prozess erstellt, in dem ein paar E-Mails drin sind, die wir an bestimmte Personen schicken möchten. Eine E-Mail ist hier besonders. Da noch nicht alle Mitarbeiter Personio-Zugang haben, soll diese E-Mail an “externe” E-Mailadressen gehen. Wie kann ich mehrere externe E-Mailadressen in dieser einen E-Mail als Empfänger angeben? Wenn ich die E-Mailadressen durch Strichpunkte getrennt habe, kam die E-Mail nicht an, auch die Trennung der ein Leerzeichen hat nicht funktioniert.Vielen Dank und viele Grüße

Gibt es eine Möglichkeit Workflows zu Exportieren?Wir möchten von einem Partner der ebenfalls Personio nutzt Workflows übernehmen.Vielen Dank für eure Unterstützung

Wir möchten gerne folgenden Genehmigungsprozess für die Genehmigung für Überstunden erstellen:Führungskraft (FK) fordert Freigabe durch Geschäftsleitung (GL) für angeordnete Überstunden eines bestimmten Mirarbeiters an GL gibt frei oder lehnt ab Bei Freigabe wird eine automatische e-Mail an unsere Zeiterfassung geschickt mit den entsprechenden Informationen (Tag/e der Überstunden, Grund der Überstunden etc.)Ist dieser Prozess in Personio abbildbar ? Wir nutzen die Funktion An- und Abwesenheiten nicht. 

Hallo in die Runde,  wie lösen Sie das Problem, dass eine E-Mail aus einem On-/Offboardingschritt automatisch zu einem in der Vorlage näher benanntem Fälligkeitstag (Datum) an mehrere Personen verschickt wird? Wir stehen aktuell vor dem Problem, dass die E-Mail neben der in dem Profil benannten Führungskraft auch automatisch an die Teamassistenz am betreffenden Standort verschickt werden soll. Aus diesem Grund haben wir für jeden Standort Gruppen, bestehend aus Führungskraft und Teamassistenz, erstellt. Allerdings muss dann auch für jede dieser Gruppen eine einzelne Vorlage erstellt werden (z.B. “Rückgabe Arbeitsmittel Teamassistenz Heidelberg” statt nur “Rückgabe Arbeitsmittel Teamassistenz”). Gibt es eine Möglichkeit, eine E-Mail an mehr als eine im Profil benannte Person (Führungskraft) zu verschicken bzw. eine Schaltfläche mit mehr als einer Person (Führungskraft und Teamassistenz) anzulegen und im Offboardingschritt auszuwählen? Dort sind aktuell nur die einzelnen Abteilungen, der

Hallo zusammen, ich würde dieses Thema hier gerne nochmal aufmachen. Hierzu gab es bereits mal einen Eintrag, der allerdings als “answered” geschlossen wurde, obwohl für mich das Thema noch nicht wirklich beantwortet ist. Hintergrund: Das Attribut Kostenstelle lässt sich nicht für einen Workflow auswählen.Die vorgeschlagene Lösung: Nicht das von Personio vorgegebene Attribut Kostenstelle verwenden, sonst stattdessen ein eigenes Attribut erstellen. Dieses lässt sich dann auch in einem Workflow auswählen. Dieser Vorschlag ist für uns keine Lösung, da das ganze dann viel zu undurchsichtig und kompliziert wird, gerade wenn beispielsweise ein Mitarbeiter mehrere Kostenstellen hat. Gibt es hierzu irgendeine Form von Update, das in Aussicht stellt, dass das von Personio vorgegebene Attribut Kostenstelle in die Workflows aufgenommen wird? Hier noch der Link zum Ursprungspost:  Viele GrüßeHeike

Hi zusammen!wir greifen derzeit per Personio-API auf die Arbeitsstunden unserer Mitarbeitenden zu und spielen diese Werte in eine interne Tabelle ein. Wir möchten dort zusätzlich – für jeden Mitarbeiterin in einer fixen Übersichts­spalte – die folgenden Kennzahlen anzeigen: Aktueller Überstundenstand Gesamtes Urlaubskontingent des laufenden Kalenderjahres Bereits genommener bzw. verplanter Urlaub Bei der Durchsicht der API-Dokumentation haben wir jedoch keine Endpunkte gefunden, über die sich diese drei Werte direkt auslesen lassen.Daher meine Fragen: Gibt es API-Endpunkte (ggf. in Beta oder geplant), mit denen wir Überstunden sowie Urlaubs­guthaben und -verbräuche automatisiert abrufen können? Falls ja, wie lauten die entsprechenden Ressourcen und Felder? Falls dies aktuell nicht möglich ist, sehen Sie einen Workaround (z. B. Reports, Webhooks oder Export-Jobs), den wir automatisiert abgreifen könnten? Liegt eine Erweiterung der API in diese Richtung bereits auf Ihrer Roadma

Hallo zusammen,ich habe mich gefragt, ob die kostenpflichtige Bereitstellung von “Arbeitnehmer online” von DATEV noch notwendig ist, wenn die Schnittstelle über Personio funktioniert. Heißt wir bezahlen pro Mitarbeiter aktuell ja den Zugang zu Arbeitnehmer online, damit die Personen ihre Abrechnung dort online abrufen können (anstelle von postalisch), aber da der Abruf über Personio leichter ist, nutzen die Mitarbeitenden ausschließlich Personio. War jemand schon mal mit DATEV in Kontakt und weiß, ob man Arbeitnehmer online abstellen kann ohne dann die Abrechnungen postalisch zu erhalten? Beziehungsweise funktioniert der Dokumentenimport bei Personio ohne Arbeitnehmer online ´, also rein aus dem Abrechnungssystem DATEV Lodas? Ich freue mich auf eure Antworten. Viele GrüßeLaura

Hallo liebe Community,wir sind gerade dabei Personio bei uns im Unternehmen einzuführen. Wir möchten auch gerne eine Schnittstelle zu unserem Lohnabrechnungsprogramm ADP Paisy erstellen. Bisher gibt es leider nur eine sehr kleine Schnittstelle zu Paisy. Hat jemand von euch auch ADP Paisy als Lohnabrechnungsprogramm im Einsatz und kann Erfahrungswerte berichten, wie ihr das nutzt? Wir möchten eine Doppelpflege vermeiden. Ich würde mich sehr freuen, wenn ich hier jemanden finde, der ähnliche Probleme hat/hatte.Viele GrüßeBettina

Hallo zusammen,ich hätte eine Frage zum Abwesenheitsprozess. Ein Antrag muss bei uns an zwei Stellen bestätigt werden. Wobei eine der Bestätigungen in bestimmten Situationen (Abwesenheit unter einschließlich drei Tagen) wegfällt. Momentan bestätigt eine Kollegin die einfach direkt per Hand.Eine Idee, die ich hatte, war die Anträge mit der API zu bekommen und gegebenenfalls per patch request skip_approval zu setzen. Wenn ich das aber richtig verstehe, würde das alle Approvals überspringen.Gäbe es ansonsten noch irgendeine Möglichkeit, wie man das lösen könnte?Vielen Dank und schöne GrüßeRobin

Hallo zusammen,wir haben in unserem Unternehmen das Whistleblowing-Tool von Personio aktiviert. Die Konfiguration und Benutzerverwaltung erfolgt durch mich als Admin im Personio-Konto.Mir ist bewusst, dass laut Systemlogik Admin und Fallmanager zwei getrennte Rollen sind – eine Person kann also nicht beides gleichzeitig sein. Dennoch stellt sich für uns als Arbeitgeber folgende zentrale Frage:Wie kann ich als Arbeitgeber/Admin auf die eingegangenen Whistleblowing-Meldungen zugreifen?Gerade bei Hinweisen auf schwerwiegendes Fehlverhalten liegt es doch im Interesse des Unternehmens, dass ein verantwortlicher Vertreter (z. B. Geschäftsführung, Compliance, Datenschutzbeauftragte) Einblick in die Fälle nehmen kann, anstatt dass ausschließlich ein einzelner Mitarbeiter mit der Rolle „Fallmanager“ Zugriff erhält.Gibt es hier eine praxisnahe Lösung, wie wir intern rechtssicher mit dieser Rollenverteilung umgehen können – ohne das Transparenz und Verantwortlichkeit auf der Strecke bleiben?Danke