Mitarbeiterrollen & Genehmigungen

Hallo zusammen, wir haben einen zweistufigen Urlaubsgenehmigungsprozess, also erst der direkte Vorgesetzte, dann eine zweite People Instanz. Ich werde jetzt jedesmal von den Mitarbeitern gefragt, ob ich als zweite Instanz ihren Urlaub schon genehmigt habe. Ich könnte natürlich sagen schau selber nach, aber am Einfachsten wäre es, wenn der Mitarbeiter eine Info erhält, dass sein Urlaub von allen approved wurde. Ich habe leider keine Einstellung gefunden, wo das möglich wäre eine solche Benachrichtigung zu aktivieren. Bin ich blind oder gibt es einen Workaround?

Ich finde nicht heraus, wo wir ausstellen können, dass der Mitarbeiter die Abwesenheitsgenehmigung überspringen kann?

Hallo zusammen, aktuell schalten wir die 2FA nur für aktive MA frei. Dafür gehen wir die Liste der “verfügbaren MA” in den Mitarbeiterrollen durch und prüfen den Status. Das tun wir, weil wir nicht wissen, ob es für MA im Onboarding möglich ist die 2FA bereits vor erstem LogIn freizuschalten, und wie das ganze dann aussieht. Konkreter: Wenn jemand im Onboarding ist, haben wir die private E-Mail Adresse hinterlegt. An diese wird dann, circa drei Wochen vor Start, der LogIn Link geschickt. Der MA generiert dann ein eigenes Passwort und kann danach seine Onboarding To Do’s erledigen.Wenn wir bereits vor zusenden des LogIn Links die 2FA für diesen MA zugewiesen haben, kann dieser MA dann trotzdem ganz normal sein Passwort festlegen etc.?Und wie sieht das ganze dann aus? Kriegt er eine Benachrichtigung per Mail, oder beim LogIn einen Barcode angezeigt, so wie wenn man die 2FA das erste Mal einrichtet?Danke! :-) 

Hallo, ich bin heute etwas verwirrt. Wir haben den Fall, dass wir 3 Kollegen die Funktion als Teamleiter für mehr als 1 Team einnehmen.Ich habe es geschafft, dass die betreffenden Personen, teilweise 3 Personen, im Genehmigungsprozess sind. Ich bin mir auch ziemlich sicher, dass die Teamleiter die Abwesenheiten der verschiedenen Teams sehen konnten. Heute ist das nicht mehr so und ich habe keine Ahnung mehr, was ich einstellen soll.Als Beispiel: Person A ist Teamleiter für Team A, B und C. Im Kalender sieht er nur noch die Abwesenheiten von Team A. Die Abwesenheiten von Team B und C sieht er nur verdeckt. In den persönlichen Kalendern hat er die volle EInsicht bei allen Teams.Für die Mitarbeiterrollen habe ich Teamleiter A, Teamleiter B und Teamleiter C erstellt und die Zugriffsrechte über speziell geregelt: Team ist Team A, Team ist Team B und Team ist Team C.Nötig ist das, weil jeweils noch ein anderer Teamleiter der Rolle zugewiesen ist.Nehme ic

Hallo Zusammen, ich habe bereits gestern für eine bestimmte Mirarbeiterrolle die Erinnerung eingestellt, die immer 2 Wochen vor dem Geburtstag erscheinen soll. Leider funktioniert dies nicht, sonst hätte es bereits heute eine Erinnerung anzeigen müssen. Liegt hier wieder ein Systemfehler vor? Oder an was könnte es noch liegen? Die Geburtsdaten aller Mitarbeiter sind für die Mitarbeiterrolle freigebeben.  Viele Grüße Anne

Moin zusammen,  ich wurde gerade von unserer Office Managerin auf die Rechungen von Personio angesprochen. Ich habe mich dann mal auf die Suche gemacht, aber aktuell können nur Admins auf den Rechnungsdownload zugreifen. Ich würde also gerne eine Möglichkeit in Personio schaffen lassen, damit man auch MA aus z.B. der Buchhaltung den Download der Rechnungen ermöglichen kann.  GrußAlex

Hallo zusammen,wir haben einen Externen in Personio angelegt. Auch wenn ich es kritisch sehe, möchte unsere Geschäftsleiter gerne den Performance-Reiter für eine Bewertung nutzen. Selbst wenn ich ihm alle Rechte freischalte, kann er auf dem Profil des Externen kaum etwas sehen und schon gar nicht einzelne Reiter (wie den Performance-Reiter). Sobald ich ihm Admin-Rechte geben, kann er das Profil sehen. Wenn er Admin ist, bekommt er natürlich sämtliche E-Mails, die ihn nicht betreffen. Er möchte gerne, dass wir diese E-Mails ausschalten. Gibt es bei dem Admin-Profil die Möglichkeit, E-Mails für einzelne Mitarbeiter auszustellen? Wichtig wäre allerdings, dass er die Mails, die seine direkten Mitarbeiter betreffen, trotzdem bekommt. Lieben Dank schon mal,Steffi

Liebe Community, wir sind ein Unternehmen aus dem Rheinland und unsere Mitarbeiter bekommen auf Grund von Karneval heute am Rosenmontag einen halben Urlaubstag zusätzlich geschenkt. Manche Mitarbeiter nutzen den halben Tag heute, andere möchten den halben Tag zu einem anderen Zeitpunkt nehmen.Wie erfasse ich den halben, zusätzlichen Urlaubstag am besten in Personio?Vielen Dank für eure Hilfe!Viele Grüße,Sarah

Hallo,  wenn ich ein Mitarbeiterprofil anlege und die Arbeitszeiterfassung hinterlege, dann sehe ich als Admin im Profil den Reiter “Anwesenheit” - geht der Mitarbeiter auf sein Profil erscheint nur “ABwesenheit” - der Reiter Anwesenheit wird nicht angezeigt.  Bei allen anderen Profilen ging dies Problemlos, seit 3 Wochen können wir das nicht mehr in den Profilen umsetzen. Was kann ich tun`? 

Hallo Community, wir haben seit neuestem mit Personio die Arbeitsverträge digitalisiert und sind nun auf ein erhebliches Berechtigungsproblem gestoßen. Aktuell werden künftige MA in Personio mit ihrer privaten Mail-Adresse angelegt. Um Ihnen den digitalen Arbeitsvertrag zukommen lassen zu können, werden diese zuvor in Personio eingeladen und dann der Vertrag “abgeschickt”. Und genau hier ist das Problem: Der Bewerber, der den Vertrag noch nicht gezeichnet noch im Unternehmen angefangen hat, hat nun schon Zugriff auf Daten in Personio und kann alle Mitarbeiter und mindestens das öffentliche Profil derer einsehen.  Meine Frage:Können die Verträge nur rausgeschickt werden, wenn der MA in Personio eingeladen wurde?Wie kann man das einstellen, dass der Bewerber keinen Zugriff auf die Anwendung erhält, aber trotzdem seinen Vertrag unterschreiben kann? GrüßeSandra

Hallo zusammen,wir haben ein Enterprise-Paket und durch die verschiedenen Standorte und Gesellschaften auch verschiedene Kollegen und Kolleginnen mit Personalverantwortlichkeit. Wie kann jemand, der personalverantwortlich ist und für die jeweilige Gesellschaft die kompletten Zugriffsrechte für Abwesenheiten hat, ein Urlaubskontingent bearbeiten? Momentan können das nur die Administratoren, aber gerne sollen die verschiedenen Personalverantwortlichen die Urlaubstage ihrer Mitarbeiter selber anpassen können. Wir können wir das einstellen?  Danke

Liebe Community,ich würde mich freuen, falls jemand einen Tipp hat wie ich folgendes Problem bzgl. unserer Mitarbeiterrollen lösen kann:Wir brauchen für einige Kollegen Zugriffsrechte auf die Daten von Mitarbeitern mehrerer Unternehmensstandorte und ich weiß leider nicht, wie ich die Zugriffsrechte dahingehend einstellen kann.Sie sollen keine komplette Admin-Rolle haben, sondern quasi nur Admin-Funktion für gewisse Standorte. Mit den Filtern bei “spezielle” Einstellungen konnte ich dass leider nicht lösen weil sie ja nicht beide Bedingungen (Unternehmensstandort) erfüllen können. Danke vorab und LG,Steffi

Weiß jemand von euch, wie ich die Rechte konfigurieren muss, damit eine Rolle zwar Anwesenheiten eintragen kann, nicht jedoch die Arbeitszeiten ändern kann (siehe gelbe Markierung im Screenshot). 

Hallo Zusammen,ich würde gerne beim vordefinierten Attribut “Vorgesetzter” eine Mehrfachauswahl einfügen.Es gibt bei uns Abteilungen, die von zwei Personen geführt werden… daher ist diese Ergänzung zwingend notwendig. Können Sie mir sagen, wo/wie das funktioniert?Herzlichen Dank 

Hallo zusammen,angeblich soll es bei Personio ein Session time out nach 2 Stunden Inaktivität geben. Bei uns funktioniert das leider nicht, Personio ist viel länger aktiv und man muss sich nicht neu anmelden. Der Support konnte mir bisher nicht helfen. Hat jemand eine Idee?danke und liebe GrüßeMadlen

Liebe Community, bei uns haben wir in Personio eine Rolle, die “Verwaltung” heißt. Die Kollegin, die dieser Rolle zugewiesen ist, braucht Zugriff (Ansicht und Bearbeitungsrechte) auf einige Daten von inaktiven Mitarbeiter*innen. Leider erscheinen sie nicht in der Mitarbeiterliste. Ich habe in den Zugriffsrechte gesucht, gibt es aber keine Option dazu im Kalender. Eine andere Lösung, die nicht funktioniert hat, war den Attribut “Status” sichtbar und bearbeitbar für sie zu machen. Gibt es überhaupt eine Option dafür, ohne sie Admin zu machen? Vielen lieben Dank an alle! Liebe GrüßeJeanne   

Hallo in die Community,wir sind noch relativ “Neu” hier in der Community und befinden uns derzeit in der Implementierung der Personalverwaltung.Meine Frage an euch lautet: Wie teilt ihr euren Mitarbeiter: innen aus Sicht HR mit, dass z.B. noch Dokumente (Ummelde Bescheinigungen etc.) von Ihnen benötigt werden? Ich weiß, dass der MA die Funktion Upload unter Dokumente wählen kann aber bekomme ich (HR) dann eine Meldung, dass der Upload vorgenommen wurde? Wir haben hier ein Vorschlagsrecht vergeben. Aber mir fehlt hier noch eine Möglichkeit für einen direkten Austausch innerhalb der Belegschaft.Bin dankbar für eure Rückmeldungen hierzu.Vielen Dank.

Hallo zusammen, ich versuche die ganze Zeit Erinnerungen zu erstellen, aber die korrekten Trigger-Events werden mir nicht angezeigt.Was kann ich da tun? Danke

Hallo zusammen, aktuell versuchen wir im Personio den Workflow für Anwesenheit und Abwesenheiten zu konfigurieren. Wir haben mehrere Vorgesetzte aus verschiedenen Projekten, die die Stunden ihrer jeweiligen Mitarbeiter genehmigen sollen. Wenn ich über den Schritt “Sondergenehmigung” das Attribut “Team” als Kriterium auswähle, ist dieses nur einmal anwendbar. Also meine Frage, wie können mehrere Genehmiger für bestimmte Personen ausgewählt werden? Hat da jemand eine Idee oder einen Vorschlag? Ich habe einen älteren Beitrag gesehen, wo auf mehrere Rollen verwiesen wird, aber so ganz habe ich es nicht verstanden. Ich würde mich sehr freuen, wenn hier weiter geholfen werden könnte.Lieben Dank!!

Hallo liebe Community :-)Wir haben eine Abteilung, in der vier Leute dieselben Aufgaben machen und sich flexibel gegenseitig vertreten können. Kann man für einen Mitarbeiter MEHRERE (Urlaubs)Vertreter hinterlegen?Lieben Dank im Voraus! :-)

Hallo zusammen, ich habe heute eine Frage zum Thema Vertretungen bei Abwesenheiten.Wir haben die Einstellungen so vorgenommen, dass ein Vertreter die Anfrage nach Vertretung genehmigen darf - das per se ist auch nicht das Problem.Leider sieht die Bestätigung der Vertretungsanfrage für den Mitarbeiter so aus:  “Hallo XY,  Ihr Antrag für Abwesenheit von 07.02.2023 (1 Tag) wurde durch die ausgewählte Vertretung, XYZ, bestätigt.”   Jetzt sieht das für den Mitarbeiter natürlich so aus, als wäre die Abwesenheit bestätigt - das ist sie aber nicht! Es hat lediglich die Person, die als Vertretung angegeben ist, die Vertretung bestätigt. Die Abwesenheitsanfrage ist weiterhin offen. Das führt natürlich zu Missverständnissen, weil der Mitarbeiter denkt, der Urlaub ist freigegeben ..   Versteht ihr

Hallo zusammen, wir haben als Standard für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter festgelegt, dass man nur auf die Profile der eigenen Teammitglieder zugreifen darf. Das bedeutet, dass im Abwesenheitskalender auch nur die Fehlzeiten der eigenen Teamkollegen angezeigt werden und nur aus diesem Kreis eine Vertretung für Abwesenheiten ausgewählt werden kann.Wir möchten aber bei bestimmten Teams diese Regelung auch auf die Kolleginnen und Kollegen am eigenen Standort erweitern. Also Ansichts-/Zugriffsrechte auf das öffentliche Profil für das eigene Team UND den eigenen Standort. Dies aber nicht flächendeckend, sondern nur bei einzelnen Teams. Da wir allerdings im allgemeinen Mitarbeiterprofil schon die spezielle Regelung “Ansicht nur auf eigenes Team” hinterlegt haben, kann ich für einzelne Teams keine weitere spezielle Regelung erstellen, da anscheinend nur EINE spezielle Regelung möglich ist.Alternativ habe ich versucht 2 Mitarbeiterrollenprofile aufzusetzen mit un

Hallo liebe Personio-Community,wir sind gerade dabei die Berechtigungen innerhalb Personios aufzubauen. Wir haben ca 500 MA, die insgesamt auf 12 Gesellschaften verteilt sind.  Im HR Bereich sind die Verantwortungsbereiche sehr unterschiedlich aufgebaut. Beispiel:Team 1 HR - betreuen 5 Gesellschaften Team 2 HR - betreuen 1 Gesellschaft Team 3 HR - betreuen 3 Gesellschaften  etc….Da nicht alle alles sehen dürfen, müssen wir hier die  Berechtigung analog der oben beschriebenen Teams aufbauen. Wir haben es zunächst über den “speziell”-Filter überlegt, aber dort kann die Umsetzung nur für eine Gesellschaft gemacht werden, da jedoch keine “Und-Verbindung” existiert nicht für 3 oder 5 Gesellschaften. Zur Info: die Teams selber gibt es so noch nicht als Abteilung oder als Teams, dies könnte eventuell dann ein Kriterium (Attribut) werden, um die Betreuungsbereiche (HR responsible) zu entwickeln.

Liebes Personio Team, bei welchen Punkten muss ich Rechte vergeben damit unsere Rolle IT auch Mitarbeiter welche in der Phase Onboarding sind sehen können? Ich bekomme es leider nicht hin

Hallo Zusammen,es gibt eine neue Ansicht, wenn man einen neuen Mitarbeitenden anlegen möchte. In dieser Ansicht kann man leider keine Rolle mehr vergeben, sodass man extra nach dem Anlegen ins Profil gehen muss um die Rolle/n zuzuweisen.Gibt es eine Möglichkeit wieder zur vorherigen Ansicht zu wechseln oder einzustellen, was alles angelegt werden soll? Liebe Grüße