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72 Themen

LinaJungCommunity Manager

🧩🎲 HR-Quest: Zwischen Neutralität und Empathie, wie navigiert Ihr durch schwierige Exit-Gespräche?HR-Quest

Liebe Community, Willkommen zur ersten HR-Quest im Jahr 2025! Nachdem das Format im letzten Jahr erfolgreich gestartet ist, setzen wir die vierteljährlichen Quests nun fort. Wer einen Blick auf vergangene HR-Quests werfen möchte, findet hier eine Übersicht! 🔥 Die HR-Quests sind ein wiederkehrendes Format, das wir einmal im Quartal hier im HR Think Tank veröffentlichen. Sie bieten Euch die Möglichkeit, gemeinsam auf Entdeckungsreise zu gehen und verschiedene Ansätze zu HR-Herausforderungen zu diskutieren. Wie es der Titel schon verrät, widmen wir uns diesmal einem oftmals weniger heiteren, aber essentiellen Teil der HR-Arbeit: dem Abschied . Trennungen im Arbeitskontext sind nie einfach – ob sie von der Arbeitgeber- oder der Arbeitnehmerseite ausgehen, ob sie unerwartet kommen oder sich bereits vorab abzeichnen. Wie gelingt es, diesen Moment fair, wertschätzend und strukturiert zu gestalten? Genau darum geht es in dieser HR-Quest! So könnt Ihr an der HR-Quest & am Gewinnspiel teilnehme

vor 12 Tagen

MelissaEhem. Community Moderator*in

veröffentlicht in HR Strategie

🧩🎲 HR-Quest: Wie werdet Ihr der Vielfalt Eurer HR-Hüte gerecht?HR-QUEST

Liebe Community, wir schließen dieses Jahr mit einer letzten HR-Quest ab! Dieses Jahr haben wir das neue Format vorgestellt - und Ihr habt uns mit Eurem Engagement und Freude für die HR-Quests einfach nur glücklich gemacht! Lasst uns das Jahr mit einem Knall enden und die vierte HR-Quest einleiten. Dieses Mal widmen wir uns einem Thema, das bereits im Frühjahr in der Community diskutiert wurde – und wozu es auch einen ganz schönen bildhaften Vergleich gibt. 🎩 So könnt Ihr an der HR-Quest & am Gewinnspiel teilnehmen Weiter unten im Artikel findet Ihr ein Szenario , welches eine bestimmte Herausforderung behandelt. Im Laufe der nächsten Wochen habt Ihr Zeit, in den Kommentaren mögliche Lösungen, Perspektiven, Ansichten und Erfahrungen zu teilen und mit der Community zu diskutieren. 🎁 Unter allen eingehenden Kommentaren verlosen wir drei Überraschungen . Sämtliche Kommentare von Personio Mitarbeitenden sind vom Gewinnspiel ausgeschlossen. Genug mit den Förmlichkeiten, lasst uns nun die

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vor 2 Monate

MelissaEhem. Community Moderator*in

veröffentlicht in HR Strategie

🧩🎲 HR-Quest: Wie geht Ihr im Arbeitsalltag mit Konfliktsituationen um?HR-Quest

Alle guten Dinge sind 🥁 3! Nach einer wohlverdienten Sommerpause, in der viele von uns auf langersehnten Urlaubsreisen waren, starten wir den September frisch und voller Energie mit einer neuen, spannenden HR-Quest! Die HR-Quests sind ein wiederkehrendes Format, das wir einmal im Quartal hier im HR Think Tank veröffentlichen. Sie bieten Euch die Möglichkeit, gemeinsam auf Entdeckungsreise zu gehen und verschiedene Ansätze zu HR-Herausforderungen zu diskutieren. Dieses Mal gucken wir uns eine Fähigkeit an, die einige von Euch vielleicht schon ganz unbewusst nutzen, während andere dafür vielleicht bereits spezielle Trainings absolviert haben. Bevor wir uns das Thema der dritten HR-Quest genauer ansehen: So könnt Ihr an der HR-Quest & am Gewinnspiel teilnehmen Weiter unten im Artikel findet Ihr ein Szenario , welches eine bestimmte Herausforderung behandelt. Im Laufe der nächsten Wochen habt Ihr Zeit, in den Kommentaren mögliche Lösungen, Perspektiven, Ansichten und Erfahrungen zu teilen

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vor 5 Monate

MelissaEhem. Community Moderator*in

veröffentlicht in HR Strategie

🧩🎲 HR-Quest: Wie behalten HR-Profis ihre eigene Mitarbeitendenrolle im Blick?HR-Quest

Unser Format “HR Quest” geht in die zweite Runde und wir freuen uns, mit Euch eine weitere Herausforderung im HR zu entdecken, zu diskutieren und voneinander zu lernen. 👀 Vor einigen Wochen gab es bereits die erste HR Quest in unserer Community . Guckt gerne vorbei und lasst die HR Quest Revue passieren. Heute widmen wir uns einer weiteren Herausforderungen, die unsere Mitglieder bereits im Vorfeld mit uns geteilt haben. Es ist eine Herausforderung von HRler*innen für HRle*rinnen, wenn man so will. 😝 Bei den HR Quests geht es darum, gemeinsam ein Szenario zu einer Herausforderung zu entdecken, zu diskutieren und Lösungen bzw. verschiedene Ansätze zu finden. Pssst… am Ende gibt es auch etwas zu gewinnen. Also, legen wir los: So könnt Ihr an der HR Quest & am Gewinnspiel teilnehmen Weiter unten im Artikel findet Ihr ein Szenario, welches eine bestimmte Herausforderung behandelt. Im Laufe der nächsten Wochen habt Ihr Zeit in den Kommentaren mögliche Lösungen, Perspektiven, Ansichten und

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vor 7 Monate

MelissaEhem. Community Moderator*in

veröffentlicht in HR Strategie

🧩🎲 HR-Quest: Wie meistert Ihr den Balanceakt zwischen Arbeitgeber- & Mitarbeiterbedürfnissen?HR-Quest

Liebe Community, Tag für Tag steht Ihr neuen oder wiederkehrenden Herausforderungen gegenüber. Seien es kleinere Aufgaben, die Euch regelmäßig beschäftigen, oder tiefgreifende Themen, die neue Prozesse und/ oder Tools und vieles mehr benötigen. Ihr seid wahre Helden und Heldinnen Eures Handwerks - wir glauben, dass wir als Community einige dieser Herausforderungen gemeinsam meistern können. Lasst uns voneinander lernen und von dem gesammelten Wissen hier profitieren. Wir haben bereits im Vorfeld recherchiert und einige Community-Mitglieder nach Ihren “Challenges” gefragt. Heute möchten wir uns einer dieser Herausforderungen annehmen und sie gemeinsam mit Euch lösen. Natürlich wären wir nicht “wir”, wenn wir das Ganze nicht mit einem kleinen Anreiz verbinden würden. 😉 So könnt Ihr an dieser HR Quest & am Gewinnspiel teilnehmen: Weiter unten im Artikel findet Ihr ein Szenario, welches eine bestimmte Herausforderung behandelt. Im Laufe der nächsten 4 Wochen habt Ihr Zeit in den Kommentar

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vor 9 Monate

DanieleCommunity Manager

veröffentlicht in Community News

Ein Kapitel endet, die Erinnerungen bleiben – Danke, Lena & Melissa! 🙏

Liebe Community, mit einem lachenden und einem weinenden Auge verabschieden wir heute zwei besondere Menschen, die unsere Community über viele Jahre hinweg mit Herzblut, Engagement und unermüdlichem Einsatz geprägt haben: Lena und Melissa . 🥹 ✨ Lena @Lena hat mit ihrem Engagement und ihrer Energie die Community auf vielfältige Weise bereichert. In der Moderation, bei der ersten Version der Personio Product Updates und in der Zusammenarbeit mit unseren Superuser*innen - den STARs. Ebenso bei der Organisation von Community Events in München, ganz zuletzt bei den &Connect Events in ganz Deutschland. Sie hat es immer wieder geschafft, Menschen miteinander zu vernetzen, spannende Begegnungen zu ermöglichen und den Austausch in der Community aktiv zu fördern. Sie selbst meinte dazu: „Am meisten hat es mir Freude bereitet, Mitglieder zu verknüpfen und mit Euch im Austausch zu sein. Ihr seid eine fantastische “Zielgruppe”! Ich hoffe, dass ihr weiterhin voneinander lernt und Euch gegenseitig

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vor 1 Monat

MelissaEhem. Community Moderator*in

veröffentlicht in Community News

Was für ein Jahr 2024 - wir blicken zurück und feiern EUCH! 🎉🎈

Hi Community, dieses Jahr ging vorüber wie im Nu! In der Community durften wir dieses Jahr wieder einige Meilensteine und bedeutende Momente mit Euch feiern - für uns immer wieder schön zurückzublicken, da man sieht, wie sehr die Community in den letzten 365 Tagen weiter aufblühte. Den heutigen Tag widmen wir Euch – Eure Beiträge und Leidenschaft haben die Community in diesem Jahr besonders geprägt. Lasst uns also gemeinsam einen Blick auf die 2024 Highlights und beeindruckenden Erfolge der Community werfen. Unsere Reise durch 2024 💛 Community: 2024 war ein Jahr des Wachstums! Unsere deutschsprachige online Community ist um sagenhafte +2.500 neue Mitglieder gewachsen. Wir danken jedem Einzelnen von Euch, dass Ihr die Community zu dem lebendigen und inspirierenden Ort macht, der sie heute ist! 📍&Connects: Unser neues Eventformat, das die digitale Community offline zusammenbringt, startete im Oktober durch! Mit dem Fokus auf persönlichen Austausch und Networking brachten wir bereits 87

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vor 3 Monate

LenaEhem. Community Moderator*in

veröffentlicht in Community Café

✨ Community Highlight - September 2024

Liebe Community, neben unseren wöchentlichen Leaderboard Champions möchte ich besonders hilfsbereite Mitglieder hervorheben, Themen, welche heiß diskutiert wurden oder seit längerem erneut aufgekommen sind. 👏 Bravo! Unsere Leaderboard Champions im September @allwehaveisnow, @Svenja Böttinger, @DanielKuefner Personio Pros (Mitglieder mit den meisten “Besten Antworten”) @D_Madre , @AnjaRandt , @RueVe Und aus unserem Community STAR Programm: @SarahHen , @Navigator , @AM_HR , @lbrk HR Brains (Mitglieder, die besonders aktiv und hilfsbereit im HR Think Tank waren) @allwehaveisnow, @SarahHen, @katja.schwab, @KatjaKöppel, @andrepietras, @KchlingNadine vielen Dank für das Teilen Eurer Erfahrung! 🫶 👋 Willkommen an Board: @mku, richtig tolle Vorstellung von Dir, danke dafür! 😊 Schön Euch als neue und bereits aktive Mitglieder an Board zu haben! @theNew, @Célina I., @Torben HCH, @jms, @Niederschelden, @maxik, @DanielaG, @Viktoria_s1, @GLC, @Mira Polat, @CindyP, @Silvia.G, @AlexW, verfasst ein

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vor 6 Monate

MelissaEhem. Community Moderator*in

veröffentlicht in Community Café

👋 Meet the Team: Sonne, Strand und Melissa ☀️

Liebe Community, mit dem stetigen Wachstum unserer Community finden wir es nur richtig, dass auch wir uns einmal persönlich vorstellen! Einige von Euch haben wir bereits bei Events wie der jährlichen HUG oder beim vergangenen User Group Meeting kennengelernt. Doch habt Ihr Euch nicht auch manchmal gefragt: Wer sind eigentlich die Menschen hinter den Profilbildern, die das Forum betreuen und hinter den Kulissen arbeiten? In den kommenden Wochen wollen wir etwas mehr Licht ins Dunkel bringen und uns nach und nach vorstellen. Heute starten wir mal mit mir, @Melissa (linke Person auf dem Bild). Vielleicht habt Ihr mich schon bei einigen Formaten wie der HR-Quest oder der Aktion zum Jahresende gesehen? 🔍 🧑‍💻 Melissa - Community Managerin Warum Community? Ich brauche Menschenkontakt in meiner Arbeit, auch wenn dieser zunehmend online stattfindet. Der Austausch mit Euch in der Community ist für mich essentiell – ich bin der Meinung, dass wir als Menschen auf Gemeinschaft angewiesen sind. D

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vor 7 Monate

nadine.schomackerVisitor

gepostet in Leadership & Personalentwicklung

Neurodivergenz in der Arbeitswelt - neue Perspektive für den Fachkräftemangel?!

Hallo meine Lieben, persönlich und mittlerweile auch berufliche beschäftige ich mit Neurodivergenzen wie z.B. ADHS. Wer von euch hat denn schonmal von Neurodiversität gehört und glaubt, dass es ein Thema für das eigene Unternehmen sein könnte? Hier mal eine kurze erste Einführung in das Thema: Neurodiversität beschreibt die natürliche Vielfalt der menschlichen Gehirnfunktionen. Während die meisten Menschen neurotypisch sind – also in gewohnter Weise denken und interagieren – gibt es auch Menschen, deren Gehirne anders arbeiten. Diese neurodivergenten Menschen können mit neurologischen Bedingungen z.B. Autismus, ADHS, Legasthenie oder Dyskalkulie leben. Statt Neurodivergenz als Defizit zu betrachten, wird im Konzept der Neurodiversität betont, dass Unterschiede im Denken und Wahrnehmen eine wertvolle Ressource darstellen können – sowohl im Leben als auch in der Arbeitswelt. Doch warum ist Neurodiversität so wichtig für Unternehmen?Neurodivergente Menschen bringen einzigartige Fähigkeite

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vor 4 Monate

JanaMSVisitor

gefragt in Performance & Entwicklung

Performance & Deveopment Teilnehmer

Hallo zusammen, ich habe einen Zeitraum für unsere Performance-Evaluation aufgesetzt und habe aber selber keinen Fragebogen zugeschickt bekommen. Ich habe auch schon versucht mich nochmal bei “Teinehmende Personen hinzufügen” hinzuzufügen und mein Name steht dann auch unter “Bestimmte Personen einschließen”, allerdings hat das leider nichts am Problem geändert. Wir haben leider kein HR im Unternehmen und die Personio Verantwortichen können mir auch nicht helfen. Vielen Dank für eure Hilfe! Jana

vor 24 Tagen

Sophie JustVisitor

gepostet in HR Strategie

People Trends & Strategie 2025 – Was bewegt People & Culture und wie gestalten wir die Zukunft aktiv mit?

Hallo ihr Lieben, ich freue mich sehr, am 27.02. Themenhost beim Pizza & Connect in Berlin sein zu dürfen: Die Arbeitswelt verändert sich kontinuierlich und das Jahr 2025 verspricht, ein besonders prägendes Jahr für People & Culture zu werden. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, mit Trends wie Künstlicher Intelligenz, Flexibilisierung von Arbeitsmodellen und einer zunehmenden Fokussierung auf Diversität und Employee Wellbeing Schritt zu halten. Aber wie können wir diese Trends nicht nur verstehen, sondern aktiv nutzen, um die Zukunft der Arbeit zu gestalten? Die großen Trends für 2025: 1. Datengetriebenes HR – People Analytics als Basis strategischer Entscheidungen People & Culture muss immer häufiger mit Zahlen sprechen, um den “seat at the table” zu sichern. People Analytics ermöglicht es, die richtigen Fragen zu stellen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Durch datenbasierte Argumente können wir die Rolle von People & Culture als strategischer Partner stärken. Doch wie

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vor 2 Monate

FeliHCommunicator

veröffentlicht in HR Organisation

Diversity & Inclusion in KMUs: Einfache Schritte mit großer Wirkung 🚀Blog

Immer häufiger wird Diversity & Inclusion auf zahlreichen Plattformen diskutiert und die Wichtigkeit und Bedeutung der Thematik für allerlei zugänglich gemacht. Wie bei vielen anderen Themen in der Vergangenheit fällt es den Verantwortlichen im unternehmerischen Sinn jedoch zu Beginn oft schwer, ein so umfassendes und tiefgreifendes Thema vollumfänglich zu verstehen und in die Unternehmenskultur zu integrieren. Denn Erfahrungswerte, Beispiele und „Learnings“ werden oftmals von Konzernen veröffentlicht, welche ganz andere Ressourcen besitzen als KMUs. In kleinen mittelständischen Unternehmen gibt es oftmals keine eigens dafür abgestellte Arbeitsgruppe. Sie sind oft traditionell oder familiengeführt, mit deutlich weniger Ressourcen und Budgets als in Konzernen. 💡 So gelingt D&I in KMUs Der erste Schritt ist wohl, ein Bewusstsein im Unternehmen zu schaffen. Und dabei ist es völlig in Ordnung vorerst auf die Punkte einzugehen, welche die „Entscheider*innen“ überzeugen: Den CEOs geht es ha

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vor 9 Monate

HRFanVisitor

gepostet in Talent Acquisition

Jobportale in der Hotelbranche

Hallo an alle, Gibt es in Deutschland spezialisierte Jobplattformen, die sich ausschließlich auf die Rekrutierung von Personen in der Hotelbranche konzentrieren, ähnlich wie Hotel Career? Ich bin auf der Suche nach Websites, die sich speziell auf Stellenangebote in der Hotelbranche konzentrieren. Vielen Dank im voraus :) 🌏 Translation: Hello all,Are there specialized job platforms in Germany exclusively dedicated to recruiting individuals in the hotel sector, similar to Hotel Career? I'm looking for websites specifically focused on job opportunities within the hotel industry. Thank you in advance :)

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vor 1 Jahr

miri_amCommunicator

gepostet in Talent Acquisition

Recruiting Fragen in Bewerbermaske

Hallo Zusammen, nutzt ihr in irgendeiner Form die Möglichkeit, einpaar Fragen direkt vorab den Bewerbern zu stellen? Sprich in der Maske wo die persönlichen Angaben & Unterlagen hinterlegt werden? Viele Grüße, Miriam

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vor 3 Jahren

Antonia PCommunity Manager

gepostet in 🆕 Hamburger Gruppe

Morgen findet unser erster &Connect Stammtisch in Hamburg statt 🌟

Hallo ihr Lieben, morgen Abend ist es endlich so weit - unser Pizza &Connect in Hamburg findet statt 🍕 @steffid wird den Abend co-hosten und gemeinsam mit ihrer Kollegin über das Thema Feedbackkultur in Unternehmen sprechen - schaut doch gerne auch schonmal in den Artikel rein, den Steffi verfasst hat. Wer ist alles mit dabei? @Rebecca Adams, @Lena Link, @Mareike S., @Maike, @Torben HCH, @jana.hauser, @HR Enthusiast, @Elif, @4DL3R, @JaHiHa, @LAN1, @schnieders, @Viktoria_F_, @Sonjii, @PoweredPeople at AHEAD, @Jasmin Plohmann, @Annalena Feldmüller, @CocoM, @Kirstin Koubé, @Christina Fischer, @Aaroe, @lara.wen, @Cooligruli1, @MarcelZiebold, Ulrike, Claudia, Hamid, Auguste, und @Flo B. von Personio 🌟 Anfahrtsbeschreibung: oose.campus | Schomburgstraße 50 | 22767 Hamburg Anreise mit der Bahn: Unser oose.campus befindet sich fußläufig vom Bahnhof Altona entfernt. Hier halten Fernzüge sowie diverse S-Bahn-Linien des hvv (Hamburger Verkehrsverbund). Bei Ankunft fol

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vor 4 Monate

NavigatorCommunity Superstar

gepostet in Learn & Share

Best Practice zum Prozess "Krankmeldung"

Moin zusammen, das Thema wurde schon vor einer Weile mal von @SarahHen thematisiert und ich möchte es nochmal anstoßen. Auch ich bin nicht mehr zufrieden mit unserem Prozess der Krankmeldung - unabhängig von Personio. Aktuell sieht unser Prozess so aus: MA schreibt Mail an eine spezifische E-Mail-Adresse Ich trage den Tag bzw. Zeitraum in Personio ein → und hier beginnt schon mein “Bäh” wenn ein MA sich bei mir krankmeldet mit “mir gehts nicht gut, ich komm heut nicht” oder “ich geh zum arzt” dann kann ich zunächst nur den heutigen Tag eintragen. Manchmal bekomme ich ein zügig Follow-Up, manchmal darf ich länger drauf warten. Manchmal kommt die AU auch gestückelt zB Montag, dann Dienstag nochmal - weil man dachte am Dienstag wär man wieder fit - und spätestens mittwochs muss dann der Arztbesuch stattfinden. Das ist unnötig viel Aufwand, den ich gerne verändern möchte. Meine Fragen daher: Tragen eure MA ihre AU selbst in Personio ein? Wenn ja, wie handhabt ihr das Ganze mit dem LogIn?

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vor 1 Monat

Maria.eichkornPersonio Marketing Manager

veröffentlicht in Community News

Unsere HR Dinner in 2023!Netzwerken

Liebe Community, es ist wieder soweit - unsere HR Dinner für 2023 stehen fest! Wir laden Euch zu einem unterhaltsamen Abend ein, an dem Ihr Euch mit Gleichgesinnten austauschen und die Atmosphäre eines gemütlichen und persönlichen Abendessens genießen könnt. Was genau könnt Ihr erwarten? Begrüßung durch Personio Ihr werdet von uns - und manchmal auch von einem Special Guest - in Empfang genommen und begrüßt, damit wir gemeinsam in einen entspannten Abend starten können. Lockeres Abendessen Wir laden Euch ein mit uns ein leckeres Abendessen zu genießen und Euren Arbeitstag mit uns ausklingen zu lassen. Networking Tauscht Euch mit uns und untereinander zu den aktuellsten HR Themen, Arbeitsfragen und Personio aus und lernt Euch auf einer persönlichen und lockeren Ebene kennen. Im Nachgang könnt Ihr Eure Gespräche auch in unserer HR Networking Dinner Gruppe weiterführen. Das klingt interessant, oder? Unsere HR Dinner finden jeden Monat in einer anderen Stadt statt. Die nächsten Termine fin

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vor 1 Jahr

Maria.eichkornPersonio Marketing Manager

veröffentlicht in Community News

HR Networking Dinner in Eurer Stadt!News

Liebe Community, vermisst Ihr manchmal das Netzwerken, den persönlichen Austausch und das Miteinander mit Gleichgesinnten? Wenn ja, dann haben wir genau das richtige für Euch: HR Dinner by Personio Wir laden Euch zu einem entspannten Abend ein, um Euch kennenzulernen, Kontakte zu knüpfen, Erfahrungen aus den letzten Jahren auszutauschen und einfach die Atmosphäre eines gemütlichen und persönlichen Abendessens zu genießen. Was genau könnt Ihr erwarten? Begrüßung durch Personio Ihr werdet von uns - und manchmal auch von einem Special Guest - in Empfang genommen und begrüßt, damit wir gemeinsam in einen entspannten Abend starten können. Lockeres Abendessen Wir laden Euch ein mit uns ein leckeres Abendessen zu genießen und Euren Arbeitstag mit uns ausklingen zu lassen. Networking Tauscht Euch mit uns und untereinander zu den aktuellsten HR Themen, Arbeitsfragen und Personio aus und lernt Euch auf einer persönlichen und lockeren Ebene kennen. Im Nachgang könnt Ihr Eure Gespräche auch in uns

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vor 2 Jahren

Personio Helpcenter

Frequently asked questions on candidate communication

This article explores general questions about sending and receiving recruiting emails in Personio. If you are having issues with setting up recruiting emails in Personio, refer to our troubleshooting article. Sending emails (Personio to candidate) How do I define the sender for outgoing emails? You can define who appears as the sender of recruiting emails. You can choose either the company name or the employee name. To define the sender for outgoing emails: In Settings, go to Recruiting > General. Next to Recruiting email settings, click Edit. Under Sender name, select an option from the drop-down. I want the HR team as a signatory in my email, how can I set this up? Personio does not offer this option at the moment. You can implement one of the following workarounds: Option 1: Via the employee's personal settings Ask the relevant employees to set up their email signatures in Personio. TipIf you have Administrator rights, then you can log in as the employees and add the signature for them. Option 2: Add the general HR signature to an email template To add a general signature to a recruiting email template, you first need to make sure that no signature is selected for the autoresponder. You need to perform this check for all relevant recruiting categories. Go to Settings, then to Recruiting > Categories. Select the relevant recruiting category, for example, “Permanent employee”. Scroll down to Autoresponder, and ensure no employee is selected. Then you can proceed to add your general HR signature to the relevant recruiting email template: Go to Settings, then to Recruiting > Email templates. On the left, select the relevant email template. In the email message, add the signature at the bottom. Can I send bulk emails to candidates? You can send bulk emails to candidates via the Application List. Go to Recruiting > Applications. Check the box to the left of the relevant candidates’ names. In the menu bar that appears, select the email option. Follow the instructions on the screen to complete the action. Why did the email land in the candidate’s spam folder? There are several reasons why your recruiting emails may land in a candidate’s spam folder. There may be DNS configuration issues or issues with the content of the email. The sender might be on a public spammer list, or the candidate might have marked similar emails as spam. We recommend using a spam test tool, like Mail-Tester, to get to the root cause. Learn more about how to troubleshoot this issue. Which attachment formats are allowed? The following formats are allowed: .pdf, .docx, .doc, .jpg, .png, .txt, .jpeg, .odt, .ods, .xlsx, .rtf, .xls, .pptx, .ppt, .gif, .tif, .tiff, .bmp, .csv, .rar, .gz, .zip, .7z. What is the attachment limit? The attachment limit for emails to and from candidates is 10 MB. Receiving emails (candidate to Personio) What’s the difference between forwarding and redirecting? When forwarding a message, the forwarding address becomes the new sender. The original email remains in the original recipient's inbox. Using redirection, however, retains the original sender's address. We recommend this option in Personio, as the sender's email address is an identifying attribute for candidates. Forwarding can result in losing the applicant's email address. How do I set up a redirection? To receive candidate emails in Personio, you need to set up a redirection as part of the process. This way, emails sent to your custom recruiting email address are forwarded to Personio. Learn more in our article on setting up candidate communication via email. Why are incoming messages landing in Unassigned Messages? There are two main reasons why emails from candidates can land in Unassigned Messages. There is no existing application in Personio with the sender's email address. There is more than one application with the sender’s email address. Learn how to troubleshoot emails appearing in your unassigned messages. Why is an email sent or received with a delay? Different factors cause delays when sending and receiving emails: Sending: When using the Personio recruiting email address, Personio sends out messages in batches. Messages are queued and sent out as soon as possible. This process can take up to two hours. When using an SMTP connection, the delay might come from the SMTP server. Receiving: The redirection from the company email address can take some time. Receiving messages directly to the Personio recruiting email address is a faster option. Why is the email attachment missing? A possible cause is the redirection of the candidate's messages to your company's recruiting email. The redirection can be set up without the attachment. Contact your IT department for information. What happens when a third party forwards messages to you from their email address? When you forward a message, your address becomes the new sender. For this reason, all the messages that a third party forwards you come from its one email address. Personio identifies them as coming from the same applicant. If this happens, you need to separate the messages manually.

Personio Helpcenter

FAQ: General user questions about Personio

This article gathers the most frequently asked questions by Personio users about a wide range of topics. General technical issues Personio is running slowly. How can I improve its performance? Employees Clear your browser cache and cookies to enhance performance. Ensure that your internet connection is stable and try using a different browser. Disable any browser extensions that might interfere with Personio. If the issue persists, ask your Personio Administrator to contact our Customer Support Team. Parts of the Personio interface are unresponsive. How can I fix this? Employees Refresh the page or try accessing Personio from another browser. Ensure your browser is updated to the latest version. If the issue remains, disable any interfering browser extensions and restart your computer. There might be a service issue with Personio. Visit the status page (https://status.personio.de/) to see whether there is a disruption and how extensive it is. Absences and time management How do I enter an absence adjustment and update the entitlement balance for an employee? HR Managers To update or adjust the absence balance for an employee, go to the employee profile and then the Absence tab. Go to the relevant absence type, for example, “Paid vacation”, and click Adjust balance. You can either choose a relative or expiring adjustment by selecting Adjust balance by the number of days or hours, or an absolute adjustment by selecting Set balance to a certain value. Complete the relevant fields and confirm your adjustment. You can also adjust employee balances in bulk by going to the Imports section of your Personio account and selecting the Absence balance import type. Learn about adjusting absence balances manually. How do I set public holidays and define working hours for my organization? Administrators Set public holidays In Settings, go to Organization > Company. Scroll to Public holidays and select a public holiday calendar from the drop-down. To create a custom public holiday calendar, you can duplicate an existing one or start from scratch. Go to Settings and then to Work Hours and Absences > Public Holidays. You can also add a holiday to a custom public holiday calendar. Note that if you add, remove, or edit a holiday in a custom bank holiday calendar already in use, the system recalculates all past attendance and absence balances accordingly. Once you’ve created a custom bank holiday calendar, you can assign it to your whole company or specific offices. Learn more about how to manage custom public holiday calendars. Define working hours Create a work schedule to define how many hours your employees are expected to work, and on which days. You can create a work schedule via Settings > Work Hours and Absences > Attendance. Learn more about creating and assigning work schedules. How can I manage employee schedules and track vacation accruals? Administrators To manage employee work schedules, go to Settings and Work Hours and Absences > Attendance > Work Schedules. Here, you can create work schedules for your employees, assign work schedules and set a default one, and update or duplicate existing work schedules. Learn more about creating and assigning work schedules. To review your accrual policies, go to Settings > Absence. Select an absence type from the left, for example, “Paid Vacation” and scroll down to check the related accrual policies and number of employees assigned to it. For employees on a part-time working schedule, you can prorate their vacation entitlement accordingly. How do I implement company-wide leave policies? Administrators If there is a limit on the number of times an employee can take a certain absence type, then you need to create an accrual policy. For example, it is common to have a company-wide accrual policy for paid vacation.To create an accrual policy, go to Settings > Work Hours and Absences > Absence. Select the absence type you want to create an accrual policy for and click Add new accrual policy to open the creation drawer. Fill out each of the sections and click Confirm and create. You can decide if and how to pro-rate entitlements for part-time employees and whether employees can carry over unused entitlements. Once you are done, you can assign the accrual policy to your employees. To assign an accrual policy to a single employee, go to their profile and click Absence > relevant absence > Assign policy. You can assign the accrual policy to several employees at once via the Employee List. Learn more about creating accrual policies. What is the process for handling different absence types in Personio? Administrators To effectively manage your employees’ absences, you need to create different absence types in Personio. To create a new absence type, go to Settings > Work Hours and Absences > Absence. Next to Absence types on the left, click Add new. Fill out the required fields and create your new absence type. Learn more about creating absence types. After creating a new absence type, ensure your employees can see and request it. Go to Settings > People > Employee Roles. Under the All employees role, click Access rights. Scroll down and click Absence. Locate the new absence type you just created, and tick Own under Propose. Review the changes and save. If you want to set a limit to the amount of time employees receive for this absence type, create an accrual policy for it. To create an accrual policy, go to Settings > Work Hours and Absences > Absence. Select the absence type you want to create an accrual policy for and click Add new accrual policy to open the creation drawer. Fill out each of the sections and click Confirm and create. Once you are finished creating an accrual policy, you can assign it to employees. You can't edit an accrual policy once it is assigned. To assign an accrual policy to a single employee, go to their profile and click Absence > relevant absence > Assign policy. To assign the accrual policy to several employees at once, go to the Employee List, select the relevant employees, and click Edit time policies. Select the option to change accrual policies. You can then choose the relevant absence type and accrual policy. Learn more about creating accrual policies. How do I manage time off requests and approvals in Personio? Supervisors If an employee requests time off, Personio triggers an approval workflow. If you're a request approver, the task appears in your Home. Go to your Inbox to see more details on the absence and approve or reject it. Learn more about approving employee requests. Why are absence calculations incorrect for some employees? Administrators Review the employee’s absence settings by going to their employee profile and clicking the Absence tab. Click the arrow next to the relevant absence type. In the Policies tab, check that the accrual policy assigned to the employee is correct, and assigned from the right date. If this is not the cause of the issue, check the accrual policy’s country template, the employee’s Activity tab, and the accrual policy’s part-time proration settings. Refer to our article on understanding the absence balance for a detailed overview of these solutions. Data security How does Personio ensure my data is secure and confidential? AdministratorsEmployees Personio uses advanced encryption and access controls to protect your data. As an organization and in terms of our software, Personio is fully compliant with the GDPR. Regular audits and compliance checks are conducted to maintain security standards. Learn more about data security in Personio. Employee management and access rights How do I register a new employee in Personio and manage their HR records? Supervisors You can register a new employee in Personio via Employees > Employee List. Click the Add people button at the top-right and enter the relevant employee information. Check the box to send a Personio login and invitation email to the new employee. Fill out the remaining fields, assign an onboarding template, a work schedule (including its validity date), and the accrual policy for the new employee. Learn more about the Employee List. You can manage an employee’s HR data from their Employee profile. How can I manage roles and set permissions in Personio? Administrators With roles and access rights, you can customize what information is available to employees to maintain security and confidentiality. To manage employee roles, go to Settings > Employee Roles. You can create and assign roles to employees based on their job functions. Personio comes with two types of employee roles: Preset employee roles (including the All Employees role and Administrator role) and custom employee roles (for example, “HR Manager”, “Intern”, etc.). Learn how to manage employee roles. Once you assign all the employees to their corresponding roles, you can set up access rights for each employee role. How can I efficiently manage and update employee data in Personio? Administrators The

Personio Helpcenter

Personio Voyager Community: Post and edit a question or discussion

This article refers only to the Personio Voyager Community. Visit the rest of our Help Center for information about the Personio product. Can’t wait to finally get started and publish your first post, but not quite sure how? Here’s a quick and easy guide on how to best use our Voyager Community to achieve your goals. Use our search function Often, you’re not the only person with a question on a topic. By using the Community’s search function, you can find out if there are already relevant posts. The search bar shows you the most relevant results. Click the Enter key to display more suggestions, and further refine your search. Feel free to comment on existing posts to help keep our Community organized and clear! Post a question or discussion Didn’t find the right post in your search? Then it’s time to create your own. Just click the purple Ask the Community button at the top right and choose the right format for your topic: Question: If you have a specific question and need an exact solution, this is your option. Discussion: Do you want different opinions on a topic that interests you or that you’re currently dealing with? Then you should post it as a discussion. There’s no right or wrong here, just different approaches. Use a descriptive title The title of your post should clearly describe your topic. This helps other community members to know what it’s about at a glance and easily join the discussion. Details are key We often assume others know what we’re talking about. Ensure you describe exactly what the problem is and the impact it is having. The more details you provide, the more effectively, and efficiently you can get help. Keep your data private Please don’t post any private or business data publicly in the Community, and redact screenshots if necessary. If you need to share confidential data to solve your questions or need to check something in your Personio account, please contact Personio Support through your Personio representative. Use visuals A screenshot can make a big difference. Show other members which button you’re talking about instead of letting them guess. Click on the small picture icon in the text editor to upload an image. Find the right place for your topic Choose the category that best relates to your question: If you have a general Personio support query, start a new topic in our Support Area. If you want to discuss HR topics with our community, start a new topic in our HR Think Tank. TipIf you’re unsure which category your topic belongs to, start a new topic in the Other Topics support category or our Community Café. In the Community Café, you can chat about topics beyond Personio and HR. Add tags This helps other community members find and solve your topic faster. Tags also make it easier for you to find related topics later, for example, if you’re using a specific tool. Click on the tags to see all posts with the same tag. And finally, click on Post. Whoop Whoop—congratulations, your post is online! Your post is online—here’s what you should know Your question has been answered! You chose the question format for your topic, and one of our members or moderators has solved it for you. Now you can thank them! As the questioner, you can mark one of the comments as the Best Answer and share your solution. This way, the member gets the corresponding points on the leaderboard and for badges. TipYou usually receive an email notification about new comments, so you can keep track of all the community support. Want to edit your post? Did you notice a typo or want to add more details? No problem. To edit your posts, hover over the three dots at the bottom right of your post and then click Edit.

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Help & Feedback

This article gives an overview of the Help & Feedback area in Personio. It explains how you can use it to get answers to your questions, provide feedback, and contact our teams. Help & Feedback is your central hub in Personio for support. We've shaped this area based on customer feedback to meet your needs. It gives you access to our resources and teams when you need them. Note:If you can't log in to your account or have technical issues with Help & Feedback, submit a ticket using our Help Center form. To ensure data privacy, we can't answer any product questions submitted through this form. Use Help & Feedback To access Help & Feedback, log in to your Personio account and hover over Help & Feedback in the main menu. There are three options: Get Help: get instant answers from our AI-powered chatbot. Give feedback: share your ideas on how we can improve Personio. What's New: explore this month's feature releases in Personio. All users can access Help & Feedback. Account Owners can contact our Support team. Contract Owners can contact our Growth & Success team. Ask a question and contact our teams Our AI-powered chatbot provides instant answers based on Help Center content. Click Get Help to access it from anywhere in Personio and find answers to your questions. Use the menu button in the top-right corner of the window to access these resources: Voyager Help Center: explore 500+ articles and 80+ videos. Voyager Community: get peer support from experienced users. Voyager Academy: access 70+ courses. Contact our teams through Get Help If you can't find what you're looking for, Account Owners can contact our Support team. Contract Owners can contact our Customer Growth & Success team. If you're not an Account or Contract Owner, use the Voyager Community to get peer support from experienced users. To contact our teams: Go to Help & Feedback > Get Help. Ask your question in the window that opens. If the answer doesn’t help, click No, I still need help. Click Contact us for more options: Request a call back: schedule a convenient time for us to call you. Send us a message: leave a message, and we respond over email. Optional: you can also choose to Give feedback: share ideas to improve Personio. Ask the Community: get answers and HR best practices from our Community. Request a callback You can schedule a time to receive a callback from a Support Agent. Premium Support customers can request an immediate callback within the next 10 minutes. To schedule a callback: Select your topic. Click Request a call back. Complete the form. Provide your issue details, phone number, and optional consent for call recording. Select an available time slot that suits you. Optional for Premium Support customers: select Call me now for immediate help within 10 minutes. After submitting your request, a confirmation screen shows your callback details. You can reschedule from this screen if needed. You also receive an email confirmation. If the email isn't in your inbox or spam folder, submit a support ticket using this contact form. Send us a message Complete the form with details about your issue, and our team responds over email. Ask the Community This option directs you to the Voyager Community. There, you can post your questions and get help from experienced users and our Support team. Give feedback Use the feedback feature to share ideas to improve Personio. Your input helps shape our product. Note that this is not a support channel, and we don't respond to individual submissions. To submit feedback: Select Give feedback from the Help & Feedback menu. Fill out the form with your ideas or suggestions. While we can't respond to each submission, your feedback helps us improve Personio. If you need immediate support with an issue, contact your Account Owner. Frequently asked questions about the Help & Feedback area How can I get support if all the Account and Contract Owners are unavailable or have lost access to Personio? Administrators can nominate new Account Owners or Contract Owners. Once appointed, they can contact our support teams.If all the Administrators are also unavailable, assign a new Administrator and submit a ticket using our Help Center form. We can't answer product questions submitted through this form. How do I add an Account or Contract Owner to my Personio account? Learn how to add Account or Contract Owners. Is there a way to limit access to Help & Feedback? No, everyone has access to Help & Feedback and our support resources. Only Account and Contract Owners can contact our support teams. How can I find out who my Account Owner is? If you try to contact us through Get Help and you're not an Account or Contract Owner, you can see who your Personio Account Owner is.

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