Integrationen & Workflows

Hallo zusammen, ich möchte gerne den Text von automatisch durch Personio generierten E-Mails ändern, z.B. bei “Neuen Mitarbeiter zu Personio einladen” und in diesem Zusammenhang den Text der Erinnerungen im Onboarding. Wo finde ich die Vorlagen für diese System E-Mails und wie kann ich sie anpassen?Danke für eure Rückmeldung und viele GrüßeManuela

Hallo zusammen,wir würden gerne den Mitarbeitern bei Rückkehr aus der Elternzeit wieder eine Onboarding-Vorlage zuweisen, damit hier keine wichtigen Tasks übersehen werden. Das Bezugsdatum bei den Onboarding-Vorlagen ist allerdings immer das Anstelldatum. Dies ist in diesem Fall leider nicht wirklich passend. Gibt es hier die Möglichkeit ein anderes Bezugsdatum zu wählen, z.B. erster Arbeitstag nach Elternzeit?Danke und viele Grüße

Liebes Team, bisher funktioniert die Funktion “Workflow” sehr gut, allerdings sind nur relativ wenige und eingeschränkte Trigger events zur Verfügung.Wird es denn irgendwann möglich sein, anhand von Mitarbeitendenattributen Events auszulösen? Bspw. Geburtstag, Erste Hilfe Trainings, etc.Das wäre sehr hilfreich! Bisher arbeiten wir über Umwege mit Erinnerungsrollen, die aber auch nicht immer sinnvoll sind und vor allem jedes Mal ein Admin dafür kontaktiert werden muss, was eigentlich HR Themen sind. Vielen Dank!Kathi

Hallo zusammen,wir möchten aktuell etwas über die Workflow Automation Funktion einstellen, doch leider scheint unsere Einstellung nicht korrekt zu sein, da auf dem Dashboard ein to-do erscheint, aber ohne ein Dokument bzw. eine Information. Unsere Mitarbeiter sollen jährlich über das Schwerbehindertengesetz und das hochladen eventueller Ausweise informiert werden.Momentan haben wir es wie folgt eingestellt:Geplant am xxx jeden Jahres Aufgabe an bestimmte Personen Information via E-Mail Aufgabe (die Mitarbeiter sollen bestätigen, dass sie die E-Mail zur Kenntnis genommen haben)Leider ist die Einstellung nicht korrekt, daher wollte ich euch Fragen, ob ihr einen Hinweis zur Einstellung habt.Freue mich auf viele Rückmeldungen!Lieben Gruß,Maike 

Gibt es die Möglichkeit das System bei uns wieder auf das vorherige umzustellen? So wie es jetzt ist klappt der Workflow leider überhaupt nicht, da es keine Möglichkeit gibt, arbeitsfreie Tage als Bedingung hinzuzufügen. Der vermeintliche Workaround mit “über Soll” ist nicht praktikabel, da der Workflow dann auch bei Überstunden ausgelöst wird. Heißt für uns, wir verzichten aktuell auf die Bedingungen und es laufen alle Anwesenheitseinträge bei uns zum Prüfen auf. Die smarte Filterfunktion von der vorherigen Version zum Genehmigen der Zeiteinträge ist leider nicht mehr vorhanden, sodass jetzt tatsächlich jeder Tag einzeln von 250 MA geprüft werden muss. Ich frage mich an der Stelle, wieso eine funktionierende Funktion zum Prüfen ob Zeiten an arbeitsfreien Tagen gebucht worden sind, nicht im neuen Workflow vorhanden ist. Mal wieder komme ich mir wie ein Beta Tester vor.

Hallo,wir verwenden die OAuth-Authentifizierung zum Anmelden über Entra ID für unseren Microsoft Tenant. Nun müssen wir eine Tochtergesellschaft mit in Personio verwalten. Deren Mitarbeiter müssen sich natürlich auch in Personio anmelden können. Die Gesellschaft verwendet jedoch Google-Konten. Soweit mir bekannt, kann Personio nur mit einem Identity Provider über OAuth Anmeldedaten austauschen. Microsoft bietet in Entra die Möglichkeit, weitere Identitätsanbieter anzubinden, darunter auch Google Accounts. Die Google-Benutzer erscheinen dann als Gastbenutzer in Entra mit ihren Vor- und Nachnamen sowie E-Mail-Adressen. Damit kann man sie z.B. in Teams einladen. Beschrieben ist das hier.Wir haben nun einen Benutzer in Personio angelegt, der diese E-Mail-Adresse besitzt. Die Anmeldung mit einem Kennwort funktioniert. Wenn man jedoch die OAuth-Anmeldung

Hallo zusammen, wir erhalten nun bereits seit Beginn des Jahres vehement E-Mails von Personio, dass es eine Änderung bei Single Sign-On geben wird. Wir haben diese bereits zügig umgesetzt, da es damals hieß die Änderung soll zum 15.02. in Kraft treten. Jetzt bekommen wir seit ein paar Tagen wieder In-App-Benachrichtigungen darüber und heute nun auch wieder eine Mail. In der Mail steht ganz charmant und unverbindlich folgender Satz:   Unten gibt es dann noch die Möglichkeit zu bestätigen, dass man es umgesetzt hat. Habe ich angeklickt, aber von Personio nun keine Reaktion. Ich habe mittlerweile den Support kontaktiert, weil wir natürlich wiederum eine Bestätigung zurück brauchen, ob es auch wirklich funktioniert hat. Ich will nicht an dem Tag arbeiten an dem die Änderung (auch noch in einem längeren Zeitra

Hallo Zusammen,wir nutzen schon seit einiger Zeit die Integrationen für Teams und Zoom. Normalerweise funktioniert das alles perfekt und den Recruitern wird der Reiter “Integrationen” unter “Persönliche Einstellungen” angezeigt. Seit ein paar Tagen ist dieser Reiter verschwunden und auch bei der Vereinbarung von Terminen können wir nicht mehr die Optionen Teams oder Zoom auswählen. Wir haben aber bei den Grundeinstellungen keine Änderungen vorgenommen. Könnt ihr euch das erklären oder hattet mal ein ähnliches Problem? Viele GrüßeKristina

Hi!:)Ich habe die Personio / Slack Schnittstelle wie in der Anleitung beschrieben vorgenommen. Jetzt ist es so, dass zwar Neustarter angezeigt werden, aber keine Abwesenheiten. Kann mir bitte jemand helfen woran das liegen kann? Ich habe schon mehrfach neu verbunden und diverse Rollenanpassungen etc. vorgenommen

Hallo liebe Community, wir haben derzeit eine Herausforderung mit unserem Mutterschutz/Elternzeit-Workflow. Wir hatten diesen Prozess zuvor mit On- und Offboardingvorlagen abgefangen, was uns aber durch die ganzen Zwischenprofile das Reporting kaputt macht. Deswegen wollen wir das Ganze als Workflow abbilden und haben als Trigger die Eintragung der entsprechenden Abwesenheit hinterlegt. Bei uns müssen im Laufe der Zeit, verschiedene Abteilungen und Personen informiert werden. Nun haben wir das Problem, dass nach Triggern des Prozesses nun direkt alle Personen direkt mit E-Mails benachrichtigt werden. Es besteht leider keine Möglichkeit in der Mail als Variable zu hinterlegen, wann die betroffene Person abwesend ist, aber die Berechtigung nach Einsicht des Mutterschutz oder der Elternzeit möchten wir auch nicht jedem gewähren. Jetzt werden die Leute benachrichtigt für ein Event, was ggf. erst in 8 Monaten stattfindet, was natürlich unschön ist. Bei manchen Abteilungen i

Seit die neue Google Kalender Integration eingeführt wurde synchronisiert hier überhaupt nichts mehr. Außerdem ist die Dokumentation nicht sonderlich hilfreich:Im Hilfebeitrag heißt es man kann Cronofy Integration “umgehen”. Die Cronofy-Integration bleibt nach Aktivierung der neuen Integration aktiv, heißt jetzt aber “Google Calendar Integration For Recruiting”.Muss diese ‘alte’ Integration aktiv bleiben damit Recruiting Calender noch funktionieren oder kann die dann deaktiviert werden, weil man “sie umgehen kann”?? Sie können eine direkte Kalenderintegration mit Google oder Microsoft einrichten und Cronofy als externen Datenverarbeiter umgehen. Nach der Einrichtung der neuen Verbindung gilt Folgendes:Alle zukünftigen Events, die zuvor über Cronofy synchronisiert wurden, bleiben in Ihrem Kalender sichtbar. Alle neuen oder aktualisierten Events werden automatisch mit Ihrem Kalender synchronisiert.

Hi, Ich hoff eich finde hier Hilfe. Ich möchte einen Workflow erstellen, habe aber noch keinen guten Workaround gefunden. An unserem Onboarding sind versch. Abteilungen beteiligt.Ich möchte einen Workflow auslösen, der startet, wenn der Abteilungsleiter der neu startenden Person aus einem Dropdown eine Auswahl getroffen hat.Was ich habe:Einen Abschnitt in dem versch. Mitarbeitendenattribute hinterlegt sind es gibt zwei Attributstypen in dem Abschnitt : Freitext und Mehrfachauswahl  Als Trigger für den Workflow kann ich nun das Befüllen des Freitextattributs wählen, nicht aber das Befüllen (anklicken) der Mehrfachauswahl). Im konkreten:Wenn MA im Sales startet, soll Marketing darüber informiert werden, dass Materialien x und/ oder y (Auswahl via Abteilungsleiter) an den/ die Mitarbeitende/n verschickt werden. Das bekomme ich partout nicht abgebildet. Würde ich den Wo

Ich hätte tatsächlich eine Frage zu Personio. Ich habe gerade einen größeren internationalen Kunden mit 700+ MA und einer HR Business Partner Struktur. Für die Onboarding Prozesse haben wir jetzt pro HR Business Partner eigenen Onboarding Prozess erstellt, um die Benachrichtigungen und Notifikationen nur für die betreuenden Mitarbeiter angezeigt zu bekommen. Dadurch sind jedoch sehr viele Onboarding Prozesse entstanden, die aufwändig sind in der Pflege.Letztlich brauchen wir nur einen einheitlichen Prozess pro Stundenten, Freelancer, Festangestellter EU, Festangestellter Non-EU. Also 4 Zielprozesse anstatt 20 (bei 5 Business Partner * 4 Prozessen). Habt ihr das smarter gelöst oder auch über "viele" Onboarding Vorlagen? 

Hallo zusammen,kann ich auch die Zeiterfassung nur in der App komplett deaktivieren/verbieten oder alternativ nur von bestimmten IP-Adressen zulassen?Wir würden die Zeiterfassung gerne nur im Web erlauben, nicht vom Smartphone.In unserer vorherigen Personalsoftware konnten wir dies anhand der IP-Adressen einschränken.Danke und LGSebastian

Hallo zusammen, mich würde einmal interessieren, wie ihr die Mitbestimmung bei personellen Angelegenheiten des Betriebsrates geregelt habt. Aktuell ist es bei uns so, dass wir im Onboarding Prozess 2 Schritte definiert haben:Es wird eine Email an den BR gesendet mit allen relevanten Infos, dass wir eine neue Person einstellen wollen und wir um Zustimmung des BR bitten.  Im zweiten Schritt gibt der BR dann über Personio anhand einer Checkbox seine Zustimmung/Ablehnung. Jetzt ist es allerdings so, dass man die gesendeten Email aus Personio nicht nachvollziehen kann. Wir sehen nicht, wann diese Email versendet wurde und wann die 7-Tagesfrist automatisch ausläuft. Außerdem erhalten wir keine Benachrichtigung, wenn der BR über Personio seine Zustimmung erteilt hat und können auch nicht das Datum nachvollziehen. Wie können wir dies ändern, sodass wir wissen zu welchem Zeitpunkt hat der BR geantwortet und wie ist die Antwort und wie

Liebe Community, wir sind gerade dabei die Workflows intensiv zu testen und sind dabei evtl. auf eine Möglichkeit gestoßen wie man einen einfachen Offboarding oder Onboarding Prozess abbilden könnte. Damit könnten wir den Workarount über Onboarding Prozesse ersetzen, welcher alles andere als ideal ist. Allerdings hängt das ganze noch ein einer Stelle und vielleicht könnt ihr uns helfen. Was haben wir gemacht:Letzlich haben wir nur einen Datumsabhängigen Workflow erstellt und das Datumsattribut auf Start der Abwesenheit gestellt (für ein Offboarding). Für ein Onboarding nach der Probezeit wäre dann natürlich das Enddatum der Abwesenheit der Trigger. Anschließend könnte man Aufgaben und Benachrichtigungen automatisch erstellen lassen.Was uns an der Stelle fehlt:Können wir irgendwie auswählen, dass di

Sehr geehrte Damen und Herren, aktuell bin ich dabei, Single Sign On für Microsoft Azure einzurichten bzw. auszurollen. Den dazugehörigen Helpdesk Artikel habe ich mir bereits angeschaut. Meine Fragen hierzu wären: Gibt es hier jemanden, der sich mit dem Thema gut auskennt, es ggf. schon eingerichtet hat und mir vielleicht einige Tipps zur Einrichtung geben könnte?​​​​​​ Vielen Dank vorab und freundliche Grüße! :)

Hallo, ist es möglich über eine App Konfiguration in Intune die domain url zu hinterlegen, sodass diese nicht von Hand beim ersten Starten der App eingegeben werden muss ? Vielen Dank

Hallo zusammen, ich bin neu hier und wir nutzen Personio auch erst seit 2 Monaten. Gerade bin ich dabei Workflows für die Abwesenheitsanträge zu erstellen. In unserem alten System mussten wir für alle Optionen (beantragen, ändern und löschen) einen Workflow erstellen, damit alle beteiligten Personen eine Info erhalten. Wie funktioniert dieses in Personio, kann mir hier einer helfen?Vielen Dank und liebe GrüßeMeike 

Guten Tag,ist es in irgendeiner Form möglich, die terminierten Änderungen in Attributen via API zu exportieren?Z.B. Änderung Kostenstelle oder FTEWir würden diese Informationen gerne in unser Data Warehouse importieren.Danke und Gruß,Michi  

Hallo!Wir möchten an alle unsere New Joiner vor Ihrem ersten Onboarding-Tag eine Mail an die private Mail senden (in BCC!), in denen wir einige Infos zum ersten Tag erfragen. Wir hatten dazu bereits mehrere Überlegungen angestellt:Wir wollten dies zuerst über einen Workflow lösen, der an das Anstelldatum des New Joiners geknüpft ist und dann einige Tage vor Anstelldatum die Mail mit den Informationen rausschickt. Die Lösung über einen Workflow wäre optimal, leider funktionieren die Workflows ja leider nicht über externe Mail-Adressen. Da Personio in den Workflow-Aktivitäten trotzdem nur anzeigt, dass die Mails getriggert wurden, haben wir den Fehlschlag leider erst sehr spät bemerkt (hier wäre es wirklich super, wenn die Info, dass solche Mails nur an interne Mailadressen versandt werden können hilfreich, um überhaupt schneller auf eine Problemlösung zu kommen) Für den 1. Schritt hatten wir jeweils die privaten Mails als Mail-Adressen in de

Hallo an alle,kurze Frage:Mir ist aufgefallen, dass die Willkommens-E-Mail (im Onboarding siehe Bild Anhang) trotz englischer Spracheinstellung in Personio auf Deutsch versendet also nicht auf Englisch umgeswitcht wurde. Könnte es sich hierbei um einen Bug handeln?Vielen Dank im Voraus für eure Unterstützung! GrüßeSerdar

Hallo Zusammen,  wir haben einen Workflow für Urlaubsanfragen angelegt. Dieser wird also durch eine Urlaubsanfrage ausgelöst. Daraufhin bekommt die Führungskraft eine Genehmigungsanfrage und je nachdem ob genehmigt oder abgelehnt, werden weitere Prozesse in Gang gesetzt. Leider haben wir nun festgestellt, dass die Genehmigungsanfrage in der Inbox der Führungskraft stehen bleibt, auch wenn der Auslöser (Urlaubsanfrage) vom MA wieder gelöscht wurde. Das macht aber natürlich keinen Sinn. Haben wir etwas falsch eingestellt oder ist das ein Problem im Programm?  Vielen Dank und viele Grüße, Jessi

Mal eine doofe Frage:Ist es nicht möglich ein Dokument als Anhang in automatisierten Workflowmails zu hinterlegen?Wir senden 1x jährlich Aufforderungen zur Arbeitssicherheitsunterweisung an alle Mitarbeitenden. Der zu unterschreibende Unterweisungsnachweis sollte dabei mit versendet werden, aber ich finde hier nirgends eine Option dazu, wie beispielsweise bei den automatisierten Mails im Onboarding. Bin ich nur blind?Danke und schönes Wochenende :)

Hi Personio-Team, wir würden gerne Geburtstagsankündigungen direkt in unser Team “Alle” morgens aus Personio heraus versenden. Leider ist es nur möglich, dass parallel auch die Abwesenheiten in dem Team “Alle” dann gepostet werden. Aus Datenschutzgründen möchten wir aber, dass die Abwesenheiten in ein separates Team (“Abwesenheit” nur für die zugänglich, für die es wichtig ist) und nicht in “Alle” gepostet wird. Habt ihr eine Idee, wie ich die Posts in zwei verschieden Kanäle bekomme?Vielen lieben Dank und viele GrüßeMiriam