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Mitarbeiterdaten & Dokumente

Platziert hier alle Eure Fragen und Diskussionen zu Mitarbeiterdaten & Dokumenten, wie Sektionen, Dashboard, Mitarbeiterübersicht, Dokumente im Profil und Dokumentvorlagen.

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  • 3,556 Antworten
952 Themen
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Visitor
DewangVisitor
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Historische Eintragungsänderungen Mitarbeiterdaten

Liebes Personio TeamWir würden es sehr hilfreich finden, wenn  man rückwirkende Änderungen mit dem genauen Datum wie Funktionen, Vorgesetzten etc. eintragen könnten. Aktuell können nur Änderungen ab sofort oder terminierte erfasst werden. Die History ist somit nicht korrekt. Vielen Dank für die Prüfung unseres Anliegens.  Liebe GrüsseDewang

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Lena
Community Manager
vor 2 Jahren
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Community Star
lbrkCommunity Star
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Auswertung über Dokumente

Hallo zusammen,gibt es irgendeine Möglichkeit über die an den Mitarbeitenden hochgeladenen Dokumente auszuwerten? Ich brauche nicht den Inhalt der Dokumente, sondern muss nur wissen, bei welchen Mitarbeitenden welche Dokumente vorhanden sind. Kontext: Wir erfassen die Protokolle zu Mitarbeitendengesprächen in Personio, und ich muss wissen, welche Mitarbeitenden noch kein Protokoll (also auch kein Gespräch) haben. Da alle Mitarbeitenden einzeln durchzuschauen wäre sehr mühsam. Vielleicht fällt euch ja etwas dazu ein :)Viele Grüßelbrk

1912
Lena
Community Manager
vor 2 Jahren
M
Visitor
MechthildVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Datenblatt Änderungen Stammdaten

Gibt es über Personio die Möglichkeit ein Datenblatt über alle vorgenommenen Änderungen der Stammdaten und Bewegungsdaten eines Montas zu generieren?

1372
M
Visitor
vor 2 Jahren
H
Visitor
horstieVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Umgang mit ausfüllbaren PDF Dokumenten als Dokumentenvorlage

Hallo zusammen, gerne würden wir in Personio ein ausfüllbares PDF Dokument (Personalblatt mit Feldern wie Vorname, Nachname, Wohnort etc., dass neue Mitarbeitende im Onboarding Prozess ausfüllen sollen) als Dokumentenvorlage hochladen. Leider lassen sich nur Word-Dokumente bei den Dokumentvorlagen hochladen. Wir haben es mit einem Word-Dokument mit Feldern (Formular) versucht, dies ließ sich hochladen, allerdings müssen sich Mitarbeitende das Dokument im Word Format herunterladen, damit die Felder ausfüllbar sind. Am liebsten würden wir das Personalblatt als bearbeitbares PDF versenden und ausfüllen lassen.  Gibt es in Personio eine Möglichkeit solche PDF Dokumente als Vorlage hochzuladen?

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H
Visitor
vor 2 Jahren
N
Visitor
Nicole_BVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Über Dokumentenkategorien Dokumente direkt anzeigen

Hallo zusammen, gibt es eine Möglichkeit, dass man die Dokumente, die sich in einer Kategorie befinden direkt über Einstellungen anschauen kann? Oder zumindest eine Möglichkeit, dass man sieht, welche Mitarbeiter Dokumente in der entsprechenden Kategorie hochgeladen haben?Vielen Dank und GrüßeNicole

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Lena
Community Manager
vor 2 Jahren
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Visitor
Maria frVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Verschwinden von eingetragenen Daten

Hallo Community,HR und auch Mitarbeitern ist an mehreren Stellen in Personio aufgefallen, dass eingetragenen Daten beispielsweise Abwesenheiten, Teamzuordnungen, hochgeladene Dokumente auf einmal nicht mehr eingetragen sind. Da dies kein Einzelfall ist, gehen wir nicht von eigener Vergesslichkeit oder Schusseligkeit aus, sondern vermuten, dass dies ein Fehler im System sein muss.Es ist natürlich schwierig dies für andere nachzuvollziehen, da die Historie keinen Aufschluss bietet und dort nichts dokumentiert ist.Habt ihr ähnliche Erfahrungswerte?Vielen Dank im Voraus!

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Lena
Community Manager
vor 2 Jahren
Lars B
Communicator
Lars BCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Assets tracken

Einige Mitarbeiter:innen bekommen von uns Arbeitsgeräte überlassen. Sie unterzeichnen dafür einen entsprechenden Vertrag.Ich hatte die Vorlage für den Vertrag so konfiguriert, dass sie sich die Felder (Typ, Bezeichnung, Seriennnummer usw.) aus einer Custom Sektion im Mitarbeiterprofil zieht.Aber… Ich habe jetzt gemerkt, dass es ja natürlich mehr als ein Gerät geben kann. Ich bräuchte also eigentlich eher ein Feld, dass einer Datenbank gleicht:Typ Arbeitsgerät Mit Feldern wie Typ, Bezeichnung, Seriennummer, Datum der Überlassung usw.Und die Vorlage müsste dann jeweils einen neuen Eintrag nutzen.Aktuell ist das recht limitiert, da ich jedes Feld nur einmal habe, sprich ich kann nur ein Arbeitsgerät im Profil hinterlegen.Wie löse ich das am besten? Zwei DingeWie tracke ich das in Custom Fields? Wie konfiguriere ich die Vorlage, damit sie damit gut funktioniert?

3122
Lena
Community Manager
vor 2 Jahren
C
Explorer
CarlemonExplorer
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Upload Dokumente - Kategorien Dropwdown erweitern

Hallo zusammen,ich habe unsere Werkstudent*innen gebeten, ihre neuen Immatrikualtionsbescheinigungen in ihrem Account hochzuladen. Es ist ihnen leider nur möglich dafür die Kategorie “Atteste” zu wählen, was ja unpassend ist.Nun habe ich in den Einstellungen unter Dokumente die Kategorie “Immatrikulationsbeschenigung” ergänzt. Diese Kategorie wird allerdings im Bereich Dokumente der einzelnen Mitarbeiter*innen nicht im Dropdown-Menü beim Upload von Dokumenten angezeigt.Wieso ist das so? Gibt es die Möglichkeit das Dropdown-Menü beim Upload von Dokumenten beliebig zu erweitern oder nicht?Danke für Feddback! viele grüße,Carolin

1724
Lena
Community Manager
vor 2 Jahren
J
Explorer
JNHExplorer
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Externe Mitarbeiter ausblenden

Hallo Zusammen, wir haben bei uns 3 Mitarbeiterprofile erstellt, um uns die Arbeit zu erleichtern. Dies sind keine aktiven Mitarbeiter, sondern nur hinterlegte E-Mail Adressen, um Automatisierungsprozesse voranzubringen (Recruitment, baV und IT).Wie kann ich es einstellen, dass diese Profile nicht als aktive Mitarbeiter im angezeigt werden, ohne dass ich mit Ihnen nicht mehr arbeiten kann? Sie sollen in keiner Auswertung stehen und nicht als Headcount berechnet werden. 

2713
Lena
Community Manager
vor 2 Jahren
M
Busy Bee
M MeyerBusy Bee
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Anstellungsart Pflichtfeld ist verschwunden

Seit heute oder ggf. seit ein paar Tagen ist das vordefinierte Feld/ Attribut “Anstellungsart” mit der Auswahl “Intern” und “Extern” verschwunden!  Wo ist es hin, wie kann das sein. Leider passiert das in all unseren 8 Accounts!! Kann mir jemand helfen?  Vielen DANK. Mona

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M
Busy Bee
vor 2 Jahren
C
Visitor
Chiara S.Visitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Standortwechsel

Guten Tag,bei uns gibt es die Möglichkeit den Standort zu wechseln, das bedeutet das der Mitarbeiter bereits in der Firma angestellt ist  jedoch zu einem neuen Datum den Standort und somit auch die Währung der Bezahlung wechselt.Besteht jedoch die Möglichkeit, den Wechsel zu vermerken, damit man sehen kann seid wann der Mitarbeiter tatsächlich in der Firma ist und nur den Standort gewechselt hat?Bsp.Mitarbeiter ist seit 2020 in der Firma und wechselt zum 01.01.2022 den Standort, laut Personio ist dieser Mitarbeiter seit 01.01.2022 angestellt.  Liebe Grüße,Chiara S.

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Lena
Community Manager
vor 2 Jahren
S
Visitor
Susan B.Visitor
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Sortierung Dokumente in progress

die Dokumentenvorlage der “Dokumente in progress” lassen sich leider nach keinem Schema sortieren. Da wir mittlerweile viele verschieden Vertragsarten und Einzellösungen haben, kostet es jedes Mal viel Zeit, die richtige Vorlage zu finden. Derzeit sind sie lediglich chronologisch aufgelistet. Eine Sortierung nach Alphabet wäre viele praktikabler. Besser wäre natürlich noch eine Auswahl an Sortiermöglichkeiten.  Eine Lösung gibt es derzeit nicht. Votet gerne, wenn auch ihr Interesse an einer entsprechenden Verbesserung habt. 

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Lena
Community Manager
vor 2 Jahren
SWeuster
Brainy
SWeusterBrainy
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Zu viele Positionsbezeichnungen durch verschiedene Schreibweisen

Hallo Community, ich bin noch recht neu hier und eher “Quereinsteiger” in Sachen Personalmanagement (bin für die Digitalisierung im Unternehmen zuständig und bei der IT aufgehangen). Ich hoffe daher, dass ihr mir mit meinem Problem aus HR-Sicht weiterhelfen könnt.Aktuell haben wir das Problem, dass es bei uns zu viele Positionsbezeichnungen (durch unterschiedliche Schreibweisen) in personio gibt. Allein für den Kundenservice First Level gibt es mind. 6 verschiedene Schreibweisen. Gern würde ich das Thema aus IT-Sicht (in Bezug auf Schnittstellen zu Active Directory, E-Mail-Signatur, MSTeams usw.) gerade ziehen, weiß aber aus personalrechtlicher Sicht nicht, ob das so ohne weiteres möglich ist. Aktuell gab mir die HR-Abteilung mit, dass dann alle Arbeitsverträge und Stellenbeschreibungen angepasst und neu unterschrieben werden müssten und das daher (derzeit) nicht machbar ist.Hattet ihr auch schon solche Probleme und wenn ja, wie seid ihr damit umgegangen. Welche Möglichkeiten gibt es u

1676
M
Communicator
vor 2 Jahren
Anna2022
Follower
Anna2022Follower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
App: Upload von Attesten

Wir würden gerne den Upload von Dokumenten (z. B. Atteste) über die Personio-App unseren Mitarbeitern ermöglichen.Krankschreibungen könnten schnell mit dem Handy fotografiert und mittels App hochgeladen werden.Das wäre für uns und unsere Mitarbeiter ein schlanker und komfortabler Prozess.Augenblicklich werden Dokumente mit dem Handy fotografiert und nach einer umständlichen Anmeldung über das Handy auf der Website von Personio und dem Login kann ich Dokumente vom Handy dort hochladen.

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Anna2022
Follower
vor 2 Jahren
Anna2022
Follower
Anna2022Follower
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App Upload von Attesten

Hallo Community!Gibt es die Möglichkeit über die Personio-App (Android oder iOS) Dokumente wie z.B. Atteste hochzuladen?Ich finde die Funktion nicht.Vielen lieben Dank für Eure Unterstützung.

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Anna2022
Follower
vor 2 Jahren
S
Follower
Silke FischbachFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Kleiner Bug: Enddatum Probezeit

Mir ist aufgefallen, dass es seit den Änderungen im Profil bei der Anzeige der Probezeiten einen kleinen Bug gibt: wenn sie noch läuft, steht da trotzdem schon z.B. “6 Monate Die Probezeit endete am 31.10.2021” wenn sie beendet ist, ist das Datumsformat ein bisschen schräg, z.B. “Die Probezeit endete am 2021-03-26”Vielleicht könnt Ihr das noch beheben?

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Visitor
vor 2 Jahren
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Busy Bee
M MeyerBusy Bee
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Mitarbeiterinformationen - Sektionen werden falsch / in falscher Reihenfolge dargestellt

Guten Tag zusammen, leider werden in dem Reiter “Mitarbeiterinformationen” neuerdings eine falsche nicht von mir festgelegte Reihenfolge gewählt.  Normal wäre:  nun stellt es sich so dar: Notfallkontakte steht auf einmal ganz oben und Personalinformationen unten, etc.  Wie kommt sowas? Ich kann es selbst gar nicht anpassen, denn in den Einstellungen ist die Reihenfolge richtig. Viele GrüßeMona   

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Lena
Community Manager
vor 2 Jahren
V
Follower
VilsaFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Urlaub genehmigt Info

Hallo zusammen, Ist es möglich, bestimmte Mitarbeiter über den Urlaub zu informieren? Am besten wenn er vom Vorgesetzen genehmigt wurde, dass dann die Info an die bestimmten Mitarbeiter geht? LG

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Lena
Community Manager
vor 2 Jahren
Lars B
Communicator
Lars BCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Wie RV Befreiungsanträge managen?

Wir haben viele Minijobber, bei denen wir regelmäßig abfragen müssen, ob diese auf ihre RV Beiträge verzichten wollen. Wie erfassen wir am besten, dass ein geringfügig beschäftigter Mitarbeiter die Option zum Verzicht seiner Rentenversicherungsbeiträge gewählt hat? Hier muss ja folgendes passieren1. Abfrage ob der MA verzichten will2. Falls ja, muss der Befreiunsantrag unterschrieben werden3. Die Info muss gespeichert und an den StB geschickt werdenIch kann ja eine Vorlage erstellen bei der unsere Betriebsnummer usw. schon ausgefüllt sind und mit entsprechenden Platzhaltern für den Mitarbeiter. Vorraussetzung ist natürlich, dass der Mitarbeiter die Daten gepflegt hat. Hier müsste ich also eine Abhängigkeit definieren können. Dann müsste die Info, ob das Dokument unterschrieben wurde, dazu führen, dass der Wert im Attribut entsprechend gesetzt wird. Und das Ganze als Onboarding Schritt für Minijobber.Das scheint mir alles viel zu viel für Personio zu sein. Wie geht ihr damit um?

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Lars B
Communicator
vor 2 Jahren
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Follower
Hanna13Follower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
interaktive Formulare erstellen und hinterlegen

Hallo liebe Community, ich würde gern ein interaktives Formular erstellen und in meinen Dokumenten hinterlegen. Gibt es diese Möglichkeit bei Personio?Danke für eure Antworten, Hanna13

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Lena
Community Manager
vor 2 Jahren
SarahHen
Community Superstar
SarahHenCommunity Superstar
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Sichtbarkeit von Dokumenten im Onboarding einschänken

Hallo liebe Personio-Community,ich stehe gerade vor einer Herausforderung, für die ich keine Lösung finde:Einer unserer Onboarding Steps ist der “Upload Dokumente”, wie Arbeitsvertrag etc. Auf das Onboarding hat aus internen Gründen ein weiteres Team Zugriff.Obwohl diesem Team mit der zugeordneten Rolle, der Zugriff auf die Arbeitsvetragsdokumente nicht freigegeben ist, können sie über unseren Onboarding Schritt “Upload Dokumente” die Dateien einsehen und runterladen. Über den Reiter “Dokumente” sehen sie diese nicht. Ist es möglich einzelne Onboardingschritte einzuschränken? Übersehe ich eine Einstellung?Ich freue mich auf eure Ideen. Viele GrüßeSarah

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SarahHen
Community Superstar
vor 2 Jahren
Lars B
Communicator
Lars BCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Neuer AV, wie automatisch Änderungen terminieren?

Also das Terminieren von Änderungen ist ja schon mal gut. Abgesehen davon, dass ich das für jedes Feld einzeln machen muss. Mehrere Felder auf einmal terminieren wäre hier eigentlich meine Erwartung gewesen.Aber zur eigentlichen Frage. Wenn ich einen neuen AV aufsetze und dort beispielsweise einen Stundenlohn definiere (hier: Werkstudent zu Minijobber) wäre meine Erwartung, dass die Änderungen aus dem Vertrag anschließend auch automatisch terminiert werden. Das scheint ja nicht der Fall zu sein, wie gehe ich hier vor? Daten ständig doppelt pflegen? Verstehe ich das richtig, dass die Felder im Vertrag keinerlei andere Funktion haben außer das Vertrags PDF zu generieren?Scheinbar kann man auch keine Änderung des Vertragsendes terminieren. Ein Vertrag war zB befristet zum 15.02., wurde jetzt aber verlängert und entfristet. Aber scheinbar kann ich das nicht terminieren, so dass das Ende des Vertrags die ganze Zeit auf meinem Dashboard auftaucht. Der Vertrag ist bereits verlängert. Wie gehe

1945
Marc
Ehem. Personio Mitarbeiter*in
vor 2 Jahren
Lars B
Communicator
Lars BCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Vorlage nach Import zuerschossen

Hey, ich habe eine Vorlage mit Platzhaltern eingerichtet. Wenn ich die ausfülle, ist sie aber zerschossen:1. Logo oben abgeschnitten2. Font Size der Seitenzahlen im Footer passen nicht mehr3. Bulletpoints der Aufzählung viel zu groß4. Abstand der Fußzeile vom Seitenrand viel zu groß5. Die Tabelle zur Unterschrift am Ende der Seite hat plötzlich einen Rahmen mehrWie kann ich das beheben?

822
Lars B
Communicator
vor 2 Jahren
M
Follower
Maike KohlerFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Reihenfolge ändern der Sektionen im Mitarbeiterprofil

Hallo zusammen,wir stehen kurz vor der Implementierung von Personio bei unseren Mitarbeitenden und nun ist mir folgendes Problem aufgefallen:Die Reihenfolge der Profilsektionen stimmt bei den Mitarbeitenden nicht mit der vom Admin festgelegten Reihenfolge unter “Einstellungen” überein. Problem ist hier wohl, dass die Sektionen bei den Mitarbeitenden hinsichtlich Bearbeitungsrecht, Vorschlagsrecht und Anzeigerecht sortiert sind.Die Reihenfolge der Sektionen ist uns jedoch äußerst wichtig, da diese einer bestimmten Logik folgt und nun die Reihenfolge keinen Sinn mehr ergibt, weil unbedeutende Sektionen an den Listenanfang gerutscht sind. Ist dies nur ein Bug bzw. wie kann man dieses Problem beheben? Anbei zwei Screenshots, der unterschiedlich sortierten Sektionen:gewünschte Reihenfolge Reihenfolge bei Mitarbeitenden 

382
M
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vor 2 Jahren
J
Visitor
Julia.VMLYRVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Attribute terminieren, für MA noch nicht sichtbar

Hallo liebe Community,folgendes Problem: ein Positionswechsel steht bei einem Mitarbeiter an. Diese wurde in Personio schon auf den 01.04. terminiert. Allerdings wurde mit dem MA noch nicht persönlich gesprochen und er hat diese Info vorab schon in seinem Profil gesehen. Gibt es die Möglichkeit die terminierte Änderung von Attributen in der Sichtbarkeit einzuschränken, sprich das nur die Admins oder bestimmte Personen diese vorab sehen und der MA erst an dem terminierten Datum?Ich danke euch und viele Grüße,Julia

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Dana
Helping Hand
vor 2 Jahren
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