Mitarbeiterdaten & Dokumente

Hallo zusammen,derzeit setzen wir Personio als digitale Personalakte auf und sind daher auf neuem Gebiet unterwegs 😀.Wir wollen, dass die MA:innen ihre persönlichen Daten selber pflegen. Nun kam die Frage auf, wie diese Änderungen der HR Abteilung kenntlich gemacht werden. Gibt es hierzu eine E-Mailbenachrichtigung oder eine Logging-Liste mit den vorgenommenen Änderungen? Viele GrüßeMichael

Hallo zusammen,wir haben seit dem Jahresbeginn Personio implementiert und doch noch unwissend.Unsere Mitarbeiter laden Dokumente in ihrer Akte hoch, jedoch bekommen wir dazu keine Meldung o.ä..Wie kann man das nachhalten?Schön wäre es, wenn ein Genehmigungsprozess wie z. Bsp. beim Hochladen von Attesten hinterlegt werden kann.Vielen DankMadlen

Hallo - wir haben zwei Mitarbeiter mit Adminrechten. wenn einer von ihnen eine Änderung vornimmt, tauchen in der Historie beide Namen auf - aber nur einer hat die Änderung ja gemacht.Gibt es die Möglichkeit, die Admins so zu spezifizieren, dass man nachvollziehen kann, welcher Admin die Änderung vorgenommen hat?Danke und GrüßeStefanie

Hallo liebe Community,wie stellt ihr DSGVO- konform nach Ausscheiden eines Mitarbeiters sicher, dass personenbezogene Daten bzw. Dokumente nach Ablauf der Löschfristen gelöscht werden bzw. wenn der zugrundeliegende Zweck für die Verarbeitung entfällt?Mir ist bewusst, dass das seitens Personio keine Automatisierung erfolgt (ähnlich wie beim Recruiting) aber wie schafft man es sich hier einen Überblick zu behalten?Vielen Dank für eure Rückmeldungen.LG Silvia  

Hallo zusammen,wenn man in Personio Arbeitsverträge hochlädt und spätere Änderungen ebenfalls hochlädt, dann ändert sich die Dokumentenbezeichnung von z.B. “2002_05 Vorname Nachname Arbeitsvertrag” in “Arbeitsvertrag” - gibt es eine Möglichkeit die ursprüngliche Bezeichnung beizubehalten oder muss man das immer erst nach upload in Nachhinein ändern?VG PetraG

Hallo zusammen,in der Mitarbeiterliste (Admin) wird in der Übersicht das Foto nicht angeigt. Kann mir jemand sagen, wie es funktioniert? Ich bin mir relativ sicher, dass es zu Beginn angezeigt wurde und habe bewusst keine Einstellung geändert.Danke im Voraus!Sylvia

Hallo,da wir mit zwei Beraternummern in Lohn und Gehalt arbeiten, möchte ich in Personio zwei Gesellschaften einrichten. Ich habe jedoch unter Einstellungen: Unternehmen nicht die Möglichkeit dazu.Woran kann das liegen?

Guten Tag,jedes Mal wenn wir versuchen die Vertragsvorlage hochzuladen, erhalten wir eine Fehleranzeige. Wir haben bereits auf Fehler mit Leerzeichen und anderer Formatierung geprüft, kommen da aber leider nicht weiter.

Hallo in die Runde, wir haben bei uns in der Firma den Fall, dass die eine Kollegin 50% für die eine (Legal) und 50% für die andere Abteilung (Acquisition) arbeitet. Wie kann ich das erfassen? Und kann ich bei einer Mitarbeiterin zwei Vorgesetzte eintragen? Oder gibt es dafür eine andere Lösung? Danke vielmals im Voraus und viele Grüße, Giorgia

Hallo in die Community,unser Stammsitz ist Wuppertal und wir haben einige MA die remote für uns in unterschiedlichen Städten des Bundesgebietes für tätig sind. Habe ich das korrekt verstanden, dass ich nun pro MA einen eigenen Standort anlegen muss?Freu mich über FeedbackAngela

Hallo, liebe Personio-Community,wir suchen nach einer Lösung für einen Workflow in Personio,welcher uns erlaubt, bestimmten Attributen Pflichtaufgaben zuzuweisen → der Mitarbeiter trägt eine Änderung in seinem Profil ein, bestimmte Aufgaben werden durch Personio ausgelöst. Fallbeispiel:Ein Mitarbeiter hat vor Kurzem ein Kind bekommen und ändert in seinem Profil den Kinderfreibetrag ab. Diese Änderung genehmigen wir, jedoch vergisst der Mitarbeiter unter dem Reiter “Persönliche Informationen→ Kinder” das Kind inkl. Angaben zu hinterlegen und die Geburtsurkunde vorzulegen.Wir würden diesen Schritt gerne als Workflow für den Mitarbeiter in Personio hinterlegen und ihn damit an diese Aufgaben erinnern.Habt ihr damit schon Erfahrungen gemacht? Oder gibt es diese Funktion schon und wir müssen sie nur noch entdecken? Vielen Dank im Voraus, wir freuen uns auf eure Vorschläge und Ideen! :)Viele GrüßeMarie

Liebe Community,wir haben testweise einen Export der Unternehmensdaten vorgenommen und wollten die Daten aus den “Performance Notizen” öffnen. Die Datei liegt im Format .csv vor, mit dem wir normalerweise gut umgehen können. Leider ist das Format, das Personio ausspuckt, für uns völlig unbrauchbar. Weder ist eine Zuordnung zu Mitarbeitenden möglich, noch lassen sich überhaupt kohärente Texte darstellen. Hat das schon einmal jemand probiert und hier eine Lösung parat? Aktuell müssen wir den Schluss ziehen, dass diese Daten niemals sinnvoll aus Personio exportiert werden können. Danke und viele Grüße!

Guten Tag, wenn ich eine eine personenbezogene Erinnerung erstellen möchte, mache ich dies über das Bild unten. Allerdings muss man ein Datum auswählen. Leider erscheint die Erinnerung nur an dem ausgewählten Datum in der InfoBox und verschwindet dann wieder, ohne das man es selbstständig wegklicken muss. Gibt es dafür eine Lösung, dass persönliche Mitarbeiter Erinnerung ohne Ablaufdatum in der InfoBox bleiben? Herzliche Grüße I.Schloß  

Hallo liebe Community, gibt es eine Möglichkeit, dass das Personal benachrichtigt wird, wenn ein Mitarbeiter etwas in seiner digitalen Personalakte unter “Dokumente” ablegt? Beispiel: Der Mitarbeiter läd ein Schulungszertifikat in seinen Dokumenten hoch. Wir im Personal möchten darüber gerne darüber informiert werden, da unser interner Schulungsprozess vorsieht, dass das Personal nochmals nachkontrolliert, ob Zertifikat und Beurteilungsbogen vorliegt.Wie handhabt ihr das?  Liebe GrüßeBenita

Hallo zusammen,  wir sind gerade dabei unsere Mitarbeiter in Personio anzulegen. Bei der Neuanlage eines Mitarbeiters können wir jedoch die Email Adresse nicht hinterlegen. Wir bekommen dann ständig die Fehlermeldung: Geben Sie eine andere E-Mail-Adresse an – diese E-Mail-Adresse ist bereits vorhanden. Da wir bisher erst 16 Mitarbeiter angelegt haben konnten wir recht schnell ausschließen, dass die Emailadresse bereits vergeben war. Hat jemand von euch eine Idee, wie wir das Problem lösen können?

Hallo in die Community, unsere Abrechnerin im Steuerbüro muss einer VZ Mitarbeiterin in Elternzeit, die jetzt als geringfügig Beschäftigte tätig ist, in DATEV eine neue Personalnummer zuteilen. Solange, bis sie wieder in VZ/TZ zurückkehrt. Wer hat dies auch schon mal in Personio gehandelt? Einfach die Personalnummer in Personio ändern und dann wieder zurück ändern? Welche Auswirkungen hat das? Ich möchte die Mitarbeiterin nicht neu anlegen/kopieren…. Vielen Dank und Gruss

Hallo zusammen,wie könnte man folgende Situation handhaben? Beenden von Arbeitsverhältnissen verwalten – PersonioWenn ein Mitarbeiter Mitte des Monats austritt, hat dieser ab dem Zeitpunkt des Austritts keinerlei Zugriff mehr auf Personio. Die Gehaltsabrechnung kommt allerdings erst Ende des Monats. Gibt es keine “Karenzzeit” (z.B. dass der Mitarbeiter ein Monat nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Zeit hat, seine Unterlagen abzurufen)? Das wäre sehr hilfreich. Danke!Viele GrüßeMartina

Liebe Community,ich würde gern in den Personalinformationen das Attribut “Alter” einstellen, um mir dann in der Mitarbeiterliste die entsprechende Spalte mit anzeigen zu lassen. Dies ist allerdings kein voreingestelltes Attribut. Und wenn ich dieses selbst erstelle, habe ich - wenn ich das richtig sehe - auch nur die Möglichkeit, das aktuelle Alter manuell einzutragen. Aber dann ist das ja starr. Eine Möglichkeit, das Alter irgendwie aus der Angabe des Geburtsdatums zu berechnen, besteht nicht.In den Berichten kann man sich allerdings eine Übersicht über das Alter der Mitarbeiter ziehen. Dort gibt es das Attribut also.Kann man das Attribut irgendwie in die Personalinformation einbauen, damit ich das in der Mitarbeiterliste auf den ersten Blick sehen kann, ohne extra einen Bericht zu ziehen?Lieben Dank!

Hallo zusammen,ich wollte soeben bei einem MA nachträglich eine Austrittsart hinterlegen.Dazu bin ich hier Editieren gegangen. Anschließend habe die Austrittsart angepasst und Arbeitverhältnis beenden angeklickt. Daraufhin passiert gar nichts und der Screen sieht so aus: Von daher die Frage, können hier Daten nicht nachträglich eingepflegt werden? Wobei ich mir eigentlich recht sicher bin, dass ich das schonmal gemacht habe.Und falls es wirklich nicht gehen sollte. Was habe ich dann für Optionen?Auf Löschen klicken und anschließend das AV erneut beenden? Was muss ich dann in der Historie beachten, damit z.B. der Report Mitarbeiteranzahl nicht verfälscht w

Hallo zusammen, ich würde gerne eine Ausleihliste die den Verbleib bzw. die Ausleihe der Geräte der Firma pro Mitarbeiter aufzeigt innerhalb von Personio führen. Mitarbeiter sollen selber in der Lage sein diese Liste zu führen.Ein Mitarbeiter darf bis zu 10 Geräte eintragen (oder die Liste beliebig erweitern).Wie könnte ich diese Idee umsetzen?

Wir haben häufig den Fall, dass Praktikanten/Werkstudenten/Azubis übernommen werden. An diesen Prozess sind diverse wichtige Schritte ähnlich denen im Onboarding gekoppelt.Wie realisiert man das in Personio?Aus dem Wettbewerb zum On- & Offboarding - Teilt Eure Best Practices mit der Community! | Personio Community: Teile Deine Fragen & Ideen! kamen zwar einige Inputs, aber eine echte Lösung habe ich noch nicht für dieses Thema.Wir haben soeben mehrere Onboarding-Vorlagen kopiert und dachten das ist ja einfach, aber bei der Einstellung der Fristen scheitern wir mangels Auswahl des richtigen Datumsattributes… “vor Anstellungsdatum”/”nach Anstellungsdatum”.Ich bin auf eure Antworten gespannt,Euer Wiki

Hallo liebe Personio-Community,  wir überlegen, ob wir das Add-On “e-Signaturen” in Personio einführen wollen. Grundsätzliche sehe ich da einen Mehrwert digitaler zu werden und auch eine Möglichkeit etwas nachhaltiger zu werden. Ich habe mich bereits durch die unterschiedlichsten Beiträge und Artikel gelesen. Allerdings habe ich einige Fragen, die für mich noch offen sind: wie sieht es mit der Rechtsverbindlichkeit aus? Ich habe zwar den Artikel von Personio dazu gelesen, allerdings ist mir noch nicht ganz klar, ob z.B. so ein AV, welcher dann e-signiert wurde, rechtskräftig ist? wie handhabt ihr die Erstellung bzw. Bereitstellung von AV für Bewerber dann im Bereich Recruiting? Ist das unkompliziert und leicht zu handhaben?  wir würden gerne auch andere Abteilungen die Möglichkeit bieten, z.B. jährlich zu schulende Unterlagen bereitzustellen und sich “abzeichnen” zu lassen. Ist das ohne weiteres möglich? Oder würde die Anfrage der digitale

Hallo zusammen,gibt es eine Möglichkeit über ein Reporting oder über die Historie rauszubekommen, wer welche Änderungen oder Uploads getätigt hat? Z.B. in unserem Fall, wer hat den Krankenschein bei einer Mitarbeiterin hochgeladen? Danke für eurer Feedback  

Hallo zusammen, wenn ich unseren Geschäftsführern und den Mitarbeitern Dokumente schicke und sie diese unterschreiben sollen, habe ich aktuell folgendes Problem: Wenn der Mitarbeiter das nicht direkt macht und ich nicht jeden Tag rein schaue in den Workflow Hub ob das schon erledigt ist und der Mitarbeiter dann erst später unterschreibt, muss er dann immer in die E-Mail mit der Aufforderung zur Unterschrift rein? Denn ich hatte jetzt einen neuen Mitarbeiter, der sich dann jetzt erstmal bei Personio registrieren musste und dann stand auf seiner Startseite “keine offenen Aufgaben” - wo sieht er dann dass er unterschreiben muss und kann das machen? Muss er immer in die E-Mail rein gehen um es darüber zu öffnen?Dasselbe gilt natürlich auch für unsere Geschäftsführer - wo sehen sie was sie noch alles unterschreiben müssen als ToDo - wird das in den Aufgaben aufgeführt und kann direkt darüber gemacht werden?Das hängt ja auch mit dem Problem zusammen, das

Wie können in Word-Dokumenten mehrzeilige Inhalte aus Attributen, welche in Personio im Feld sauber dargestellt werden, auch im Dokument dargestellt werden?