Gehalt & Lohnbuchhaltung

Liebe Community,wir implementieren gerade Personio und ich möchte nun mit der Importdatei die Gehaltsdaten in Personio importieren. Ich hatte schon gelesen, dass man vor dem Import sicherstellen muss, dass die Wochenstunden korrekt sind. Meine Frage nun, habt ihr vor dem Import auch noch die Arbeitszeitmodelle entsprechend der Historie eingepflegt?Ich frage mich nämlich, wie das System ansonsten erkennen kann, ab wann der Mitarbeiter wie viele Wochenstunden gearbeitet hat, da in der Importdatei keine Spalte mit Wochenstunden vorgesehen ist.Als Beispiel: Ein Mitarbeitender startet als Werkstudent mit 20 Stunden und wird nach Abschluss in eine Vollzeitstelle übernommen. Als Standard Arbeitszeitmodell ist bei uns ein 40 Stunden Modell hinterlegt. Dieses ist jedem Mitarbeitenden zugeordnet. Daher wäre meine Logik, dass ich vor dem Import erst allen Mitarbeitenden die Arbeitszeitmodelle aus ihrer Historie heraus zuordnen muss. Sonst erkennt das System doch beim Import

Liebe Community, hat jemand von euch Erfahrungen mit der Anbindung der Lohnbuchhaltungssoftware Agenda: an Personio? Für die Software gibt es ja keine klassische API wie etwa für DATEV, weshalb man einen praktikablen Work-around finden  muss. Wir sind mit unserem Unternehmen gerade in der Implementierungsphase und würden uns sehr über den Austausch mit jemandem freuen, der damit bereits praktische Erfahrung gesammelt hat. Herzliche Dank und viele GrüßeInes

Reisekostenvorschuss abbilden und bei Austritten sichtbar machen

Wir rechnen unsere Mitarbeitenden anhand von Tarif- und Besoldungstabellen (Angestellte & Beamte) ab.Da diese nicht in Personio abgebildet werden können, haben wir Excel-Tabellen erstellt, mit denen das Gehalt anhand der Besoldungs-/ Tarifgruppe und Stufe berechnet wird. So können bei Besoldungs-/ Tariferhöhungen durch eine Auswertung und einen anschließenden Import die neuen Gehaltsdaten importiert werden.Unser Problem liegt jetzt allerdings im Bereich der Zulagen. Das Grundgehalt wird ja bei Änderungen des Beschäftigungsumfang angepasst. Bei der wiederkehrenden Vergütung ist das aber ja nicht der Fall. Es gibt auch keine Auswahlmöglichkeit um anzugeben, ob die Zulage bei Änderungen des Beschäftigungsumfangs angepasst werden soll oder nicht. Ohne diese Auswahlmöglichkeit können wir das komplette Gehalts-Modul von Personio aber nicht nutzen, da wir auf Grund der Familienzuschläge, Strukturzulage, Erzieher-Zulagen etc. so viele Zulagen haben, dass jeweils ein

Hallo,wir wollen gerne die Änderungen der Gehaltsdaten in unser Lohnabrechnungsprogramm Lexware Lohn & Gehalt plus einspielen - regelmäßige Änderungen und jährlich Gehaltsrunde.Hat hier jemand bereits Erfahrung? vielen Dank für eure Hilfe

Wie kann ich in Personio die Grundvergütung aller Mitarbeitenden aufgrund einer Tariferhöhung effizient anpassen – gibt es eine Massenänderungsfunktion oder muss ich über den Gehaltsdaten-Import gehen?

Liebe Community, wir starten gerade mit der Payroll (Nov.+Dez. parallel Probemonate) und das Steuerbüro kann keine DSL-Datei erstellen. Ich versuche seit einer Woche das Support-Team zu kontaktieren, aber es meldet sich niemand zurück. Am 29.10. hat ein Gespräch stattgefunden, das mir auch sehr geholfen hat, aber seitdem hat sich niemand mehr bei mir gemeldet, obwohl ich mehrere Anfragen per Mail und über Personio Support gestellt habe.Jetzt habe ich einen Rückruf für Montag angefordert, aber das sind ja auch nur 15 Minuten. Die “intensive” Betreuung hatte ich mir anders vorgestellt.Habt ihr ähnliche Erfahrungen gemacht? Was empfehlt ihr mir?Liebe GrüßeJutta

Hallo zusammen,ich würde gerne von der universellen auf die individuelle Zuordnung von Fixgehältern umstellen. Dazu habe ich unter den Mitarbeiterinformationen beim Abschnitt “Daten zur Lohnabrechnung” ein neues Attribut hinterlegt mit den verschiedenen Optionen zur Unterscheidung der “Gehaltsarten”. Soweit so gut, das hat funktioniert. Was ich partout nicht verstehe ist, warum genau dieses neue Attribut in der Auswahl der Individuellen Zuordnung bei den Gehaltseinstellungen der Datev Integration nicht angezeigt wird. Habe ich hier etwas übersehen?Bin dankbar für Tipps!GrüßeSabine 

Liebe Community,  wir nutzen seit einigen Monaten Personio und die Datev-Integration, um die Gehälter zu erstellen. Bei dem Export von Mitabeitenden, die über 6 Wochen krankgeschrieben sind und aus der Lohnfortzahlung rausgefallen sind, übeträgt uns Personio die Abwesenheitsart “Kranken(tage)geld bei Krankheit oder Kur (41) mit der Kategorie Krankheitsfall und in Datev wird es dann als Krankheit mit AU und mit Entgeltfortzahlung eingespielt. Was machen wir hier falsch?  Vielen Dank für Eure Unterstützung.  Hoffe, ich habe es verständlich erklärt.  VG

Hallo liebe Leute,wir arbeiten mit einem externen Steuerberater, der monatlich unsere Löhne macht.Bisher haben wir die vorbereitende Lohnbuchhaltung also klassisch per Mail erledigt.Seit einiger Zeit haben wie die Datev Integration durch und jetzt im November haben wir einen Exportversuch mit unserem Steuerberater gemacht, um zu schauen, ob alle Daten korrekt transportiert werden. Uns wurde die Rückmeldung gegeben, dass die Gehälter der CEO’s doppelt hinterlegt sind. Wir haben das geprüft und keine doppelte Gehaltsangabe gefunden. Kennt jemand dieses Problem und kann kurzfristig helfen? Alle anderen Festgehälter sind übrigens korrekt. Vielen Dank und liebe GrüßeVivi

Hallo,ich habe immer wieder das Problem, dass Menschen aus der Lohnfortzahlung fallen und Personio die Lohnbestandteile entsprechend anteilig für den Monat kürzt, in dem die Lohnfortzahlung endet und dann für die Folgemonate auf null setzt. Das passt auch bei vielen Lohnbestandteilen, aber eben nicht bei allen. Unsere betriebliche Krankenversicherung, Zuschüsse zum Jobrad oder anteiliges Weihnachtsgeld soll weiter gezahlt werden. Wenn ich die Payroll ziehe, ist aber alles auf null und wir müssen das für alle Mitarbeitende händisch nachpflegen. Das verursacht Aufwand und ist fehleranfällig. Wie lassen sich bestimmte Lohnarten von der Kürzung ausnehmen? Danke.

Hallo,ich habe ein interessantes Problem. Ich kann die Lohnabrechnungen aus Datev teilweise nicht abrufen. Aber nur für einzelne Monate nicht. Unser Steuerbüro hat keine Änderungen gemacht.Für den September geht es nicht, der Oktober ging wieder, im November streikt das System wieder.Hatte das schon mal jemand und kann mir nen Tipp geben?Danke!

Hallo Zusammen,wir beschäftigen zwei Mitarbeiter als Minijobber die bereits in der Altersvollrente sind, hier komme ich aber bei Personio nicht weiter mit den Blocker in der Payroll. Da sie ja in der Altersvollrente sind, zahlen wir nur als Arbeitgeber den RV-Pflichtanteil (Beitragsgruppenschlüssel 5). Habt ihr vielleicht Hinweise was ich genau hinterlegen muss, dass es mir nicht die ganzen Fehler bringt bzgl. Befreiung von der RV etc.Vielen Dank.GrüßeAnnika

Hallo zusammen, wir berechnen im Oktober immer die Jahresendleistung (13. Gehalt).Bei Mitarbeitenden, die unterjährig ihre Wochenstunden angepasst haben, wird das 13. Gehalt auch anteilig berechnet. Dafür brauchen wir einen Bericht, der zeigt, wer eine Arbeitszeitveränderung im Laufe des Jahres hatte. Ich habe es über den klassischen Builder versucht - funktioniert nicht, es wird nur die aktuelle Wochenstundenzahl angezeigt.Über Unternehmen → Personalliste bekomme ich es auch nicht hin. Ein umständlicherer Weg, aber einen Versuch wars wert - über das Auditprotokoll hat auch nicht funktioniert. Dort steht neuerdings nicht der Name des Mitarbeitenden, bei dem eine Änderung vorgenommen wurde, sondern nur der Unternehmensname und wer einen Änderung vorgenommen hat. Ich würde mich über schnelle Hilfe freuen, da es sehr umständlich und zeitaufwendig ist, bei jedem einzelnen MA in die Gehaltsveränderung oder die Historie zum An

Hallo, sind sind noch nicht so lange in Personio und haben Personio schon mit ganz vielen Daten gefüttert. Jetzt tut sich aber die Frage wegen dem Weihnachtsgeld auf. Unser “Weihnachtsgeld wir in 2 Teilen gezahlt. Jetzt im November wäre wieder eine Hälfte dran. Jetzt gibt es bei uns aber im Oktober eine Gehaltserhöhung und somit erhöht sich auch diese Zahlung. Jetzt meine Frage, geht das, dass diese Zahlung sich auf das (anteilige) Bruttogehalt beziehen kann, ohne, dass ich das für jeden MA neu ausrechnen und importieren muss?Vielen Dank

Hallo zusammen,wir haben aktuell einige Herausforderungen bei der Lohnabrechnung und Arbeitszeiterfassung unserer Werkstudenten (auf Stundenlohnbasis) und würden uns freuen, uns mit anderen Unternehmen auszutauschen, die ebenfalls mit Personio arbeiten.AusgangssituationWerkstudenten haben bei uns ein Arbeitszeitmodell basierend auf ihren jeweiligen Arbeitstagen. Wenn sich durch Semesterferien oder Stundenplanänderungen die Arbeitstage ändern, passen wir das Arbeitszeitmodell an.→ Das führt allerdings zu einem hohen administrativen Aufwand, weil ständig Änderungen notwendig sind und der Überblick schwerfällt.Unsere Fragen Arbeitszeiterfassung & -modelle: Wie bildet ihr die Arbeitszeiten eurer Werkstudenten in Personio ab? (Wir machen das derzeit separat mit einem Excel Stundenzettel, da wir vom 15-15 eines Monats abrechnen und uns aus Personio

Guten Morgen zusammen,wir haben die DATEV-Schnittstelle mit unserem Steuerbüro in Personio durchgeführt.Uns ist aufgefallen, dass wir nicht mehrere Stundenlohnarten eintragen können wie:Feiertagslohn, bezahlte Freistellung, Ausfallgeld Dachdecker, Saison KUG und mehr.Wir sind ein Dachdecker Unternehmen, wo es sich hauptsächlich um Stundenlöhne handelt.Wir haben schon nach Workarounds gesucht, wie die Lohnarten als einmalige Vergütung einzutragen, aber wir bräuchten die korrekten Tagen und Stunden, die uns die einmalige Vergütung nicht aufbringen kann.Ich habe schon ein Forum gesehen, wo es sich um ein gleiches Problem handelt. Meine Frage wäre, ob sich unser Problem mit dem Personio Payroll lösen könnte?Könnten wir die vorbereitende Lohnbuchhaltung mit mehreren Stundenlohnarten mit Payroll bearbeiten? Liebe GrüßeAlex

Hallo zusammen,aktuell wird im Rahmen der Gehaltsabrechnung eine SEPA Zahldatei erstellt, die Überweisungen von Vermögenswirksamen Leistungen und betrieblicher Altersvorsorge zusammengefasst enthält.Da bei uns im SAP Finance die Verbindlichkeiten für VWL und die bAV auf unterschiedliche Konten gebucht werden, benötigen wir 1separate Zahldatei je Sachverhalt.Es muss doch  möglich sein, die Sachverhalte zu trennen.Ich habe in meiner Vergangenheit in keinem Abrechnungssystem (SAGE, DATEV) erlebt, dass dies nicht geht.Bin ich da mit meiner Erwartungshaltung allein? Beste Grüße Kathrin

Hallo,unsere Werkstudentin erhält für die Zeit des Dualen Studiums ein Festgehalt. Die Arbeitsstunden variieren aber im Semester (20 Stunden) und außerhalb (40 Stunden). Wie kann ich verhindern, dass sich das Festgehalt für sie ändert?Ich möchte am liebsten ein "Festgehalt ohne Proportionalität" nur für die Studierenden festlegen. Für die Überwachung der Einhaltung der 20 Stunden im Semester möchte ich nicht das Arbeitszeitmodell auf 40 Stunden allgemein setzen.Außerdem ist arbeitsvertraglich eine feste Vereinbarung über die zu leistenden Arbeitstage mit Stunden zu jedem Semesterbeginn vertraglich festzulegen. So das es auch für die Beantragung von Abwesenheiten unpraktisch wäre.Gibt es eine Lösung?Viele GrüßeChristina

Hallo zusammen,ich möchte in Personio einen Bericht erstellen, in dem die Gehälter der einzelnen Mitarbeiter monatlich angezeigt werden.Beispielsweise soll der Zeitraum 01.01.2023 bis 30.09.2025 abgebildet werden.Kann mir jemand sagen, wie ich einen solchen Bericht in Personio am besten aufsetze bzw. welche Einstellungsmöglichkeiten ich dafür nutzen sollte?Vielen Dank schon im Voraus für eure Unterstützung!Viele GrüßeSerdar

Hallo zusammen, wir rechnen seit kurzem mit Payroll ab und ich haben mir den Brutto-Netto-Bericht näher angeschaut. Kann mir jemand sagen, warum nicht alle Mitarbeitenden aufgeführt sind, bzw. nach welchen Kriterien die Mitarbeitenden ausgesucht werden, die dort enthalten sind? Danke & viele Grüße

Hallo,auf welcher Basis werden die Urlaubstage bei Werkstudenten gehaltstechnisch berechnet? Wenn jetzt jemand ein Arbeitszeitmodell von 20 Stunden die Woche hat und diese von Montag bis Freitag flexibel eintragen kann, und dann an einem beliebigen Tag Urlaub nimmt, wie kommt dann das Ergebnis im Gehalt bei der Lohnabrechnung zustande? Also wie wird der Lohn da berechnet? Ich wurde gefragt ob bei Werkstudis ein Urlaubstag = 8 Stunden immer sind.Unsere Werkstudis haben keine ganz festen Tage, lediglich die 20 Stunden in der Woche, die sie erfüllen sollen. Danke!

Hallo Community,ich möchte gerne für die Budgetplanung 2026 verschiedene Szenarien aufsetzen, wie unsere Personalkosten sich entwickeln könnten, wenn wir zum Beispiel allen / einigen MA 3% / 5% Gehaltserhöhung geben.Hier möchte ich gerne relativ detailliert “durchspielen”, wie sich die Kosten entwickeln, wenn wir eine Erhöhung zum 1. Januar im Vergleich zu einem späteren Zeitpunkt geben, oder auch wie sich die Besetzung von neuen Positionen in verschiedensten Quartalen auswirkt, etc.. Habt Ihr Ähnliches schon via Personio probiert? Ich nehme an, es ist ein Mix aus dem Planung und dem Vergütung-Modul? Wie sieht darin die Umsetzung aus? Ich würde so ungern mit Excel-Files arbeiten. Bin gespannt auf Eure Ideen und Eure ErfahrungKirstin

Hallo zusammen, wir nutzen die Datev-Schnittstelle nun schon seit einiger Zeit sehr erfolgreich. Diesen Monat war großes Chaos, weil alle gespeicherten Einträge in Personio zur Übermittlung der Datev Integration gelöscht und die Aktiv-Häkchen deaktiviert waren. Dies betraf die Gehaltseinstellungen (Fixgehalt, wiederkehrende Vergütungen, einmalige Vergütung, Stundenlohn), Abwesenheit, Lohnauswertungsdatenservice und sogar den eAU Abruf. Nur die Mitarbeitendenstammdaten waren noch aktiviert und wurden übertragen. 3 Fragen:Woran könnte das liegen? Gibt es ein Log-Buch o.ä., um eine Fehlbedienung auf unserer Seite auszuschließen?  Hatte jemand von euch schonmal einen ähnlichen Fall? Vielen Dank!Julia

Hallo zusammen,wir haben einen Mitarbeiter, der am 05.08.2025 als Teilzeitarbeiter (20 von 40h) angefangen hat und bei dem Personio das anteilige Gehalt falsch berechnet hat. Unsere Einstellung lautet “Berechnung nach Kalendertage”. D.h. er müsste das monatliche Grundgehalt durch 31 Tage mal 27 Kalendertage rechnen. Tatsächlich berechnet Personio einen Betrag, der sich bei 23 Kalendertagen ergibt. Im Gehaltsreiter habe ich das anteilige Gehalt (50%) eingetragen, die Wochenstunden sind mit täglich (Mo-Fr) mit je 4 h erfasst und auch das Arbeitszeitmodel ist mit 20h-Wo. erfasst.Kann mir bitte jemand helfen?Gruß Rita