Mitarbeiterdaten & Dokumente

Hallo zusammen,der neue Dokumentenupload hat uns ja nun wieder ein paar Klicks mehr geschenkt. Das ist etwas unpraktisch, aber ja - man kommt klar. Was ich aber sehr zeitraubend finde, ist die Zeit, die für den Upload und das Auslesen des Dokumentes benötigt wird. Warum wird das Dokument überhaupt ausgelesen? Hat das was mit der Suchfunktion zu tun? Mit der KI? Irgendwie ging das an mir vorbei. Bei größeren Dateien und manchmal auch schon bei kleineren Dateien kann das durchaus mal dauern und hält wirklich auf, wenn man mal ein paar Unterlagen digital abzulegen hat.Geht es noch jemandem so?Kann man das anhand von irgendwelchen Einstellungen beschleunigen?Vielen Dank vorab.Liebe GrüßeSven 

Hallo zusammen,ich möchte für alle Mitarbeitenden und Führungskräfte die Abteilungen, Unterabteilungen und Positionen (=Jobtitel) einrichten. Manche Mitarbeitenden arbeiten jedoch auf zwei Positionen:Bsp.: FührungskraftPosition 1: Head of Production (Hauptposition, an die sich die Vergütung orientiert)Position 2: Unit Leitung Production (d.h. Person leitet gleichzeitig eine von zwei Units innerhalb des Teams Production)Solche Fälle habe ich auch auf Mitarbeitenden-Level: Person A arbeitet als “Unitleitung Media” und “Unitleitung Marketing”  oder Person B arbeitet als “Senior Manager Sales” und “Unit Leitung Networking”Wie kann ich beide Informationen sinnvoll in Personio abbilden? Die Info soll für alle MA sichtbar sein. Dank euch für Support.Maja  

Hallo Zusammen,wir haben uns vor ca. 3 Wochen für Personio entschieden und der Implementierungsstart sollte laut Vertrag eigentlich am 12.09.2025 sein. Ich habe seit Unterschrift aber leider nichts mehr gehört und auch keine Mail bekommen. Habt ihr dort eventuell Erfahrungswerte, wie lange man dort warten sollte?Vielen Dank schon mal für die Unterstützung!

Wie kann man in Personio eine einmalige Aufgabe für alle Mitarbeitenden erstellen, die bei denen in der Inbox landet? (Mein Anwendungsfall: Alle Mitarbeitenden sollen nochmal über ihr Mitarbeitendenprofil gehen und private Handynummer und E-Mail Adresse inkl. Notfallkontakt ergänzen)

Hallo zusammen,wer hat denn von Euch bereits die Personalplanung eingerichtet und kann darüber mal ein wenig berichten? Ich bin mit den Helpcenter-Artikeln nicht ganz glücklich. Mir fehlt da ein klarer Ablauf wann man was genau tun muss. Gerne mal melden, falls das schon in Benutzung ist. Würde mir dazu gerne mal Input einholen. Dankeschön! Viele Grüße, Jan

Hallo Zusammen, habt ihr auch Kollegen, die in anderen Teams arbeiten als sie organisatorisch zugewiesen sind.Wie macht ihr so etwas bspw. im Mitarbeiterprofil ersichtlich, dass jeder auf den ersten Blick sieht in welchem Team der Kollege aktuell arbeitet.Grund der Frage ist, dass unsere Azubis während ihrer Ausbildung organisatorisch dem Academy Team zugewiesen sind, jedoch durchlaufen sie verschieden Team um sich KnowHow anzueignen, es sollte deshalb im Profil ersichtlich sein in welchem Team, dass sie sich aktuell zum Arbeiten befinden. Danke schonmal für eure Hilfe. Liebe GrüßeChristina

Wir haben zwei Attribute (1. und 2. Staatsbürgerschaft) angelegt und würden gerne die Liste der möglichen Staatsbürgerschaften möglichst schnell den Attributen als Auswahlliste zuordnen. Hat jemand einen Tipp, wie ich das möglichst schnell machen kann? Aktuell fällt mir nur ein jede Staatsbürgerschaft händisch als Auswahloption hinzuzufügen, was sehr aufwändig wäre.  Vielen Dank vorab für eure Hilfe! VG Miriam

Hallo zusammen, seit der Umstellung muss man in den Dokumenten jedes Mal “Kategorie” anklicken und die Sparte auswählen, wenn man nicht die Dokumente durchsuchen möchte. Nach Ansicht eines Dokuments, muss man erneut eine Kategorie auswählen. Für unser Empfinden war es vorher besser, als sämtliche Kategorien dauernd angezeigt wurden. Geht es anderen ähnlich? Viele Grüße, Michaela 

Hallo Community,bei uns gibt es Führungskräfte, die mehrere Abteilungen führen. In den Mitarbeiterdaten kann ich aber nur eine Abteilung zuordnen. Gibt es eine Möglichkeit, dem entsprechenden Mitarbeiter mehrere Abteilungen zuzuweisen?In den Analysen bekomme ich das über Filter hin, aber mir geht es z.B. um die “Abteilung” bzw. die dort angezeigten Mitarbeiter auf der Startseite.

Hallo Zusammen,wir haben uns letzte Woche für Personio entschieden und bis auf eine Mail, die mir zeigt, was ich vor der Implementierung machen sollte habe ich leider noch keine Rückmeldung erhalten. Muss ich noch etwas tun, damit ich Informationen zu den Implementierungsterminen erhalte?Außerdem habe ich mich an dem genannten Video langehangelt und versuche gerade die Demomitarbeiter zu entfernen, finde die Funktion in den Einstellungen aber nicht. Kann mir dahingehend eventuell auch wer helfen?Vielen Dank schon mal für die Hilfe!

Hi, warum ist beim Export der Stammdaten von Datev keine Krankenkasse, Lohnsteuerklasse und Religion mit drin?Wir starten mit Personio erst im Januar 2023 und pflegen jetzt alle Daten in Personio ein. Wenn ich bis Dezember 2022 mtl. Änderungen in den Personaldaten in Datev vornehme kann ich diese Ende Dezember 2022 per Datentransfer von Datev zu Personio überspielen (ohne Bewegungsdaten).Liebe Grüße Conni

Hallo zusammen,Wenn Mitarbeitende gehen, würden sie gerne die gesammelten Dokumente herunterladen. Dafür gibt es auch einen Button “alle Dokumente exportieren”. Leider scheint das nicht zu funktionieren. Entweder der Export startet nicht oder die generierte Datei ist fehlerhaft. Gibt es dafür eine Lösung?

Hallo zusammen,  aktuell füllen unsere Führungskräfte bei Vertragsänderungen (Stundenerhöhung, Positionsänderung etc.) ein Formular zu dem Mitarbeitenden aus und schicken uns dieses per Mail zu, damit wir im HR die Verträge entsprechend aufsetzen können. Habt ihr vielleicht einen smarte Weg, wie wir diesen Informationsfluss in Personio abbilden können? Ich würde sehr gerne von dem Formular und E-Mailverkehr weg.Vielen lieben Dank im Voraus!

Hallo liebe Community,uns ist aufgefallen, dass auf der neuen „About“-Seite (erster Reiter im Mitarbeitendenprofil) bei einigen Personen ein Sternsymbol (★) hinter dem Namen angezeigt wird – direkt im unteren Bereich der Seite, wo die persönlichen Informationen zusammengefasst sind.Anbei ein Screenshot des Symbols. 🔍 Wir nutzen keine benutzerdefinierten Attribute, und in den Einstellungen konnten wir nichts finden, was dieses Symbol erklärt. Auch in der offiziellen Dokumentation oder hier in der Community haben wir bisher keinen Hinweis entdeckt. Hat jemand eine Idee, was der Stern bedeutet?🔹 Ist das ein neues (Beta-)Feature?🔹 Ein spezielles Statusmerkmal?Abwesenheit, Geburtstag oder ähnliches?

Hallo, bei uns kommt es mal vor, dass Mitarbeitende die Firma innerhalb des Konzerns wechseln. Bisher haben wir das Personio Profil behalten und zum Änderungsdatum die neuen Daten terminiert. Das geht nun allerdings auf Grund einer neuen Schnittstelle nicht mehr. Diese erfordert, dass wir ein neues Profil anlegen sobald es eine neue Personalnummer gibt. Jetzt würde ich den Aufwand gerne so klein wie möglich halten und dachte an die Wiedereinstellungsfunktion. Diese kopiert ja wenn gewünscht alle Informationen in das neue Profil - Perfekt! Problem: das alte Profil muss dafür im Status inaktiv sein. Wir könnten also nicht bereits vorher das neue Profil anlegen und ein Oboarding starten - sondern erst zum Änderungsdatum den Austritt hinterlegen und das neue Profil erstellen lassen mit der Funktion des Wiedereintritts. *Ich habe probiert ob man den Status im alten Profil nochmal zurück auf aktiv setzen kann, das geht aber leider nicht:

Hallo zusammen, der Unternehmensdatenexport ist super praktisch, um die Daten der Mitarbieteitenden auch an anderer Stelle als nur in Perosnio zu speichern. Insbesondere als Absicherung der digitalen Personalakte ist das super. Es ist bei uns aber die Frage baufgekommen, in welcher Weise die Daten des Datenbankexportes, die in unzähligen CSV-Dateien zur Verfügung stehen, wieder genutzt werden können. Ist es möglich (sollte Personio jemals komplett ausfallen) sie danach wieder in das Programm einzuspielen oder was gibt es da für weitere Möglichkeiten?Viele GrüßeSilke

Hallo zusammen,gibt es eine Möglichkeit, wie ich alle Dokumente aus einer bestimmten Kategorie von allen unseren Mitarbeitern herunterladen kann? Beispielsweise brauchen wir ausschließlich die hinterlegten Arbeitsverträge und wollen keinen neuen Datenexport erzeugen, da wir nur die Arbeitsverträge brauchen und nicht die anderen Dokumente. Vielen Dank im Voraus 

Hallo zusammen,hat noch jemand das Problem, das bei der Grundvergütung plötzlich völlig an den Haaren herbeigezogene krumme Beträge angezeigt werden?! Auch rückwirkend. In dem Bsp. sind 5100 und 5400 richtig, der Rest ist totaler Quatsch. Es gab keinerlei Gehaltsabzüge.Und das betrifft bei mir etliche Mitarbeitende!Habe schon ein Ticket aufgemacht, aber noch keine Rückmeldung.  

Hallo in die Runde!Wir haben im August unsere Wochenstunden Vollzeit von 40 auf 39 gesenkt. Soweit so gut, hat alles geklappt. Nun stehe ich vor der Herausforderung, dass ich keinen Weg finde, das vordefinierte Attribut “Vollzeitstunden” in den Einstellungen zu ändern. Lege ich neue Mitarbeitende an, kommt weiterhin 40 Std als Vollzeit, anstelle von 39 Std.Kann jemand helfen?Viele GrüßeNicole  

Sobald der Anstellzeitraum abgelaufen ist, wechselt der Status eines Mitarbeitenden auf Inaktiv, was grundsätzlich nicht ganz falsch ist.Aber:Es gibt noch Offboarding Schritte (auch nach Austritt), die zu erledigen sind. Der Mitarbeitende erhält im Nachgang auch noch Dokumente (Gehaltsabrechnung, etc). die er abrufen kann/muss Sobald der Status automatisch auf Inaktiv gesetzt wird, kann die Person nicht mehr auf ihre Daten zugreifenDas ist nicht optimal. Weder die Person dann händisch noch mal auf Aktiv zu setzen, noch, dass die Daten nicht mehr erreichbar sind.Hier müsste es in meinen Augen einen Übergangszeitraum geben, bis zur Deaktivierung des Accounts. Also nicht zum Vertragsende, sondern nach x Tagen (gerne auch als Offboardingschritt), bzw. sollte es eine EInstellung geben, dass die Accounts nicht automatisch auf Inaktiv gesetzt werden, damit man dies im Offboarding oder manuell machen könnte.Sehe ich gg

Hallo zusammen, wir haben eine Mitarbeiterinformation, die wir gerne als PDF im Massenupload in alle Mitarbeiterprofile hochladen wollen würden. Ist das irgendwie möglich? Mir wird von der KI vorgeschlagen, dass ich es unter Einstellungen → Dokumente unter den Vorlagen hochlade, aber da kann ich ja keine PDFs sondern nur Word-Dokumente hinterlegen…   

Hey zusammen,welche Möglichkeiten habe ich um Dokumente, die ich mit bestimmten Mitarbeitern teilen möchte, hoch zuladen?Ich möchte die Word/PDF-Dokumente nicht auf die einzelnen Mitarbeiter-Profile ablegen. Der Schnellzugriff funktioniert in Verbindung mit teams als Link zum Dokument. Da bin ich aber in der Anzahl begrenzt und ich finde es ist nicht die optimale Lösung dafür.Ich würde lieber Ordner anlegen, wie beispielsweise “Onboarding neuer Mitarbeiter” und hier alle relevanten Dokumente für unsere Führungskräfte ablegen. Wer hat bereits Erfahrungen? :) Lieben Dank, Sara.

Hallo zusammen 😊Unser Head of HR unterschreibt in Personio viele Dokumente elektronisch. Aktuell unterschreibt er jedes Mal einzeln auf seinem Handy. Gibt es eine Möglichkeit, eine E-Signatur in Personio zu hinterlegen, sodass man diese, wenn man unterschreiben möchte, nur noch abrufen muss und an einen bestimmten (ggf. vordefinierten) Platz setzen kann?Danke schon einmal für eure Hilfe 😊Liebe GrüßeMelissa

Guten Morgen Zusammen, ich habe eine Frage zu optionalen Textbausteinen im Arbeitsvertrag, welche ich problemlos einbetten konnte.Allerdings sind die Textbausteine im Vertrag fortlaufend nummeriert. Gibt es irgendeine Möglichkeit, dass man die Nummerierung, wenn man sich gegen den jeweiligen Textbaustein entscheidet, auch mit verschwindet und dann nach dem Absatz weiter läuft? Ein Beispiel: Der Absatz 3.1 im Vertrag ist ein optionaler Textbaustein, der nicht bei jedem neuen MA zu tragen kommt. Wenn man hier also die Option auswählt, dass kein Text angezeigt werden soll, bleibt die Nummer 3.1 stehen, nur der Text dahinter verschwindet.Aktuell müsste man die Nummerierung manuell im Word-Dokument herausnehmen. Gibt es hier eine Möglichkeit, die Nummerierung auch sofort mit zu entfernen? Vielen herzlichen Dank vorab für die Unterstützung. Liebe GrüßeAnna 

Liebe Community, könnt Ihr uns weiterhelfen? Mitarbeiter, die in Personio „on leave“ sind, verschwinden aus dem Organigramm und den Personenlisten (Sabbatical, Elternurlaub, Kündigungen - garden leave). Unsere Führungskräfte bemerken an, dass wenn die Kollegen komplett aus dem Organigramm verschwinden, dies zu Problemen bei der Urlaubs-Planung, Budgetierung usw. führt. angebotene Lösung von Personio: Wir können Mitarbeitern (oder bestimmten Mitarbeitern) Zugriff auf die Statusanzeige in Personio geben. Das bedeutet jedoch auch, dass sie befristete Mitarbeiter sehen, die im garden leave sind, und das wollen wir nicht. Gibt es andere Lösungen? Danke!