An- und Abwesenheit

Hallo zusammen,für Fälle der Wiedereingliederung habe ich mich, auch anhand der hilfreichen Beiträge hier in der Community, damals dafür entschieden, eine separate Abwesenheit namens “Wiedereingliederung” zu erstellen. Nun erfassen wir eine Wiedereingliederung bspw. vom 01.12.25 - 31.01.26 mit Abwesenheitsart Wiedereingliederung.Doch wie geht ihr dann mit den eAU-Meldungen in der Zeit um? Wenn ich die Krankmeldung parallel zur Wiedereingliederung eintrage, dann verfälscht es m. E. n. die Abwesenheitsstatistiken für Krankentage. Bei uns tragen die Mitarbeiter:innen die Krankmeldungen auch selbst ein, sodass hier auch dadurch Dopplungen entstehen könnten. Als Vorteil der Krankmeldung sehe ich wiederum die direkte Verknüpfung von Abwesenheit mit Dokument.Da wir derzeit nicht über eAU innerhalb Personio bzw. Datev arbeiten, sondern ein anderes Lohnprogramm nutzen, könnten wir schlicht die Dokumente als Akte nutzen und lediglich im Lohnprogramm die eAU-Abrufe starten für die gemeldeten Zeit

Hallo zusammen,  gibt es bei Personio die Möglichkeit statt einer festen Wochenstundenzahl eine Monatsstundenzahl zu hinterlegen? Zum 01.01.2026 stellen wir eine Person auf Minijob-Basis ein für 17,5 Stunden im Monat. Die Wochenstundenzahl wäre total krumm und ich würde daher gerne eine Monatsstundenzahl hinterlegen - weiß aber nicht wie… Vielleicht kann mir jemand von euch hier weiterhelfen! :)  Liebe GrüßeLynn

Hallo,ich habe gerade festgestellt, daß unsere genehmigten, geplanten Urlaubstage in den persönlichen Kalendern verschwunden sind. Im Team Kalender sind sie sichtbar.Sind wir die einzigen? Weiß jemand, was zu tun ist, um sie wiederherzustellen? Grüße, Solveigh

Hallo, wir haben eine Mitarbeiterin, die in Mutterschutz mit anschließender Auszeit war und dann erneut schwanger wurde in Mutterschutz ging un nun in Elternzeit ist. Ich möchte die Mitarbeietrin von Aktiv nun wieder auf Auszeit setzen, aber dies funktioniert nicht: Fehlermeldung “Abwesenehiten dürfen sich nicht überschneiden”. Dies ist aber gar nicht der Fall. Ich habe nun schon die Elternzeiten in “Abwesenheit” wieder rausgenommen, aber es funktioniert dennoch nicht. Wer kann mir sagen woran das liegt?

Hallo, Bei uns funktionieren gerade viele Bereiche nicht - die Abwesenheiten sind ganz weg und Anwesenheiten laden nicht. Ich habe um 9 Uhr eine Schulung mit 30 neuen Mitarbeiter:innen - ist es realistisch, dass das Problem bis dahin behoben wird?  

Hallo zusammen, wir haben ein Hilfsprofil, welches in unseren Betriebsferien als Vertretung angegeben wird. Damit wir uns als Admin nicht als dieses Profil täglich einloggen und Abwesenheitsanfragen bestätigen müssen, möchten wir gerne eine Sondergenehmigung für die Abwesenheit Urlaub einrichten. Wenn jemand also Urlaub beantragt, soll die Anfrage nicht bei der Vertretung (Betriebsferien) landen, sondern diesen Schritt überspringen und direkt bei der Führungskraft zur Freigabe erscheinen. Habt ihr Vorschläge/Ideen? Wenn wir einen Sondergenehmigungsprozess für das Profil Betriebsferien erstellen, funktioniert es nicht, da quasi die Urlaubsanfragen dieses Profils bei der Führungskraft landen würden. Danke euch!VG

Hallo,wir haben für unsere Standorte jeweils einen individuellen Feiertagskalender hinterlegt da wir den 24.12 und den 31.12 als halben Tag frei geben.Die offiziellen Feiertage in Personio sind nun aber nur bis 2027 hinterlegt. Also ab 2027 gibt es in den kopierten Kalender nur die Individuell eingepflegten Feiertage. Bedeutet das ich muss alle 2 Jahre die individuellen Feiertagskalender wieder neu kopieren und anlegen oder gibt es da einen Workaround bzw. werden die gesetzlichenTage nachträglich synchronisiert?Danke im Voraus

Nachdem Personio die Abwesenheiten überarbeitet hat und Kontingentregeln in Richtlinien umgeändert hat - werden die erstellen Abwesenheitskategorien nicht mehr automatisch neu erstellten Mitarbeiter:innen zugeordnet.In den Personio Erklärungen konnte ich nicht herausfinden, wie hier nun vorzugehen ist > aktuell müssen wir bei jedem erstellen neuen Konto einzeln jede Abwesenheitsrichtlinie extra hinzufügen.Früher war es für Mitarbeiter:innen automatisch möglich auf die Abwesenheitskategorie Krankenstand zuzugreifen > nun scheint dies nur auf, wenn wir die Richtlinien dafür manuell zuweisen.Stehe ich hier auf der Leitung und es gibt eine einfachere Lösung?

Hallo zusammen,wir arbeiten projektbasiert mit mehreren Kunden und Projekten. Für die monatlichen Abrechnungen brauchen wir verlässliche, detaillierte Leistungsnachweise. Da Personio das bisher in der Zeiterfassung nicht ausreichend abbilden konnte, nutzen wir dafür ein separates Tool. Die neue projektbasierte Zeiterfassung klang für uns daher sehr vielversprechend – vor allem wegen des angekündigten detaillierten Projektreportings.In ersten Tests stoßen wir jedoch auf mehrere Probleme:• Arbeitszeitprofile: Mit den Mitarbeitern vertraglich vereinbarte inkludierte Überstunden lassen sich nur monatlich, nicht wöchentlich berücksichtigen.• Tätigkeitsbeschreibungen: Bereits gespeicherte Tätigkeitsbeschreibungen können zwar in der Buchung angepasst werden, in den Analysen wird dennoch die ursprüngliche Beschreibung ausgegeben.• Analysen/Reports: Projekte, auf die Zeiten gebucht wurden, sind teilweise gar nicht oder nur unvollständig für die Erstellung von Analysen / Stundenzetteln auswählba

Hallo zusammen,wir haben vor zwei Jahren Personio eingeführt. Dabei ist uns aufgefallen, dass eine wichtige Funktion in der bisherigen Form nicht mehr vorhanden war, nämlich die Kostenfreigabe bei der Beantragung einer Dienstreise.ProblemstellungIn unserem alten System war es so, dass beim Beantragen einer Dienstreise – ähnlich wie bei einer Abwesenheitsart – zusätzliche Pflichtfelder für die voraussichtlichen Reisekosten ausgefüllt werden mussten.Das hatte zwei Vorteile: Der Vorgesetzte konnte bereits vor der Genehmigung sehen, welche Kosten (z. B. Fahrtkosten, Hotel, Verpflegung, sonstige Ausgaben) auf ihn bzw. das Budget zukommen. Die Kosten waren gleich transparent dokumentiert und direkt mit dem Antrag verknüpft. Im neuen Tool fehlt mir hier Funktion aktuell. Dienstreisen können zwar beantragt werden, aber es gibt keine Möglichkeit mehr, geplante Kosten vorab einzutragen oder dem Vorgesetzten direkt im Workflow sichtbar zu machen.ZielIch suche nach Lösungen oder Empfehlungen, wi

Hallo zusammen,ich habe aktuell ein Problem mit der Konfiguration unseres Zeiterfassungssystems und hoffe auf Tipps oder Best Practices.1. Automatische Genehmigung von ÜberstundenMomentan werden alle von den Mitarbeitenden gebuchten Überstunden automatisch täglich vom System genehmigt.Ich möchte dies ändern, sodass ein Vorgesetzter die Überstunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums (täglich oder wöchentlich) manuell prüfen und freigeben muss*.Hintergrund: Es sollte bewertet werden können, ob es sich tatsächlich um Überstunden aufgrund hoher Arbeitslast handelt oder ob die Mehrzeit z. B. aus ineffizienter Arbeitsweise oder falschem Stempeln entstanden ist.2. Umgang mit Gleitzeit und negativen ZeitenZusätzlich möchte ich verhindern, dass Mitarbeitende durch kleine tägliche Zeitverschiebungen (z. B. 5 Minuten früher stempeln und 5 Minuten früher gehen) im Laufe der Zeit Gleitzeit ansammeln, die dann fälschlicherweise als Überstunden erscheinen.Idee: Eine Art täglicher „Gleitzeit-Abzug“

Es wurden nachträglich  8 Stunden von einer Mitarbeiterin an einem Feiertag eingetragen. Ich wollte es korrigieren und die 8 Stunden einfach abziehen, jetzt steht bei erfasste Stunden 24/0 und bei Minusstunden -8. Danach habe ich versucht, erst einmal 8 Überstunden abzuziehen, leider wurden dadurch die 8 Stunden bei den Gesamtüberstunden abgezogen. Die Info von oben steht immer noch dort. Leider kann ich niemanden telefonisch fragen. Vielleicht kann mir hier  jemand helfen, das Konto wieder zu berichtigen. Ich freue mich auf eine Nachricht. 

Hallo zusammen,  weiß jemand, ob man die Pausenzeiten so regeln kann, dass diese erst ab einer Zeit von min. 15 Minuten in die gesetzliche Pausenzeit reinzählt? Weil bisher kann ja jemand auch einfach 3 mal 10 Minuten machen und dann sind die gesetzlichen 30 Minuten auch voll. Aber das ist ja rechtlich eigentlich nicht tragbar, weil eine Unterbrechung mindestens 15 Minuten gehen muss, dass es als Pause gilt..  Vielen Dank. 

Liebe Alle, wir haben eine Frage zu den neuen Überstundenlimits. Wenn wir ein Limit in den Arbeitszeitmodellen hinzufügen, erhalten die Mitarbeitenden dann lediglich eine Warnung, können aber trotzdem weiter Überstunden sammeln oder blockiert das System dann weitere Einträge? Oder kann man das auch einstellen? Hat jemand von euch schon Erfahrungen damit gesammelt?Danke und liebe Grüße, Sabrina

Hallo zusammen, ich schätze dieses Thema wurde bestimmt schon besprochen/diskutiert aber hier in der Community was zu finden ist irgendwie kompliziert… Wir haben seit Montag die Zeiterfassung über Personio. Was leider sowohl für Mitarbeiter als auch in HR verwirrend und nervig ist, ist das Personio alle Zeiteinträge löscht wenn der Mitarbeiter am Vortag die “Gehen”-Buchung vergessen hat und sich dann neu einbuchen möchte. Das war leider auch der Fall bei den Systemausfällen am Montag und Dienstag. Ich schätze wenn man die Mitarbeiter die Zeiteinträge einen Tag in die Vergangenheit bearbeiten lassen würde, könnte man das verhindern aber das möchte unsere Geschäftsführung verständlicherweise nicht. Das sind unsere Einstellungen:Kann man hier an den Einstellungen noch feilen? Wie geht ihr mit dem Problem um? Danke euch!

Hallo zusammen,ich möchte bei einer Mitarbeiterin, die im Januar Minusstunden gemacht hat, diesen Tag nachträglich in Urlaub umwandeln. Es ist auch kein Problem den Urlaub einzupflegen, allerdings bleiben weiterhin die Minusstunden bestehen.Kann mir jemand sagen, wieso und ob ich das anpassen kann?Liebe GrüßeJana

Guten Morgen liebe Community,ich habe eine Frage zu einem 30 Stunden Arbeitszeitmodell, bei dem täglich 6 Stunden gearbeitet wird. Wir haben hier eine Pausenregelung mit nach 6 Stunden 30 Minuten Abzug. Jetzt habe ich festgestellt, dass wenn der Mitarbeitende länger als 6 Stunden arbeitet, z.B. 6:15h, dass das System dann die 15 Minuten streicht und es so aussieht, als hätte der Mitarbeitende nur 6 Stunden gearbeitet. Muss ich hier etwas einstellen, damit die tatsächliche Arbeitszeit stehen bleibt?Ich sehe das kritisch, denn es lässt sich nicht nachvollziehen, wie lange der Mitarbeitende tatsächlich im Büro war. Und es muss z.B. bei einem Wegeunfall nachvollziehbar sein.Ich hatte dies allerdings bisher nur mit einem manuellen Zeiteintrag getestet. Ich weiß nicht, ob die Streichung auch passiert, wenn jemand eine Zeiterfassung bucht, also am Terminal oder über den Browser.Danke euch!Viele GrüßeEdith

Hallo zusammen,wenn ein Mitarbeiter von uns aus der Lohnfortzahlung fällt setzten wir eine Auszeit um die korrekte Lohnabrechnung zu gewährleisten - aufgrund der Auszeit wird aber der Urlaubsanspruch angepasst.wie löst Ihr das Thema Langzeitkranke/ Urlaub bei euch?vielen Dank für eine Rückmeldung :)

Hallo zusammen, ist es denn möglich, den Antragssteller bei einer genehmigten Abwesenheit über die Inbox oder per Mail zu informieren? Bei einer bestätigten eAU erfolgt auch eine Info. DankeVGDaniel 

Wir sind derzeit gerade dabei die Eingangs-App zu testen. Dabei ist uns aufgefallen, dass wir beim Einloggen in der Eingangs-App und bei der parallel eingeloggten App unterschiedliche Zeiten angezeigt bekommen. Ja, das sind nur ca. 25 Sekunden, aber eigentlich sollte das doch auf dem gleichen Server laufen und somit auch die gleiche Zeit ziehen. Oder verstehe ich da was komplett falsch?! Es geht zwar nicht um viel Zeit, aber ich verstehe halt nicht wie das überhaupt auftreten kann. Und ich muss halt - wenn einem Mitarbeiter das während dem Live-Betrieb auffällt - auch eine Antwort liefern können.  Kann mir das bitte jemand erklären?   

Hallo in die Runde,ich habe eine Frage und leider trotz längerer Suche und dem Durchstöbern verschiedener Beiträge noch keine Lösung gefunden.Bei uns erfassen einige Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten in Personio und es baut sich logischerweise ein entsprechender Überstundensaldo auf. Diesen würde ich gerne durch das Eintragen von “Zeitausgleich (Überstunden)” automatisch um die hinterlegte Stundenanzahl reduzieren lassen. Beispiel:Ein Mitarbeiter hat 136 Überstunden (natürlich fiktive Zahlen!) und erfasst nun am Montag (30.10.) “Zeitausgleich (Überstunden)”.Bei seinem Arbeitszeitmodell “40h, Mo-Fr” sollten hier jetzt automatisch 8h vom Überstundensaldo abgezogen werden.  Geht das?Und wenn JA - wie? Oder muss man es immer manuell über die drei Punkte → “Überstundenkonto” → “Überstunden in Zeitausgleich umwandeln” erfassen. Ich freue mich über Rückmeldungen und bin dankbar für jede Hilfe! ;) Herzliche Grüße aus Hamburg,Arne 

Liebe Community, wie ist es möglich herauszufiltern, wann eine Person eine Abwesenheit beantragt hat, bzw. wann die Genehmigungsschleife in welchen Schritten (bei unterschiedlichen Genehmigungsinstanzen) durchlaufen wurde? Vielen lieben Dank für euer Schwarmwissen und euren Input im Voraus. VG

Hallo zusammen,wir implementieren gerade Personio im Unternehmen und mir stellt sich die Frage, welche Abwesenheitsarten ihr erstellt habt und bei welchen Abwesenheitsarten ihr mit welchen Richtlinien arbeitet?Zum Beispiel, legt ihr die Abwesenheitsart “Krankheit” an und erstellt dann z.B. als Richtlinien “Kindkrank”, “Krank ohne Attest”, “Krank o.L.”? Oder legt ihr diese als zusätzliche Abwesenheitsarten an und nicht als Richtlinien? Dann wird die Anzahl der Abwesenheitsarten recht hoch.Viele GrüßeEdith

Hallo ihr Lieben 😊, ich wollte mal fragen, ob es inzwischen eine andere Lösung zur Abbildung der Elternteilzeit gibt. Die Beiträge hier - sind 2 Jahre oder noch älter. Würde mich freuen, wenn Personio hierzu endlich eine einfach zu handhabende Lösung hat. Ich freue mich über eure Antworten … Lieben Dank 😘

Hallo liebe Community,gibt es mittlerweile die Möglichkeit, nicht nur bei Überstunden ein Maximum zu setzen, sondern auch bei Minusstunden, wenn man ein Korridor-Zeiterfassungsmodell wählen würde? Zum Beispiel es können Überstunden bis maximal 40h aufgebaut werden und Minusstunden bis maximal 20h, falls mal weniger los ist oder ggf. äußere Einflüsse dies erfodern (Familie, Pflege...).Bisher konnte ich den Einstellungen oder im Webinar vom Mai 2025 nichts finden.Und dann direkt zweite Frage: es gibt ja auch Modelle, bei denen Überstunden in ein Langzeitkonto geschoben werden (z.B. für Sabbatical oder frühere Rente). Das habe ich ebenfalls noch nicht in Personio finden können oder hat es sich versteckt? Besten Dank!