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Mitarbeiterdaten & Dokumente

Platziert hier alle Eure Fragen und Diskussionen zu Mitarbeiterdaten & Dokumenten, wie Sektionen, Dashboard, Mitarbeiterübersicht, Dokumente im Profil und Dokumentvorlagen.

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1040 Themen
V
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VeronikaZ.Follower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Das Attribut Kostenstelle in einen neuen Abschnitt verschieben - Auswirkungen?

Hallo zusammen, wir möchten das Attribut “Kostenstelle” aus dem Abschnitt Persönliche Daten in einen selbst erstellten Abschnitt verschieben, um die Zugriffsrechte besser definieren zu können. Verändert das Verschieben der Kostenstelle in einen anderen Abschnitt die Datenbankstruktur im Hintergrund? Hat das Auswirkungen auf Controlling- oder Abrechnungsschnittstellen? Für DATEV LODAS/ DATEV Lohn & Gehalt gibt es einen extra Abschnitt. Das sollte ja dann eigentlich davon unberührt sein. Ich danke euch schon mal im Voraus für eure Hilfe! Liebe Grüße!😊

382
V
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A
Visitor
Aileen.SchauffelVisitor
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Dokument durch Vorlage erstellen und danach bearbeiten

Hallo Zusammen, ist es möglich, dass ein Dokument über die Vorlage erstellt wird und danach noch bearbeitet werden kann, damit es final zum Versand (Post oder E-Signatur) fertig ist? Beispiel: Vorlage Anschreiben allgemein. Wunsch: automatisches ziehen der Adresse, Anrede usw. (klappt super) und individuelles Befüllen des Anschreibens mit Inhalt. Viele Grüße Aileen Schauffel

3569
Julia_S
Personio UX Researcher
K
Detective
kirilDetective
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Onboarding - E-Mail-Versand als erledigt markieren

Hallo, wir haben im Onboarding zwei Schritte, die einen E-Mail-Versand beinhalten. Jetzt ist es so, dass diese E-Mails nicht aus Personio, sondern anderweitig über Outlook an alle Mitarbeiter versendet wurden. Wie kann ich den E-Mail-Versand Onboarding Schritt als erledigt markieren, ohne dabei die E-Mail erneut eine E-Mail aus Personio zu versenden? Ich sehe beim Onboarding Schritt keine Möglichkeit diese als “erledigt” zu markieren.

651
SarahHen
Community Superstar
M
Community Superstar
MaCherie1Community Superstar
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Kann man den Mitarbeiter über Personio benachrichtigen, wenn ein neues Dokument hochgeladen wurde?

Hallo, aktuell läuft unsere Gehaltsabrechnung noch außerhalb von Personio. Die Gehaltsabrechnungen lade ich aktuell manuell bei den jeweiligen Mitarbeitern als Dokument hoch. Kann ich irgendwie einstellen, das der Mitarbeitende benachrichtigt wird, sobald ein Dokument hochgeladen wurde?

86925
S
Communicator
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Communicator
Katja SteffgenCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Verschachtelte Textblöcke

Hallo Zusammen, gibt es eine Möglichkeit verschachtelte Textblöcke zu erstellen? Ich würde ganz gerne eine Dokumentenvorlage mit einem Textblock erstellen. So weit so gut, das funktioniert auch. Innerhalb des Textblockes muss ich aber einen weiteren Textblock erstellen, da die Auswahl AN bzw. AG getroffen werden muss. Sobald ich diesen Textblock einsetzte, erkennt Personio den ersten Block nicht mehr sauber. Die []-Klammern sitzen korrekt, da jeder Textblock für sich funktioniert. Jedoch nicht zusammen. Hat jemand dies schon mal probiert und kann mir da weiterhelfen? Danke und viel GrüßeKatja

331
S
Ehem. Personio Mitarbeiter*in
P
Communicator
PhtevenCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
QR-Code Signatur

Guten Tag zusammen, bei einer digitalen Unterschrift gibt es die Möglichkeit über einen QR-Code mittels des Smartphones zu unterschreiben. Wenn wir den Code scannen, gelangen wir auf eine weiße Seite und es passiert nichts, auch nach langem warten, aktualisieren und verschiedenen Browsern. Der Support möchte uns hier leider nicht helfen, mit der Aussage, dass das Problem entweder bei uns oder bei dem Anbieter Signatureit liegt. Hat jemand ähnliche Erfahrungen?

763
Lena
Ehem. Community Moderator*in
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PhtevenCommunicator
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Gehaltseinsicht über Onboarding

Hallo zusammen, ich bin in der HR angestellt, darf aber keine Gehälter sehen. Im Mitarbeiterprofil sehe ich nichts, sowie in einer Dokumentenvorlage mit dem Platzhalter {{fix_salary}} wird mir eine 0 angezeigt, beim Gehaltsteam jedoch die richtige Summe. Jedoch kann ich das System ausdribbeln, indem ich z.B. das Mitarbeiterattribut “Fixgehalt” in einem Onboardingschritt hinzufüge. Hier kann ich dann das Gehalt im Onboardingschritt im jeweiligen Mitarbeiterprofil sehen. Ich sehe hier ein sehr großes Problem.

332
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Visitor
FabuelVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Wechsel Beschäftigungsverhältnis

Hallo liebe Community, Wir haben folgendes Szenario: Unser Unternehmen (Gesellschaftsform: GmbH) wurde im Rahmen eines Joint Venture von einem anderen Unternehmen übernommen. Dadurch hat sich das Beschäftigungsverhältnis unseres Geschäftsführers geändert. Zuvor war es als selbständige Person angemeldet. Nun ist er in ein normales Anstellungsverhältnis übergegangen. Das bestehende Personio Profil ist auch gleichzeitig der Super Admin unserer Personio Organisation. Daher ergibt sich für mich folgende Frage: Muss ich dennoch auch hierfür ein komplett neues Mitarbeitendenprofil anlegen oder ist es ausreichend, wenn ich wie in der Dokumentation “Abbilden mehrfacher Beschäftigungszeiträume mit der DATEV-Integration” das Ersteintrittsdatum, Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum), und Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum), sowie die Personalnummer anpasse? Unsere Lohnabrechnung hat bereits in DATEV eine neue Personalnummer zugewiesen. In personio würde sich daher nur der

902
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Detective
MaikSDetective
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Eingabemöglichkeit zweites Geburtsdatum

Hallo, in einigen Länder, wie beispielsweise im Iran, ist es üblich neben den tatsächlichen Geburtstermin auch einen Pass-Geburtstermin zu haben. Sobald diese Personen nach Deutschland kommen, übernehmen unsere Behörden den Geburtstermin aus dem Pass, ohne nachzufragen. Aus diesem “Pass-Geburtstermin” wird später auch die erste SV-Nummer generiert.Ich gehe mal davon aus, dass Personio das Geburtsdatum mit der SV-Nummer gegenprüft. Also dürfte dieses Feld nur mit dem Geburtsdatum aus dem Pass gefüllt werden. Gibt es eine Möglichkeit, ein zweites Geburtstagsfeld (der echte Geburtstag) einzurichten, welches auch die Geburtstags-Mitteilung in der Inbox enthält? Ist halt befremdlich jemanden zum Geburtstag zu gratulieren, obwohl es der Tag des Passeintrages ist. Gruß Maik

602
M
Detective
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stefanie.zinglerVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Nicht personbezogene Dokumentanablage in personio

Hallo Zusammen, besteht in personio die Möglichkeit nicht personenbezogene Dokumente abzulegen? Nach einem Gespräch mit unserem externen Datenschützer, dürfen wir alle unsere Unterlagen, die Mitarbeiterdaten enthalten, nicht auf unserem Laufwerk (CloudServer) abspeichern. Diese müssen entsprechend im Personalprogramm hinterleg werden.Gibt es in personio ein mir noch unbekannten Bereich, wo man allg. Unterlagen, die die Abteilung betreffen, ablegen und bearbeiten kann? Danke GrüßeSteffi

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BineFu
Community Star
MobiLab
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MobiLabCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Zertifikate Ablaufdatum

Hallo Zusammen, derzeit stellen wir unsere absolvierten Zertifikate mit einer Mehrfachauswahl dar - die Mitarbeiter können das Attribut (Zertifikate) selber aus der Liste (Mehfrachauswahl) auswählen und zu ihrem öffentlichen Profil hinzufügen. Nun möchten wir (die HR Abteilung) die Zertifikate mit ihrem jeweiligen Ablaufdatum verknüpfen, so dass wir darüber eine Erinnerung erhalten und den Mitarbeiter entsprechend informieren können. Allerdings kann ich bei einem Attribut mit einer Mehrfachauswahl kein zusätzliches Datumsfeld eingeben. Muss ich dann für jedes Zertifikat ein neues Attribut erstellen und dann das Datum auswählen? Da wir über 30 verschiedene Zertifikate haben, wäre das ziemlich aufwendig und auch unübersichtlich. Hättet ihr vielleicht einen Tipp oder Empfehlungen! Liebe Grüße aus Köln,

671
S
Ehem. Personio Mitarbeiter*in
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m.hirschFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
E-Signaturen - geht das auch mit individuellen Dokumenten, wie einem Feedbackgespräch?

Hallo Zusammen, wir führen gerade die E Signaturen ein und nun stellt sich uns die Frage, wie das am besten z.B. mit den Feedbackgesprächen funktioniert. Diese sind bei uns so aufgebaut, dass nach dem Gespräch ein Word Dokument mit den individuellen Antworten der Mitarbeiter ausgefüllt wird. Wir wollen dieses Dokument auch für die E-Signaturen freigeben, allerdings muss man ja damit zwei Personen unterschreiben können das Dokument aus der Dokumentenvorlage generieren - d.h. ich kann hier gar keinen individuellen Text einfügen da ich die einzelnen Feedbackgespräche der Mitarbeiter nicht unter den Vorlagen abspeichern kann. Gibt es hierfür eine andere Lösung oder geht das eben nur mit Vorlagen ohne individuelle Anpassung wie am Beispiel oben? Vielen Dank!

481
S
Ehem. Personio Mitarbeiter*in
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Charlotte123Explorer
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Führungszeugnis Erinnerung bei Ablauf

Hallo liebe Personio Community, ich habe bei Personalinformationen das Attribut “Führungszeugnis gültig bis” erstellt. Jetzt möchte ich gerne informiert werden, wenn das Datum erreicht wird und das Zeugnis abläuft (idealerweise ein paar Wochen vorher). Geht das über den Workflow? Ich bekomme es leider nicht hin das einzustellen. Über eure Ideen dazu wäre ich sehr dankbar. Viele Grüße

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Katja StöhrFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Vorlagenverwaltung Platzhalter Fixkosten

Hallo Zusammen, wir befassen uns zur Zeit mit der Implementierung von Personio. Nachdem wir nun in das System die Grundgehälter der Mitarbeiter exportiert haben und wir nunmehr hier die Vorlagenverwaltung testen ist uns aufgefallen, dass die hinterlegten Gehälter z. B. 2.500,00 mit Nutzung der Platzplatzer {{fix_salary}} in den Anschreiben dann so ausgewiesen werden 2500.00. Gibt es hier eventuell noch etwas in den Einstellungen zu beachten, dass die Beträge dann so 2.500,00 € ausgewiesen werden? Vielen Dank. Gruss Katja

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Ehem. Personio Mitarbeiter*in
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IRPRIVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Historie auch Mitarbeiter als Editor?

Liebe Community, wir möchten eine Bestätigung der Richtigkeit der initial durch den Mitarbeiter angegeben Daten (Payroll relevant / Sozialversicherungsprüfung, etc.) in Personio dokumentieren. Der Hinweis zur “Notwendigkeit” kam vom Steuerberater. Wir möchten vermeiden, das Thema unnötig groß zu machen und in Papierform abzubilden. Wir hatten die Idee ein Attribut anzulegen, in dem der Mitarbeiter nach Eingabe die Richtigkeit mit Datum bestätigt. Allerdings könnte so auch der Admin diese Angabe auch getätigt haben. Daher die Frage, ob Einträge durch den Mitarbeiter ggf. auch in der Historie sichtbar sind. D.h., dass der Mitarbeiter als Editor geführt wird. Oder gibt es dafür andere Workarounds? Vielen Dank

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Helping Hand
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Glücksklee_berlinExplorer
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Testen / personio Workshop

Hi, wir machen im Rahmen unserer internen Akademie einen Personio workshop um den Teamleads ihre Funktionen und Möglichkeiten näher zu bringen. Gibt es einen Art Workshop Version an der man Dinge Zeigen kann ohne persönliche Daten zu zeigen? Ich habe mich gefragt ob es geht eine Test Tochterfima anzulegen und dort ein paar Sachen einzupflegen und wenn der Workshop vorbei ist die Tochterfirma wieder zu löschen. Geht das? Habt ihr andere ideen wie man das Schulungsthema angehen kann ohne nur Screenshots zu verwenden?

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S
Community Moderator
SThiem
Communicator
SThiemCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Anzeige Attribute im Orgchart/Organigramm

Hallo Personio, im Orgchart werden bei uns nur noch die Namen angezeigt, keine weiteren Attribute. Ist das gewollt oder ist das ein Fehler (bei uns)? Viele Grüße Simone

2059
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Ehem. Personio Mitarbeiter*in
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ClemensM.Follower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Dokumente für mehrere Mitarbeitende generieren

Hallo zusammen, Seit kurzem gibt es die neue hilfreiche Funktion mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig ein Dokument zu generieren. Hierfür wähle ich die Mitarbeitenden aus, gehe auf “Aktion” und kann dann mehrere Dokumente erstellen. Nun wollten wir diese Funktion auch weiteren Abteilungen freischalten. Leider erscheint die Funktion nur, wenn man in den Rollen alle Dokumenten Kategorien für diese Abteilung freischaltet. Wir würden dies aber gerne weiterhin differenzieren. Nachdem wir also alle Dokumenten Kategorien freigeschaltet haben, erscheint die Funktion “Dokumente erstellen”. Wird diese aber nun von “nicht Administratoren” ausgewählt, können keine Vorlagen ausgewählt werden. Als Admin funktioniert die Bulk-Dokumentenerstellung sehr gut. Bei anderen leider nicht. Hat jemand eine Idee, ob wir irgendwelche Rechte oder ähnliches beachten müssen? Vielen Dank und viele Grüße Clemens

1842
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LiPaVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Profilbild in Mitarbeitendenliste anzeigen

Hallo liebe Community, ich suche einen Weg, wie ich die Profilbilder in die Mitarbeitendenliste integrieren kann. Es gab dazu bereits Posts in der Community aber bisher keine Antwort auf die Frage. Vielleicht hat mittlerweile jemand eine Lösung dafür gefunden? Viele Grüße Lisa

402
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Ehem. Personio Mitarbeiter*in
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Communicator
ArualCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Mitarbeiterinformationen rückwirkend importieren

Hallo Zusammen, wir möchten gerne in den Mitarbeiterinformationen die Kostenstelle bei einigen Mitarbeitenden rückwirkend zum 01.01.2024 importieren. Ich habe es mit einer Importdatei versucht und die Spalte “Gültig ab” hinzugefügt und den 01.01.2024 eingegeben. Beim importieren wurde die Spalte erkannt und es sah soweit gut aus. Allerdings wird das Datum bei der Historie des Mitarbeitenden nicht angezeigt, sondern das heutige Datum: Damit wir alle Reports korrekt ziehen können, muss dort aber der 01.01.2024 stehen und ich möchte das Datum ungerne manuell bei jedem anpassen. Habt ihr Tipps? Danke und liebe Grüße Laura

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Ehem. Personio Mitarbeiter*in
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Visitor
mateacrcVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
How to display no-shows or re-hires correctly in Personio?

Hallo zusammen, ich brauche Unterstützung und Anleitung zu zwei Anwendungsfällen in Personio. No-Shows: Wie bildet man am besten eine Person ab, die einen Vertrag unterschrieben hat und sich im Onboarding-Status in Personio befindet, aber noch vor dem offiziellen Arbeitsantritt kündigt?Mein erster Gedanke war, das Arbeitsverhältnis zu kündigen und das Startdatum als Kündigungsdatum anzugeben. Aber gibt es vielleicht eine bessere Möglichkeit, dies in Personio zu tun? Wiedereinstieg: Wie geht man am besten mit Mitarbeitenden um, die nach einer gewissen Zeit wieder eingestellt wurden? Derzeit legen wir ein neues Mitarbeiterprofil an, aber in manchen Fällen wäre es einfacher, das alte Konto einfach wieder zu aktivieren (auch im Hinblick auf die Anrechnung von Urlaubstagen zum Beispiel). Wie wirkt sich dies auf die Berichte aus? Was sind die Vor- und Nachteile von A) Reaktivierung des alten Profils und B) Hinzufügen eines neuen Profils.Ich freue mich auf Eure Ideen und Lösungsansätze. Viele

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Ehem. Personio Mitarbeiter*in
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Communicator
PhtevenCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Dokumentenvorlage: Absätze verschwinden

Hallo zusammen, beim erstellen von Dokumentenvorlagen passiert es bei bestimmten Dokumenten, dass komplette Absätze verschwinden. In der Vorschau in den Einstellungen, in denen wir das Dokument hochladen, sieht man noch alles. Beim erstellen der Vorlage ist es dann verschwunden. Ich gehe davon aus, dass das Problem auf das Worddokument zurück zu führen ist, jedoch habe ich exakt dieses Dokument zwei mal drinnen, nur dass einzelne Worte im gezeigten Beispiel verändert wurden. Vielen Dank.

482
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Communicator
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Visitor
BWDPVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Import von Mitarbeiterdokumenten

Hallo Zusammen, ich sitze gerade das erste Mal vor dem Thema Import von Mitarbeiterdokumenten und wundere mich über den doch recht umständlichen Weg mit der Benennung des Dokumentes nach bestimmten Kriterien, damit das Dokument jedem MA zugeordnet werden kann. In unserem Beispiel handelt es sich jetzt um ein Protokoll von einem Teammeeting, das jedem MA zur Verfügung gestellt werden soll. Gibt es keine Möglichkeit Personio zu sagen: Hier ist das Dokument, das ich hochlade und dann wähle ich über die Mitarbeitendenliste mit Häkchen setzen jeden Mitarbeiter aus, und dann wird das Dokument automatisch jedem MA, der mit Haken ausgewählt ist, zugewiesen? Die Benennung des Dokuments für jeden einzelnen MA mit seiner Personalnummer o. ä. ist unfassbar zeitaufwändig und wie ich finde, nicht angemessen für dieses eigentlich doch tolle Programm. Danke für eine Hilfestellung, vielleicht gibt es ja eine Möglichkeit ein allgemein gültiges Dokument, welches jedem MA zur Verfügung stehen soll, mit ei

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Ehem. Personio Mitarbeiter*in
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VAVFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Fehler Anzeige Vorname bürgerlich anstatt Name bevorzugt bei Personio mobil

Hallo, wir haben das Thema, dass wir zwei verschiedene Namen haben. Vorname bürgerlich, Nachname bürgerlich und Name bevorzugt (=Wunsch Vor- und Nachname) Wir würden gerne auch in der mobilen Variante den “Name bevorzug” anzeigen lassen.

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CarolinBanckExplorer
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Löschung von Dokumenten von Bearbeitungsrecht lösen

Hallo liebes Personio Team, ich hatte bereits in einem Bericht gelesen, dass für das Einfordern von Unterschriften Bearbeitungsrecht benötigt wird, gibt es hier ggf. ein Update ob geplant ist, die Nutzung von Dokumentenvorlagen und somit die Unterschriftenfunktion über das Vorschlagsrecht zu regeln? Hintergrund: Über das Bearbeitungsrecht können auch Dokumente gelöscht werden, es wäre für uns hilfreich die Löschung von Dokumenten ggf. aus dem Bearbeitungsrecht zu lösen, sodass wir dies für manche MA-Rollen und Dokumentenkategorien freischalten könnten. Vielen Dank vorab.

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S
Ehem. Personio Mitarbeiter*in

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Antonia P
Community Manager
vor 3 Monate

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