Mitarbeiterdaten & Dokumente

Hallo, ist es möglich, die Kinder der Mitarbeiter*innen per Datenimport ins System einzuspielen? Wie müsste dann das Attribut heißen? Lediglich “Kinder” funktioniert nicht, da ja auch Name und Geburtsdatum hinterlegt werden müssen.  

Hallo zusammen, ich hatte es bereits zum zweiten Mal, dass Gehaltsabrechnungen, die über Personio an die Mitarbeitenden verteilt worden sind, zu einem späteren vom System entfernt werden. Wir nutzen keine Payroll. Beim ersten mal dachte ich noch, dass ich das Problem bin. (Ihr wisst schon: eigene Dummheit) Nun die Info der KI. Wenn ein relevantes Attribut geändert worden ist, dann entfernt Personio die bereits abgewickelte Abrechnung aus den Dokumenten bei den Mitarbeitenden. Die HR oder der Admin bekommt keine automatische Information darüber. Kein Hinweis: hier hat sich ein Attribut verändert, ich nehme die Abrechnung runter, du musst sie neu verteilen oder ähnliches. Die Attributsänderung kann auch über Datev erfolgt sein, was ich gar nicht sehe, weil dies der Part der Steuerberaterin ist. Wem ist das auch schon so gegangen? Warum bekommt man bei so etwas essentiellen keine Nachricht?LG Andrea

Hallo zusammen,jedes mal wenn ich einen neuen Mitarbeitenden anlege stehe ich vor der gleichen nervigen Aufgabe: Alle Unternehmensrichtlinien, Mitarbeiterinformationen und Dienstanweisungen einzeln hochladen. Gibt es irgendeine Möglichkeit Dokumente zum automatischen Upload zu hinterlegen, damit diese automatisch bei jeder Neuanlage eines Mitarbeitenden im jeweilen Profil sind?(So ein bisschen wie die automatische Zuweisung von Abwesenheitsrichtlinien.)  Ich freue mich auf eure Ideen und das Schwarmwissen. :)

Hallo Zusammen.  wir würden gerne den kompletten Vertrags- und Angebotsprozess über Personio steuern und alles digital abbilden.Dazu sollen die zukünftigen Mitarbeiter auch einen Personalfragebogen ausfüllen und digital signieren. Wenn ich das richtig verstehe, müssen die Dokumente, die ich dem Bewerber über Personio schicke, zwingend in einem Textverarbeitungsformat sein. Kann Personio mit den Text-Steuerelementen aus den Entwicklertools in Word etwas anfangen, damit der Bewerber alles ausfüllen und digital signieren kann? Falls nicht, freue ich mich über Vorschläge und best practices. Vielen Dank :)  Liebe Grüße Sarah 

Hallo zusammen, ich habe eine Frage zur Dokumentenablage in Personio: Gibt es eine Möglichkeit, die Farben der Kategorien individuell anzupassen? Wir würden die Übersicht gern visuell besser strukturieren und würden uns daher über eine entsprechende Einstellung oder Lösung freuen. Vielen Dank im Voraus!

Heii, folgendes Anliegen: Wie Ihr wisst, verfallen nicht genommene Resturlaubstage zum Ende eines jeden Kalenderjahres nach der Rechtsprechung des EuGH (Urteilen vom 6.11.2018, Aktenzeichen C-619/16 und C-684/16) nur dann, wenn der Mitarbeiter "konkret" zur Urlaubsnahme aufgefordert sowie auf den drohenden Verfall hingewiesen wird. Deshalb möchten wir turnusmäßig Schreiben an unsere Mitarbeiter zum Thema Urlaubsverfall versenden. Problem: Um dem Kriterium "konkret" ausreichend gerecht zu werden, sollten die von einem möglichen Verfall betroffenen Mitarbeiter möglichst (1) persönlich angesprochen werden - und zwar unter (2) Benennung der diesem Mitarbeiter noch zustehenden Resturlaubstage, die zum Jahresende bei Nichtinanspruchnahme verfallen!       Beispiel: "Liebe Frau Mustermann, wir machen Sie darauf aufmerksam, dass Ihnen für das Jahr 2024 noch ein Urlaubsanspruch in Höhe von 12 Arbeitstagen zusteht. Dieser Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr, d. h. bis zum 31.12. dieses Jahres zu

Hallo Community,wir haben MA, die Informationen von verschiednen Gesellschaften in ihren Kalendern benötigen, z.B. Geburtstage. Sie brauchen diese Info via ICal-Link in ihre Kalender.Gerade bei den Geburtstagen scheint es nicht zu klappen, es ist nur die eigene Gesellschaft auswählbar. Hat jemand eine Idee?   

Hallo zusammen, gibt es eine Möglichkeit Bewerbern die eingestellt wurden, vorab Zugang zu Personio zu geben, über die private Emailadresse? Wir haben eigentlich nur SSO und ich habe noch keinen Weg gefunden, wie ich Bewerbern die Möglichkeit geben, vorab Dokumente hochzuladen bzw. Felder selbst zu pflegen. Am ersten Arbeitstag würde ich dann auf die offizielle Firmenmailadresse umstellen.  VGSebastian 

Hi Community,viele Mitarbeitende müssen ein Dokument unterschreiben, das anschließend auch von der Geschäftsführung unterzeichnet werden soll.Gibt es in Personio eine Möglichkeit, dass die Geschäftsführung das Dokument nur einmal für alle Mitarbeitenden unterschreibt, anstatt jede einzelne Version separat?Wie würdet ihr diesen Prozess umsetzen?Danke euch!! 

Ich suche nach einer praktischen Lösung, dass Mitarbeiter ein Dokument digital Unterzeichnen können. Es muss allerdings eine Auswahl getroffen werden (Einwilligung Variante A, Variante B oder Variante C).Alles was ich recherchierte habe ist zu kompliziert und für die Mitarbeiter nicht Anwenderfreundlich. Ich möchte keine extra Auswahl im Mitarbeiterprofil anlegen. Hier muss der MA erst das Dokument öffnen, danach m Profil die Angaben machen und danach das Dokument erneut öffnen, um es zu unterzeichnen.Gibt es eine andere Lösung, die ich bisher nicht gefunden habe?Vielen Dank

Guten Tag :)Wenn man sich bspw. krankmeldet oder Sonderurlaub einträgt und dabei ein Dokument mit hochlädt, so wird dieses im Profil immer als Kategorie “Atteste” gelabled. Ist es möglich, dies zu verändern?  Liebe Grüße

Wir haben mal wieder das Problem, dass wir keine Dokumente in Personio hochladen können. Hat das zufällig noch jemand? Auf der Status-Seite ist kein Fehler diesbezüglich bekanntgegeben. 

Hallo zusammen, wir nutzen für den täglichen Dienstplan Planday und haben nun eine Integration in Personio vorgenommen. In Planday gibt es in den Stammdaten unter dem Reiter “Anstellung” den Menüpunkt “Festgehalt”. Dort wird das monatliche Festgehalt erfasst, sowie die voraussichtlichen Arbeitsstunden und die Lohnart. Diese Informationen sind für uns sehr wichtig, da der Mitarbeiter Wochenendzuschläge erhält, welche wir über einen Report aus Planday generieren. Nun ist bei der Integration mit Planday ein Problem bei diesen Daten aufgetreten. Personio überspielt uns diese Daten, in dem es ein anderes Festgehalt einträgt und die voraussichtlichen Arbeitsstunden im Monat herausnimmt. Auch stellt es in der Anzeigeform von “Geplante Stunden” auf “Festgehaltssumme” um. Das Problem taucht aber nicht bei allen Mitarbeitern auf. Ich kann aber nicht herausfinden, wieso diese Überschreibung passiert und wieso sie nur bei einigen Mitarbeitern passiert. Wenn ich mir in Planday den Verlauf der Stamm

Hallo zusammen, unser neuer Mitarbeiter hat alle seine Daten in seinem Profil, auch Daten zur Lohnabrechnung, Personalinformationen etc. selber geändert, ohne dass wir eine Meldung darüber bekommen haben.Wir haben es normalerweise so eingestellt, dass Mitarbeiter das öffentliche Profil selber bearbeiten können, für alles andere haben sie ein Vorschlagsrecht und wir bekommen eine Anfrage über die Änderung und zu den Daten Lohnabrechnung haben Mitarbeiter GAR keine Möglichkeit der Ansicht.  Wie kann es sein, dass der Mitarbeiter aktiv selber Lohnsteuerklasse, Steueridentifikationsnummer etc. ändern kann? Gab es einen Fehler? Das passierte am 19.06.2026. Vielen Dank für die InfoEmily

Hallo zusammen,ich stehe aktuell vor einer Herausforderung bezüglich der Transparenz von Zugriffsrechten in den digitalen Personalakten.Als Bearbeiter habe ich Zugriff auf alle Ordner. Wenn ich jedoch mit Mitarbeitenden kommuniziere, weiß ich oft nicht auswendig, ob die Person für einen spezifischen Ordner eine Ansichtsberechtigung hat oder ob dieser nur für Führungskräfte, HR und das Backoffice freigeschaltet ist.Es ist für den Workflow ungünstig, jemanden auf ein Dokument hinzuweisen, das für die Person technisch gar nicht sichtbar ist. Da ich die Rollenkonfigurationen nicht einsehen kann, fehlt mir die Sicherheit in der Kommunikation mit den Kollegen.Gibt es für uns Bearbeiter eine Möglichkeit oder einen „Indikator“ in der Akte, an dem man erkennt, wer welche Zugriffsrechte auf einen Ordner hat? Wie macht ihr das in der Praxis?Ich freue mich auf eure Tipps!Viele GrüßeLisa

Hallo zusammen,ich habe ein etwas merkwürdiges Verhalten bei den Dokumenten Unterschriften in Personio und hoffe, jemand hat einen Tipp.Ich habe eine Dokumentenvorlage erstellt, die Mitarbeitende bearbeiten und anschließend unterschreiben. Danach soll die direkte Führungskraft unterschreiben. Die Führungskraft wird dabei vom Mitarbeitenden ausgewählt.Folgende Punkte habe ich bereits geprüft:Alle Mitarbeitenden haben dieselbe Mitarbeiterrolle. Alle betroffenen Führungskräfte sind aktiv. Bei allen Mitarbeitenden ist eine direkte Führungskraft im Profil hinterlegt. Das Problem tritt jedoch nur bei bestimmten Teams auf.Bei den betroffenen Mitarbeitenden wird die direkte Führungskraft im Unterschriftenprozess nicht angezeigt bzw. kann nicht ausgewählt werden, während derselbe Prozess bei anderen Teams problemlos funktioniert. Könnte ich theoretisch es so programmieren, dass die direkte Führungskraft automatisch zur Unterschrift eingestellt ist? Ich sehe die Option nicht (s. Fotos)Hat jemand

Hallo,wir sind aktuell prozessual vor der Herausforderung, dass wir mitarbeiterbezogen verschiedene Hard- und Softwarekomponenten ausgegeben haben.Für die tägliche Handhabung sind wir aktuell auf der Suche nach einer Lösung, wie wir systemisch die Komponenten pflegen und administrieren können.Pro Komponente müssen wir folgende Kriterien pflegen:Art der Komponente (Laptop, Smartphone, Lizenz, VPN, Schlüssel, Zutritte, etc.) Wo wird die Komponente benutzt (Intern, Kunde) Seit wann Wie lange gültig Seriennummer Freies Feld für NotizFür uns ist Personio hier eigentlich der richtige Platz, weil ich jedem Mitarbeitenden individuell Komponenten zuordnen und berechtigen kann und wir können bspw. bei Austritt auch weitere Prozessschritte über die Offboarding Vorlage darüber abwickeln.Gibt es hierfür innerhalb Personio’s eine Lösung, das abzubilden? Oder gibt es ein schmales Programm, das per Schnittstelle angebunden werden kann? Danke schon mal vorab.

Hallo Personio-Community,ich hoffe das Schwarmwissen kann uns weiterhelfen.Zur Einführung von BEM-Prozessen war ich überzeugt davon, dass mit den Dokumenten und den Rollen/Berechtigungen ein datenschutzkonformer Umgang mit der BEM-Akte möglich wird. Nun überlege ich aber, wie ich nur den berechtigten aus den jeweils unterschiedlichen Integrationsteams Zugriff geben könnte?Bisher gab es nur einen Fall, doch die Konstellation kann sich ja immer wieder ändern. In dem Fall war zusätzlich die Führungskraft eingebunden. Nun könnte ich der Rolle Vorgesetzte die Dokumenten-Kategorie zur Ansicht freigeben. Doch dann hätten alle in der Rolle für darauf Zugriff - entlang der Berichtslinie.Wähle ich einen Individuellen Filter, bspw. Attribut anlegen “FK-Einsicht ja/nein”, dann würde das ja auch für alle gelten, oder?Habt ihr ein Best-Practice? 😅Vielen Dank im Voraus und viele Grüße

Hallo zusammen, ich möchte gern unsere Urlaubsreminder aus Personio verschicken. Dazu hätte ich gern, dass es den verbleibenden Kontostand direkt in die Vorlage zieht. Leider finde ich nicht raus, was ich dazu in der Word-Vorlage hinterlegen muss. Kann mir hier ggfs. jemand weiterhelfen?Danke und liebe Grüße 😊Melanie

Moin zusammen,ich habe einen Offboarding-Step erstellt, über den wir nach dem Austritt eines/einer Mitarbeiter:in unter anderem die letzte Entgeltabrechnung versenden möchten.Aktuell finde ich jedoch keine Einstellungsmöglichkeit, um der E-Mail einen individuellen Anhang beizufügen.Gibt es diese Funktion derzeit nicht oder übersehe ich an der Stelle etwas?Danke euch schon einmal für den Austausch.Viele GrüßeDenise

Wir haben uns mittlerweile den ein oder anderen Workflow eingerichtet.So wie “Benachrichtigung über Namensänderung an IT”, damit diese eine Meldung bekommen und die IT-bezogenen Daten u.a. auch die vergebene Emailadresse anpassen können. Leider wird der Workflow nur ausgelöst, wenn der Mitarbeiter die Änderung vornimmt. Wenn ich als Admin diese Änderung vornehme, bleibt die Info in der Inbox der IT aus. Woran liegt das? Was mache ich falsch?

Guten Morgen,wir sind gerade während der Implementierung und haben noch folgende Fragen bzgl. der Sicherung unserer Personaldaten/-dokumente.Wie sind unsere Daten genau Rückgesichert? Wie kommen wir an unsere aktuellen Daten und die der letzten Jahre, wenn Personio ein Problem/Ausfall hat (z.B. Server)? In welchem Datei Format sind die exportierten Dateien und kann man diese wieder in DATEV einspielen? Lieben Dank und viele GrüßeLea

Wir haben aktuell zusätzlich zu Personio noch ein separates Abo bei Docusign, obwohl Personio bereits über eine integrierte Unterzeichnungsfunktion verfügt.Daher stellt sich die Frage, ob die Rechtssicherheit der Signaturfunktion in Personio mit der von Docusign vergleichbar ist und ob wir das Docusign-Abo grundsätzlich kündigen könnten.Gibt es hierbei wesentliche Unterschiede zwischen Docusign und der Signaturfunktion von Personio – insbesondere im Hinblick auf Einsatzmöglichkeiten, Rechtssicherheit und Funktionsumfang?Außerdem möchten wir die digitale Unterschriftenfunktion künftig nicht nur für mitarbeiterbezogene Verträge, sondern auch für allgemeine Dienstleistungsverträge (gegenüber Kunden) nutzen.Ist dies über Personio ebenfalls möglich und sind die Unterschriften in diesem Zusammenhang rechtskonform bzw. rechtssicher?

Hallo,trotz einer eingetragenen Befristung werden Mitarbeiter bei uns als aktiv angezeigt und das Arbeitsverhältnis muss manuell beendet werden, damit der Mitarbeiter auf inaktiv gesetzt wird. Wieso wird dieser Prozess nicht automatisiert und wie ist es möglich ihn zu automatisieren?

Hallo, ich habe eine PowerPoint für die jährliche Unterweisung. Früher habe ich diese per Rundmail verschickt. Geht es mit personio einfacher? wenn ja, wie? Mein erster Gedanke war, die Personalliste dafür zu benutzen. Beste GrüßeRené