Mitarbeiterdaten & Dokumente

Hallo zusammen,  mich interessiert, ob ihr die Mitarbeiterunterlagen (Arbeitsvertrag, abrechnungsrelevante Dokumente, etc.) außschließlich in Personio abspeichert oder/aber auch auf einem lokalen Datenträger (z.B. auf dem lokalen Laufwerk)? Mit anderen Worten: verlasst ihr euch bei der Pflege der digitalen Personalakte komplett auf Personio oder macht ihr noch einen zweiten lokalen Backup?  Ich danke euch schon im Voraus für die Hilfe. LG Nadja 

Hallo zusammen, wir wurden von unserer Datenschutzbeauftragten darauf hingewiesen, dass zum Beispiel in Personio hochgeladene Atteste nach 5 Jahren gelöscht werden müssen. Auch müssen die Zeiten aus der Zeiterfassung nach 2 Jahren gelöscht werden. Gibt es in Peronio die Möglichkeit, für diese Informationen ein automatisiertes Löschkonzept zu hinterlegen? Wie handhabt ihr diese Dinge in eurer Firma?Vielen Dank im Voraus.Viele Grüße,Bianca

Hallo ihr Lieben!auf meinem Dashboard habe ich neben anderen tollen Features auch die Mitarbeiter in Auszeit als Gesamtzahl stehen. Klicke ich da drauf, werde ich zur gesamten Mitarbeiterliste weitergeleitet. Was muss ich tun, damit ich nur die Mitarbeitenden sehe, die tatsächlich in Auszeit sind? Bei den Neueintritten geht das ja auch.Happy weekendNicole

Hi liebe Community,würde mich über eure Erfahrungen und euren Input zu bilingualen Vertragsvorlagen in Personio freuen.Als Dokument wird eine Word-Datei mit einer integrierten Tabelle genutzt, um den Vertrag bilingual darzustellen. Nach einem Upload der Vorlage in das System verschieben sich jedoch Absätze, die Formatierung wird also nicht korrekt aus der Vorlage übernommen. Des Weiteren unterscheidet sich die Formatierung der Vertragsvorlage in Personio - die Formatierung in der Ansicht direkt nach dem Upload unterscheidet sich mit der Formatierung der erstellen Vorlage in einem Mitarbeiterprofil.  Falls ihr bereits ähnliche Herausforderungen hattet oder aktuell habt würde ich mich sehr über Tipps & Tricks zur Lösung freuen!Viele Grüße,Niklas

Liebe Community,im Dashboard unter meinem Namen gibt es ja den Hyperlink zu den offenen Genehmigungsanfragen.Egal ob ich eine Anfrage anfordere bzw. zuständig für die Genehmigung wäre, ist es immer leer und dieser Text kommt → “No data available in table”.Woran kann dies liegen?DankeLG Fabi

Hallo zusammen,aktuell schlagen alle Unterschriftenanfragen über eSignatur fehl. Ich habe es bereits in verschiedenen Mitarbeitern und mit unterschiedlichen Dokumenten ausprobiert. Leider erscheint überall die Fehlermeldung Fehlgeschlagen und die Möglichkeit die Unterschrift nochmal anzufragen → gleiches Ergebnis.Auch scheint es egal, ob man das Dokument hochlädt, oder aus einer Vorlage generiert.Geht es nur mir so, oder habt ihr aktuell auch Probleme dabei?Liebe GrüßeTessa

Hallo zusammen, wir sind noch bei der Einrichtung unserer Prozesse und im Bereich Onboarding haben wir uns nun gefragt, wie es möglich ist eine/n neue/n Mitarbeiter/in (der/die noch nicht gestartet ist) einen Zugang zu Personio zu verschaffen um die Onboarding To Dos bereits einzusehen und abzuarbeiten.  Kann man einfach für die neue Person mit der privaten Email einen Personio Account erstellen und sobald die Person im Unternehmen gestartet ist auf die Firmenadresse der Person umsteigen?  Wenn nicht wie löst man das dann am geschicktesten, da es ja bereits vor dem Start ein paar Dinge zu erledigen gibt (Arbeitsvertrag, Dokumente und Co). Oder muss man diese Schritte dann manuell und via Email mit der Person einleiten und klären?  Danke vorab & viele GrüßeLeonie

Liebe Community,kann man ein vordefiniertes Attribut entfernen?DankeLG Fabi

Hi, bei uns hat ein Mitarbeiter sein Profilbild im eigenen Konto eingestellt und möchte es nun wieder löschen sodass wieder die Initiale als Bild erscheinen. Aktuell sehe ich keine Option das Bild zu löschen. Man kann nur ein neues Bild hochladen.Wir haben uns jetzt damit beholfen ein weißes Bild zu hinterlegen. Habt ihr noch Ideen?

Hallo zusammen, mit Freude habe ich soeben das neue Dashboard gesehen.Die Freude hat innerhalb von wenigen Sekunden der Trauer und Verzweiflung Platz gemacht. ;) Sollte das Update mit allen to dos auf dem Dashboard aus allen Bereichen uns doch Erleichterung bringen, so ist es nun ein unfassbarer Mehraufwand in vielen Belangen. Attestgenehmigungen → die Verlinkung geht in die digitale Akte in den Reiter “Atteste”, man muss also manuell das korrekte Attest raus suchen und sich vorab das Datum auf dem Dashbaord korrekt gemerkt haben, möchte man das Attes dann genehmigen, muss man aus der digitalen Akte wieder raus, über die Startseite ins Dashboard um den Haken zu setzen bzw. manuell in die Abwesenheit. Vorher ging das korrekte Attest direkt über das Dashboard auf. On-/Offboardingschritte → wo vorher stand, welches meine to dos sind, wie “Urlaubsbescheinigung erstellen” usw., steht dort nun nur noch, dass man 4 offene to dos hat, die man sich bitte anschauen soll, also klickt man auf die

Hallo zusammen,wir haben zum 31.12.2021 eine Studentin inaktiv gesetzt. Nun ist sie aber noch bis 31.01.2022 da, wie kann ich sie wieder aktiv setzen? Ich finde dazu nichts. Danke :-)

Hallo Zusammen,ich suche nach einer Lösung für folgendes Problem:Ich nutze viele Word Vorlagen und manchmal ist es unabdingbar, dass ich diese auch als Word Dokument beim Mitarbeiter ablege (um selbst weitere kleine Änderungen vorzunehmen). Wenn ich es ja als PDf speicher, kann ich selbst nichts mehr ändern.Im Nachgang muss ich das Dokument dann allerdings immer manuell raus löschen, da der MA sich die Word Vorlage herunterladen und somit bearbeiten könnte. Bei den meisten Dokumenten nicht optimal aus AG-Sicht ;-)Habt ihr hierzu eine Lösung?ch dachte schon an eine Möglichkeit über die Mitarbeiterrollen, allerdings könnten die Kollegen bei einem reinen Ansichtsrecht keine Dokumente mehr selbst hochladen (oder sehe ich das falsch?).Freu mich über Rückmeldungen. Viele Grüße,Miriam

Hallo,einer unserer Mitarbeiter ist bis zum Austrittsdatum freigestellt. An die gesamte Belegschaft ist der Kollege als Austritt kommuniziert.Einerseits benötigen wir den Mitarbeiter in Personio weiterhin als aktiven Mitarbeiter. In der Mitarbeiterliste und im Orgchart (bei uns für alle einsehbar) soll er jedoch nicht mehr geführt werden.Gibt es hierfür eine Lösung?Viele GrüßeTorsten

Hallo zusammen,  wir führen gerade Personio als HR-Tool ein und haben uns das unbegrenzte Paket der digitalen Unterschrift hinzugebucht. Diese Funktion möchten wir dementsprechend natürlich nutzen, unser Anwalt sagt jedoch, dass dies rechtlich in Deutschland sehr schwierig sei und rät uns weiterhin dazu, sämtliche Dokumente (nicht nur befristete Schreiben) auch im Original unterschreiben zu lassen.  Nun meine Fragen - was haben eure Anwälte gesagt? Nutzt ihr diese Funktion? Legt ihr zusätzlich noch Dokumente im Original in Akten ab?  Vielen Dank im Voraus für eine kurze Rückmeldung. Ich freue mich auf den Austausch mit euch!  Liebe GrüßeAnnika von Ruby

Hallo liebe Community,wie kann ich in der Historie die Position und Abteilung eines Mitarbeiters ändern? Aus irgendeinem Grund, ich vermute, das kommt noch aus unserer Testphase, ist bei einem Mitarbeiter mit Anstelldatum eine falsche Abteilung und Position hinterlegt. Diesen Eintrag möchte ich löschen bzw. durch die richtige Abteilung und Position ändern. Es geht mir NICHT um ein Datum!Danke schon mal und viele GrüßeNicole 

Hallo zusammen, wir haben neue Attribute hinzugefügt und die Mitarbeiter sollen dort auch ein Dokument hochladen. Wie kann ich das denn einstellen? Bislang habe ich nur die Auswahlfelder und das Datumsfeld, aber keine “Hochlade-Feld”. Könnt ihr mir bitte helfen. Vielen DankJanna

Hallo Community,  ich darf Admin für unser Personio Tool machen, habe aber nur Zugriff auf bestimmte Gehaltsbereiche. Ist es möglich z.B. einen zweiten Standort anzulegen und diesem einen anderen Admin zuzuordnen? Oder gibt es sonst Lösungsideen für dieses Problem?  Danke und viele GrüßeSebastian 

Guten Morgen Community,aufgrund der aktuellen Lage würden wir gerne die Impfstatuse unserer Mitarbeiter hinterlegen ggf. mit Datum der Zweitimpfung und dem Impfzertifikat. Die Frage die ich mir hierbei stelle, dürfen wir das aktuell überhaupt? Ich hatte gelesen, dass dies nicht in der Personalakte hinterlegt werden darf. Aber vor allem die Vorgesetzen halten das für unbedingt notwendig. Danke.Elena 

Guten Morgen zusammen,ist es möglich das Profil eine*r Mitarbeiter*in aufgrund von (fristloser) Kündigung zu deaktivieren, sodass dieser keinen Zugang mehr zu seinem Profil hat?Danke :)Elena 

Liebe Personio-Nutzer,wir haben ein etwas komplexes Problem. Seit knapp einem Jahr nutzen wir die von uns neu erstellte Abwesenheit “Mobile Working”. Somit wissen wir immer, wer wann im Büro war/ ist und können entsprechend planen.Einige Teamleads und auch unser Office Management sind allerdings durch die Ansicht auf ihrem Dashboard sehr verwirrt. Dort werden ihnen täglich unter “Heute Abwesend” natürlich zusätzlich zu den “Richtig Abwesenden” auch alle Mitarbeiter:innen angezeigt , die im Mobile Working sind, dort ja aber arbeiten und demnach nicht abwesend sind.Wie bildet ihr das bei euch im Unternehmen ab? Gibt es noch eine bessere Möglichkeit?Ich freue mich sehr auf eure Rückmeldungen :)Liebe GrüßeJuliane

Hallo Community, ich versuche gerade eine Vorlage für einen Arbeitsvertrag hochzuladen. Das Dokument ist in zwei Spalten eingeteilt, weil die linke Spaltenseite auf Deutsch und die rechte Seite auf Englisch geschrieben ist. Egal was ich tue, sobald ich das Dokument in Personio hochlade, sind die Absätze verschoben und die Spalten passen nicht mehr identisch zusammen. Habt ihr eine Idee, woran das liegen kann und/oder wisst ihr, was ich anders machen kann? Viele GrüßeKatharina

Hallo,wir sind auf der Suche nach einem OrgChart, dass man auf- und zuklappen kann und das man sinnvoll exportieren kann oder man die MA einladen kann.Habt ihr da ein paar Ideen?Liebe Grüße - Sarah

Können 1 Person/ 1 Mitarbeiter*in mehr als 1 Team zugewiesen werden?

Hallo zusammen, mir fällt in Personio in letzter Zeit immer wieder fehlende Konsistenz auf. Auch heute wieder. Ich habe gerade eine Änderung terminiert und dabei ist mir aufgefallen, dass in der Attributsliste in Klammer nicht die Sektion steht, wo das Attribut zu finden ist. Ich habe mal ein Snip angefügt im Hintergrund sieht man in hellblau die eigentliche Bezeichnung. Tatsächlich hieß es bei uns mal “Berufsträgerinformationen” aber das haben wir relativ zeitnah nach der Implementierung wieder geändert. So ein paar Sachen im Mitarbeitendenprofil sind mir in letzter Zeit öfter aufgefallen. Fällt sowas noch jemandem auf und gibt es von den Personios evtl. eine Begründung? Liebe Grüße und vielen Dank,Elena 

Hallo,ich benötige für den Senior-Chef eine ausgedruckte MA-Liste mit Bildern! Ist das irgendwie möglich, eine solche zu generieren?Danke, Grüße aus KraillingJessy