Mitarbeiterdaten & Dokumente

Guten Tag :)Wenn man sich bspw. krankmeldet oder Sonderurlaub einträgt und dabei ein Dokument mit hochlädt, so wird dieses im Profil immer als Kategorie “Atteste” gelabled. Ist es möglich, dies zu verändern?  Liebe Grüße

Wir haben mal wieder das Problem, dass wir keine Dokumente in Personio hochladen können. Hat das zufällig noch jemand? Auf der Status-Seite ist kein Fehler diesbezüglich bekanntgegeben. 

Hallo zusammen, wir nutzen für den täglichen Dienstplan Planday und haben nun eine Integration in Personio vorgenommen. In Planday gibt es in den Stammdaten unter dem Reiter “Anstellung” den Menüpunkt “Festgehalt”. Dort wird das monatliche Festgehalt erfasst, sowie die voraussichtlichen Arbeitsstunden und die Lohnart. Diese Informationen sind für uns sehr wichtig, da der Mitarbeiter Wochenendzuschläge erhält, welche wir über einen Report aus Planday generieren. Nun ist bei der Integration mit Planday ein Problem bei diesen Daten aufgetreten. Personio überspielt uns diese Daten, in dem es ein anderes Festgehalt einträgt und die voraussichtlichen Arbeitsstunden im Monat herausnimmt. Auch stellt es in der Anzeigeform von “Geplante Stunden” auf “Festgehaltssumme” um. Das Problem taucht aber nicht bei allen Mitarbeitern auf. Ich kann aber nicht herausfinden, wieso diese Überschreibung passiert und wieso sie nur bei einigen Mitarbeitern passiert. Wenn ich mir in Planday den Verlauf der Stamm

Hallo zusammen, unser neuer Mitarbeiter hat alle seine Daten in seinem Profil, auch Daten zur Lohnabrechnung, Personalinformationen etc. selber geändert, ohne dass wir eine Meldung darüber bekommen haben.Wir haben es normalerweise so eingestellt, dass Mitarbeiter das öffentliche Profil selber bearbeiten können, für alles andere haben sie ein Vorschlagsrecht und wir bekommen eine Anfrage über die Änderung und zu den Daten Lohnabrechnung haben Mitarbeiter GAR keine Möglichkeit der Ansicht.  Wie kann es sein, dass der Mitarbeiter aktiv selber Lohnsteuerklasse, Steueridentifikationsnummer etc. ändern kann? Gab es einen Fehler? Das passierte am 19.06.2026. Vielen Dank für die InfoEmily

Letzte Woche hat eins der Webinare den § 8 des BVV behandelt, bei dem es um die digitale Dokumentation ging. Dort heißt es, dass ab 2027 digitale Dokumente, welche digital unterschrieben wurden, nur mit der “Qualifizierte elektronische Signatur” (QES) gültig seien. Die einfache und fortgeschrittene (digitale) Signatur sind nicht gültig.Ich bin der Meinung, dass Personio noch keine Möglichkeit für die QES besitzt sondern nur für die in Zukunft ungültigen. Ist bekannt, ob Personio die QES einführt?

Hallo zusammen,ich stehe aktuell vor einer Herausforderung bezüglich der Transparenz von Zugriffsrechten in den digitalen Personalakten.Als Bearbeiter habe ich Zugriff auf alle Ordner. Wenn ich jedoch mit Mitarbeitenden kommuniziere, weiß ich oft nicht auswendig, ob die Person für einen spezifischen Ordner eine Ansichtsberechtigung hat oder ob dieser nur für Führungskräfte, HR und das Backoffice freigeschaltet ist.Es ist für den Workflow ungünstig, jemanden auf ein Dokument hinzuweisen, das für die Person technisch gar nicht sichtbar ist. Da ich die Rollenkonfigurationen nicht einsehen kann, fehlt mir die Sicherheit in der Kommunikation mit den Kollegen.Gibt es für uns Bearbeiter eine Möglichkeit oder einen „Indikator“ in der Akte, an dem man erkennt, wer welche Zugriffsrechte auf einen Ordner hat? Wie macht ihr das in der Praxis?Ich freue mich auf eure Tipps!Viele GrüßeLisa

Hallo zusammen,ich habe ein etwas merkwürdiges Verhalten bei den Dokumenten Unterschriften in Personio und hoffe, jemand hat einen Tipp.Ich habe eine Dokumentenvorlage erstellt, die Mitarbeitende bearbeiten und anschließend unterschreiben. Danach soll die direkte Führungskraft unterschreiben. Die Führungskraft wird dabei vom Mitarbeitenden ausgewählt.Folgende Punkte habe ich bereits geprüft:Alle Mitarbeitenden haben dieselbe Mitarbeiterrolle. Alle betroffenen Führungskräfte sind aktiv. Bei allen Mitarbeitenden ist eine direkte Führungskraft im Profil hinterlegt. Das Problem tritt jedoch nur bei bestimmten Teams auf.Bei den betroffenen Mitarbeitenden wird die direkte Führungskraft im Unterschriftenprozess nicht angezeigt bzw. kann nicht ausgewählt werden, während derselbe Prozess bei anderen Teams problemlos funktioniert. Könnte ich theoretisch es so programmieren, dass die direkte Führungskraft automatisch zur Unterschrift eingestellt ist? Ich sehe die Option nicht (s. Fotos)Hat jemand

Hallo,wir sind aktuell prozessual vor der Herausforderung, dass wir mitarbeiterbezogen verschiedene Hard- und Softwarekomponenten ausgegeben haben.Für die tägliche Handhabung sind wir aktuell auf der Suche nach einer Lösung, wie wir systemisch die Komponenten pflegen und administrieren können.Pro Komponente müssen wir folgende Kriterien pflegen:Art der Komponente (Laptop, Smartphone, Lizenz, VPN, Schlüssel, Zutritte, etc.) Wo wird die Komponente benutzt (Intern, Kunde) Seit wann Wie lange gültig Seriennummer Freies Feld für NotizFür uns ist Personio hier eigentlich der richtige Platz, weil ich jedem Mitarbeitenden individuell Komponenten zuordnen und berechtigen kann und wir können bspw. bei Austritt auch weitere Prozessschritte über die Offboarding Vorlage darüber abwickeln.Gibt es hierfür innerhalb Personio’s eine Lösung, das abzubilden? Oder gibt es ein schmales Programm, das per Schnittstelle angebunden werden kann? Danke schon mal vorab.

Hallo Personio-Community,ich hoffe das Schwarmwissen kann uns weiterhelfen.Zur Einführung von BEM-Prozessen war ich überzeugt davon, dass mit den Dokumenten und den Rollen/Berechtigungen ein datenschutzkonformer Umgang mit der BEM-Akte möglich wird. Nun überlege ich aber, wie ich nur den berechtigten aus den jeweils unterschiedlichen Integrationsteams Zugriff geben könnte?Bisher gab es nur einen Fall, doch die Konstellation kann sich ja immer wieder ändern. In dem Fall war zusätzlich die Führungskraft eingebunden. Nun könnte ich der Rolle Vorgesetzte die Dokumenten-Kategorie zur Ansicht freigeben. Doch dann hätten alle in der Rolle für darauf Zugriff - entlang der Berichtslinie.Wähle ich einen Individuellen Filter, bspw. Attribut anlegen “FK-Einsicht ja/nein”, dann würde das ja auch für alle gelten, oder?Habt ihr ein Best-Practice? 😅Vielen Dank im Voraus und viele Grüße

Hallo zusammen, ich möchte gern unsere Urlaubsreminder aus Personio verschicken. Dazu hätte ich gern, dass es den verbleibenden Kontostand direkt in die Vorlage zieht. Leider finde ich nicht raus, was ich dazu in der Word-Vorlage hinterlegen muss. Kann mir hier ggfs. jemand weiterhelfen?Danke und liebe Grüße 😊Melanie

Moin zusammen,ich habe einen Offboarding-Step erstellt, über den wir nach dem Austritt eines/einer Mitarbeiter:in unter anderem die letzte Entgeltabrechnung versenden möchten.Aktuell finde ich jedoch keine Einstellungsmöglichkeit, um der E-Mail einen individuellen Anhang beizufügen.Gibt es diese Funktion derzeit nicht oder übersehe ich an der Stelle etwas?Danke euch schon einmal für den Austausch.Viele GrüßeDenise

Wir haben uns mittlerweile den ein oder anderen Workflow eingerichtet.So wie “Benachrichtigung über Namensänderung an IT”, damit diese eine Meldung bekommen und die IT-bezogenen Daten u.a. auch die vergebene Emailadresse anpassen können. Leider wird der Workflow nur ausgelöst, wenn der Mitarbeiter die Änderung vornimmt. Wenn ich als Admin diese Änderung vornehme, bleibt die Info in der Inbox der IT aus. Woran liegt das? Was mache ich falsch?

Guten Morgen,wir sind gerade während der Implementierung und haben noch folgende Fragen bzgl. der Sicherung unserer Personaldaten/-dokumente.Wie sind unsere Daten genau Rückgesichert? Wie kommen wir an unsere aktuellen Daten und die der letzten Jahre, wenn Personio ein Problem/Ausfall hat (z.B. Server)? In welchem Datei Format sind die exportierten Dateien und kann man diese wieder in DATEV einspielen? Lieben Dank und viele GrüßeLea

Wir haben aktuell zusätzlich zu Personio noch ein separates Abo bei Docusign, obwohl Personio bereits über eine integrierte Unterzeichnungsfunktion verfügt.Daher stellt sich die Frage, ob die Rechtssicherheit der Signaturfunktion in Personio mit der von Docusign vergleichbar ist und ob wir das Docusign-Abo grundsätzlich kündigen könnten.Gibt es hierbei wesentliche Unterschiede zwischen Docusign und der Signaturfunktion von Personio – insbesondere im Hinblick auf Einsatzmöglichkeiten, Rechtssicherheit und Funktionsumfang?Außerdem möchten wir die digitale Unterschriftenfunktion künftig nicht nur für mitarbeiterbezogene Verträge, sondern auch für allgemeine Dienstleistungsverträge (gegenüber Kunden) nutzen.Ist dies über Personio ebenfalls möglich und sind die Unterschriften in diesem Zusammenhang rechtskonform bzw. rechtssicher?

Hallo,trotz einer eingetragenen Befristung werden Mitarbeiter bei uns als aktiv angezeigt und das Arbeitsverhältnis muss manuell beendet werden, damit der Mitarbeiter auf inaktiv gesetzt wird. Wieso wird dieser Prozess nicht automatisiert und wie ist es möglich ihn zu automatisieren?

Hallo, ich habe eine PowerPoint für die jährliche Unterweisung. Früher habe ich diese per Rundmail verschickt. Geht es mit personio einfacher? wenn ja, wie? Mein erster Gedanke war, die Personalliste dafür zu benutzen. Beste GrüßeRené 

Hallo zusammen,wir haben ein Dokument eines Mitarbeiters in der Dokumentenablage, an welches wir in einer gewissen Zeit erinnert werden möchten da dieses dann bearbeitet werden muss. Ist es möglich eine Erinnerung bei diesem Dokument zu hinterlegen (nicht die allgemeinen Erinnerungen).hat jemand ggf. eine Lösung?viele Grüße Marco

Hallo, ich habe heute bei mir im Personio diesen Hinweis bekommen und anstatt auf “später erinnern” diesen weggeklickt. Wo bekomme ich die Informationen bei “Mehr erfahren”? Danke für Euren Input.Liebe Grüße 

Neuerdings ist bei der fortgeschrittenen Signatur eine Bestätigung der Identität notwendig, Wann wurde das umgestellt? Wir haben keine Info dazu bekommen.

Liebe Community,in unserem Offboarding-Workflow habe ich den Schritt “Persönliche Dokumente - Mitarbeiterdownload” hinterlegt, sodass der Mitarbeiter bei Austritt noch eine Weile die Möglichkeit hat, sich seine Dokumente aus Personio zu ziehen, bevor sein Zugriff zum Mitarbeiterprofil endet. Ich meine auch, dass dieser Schritt schon ein Schritt in der Standardvorlage bei der Implementierung war und ich ihn beibehalten habe.Dazu meine Fragen:1. Ab welchem zeitlichen Punkt kann sich denn ein ausgetretener Mitarbeiter nicht mehr in sein Profil einloggen? (vllt ab Statuswechsel auf “inaktiv”?)Und damit sicher zusammenhängend:2. Wie lange hat ein ausgetretener Mitarbeiter Zeit, sich seine Mitarbeiterdokumente herunterzuladen? Falls er ab dem Statuswechsel auf “inaktiv” nicht mehr in seinen Account käme, müsste ich diesen Offboarding-Schritt wesentlich weiter nach vorn im Zeitverlauf verlagern, damit der Mitarbeiter überhaupt Chancen hat, sich seine Dokumente zu downloaden.Vielen lieben Dank

Hallo Community, ich bin Facharzt für Arbeitsmedizin und sehe bei vielen meiner Kunden das gleiche Problem: Die Durchführung der Vorsorgekartei -  also Vorsorge- / Eignungsuntersuchungen und Vorsorgefristen -wird zur Dauerbaustelle.Meine Fragen an euch:1) Wie organisiert ihr das aktuell - In Personio integriert? - Parallel in Excel/Word? - Externes Tool (welches)? 2) Was läuft dabei NICHT gut? (z.B. Fristen werden vergessen, Doppelpflege, unklare Zuständigkeiten, Audit-Unsicherheit...)3) Was würde euch wirklich helfen? Automatische Erinnerungen? Bessere Übersicht? Integration mit dem Betriebsarzt? Audit-fertige Reports?Ich bin neugierig, wie ihr das gelöst habt – vor allem mit Blick auf Audits durch die Gewerbeaufsicht.Danke!Beste GrüßeAndrei 

Hallo zusammen,  ist es möglich, im Onboarding-Prozess bereits bei der privaten Mailadresse ein Änderungsdatum zur automatischen Umstellung auf die geschäftliche Mailadresse zu hinterlegen, auch, wenn die geschäftliche Mailadresse bis dahin noch nicht seitens der IT angelegt wurde? Gibt es hier eventuell Probleme bei zukünftigen Workflows etc.?Danke euch und VG 

Hallo liebe Community,wir gehören leider in eine Branche, die nicht davon profitiert, Arbeitsverträge und ähnliche Dokumente digital unterschrieben lassen zu dürfen, sondern müssen immer noch den Papierweg gehen. Das hat zur Folge, dass bei uns viele Dokumente gedruckt und nach Unterschrift wieder eingescannt werden müssen. Unser Drucker/Scanner schickt die gescannten Dokumente direkt an den PC des jeweiligen Nutzers. Von dort wird es dann in Personio hochgeladen. Gibt es die Möglichkeit, dass wir uns diesen Zwischenschritt sparen und Dokumente direkt vom Scanner an Personio gespielt werden können? Hat da jemand Erfahrungen?Das i-Tüpfelchen wäre dann noch, wenn es eine intelligente Texterkennung in Personio integriert gäbe, die anhand gewisser Key-Words wie Dokumentenname und Mitarbeitername, die Dokumente automatisch in die richtige Kategorie in der digitalen Personalakte bzw. zumindest dem richtigen Mitarbeitenden zuordnet. @Personio: Gibt es hierzu bereits konkrete Umsetzungsideen?I

Hallo, wir sind gerade dabei, die Payroll zu implementieren. Leider kann ich die Lohnabrechnungen per PDF etc. nicht hochladen. Es funktioniert einfach nicht. Hat jemand eine Lösung hierzu? 

Hallo zusammen, im Rahmen unseres Compliance Setups kam die Frage auf, ob und wenn ja wann, die Daten von nicht mehr in der Firma beschäftigten Kolleg:innen anonymisiert werden müssen.Auch finde ich hierzu keine Infos oder Einstellungsmöglichkeiten in Personio; nur zu Anonymisierung der Bewerbungen. Danke für euren Input!VGF