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Mitarbeiterdaten & Dokumente

Platziert hier alle Eure Fragen und Diskussionen zu Mitarbeiterdaten & Dokumenten, wie Sektionen, Dashboard, Mitarbeiterübersicht, Dokumente im Profil und Dokumentvorlagen.

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970 Themen
A
Follower
AL_HR ManagerFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Änderung Personio-Profil (Anstellungswechsel)

Hallo zusammen, ich habe hier auch nochmal eine Frage - wird immer noch empfohlen ein zweites Profil anzulegen, wenn ein Mitarbeiter vom Werkstudent in eine Festanstellung übernommen wird? Ich bin wie folgt vorgegangen:  Mitarbeiter wird zum 01.06. vom Werkstudent in einer Junior Projektmanager Stelle übernommen Ich habe alle relevanten Änderungen zum 01.06. terminiert Wir nutzen auch die Abrechnung über Datev Lodas → hier nutzen wir “Abrechnungsgruppen” sprich: Werkstudent und Festangestellte Ich habe auch die Abrechnungsgruppe entsprechend angepasst auf den 01.06.  Derzeit wird der Mitarbeiter mir aber in der Abrechnung im Juni noch in den Werkstudenten angezeigt…→ ab wann wird das aktiv bzw. ist das normal? Wie ist in diesem Fall auch mit den Eintrittsdaten umzugehen, sprich:  Ersteintrittsdatum: Bleibt das Eintrittsdatum der Werkstudententätigkeit als Ersteintrittsdatum oder gibt es dann Probleme mit der Schnittstelle zu Datev?  Viele Grüße und dankeschön

2136
Lucie B
Community Manager
vor 3 Monate
K
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Katrin WalzelFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Automatisierung Namensänderung

Wir haben uns mittlerweile den ein oder anderen Workflow eingerichtet.So wie “Benachrichtigung über Namensänderung an IT”, damit diese eine Meldung bekommen und die IT-bezogenen Daten u.a. auch die vergebene Emailadresse anpassen können. Leider wird der Workflow nur ausgelöst, wenn der Mitarbeiter die Änderung vornimmt. Wenn ich als Admin diese Änderung vornehme, bleibt die Info in der Inbox der IT aus. Woran liegt das? Was mache ich falsch?

613
Jenni Pietsch
Community Moderator
vor 3 Monate
Ronny
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RonnyFollower
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Summen bei Gehaltsbestandteilen

Liebes Personio-Team,liebe Community,besteht die Möglichkeit und das Interesse bei den Mitarbeitendendaten im Bereich/Reiter ‘Gehalt’ am Ende der Tabelle eine Zeile mit den Summen der jeweiligen Bestandteile einzufügen?Zusätzlich könnte es hilfreich sein, wenn ihr dann noch eine Jahressumme über alle Bestandteile einfügen könnt.Herzliche Grüße Ronny 

244
duci
Community Moderator
vor 3 Monate
J
Communicator
Jana AllgeierCommunicator
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Übersicht ausstehende Unterschriften

Hi,die Übersicht zu ausstehenden Unterschriften ist schon mal super. Es wäre nur klasse, wenn man hier auch angezeigt bekommen könnte, wessen Unterschrift noch aussteht (wenn es mehrere Unterschriften benötigt). Selbst wenn man aktuell auf das Dokument klickt, sieht man gar nicht, wer schon unterschrieben hat oder nicht.

211
SteffiM.
Community Moderator
vor 3 Monate
D
Busy Bee
Daniela_SBusy Bee
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Audit-Log für On- und Offboardingvorlagen

Liebe Community, wir haben leider noch keine Möglichkeit gefunden, wie man den On- und Offboardingprozess gemäß der Auditvorgaben dokumentieren kann.Die neue Funktion des Audit-Logs hat mir nun Hoffnung gegeben, hierüber zumindest sehen zu können, wann jemand welche Änderungen in laufenden On- und Offboardingprozessen durchgeführt hat. Leider habe ich noch nicht herausgefunden, wie das funktioniert. Soweit ich aktuell sehen kann funktioniert es nicht über die neue Funktion. Gibt es eine Möglichkeit, die ich bisher noch nicht gefunden habe? Viele GrüßeDaniela

311
Miriamsz
Community Moderator
vor 3 Monate
M
Visitor
Marie K.Visitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Wochenstunden ändern wird nicht gespeichert

Hallo, ich versuche seit Tagen die Wochenarbeitszeit bei einer Mitarbeiterin zu ändern, bekomme aber immer folgende Fehlermeldung:  Auch in der Profilhistorie wird die Änderung nicht gespeichert, wenn ich es dort eingebe. Das Arbeitszeitmodell hab ich auch mehrmals versucht zu ändern, das wird auch gespeichert, kreiert dann aber eine Fehlermeldung natürlich, da es mit den hinterlegten Wochenstunden nicht übereinstimmt. Kann mir da jemand helfen? Auch bei der jeweiligen Abteilung wollte ich es versuchen, aber da kann man außer den hinterlegten 40 Stunden auch nichts mehr ändern, die MA-in soll 20 Stunden hinterlegt bekommen. 

494
SteffiM.
Community Moderator
vor 3 Monate
Nicolekern
Busy Bee
NicolekernBusy Bee
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
vordefiniertes Attribut 'Vollzeitstunden' ändern

Hallo in die Runde!Wir haben im August unsere Wochenstunden Vollzeit von 40 auf 39 gesenkt. Soweit so gut, hat alles geklappt. Nun stehe ich vor der Herausforderung, dass ich keinen Weg finde, das vordefinierte Attribut “Vollzeitstunden” in den Einstellungen zu ändern. Lege ich neue Mitarbeitende an, kommt weiterhin 40 Std als Vollzeit, anstelle von 39 Std.Kann jemand helfen?Viele GrüßeNicole  

873
Miriamsz
Community Moderator
vor 3 Monate
S
Communicator
stennerCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Mitarbeiter wieder einstellen

Frage in die Runde:Ein Mitarbeiter scheidet aus und wird einen Monat später als Werkstudent wieder eingestellt. Wie gehe ich hier am Besten vor?LG Steffi

892
Jenni Pietsch
Community Moderator
vor 3 Monate
J
Follower
Jil BieckFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Dokumenten-Signatur Benachrichtigung

Hallo,Wir haben folgenden Workflow erstellt, der eigentlich dafür sorgen sollte, dass der Document-Uploader benachrichtigt wird, sobald das angelegte Dokument signiert wurde: Wir haben als Trigger Event “Signatur status für Kategorie X wird auf signiert geändert”, daraufhin soll eine Benachrichtigung an den “Document Uploader” geschickt werden. Da wir aber mit Dokumentenvorlagen in Personio arbeiten, befürchte ich, funktioniert “Document uploader” als Rezipient hier nicht. Gibt es noch eine andere Option, anstatt eine Person gezielt auszuwählen oder eine Rolle zu hinterlegen?Beste Grüße,Jil

454
J
Follower
vor 3 Monate
L
Visitor
LenaFaubeVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Benachrichtigung/Erinnerung auf Englisch

Hallo,bei einigen Mitarbeitern werden uns die Erinnerungen auf Englisch angezeigt.Die ist nur bei einzelnen Mitarbeitern der Fall.Hat jemand eine Lösung dafür?Viele GrüßeLena

144
Jenni Pietsch
Community Moderator
vor 3 Monate
O
Communicator
Oliver GronwaldCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
E-Mail Signatur bearbeiten geht nicht

Hi Community, wir können unsere Mailsignatur in Personio nicht mehr anpassen. Wir klicken auf “edit” und dann passiert gar nicht. Liegt das nur an uns oder hat noch jemand das Problem und wie kann ich das beheben?GrüßeOli

211
SteffiM.
Community Moderator
vor 3 Monate
Cornelia Zimmermann
Busy Bee
Cornelia ZimmermannBusy Bee
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Unterschiedliche Kündigungsfristen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer hinterlegen

Wir haben das Problem, dass für unsere Arbeitsverträge teilweise unterschiedliche Kündigungsfristen für AG und AN bestehen (auch bei der gesetzlichen Regelung ist das ja so). Im AN-Profil kann aber nur eine Kündigungsfrist hinterlegt werden. Wie löst ihr das?Tragt ihr in das Feld beide Optionen ein? Und wie prüft ihr die Gültigkeit? Die Fristen sind ja oft abhängig von der Beschäftigungsdauer im Unternehmen. Eine vor zwei Jahre gepostete Idee ist noch ohne Lösung (Kündigungsfristen automatisch anpassen | Personio Community: Teile Deine Fragen & Ideen!).Vielen Dank schon mal für eure Rückmeldungen :-).Liebe Grüße, Conny

486
Cornelia Zimmermann
Busy Bee
vor 3 Monate
V
Follower
Veronicah SteinhartFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Benachrichtigung über Notizen im Mitarbeiterprofil

Hallo zusammen,gibt es die Möglichkeit, dass Admins und evtl. Führungskräfte über das Dashboard informiert werden, sobald eine Notiz in einem Mitarbeiterprofil erstellt und abgespeichert wird?Damit entsprechende Personen immer auf dem neusten Stand sind und nichts verloren geht. Danke im voraus für Eure Hilfe. Viele GrüßeVeronicah

585
SteffiM.
Community Moderator
vor 3 Monate
J
Follower
JuliaCPHFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Mitteilung weitere Tätigkeiten - Minijob

Hallo,unsere Buchhaltung wurde aktuell von der Minijob-Zentrale aufgefordert, für eine Mitarbeiterin nachzuweisen, dass sie eine weitere Tätigkeit neben ihrem Minijob bei uns ausübt. Dies ist von dem Mitarbeiter immer auf dem Personalfragebogen mit einzutragen. Mit Personio wollten wir jetzt eigentlich den Papier-Personalfragebogen abschaffen. Wie wird es bei euch eingetragen, ob Minijobber noch weitere Beschäftigungen ausüben? Danke und liebe Grüße 

272
S
Community Moderator
vor 3 Monate
freefall
Communicator
freefallCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Dashboard Kalender/Abwesenheiten individuell

Hallo an alle,es ist schön, dass man inzwischen wieder die Abwesenheiten aller im Dashboard sehen kann. Leider kann man aber nur wählen zwischen “alle” und “mein Team”. Wir nutzen aber nicht nur das Feld “Team”, sondern auch “Abteilung”, weil es viele Mitarbeitende gibt, die zu einer Abteilung gehören und in diesem zu einem speziellen Team, und andere wiederum gehören zu zwei Teams.Tja, und im Fall mit der “Abteilung” hat man Pech gehabt, in dem Fall hat man auf dem Dashboard bei Kalender/Abwesenheit einfach gar keine Filtermöglichkeit. Schade, hier würde man sich etwas Individualisierung wünschen, wäre toll, wenn hier z.B. auch auf Abteilung, oder “meine Mitarbeitenden” gefiltert werden könnte.Klar, wir haben mails an Teamleiter über anstehende Abwesenheiten eingerichtet. Und ja, die Teamleiter können auch im großen Kalender auf “meine Mitarbeitenden” filtern. Aber: manche wollen es eben im Dashboard haben. Und die einen wollen im Dashboard alle Abwesenheiten sehen, und die anderen wo

493
S
Community Moderator
vor 3 Monate
J
Explorer
Jennifer RebbExplorer
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Wer hat die Abwesenheit eingetragen?

Hallo, ich stehe gerade vor dem Problem, dass ich kontrolliere, welcher MA eine eAU hat und ich nicht weiß, mit welchen Kollegen ich Rücksprache halten soll bei Diskrepanzen…. Neben mir gibt es noch 6 andere Kollegen, die das Recht haben, Kollegen als Krank einzutragen, leider ist es nicht im Eintrag vermerkt, wer es gemacht hat. Das finde ich extrem unpraktisch! Als Beispiel, ich habe eine eAU vorliegen die für 4 Tage gilt, der MA ist aber für 5 Tage bei Personio als Krank eingetragen. Jetzt wäre es ja toll, wenn ich mit dem Kollegen sprechen könnte, der es eingetragen hat, um zu schauen, ob er sich einfach vertan hat oder nicht….. Gibt es eine Einstellung die das ermöglicht?

789
Nina Hellmann
Community Star
vor 3 Monate
S
Follower
SabineKleppFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Attribut Auswahlliste bei Benefits Fehlermeldung

Hallo Zusammen, ich versuch bei den Mitarbeitendeninformationen im Abschnitt Benefits weiter Gehaltsbestandteile für die Auswahlmöglichkeit als Auswalliste hinzuzufügen und bekomme ständig die Fehlermeldung Unexpected token 'R', "Request fa"... is not valid JSONHabt ihr eine Idee warum es nicht geht?Vielen Dank Euch und liebe Grüße,Sabine

415
Lucie B
Community Manager
vor 3 Monate
M
Visitor
MaWillVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Dokumente nur über ID importieren?

Hallo zusammen,wir haben nach einer Schulung mehrere Zertifikate die wir ablegen und zuordnen möchten.Beim Import von Mitarbeitendendokumenten wird mit nur die “Mitarbeitenden-ID” als Auswahl angegeben. Wir haben die Dokumente aber in dem Format “Vorname_Nachname_Kategorie_ttmmjjjj”.Muss ich jetzt in jeden Mitarbeiter einzeln nach der Mitarbeiter-ID suchen, dann die PDF-Dateien umbenennen, und dann kann erst der Import gestartet werden?Umständlich, zumal jetzt jedesmal erst die Mitarbeiter ID gefunden werden muss.Danke schonmal im Voraus für die Unterstützung. 

201
S
Community Moderator
vor 3 Monate
A
Visitor
Anika HolinskiVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Bezug auf Dropdownmenü in Dokumentenvorlage

Hi zusammen :)In Personio gibt es die Möglichkeit ein Dropdownmenü in den Templates einzurichten, wie z.B.:[[Signing Person [Name1: Name1 Surname1] [Name2: Name2 Surname2] [Name3: Name3 Surname3]]]Wenn ich das im Template hinterlege wird mir beim Ausfüllen im MA- oder Kandidatenprofil dann folgendes Dropdownmenü angezeigt und automatisch der volle Name (Name1 Surname1) im Dokument hinterlegt:Signing Person: Name1Name2Name3Wenn ich den Namen der Person mehrmals im Dokument nennen möchte, muss ich aktuell jedes mal ein neues Dropdown Menü kreieren. Gibt es eine Möglichkeit sich innerhalb eines Dokuments auf ein Dropdownmenü zu beziehen? Bsp. Der Name soll 3 mal innerhalb eines Dokuments genannt werden:Platzhalter1: [[Signing Person [Name1: Name1 Surname1] [Name2: Name2 Surname2] [Name3: Name3 Surname3]]]Platzhalter2:Bezug zu [[Signing Person]]Platzhalter3:Bezug zu [[Signing Person]]Ich hoffe meine Frage ist einigermaßen verständlich :)Vielen Dank im Voraus!

3436
M
Helping Hand
vor 4 Monate
M
Detective
Marie-SophDetective
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Erinnerung an bestimmte Mitarbeitenden/ Datumsabhängig

Guten Tag,ich versuche Erinnerungen zu erstellen, damit die Mitarbeitende an abgelaufene Bescheinigungen erinnert werden (z.B. Studienbescheinigungen). Unter Rolle> Erinnerungen finde ich die Möglichkeit nicht, nur die betroffene Person an die eigene Bescheinigung zu erinnern (alle Personen mit der Rolle werden über die Bescheinigungen aller Personen mit dieser Rolle erinnert).Unter Workflows kann ich nicht das gewünschte Attribut auswählen: Unter “Trigger auswählen” > “Datumsabhängig” kann ich nur die folgenden Attributen auswählen: Start- bzw. Enddatum der Abwesenheit, Anstelldatum, Vertragsende und Austrittsdatum. Ich habe aber die unterschiedlichen Bescheinigungen als Datumsattributen angelegt (z.B. “Studienbescheinigung gültig bis”)Könnt ihr mir helfen?Herzlich,Marie

534
M
Detective
vor 4 Monate
N
Visitor
Nicole B.Visitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Benachrichtigung bei Dokumenten-Upload durch Führungskraft

Hallo zusammen,wenn Mitarbeitende Dokumente in Personio hochladen, werden wir automatisch darüber informiert.Nun möchten wir auch den Führungskräften die Möglichkeit geben, Dokumente bei ihren MA zu hinterlegen.Ist es möglich, hier ebenfalls eine Benachrichtigung einzustellen? Aktuell erhalten wir keine Info über den Upload.Vielen Dank vorab für mögliches Feedback!Nicole

955
A
Busy Bee
vor 4 Monate
E
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EmiliaFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Mitarbeiter ID

Hallo zusammen, leider konnte ich online nichts genaues zu dem Thema finden daher nun hier die Frage: Wie genau lege ich eine Mitarbeiter ID an? Ist das ein individuelles Attribut welches bei jedem neu angelegten Mitarbeiter manuell gefüllt werden muss oder gibt es eine Möglichkeit es automatisch füllen zu lassen? Lassen sich Mitarbeitende damit authentifizieren, z.B. über die Suchleiste? Wir haben eine Personalnummer als Attribut hinterlegt jedoch kann ich darüber keinen Mitarbeiter über die Suche finden. Aktuell nutzen wir als Identifikationswert in Berichten aus Personio die E-Mail Adressen der Mitarbeiter. Diese können sich aber ändern (Firmenwechsel, Hochzeit, ...) was dann zu Problemen führt. Daher hatten wir an eine ID gedacht - würden hier aber den Aufwand so gering wie möglich halten wollen. Gibt es hier ggf. Best Practices? Wir sind für jeden Input dankbar! Viele Grüße Emilia

2144
S
Community Moderator
vor 4 Monate
N
Visitor
Nina_PrüßmeierVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Attribut einfordern möglich?

Liebe Community, an mich ist wieder einmal eine mir neue Aufgabenstellung herangetreten worden: Gibt es die Möglichkeit, Mitarbeitenden per Mail oder in die Personio-Inbox eine Aufforderung zu schicken, gewisse Attribute auszufüllen/zu aktualisieren? Details zu meinem aktuellen Anliegen:Die Daten der Kinder werden nur sehr selten ausgefüllt. Oft besteht in den Feldern auch kein Nutzen für unsere Mitarbeitenden. Nun haben wir aber in der P&C-Abteilung immer wieder den Need, die Daten auswerten zu können. Neulich war die Fragestellung: wie viele Kinder hat unsere Belegschaft eigentlich? Diese Daten würden wir benötigen, um z.B. abschätzen zu können, ob eine betriebliche Ferienbetreuung “Sinn” macht. (Eine Umfrage wär der nächste Schritt ;) wobei wir aktuell davon ausgehen, dass es ohnehin genug Bedarf gäbe). Aber dennoch würden wir gerne die Datenbasis in Personio nutzen.In unserer Unternehmensgröße (ca. 130 Mitarbeitende, 120 auf dem Hauptstandort) habe ich “kurz” durchgezählt - man

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N
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vor 4 Monate
Alderbabbsack
Visitor
AlderbabbsackVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Trigger "Anstelldatum des Mitarbeiters" löst nicht aus

Hallo zusammen,ich habe einen “Max Mustermann” angelegt um verschiedene Szenarien zu testen rund um das Onboarding eines neuen MA. Was leider nicht funktioniert ist der Trigger "Anstelldatum des Mitarbeiters" der Nachrichten auslösen soll wie z.B.  Danke schon mal für Eure Tipps

373
S
Community Moderator
vor 4 Monate
F
Follower
FaillienFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Import von Arbeitsstunden aus PDF oder Textdatei

Hallo zusammen,ich würde gerne über die API Daten aus einem PDF oder einer Textdatei, in welcher gemeldete Arbeitszeiten enthalten sind, in Personio importieren.In unserer Firma muss man die Zeiten einmal für den Kunden melden und einmal intern, hier würde ich aber gerne mittels API Abhilfe schaffen.Hat jemand eine Idee, wie man die Daten von der PDF oder von einer Textdatei (nachdem man die PDF zu einer Textdatei konvertiert hat) gut in Personio einspielen kann?

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Lucie B
Community Manager
vor 4 Monate
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