An- und Abwesenheit

Hallo zusammen, welches Arbeitszeitmodell nutzt ihr für Werkstudenten? Bei uns arbeiten die Werkstundeten sehr flexibel, haben somit keine festen Tage.Wie handhabt ihr Urlaube (bzw. deren Ausbezahlung) bei Werkstudenten über Personio?  

Liebe Community,wir haben ältere Arbeitsverträge, in denen am 3. Tag eine AU abgegeben werden muss und neuere Verträge, mit der aktuellen gesetzlichen Regel am 4. Tag. Der Nachweis soll erforderlich sein und die Mitarbeiter zu den vertraglich vereinbarten Tagen erinnert werden.Können wir für die Abwesenheit Krankheit 2 Richtlinien anlegen, die wir dann den entsprechenden Mitarbeitern zuweisen? Vielen Dank.Viele GrüßeSusanne   

Hallo zusammen, ich bin mir nicht sicher, ob dieses “Problem” noch jemand hat, wir haben aktuell mehrere Kollegen/Kolleginen, die unter mehreren Vorgesetzten und Abteilungen wechseln, ob wöchentlich oder auch mal täglich. Die Anträge landen, aktuell immer zentral bei uns im Personalbüro, es wäre super, wenn man die einzelnen Genehmigungen auch entsprechend weiterleiten könnte, so wäre es auch den Stammvorgesetzten möglich, bei einem Standort- oder Abteilungswechsel seiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Anträge an die aktuelle Führungskraft zu leiten. Das abändern in den Stammdaten der Führungskraft finde ich in diesem Fall nicht sehr sinnvoll und hat mehr administrativen Aufwand als die Genehmigungen einfach weiterzuleiten. DankeVGDaniel 

Liebe Community,wir stehen mal wieder vor dem altbekannten Problem, dass wir den Elternzeitprozess gerne automatisierter in Personio abbilden wollen. Wie löst ihr das Thema Mutterschutz und Elternzeit im Moment? 😊 Für uns kommt nicht in Frage, die Onboarding Checkliste hierfür zu verwenden, weil wir die Informationen aus dem Onboarding behalten wollen und die Fristen nicht korrekt wären. Weitere Zwischenaccounts wollen wir auch nicht schalten. Wir haben uns auch schon an den Workflows versucht, sind hier aber nicht zufrieden, da man nicht mehrere Aufgaben gleichzeitig zuteilen kann und als Trigger nur der Start einer Abwesenheit gewählt werden kann.Vielen Dank im Voraus und liebe GrüßeJulia

Hallo, eine unserer Mitarbeitenden hat für Samstag den 2.11. 33 Minuten als Minusstunden stehen. Bei Ihr ist das Arbeitszeitmodell Mo-Do hinterlegt. Eine 30h Woche mit 10 Überstunden, die monatlich abgegolten sind. Alles über 10 kann mit in den Folgemonat genommen. Sie hatte 6 Überstunden aus Oktober die nun plötzlich nicht abgeolten sind und 33 Minusminuten für den 2.11. Wer kann helfen wie man das weg bekommt? Danke!

Hallo,mir ist aufgefallen, dass bei ausstehenden Genehmigungen nicht mehr ersichtlich ist, wo die Genehmigung gerade “liegt”, in der Vergangenheit war der Vorgesetzte namentlich ersichtlich, aktuell nicht mehr. Ist das so korrekt oder ein Fehler? Ich finde gerade für die Kollegen ist das sehr sinnvoll zu sehen, wo sich die Genehmigung befindet, um auch mal aktiv nachzuhaken, wir haben aktuell zweistufige Prozesse wo es somit zu Unstimmigkeiten kommen kann. DankeVGDaniel 

Hallo zusammen, ich stehe vor dem Problem, dass ich grundsätzlich das Personalbüro oder die Führungskraft über Tage informieren möchte, ohne Abwesenheitsgrund und ohne Anwesenheit. Hintergrund ist dass wir aktuell keinerlei Übersicht über fehlende Zeiterfassungen erhalten, die Mitteilung gibt es aktuell nur für Mitarbeiter direkt und diese sagt lediglich aus “prüfe deine Zeiten”, wir lassen die Zeiten jedoch vollständig über Terminals erfassen und der Zugriff auf Personio ist noch nicht vollständig gegeben. Es sollte doch möglich sein, das zukünftig über einen Workflow abbilden zu können, die Kriterien hierfür sind ja vorhanden. Der allgemeine Hinweis ist für uns nicht sinnvoll, es wäre schön, wenn eine Meldung erscheint “für MA XY fehlt an Tag 12.11.25 eine Anwesenheit/Abwesenheit”Wie löst ihr das aktuell ?DankeVGDaniel 

Hallo zusammen,der Abruf der eAU hat bei uns einwandfrei bis ca. Q1 diesen Jahres noch geklappt. Und auch teilsweise noch später bis vor einigen Wochen bei manchen Mitarbeitern. Seitdem waren Mitarbeiter nicht mehr länger krank vermutlich ist es deswegen solange nicht aufgefallen.Momentan funktioniert der Abruf wie gesagt nicht und wirft direkt bei Eintrag der Krankheit/Abwesenheit eine Fehlermeldung, zB. EAU C-PL-0000002, EAU C-PL-0000000. Ich habe bei allen Mitarbeitern eine Personalnummer eingetragen, sodass die Zuordnung ja passen sollte (da habe ich auch seitdem nichts geändert). Die Verbindung zu Datev habe ich auch schon mal neu eingerichtet.Das Steuerbüro ist hier auch etwas ratlos. Lediglich habe ich die Info erhalten, dass sie von LODAS auf Lohn&Gehalt umgestiegen sind. Kann hier das Problem liegen?Wie gesagt, es wurde aktiv nichts in den Mitarbeiter oder Abwesenheitsarten seitdem geändert, daher wundere ich mich, dass es plötzlic

Hallo,ein Kollege hat vom 03. bis 14.11. Freizeitausgleich beantragt und genehmigt bekommen.Er hat jedoch nur am 03. und am 05. die 8 Stunden abgezogen bekommen, am 4.11. nicht.Wo ist der Fehler?VGKebo

Hallo liebe Community, wir haben festgestellt, dass es unseren MA nicht möglich ist, über die app als Vertreter den Urlaub zu genehmigen.Liegt das Problem auch bei Euch vor?Danke Euch und liebe Grüße!   

Hallo zusammen :-)Wir haben momentan das Problem, dass Personio bei einigen Mitarbeitenden ein Dokument (Attest) bei Krankheit verlangt und bei einigen Mitarbeitern nicht, obwohl es sich um weniger als 4 Tage Abwesenheit handelt.Hier war eine MA zum Beispiel nur einen Tag krank und trotzdem will Personio ein Dokument haben:Wir arbeiten nicht mit der DATEV Integration und in unserer Abwesenheitsrichtlinie bei Krankheit ist ebenfalls “ab dem 4. Tag” hinterlegt.Wir würden hier gerne die lästigen Meldungen abstellen, die daran erinnern man müsse ein Dokument hochladen.Weiß hier jemand weiter?Danke vorab und liebe Grüße! 

Liebes Personio Teamist es möglich, die kumulierten Überstunden “Kontostand, gesamt” des Mitarbeiters direkt auf der Monatsübersicht (Export der Anwesenheit je Monat) mit aufzudrucken? Berechtigterweise habe ich diese Frage von verschiedenen Vorgesetzten gehört, die die Monatsübersichten gegenzeichnen. Die Summe der kumulierten Überstunden, bei euch “Kontostand, gesamt” genannt, wäre hier der sinnvoll, da die Vorgesetzten aus Zeitmangel nicht bei jedem Mitarbeiter im Profil nachsehen können. Aktuell erstelle ich einen monatlichen Bericht und schicke ihn an die jeweiligen Vorgesetzten, aber wenn es sofort mit aufgedruckt werden würde, würde dies den Prozess um einiges erleichtern und ich könnte mit diesen Aufwand sparen.Vielen Dank und viele Grüsse Sina

Liebe CommunityWir haben folgende Thematik:  2025:Person im Pensum von 100%Ferienguthaben per 31.12.2025: 7 Tage 2026:Person neu im Pensum von 80%Ferienguthaben für 2026: 30 TageTagessoll von 6 Stunden 43 Minuten von Montag-Freitag Wie behandelt Personio im Jahr 2026 die Ferientage vom Jahr 2025?Die Person hat die elf Tage für ihr 100% Pensum zugute. Wenn sie nun im Jahr 2026 von diesem Guthaben 2025 von elf Tagen Gebrauch macht, wird an diesen Tagen die Sollarbeitszeit vom Jahr 2025 gerechnet oder die dann im Jahr 2026 gültige?Theoretisch sind diese Ferien aus dem 100% Anstellungsverhältnis dieser Person ja 8 Stunden 24 Minuten wert. Sprich Personio dürfte ihr nicht einen ganzen Ferientag für das Teilzeitpensum von 80% (6 Stunden 43 Minuten) im Jahr 2026 abziehen. Weiss jemand wie Personio damit umgeht? Bin gespannt auf Antworten!Grüsse Irene 

Hallo zusammen,ich habe ein Problem mit der Einrichtung eines flexiblen Arbeitszeitmodells in Personio.Ich wollte ein Modell anlegen, bei dem die Mitarbeiterin 5 Stunden pro Woche arbeitet, aber ihre Arbeitszeit flexibel auf verschiedene Tage verteilen kann.Ich habe in den Einstellungen jeden Tag 1 Stunde hinterlegt, damit das System die Wochenarbeitszeit erkennt. Beispielhafte Verteilung: Montag: 2 Stunden Dienstag: 30 Minuten Mittwoch: 30 Minuten Donnerstag: 2 Stunden = insgesamt 5 Stunden pro Woche   Das Problem:Personio berechnet hier 2 Stunden und 55 Minuten als Überstunden, obwohl die Gesamtarbeitszeit 5 Stunden beträgt.Ich möchte gerne, dass die Mitarbeiterin ihre Stunden flexibel verteilen kann, ohne dass Überstunden entstehen, solange die Wochenarbeitszeit nicht überschritten wird.Hat jemand eine Idee, wie man da

Hallo community,ich arbeite noch nicht so lange mit personio und die Zeiterfassungsmodelle wurden im Vorfeld (vor meinem Eintritt) schon in den Einstellungen/Arbeitszeiten angelegt.Wir diskutieren aktuell darüber, ob und wie wir eine Kernarbeitszeit regeln und in diesem Zusammenhang kam u.a. die Frage auf, ob man in personio den frühestmöglichen als Arbeitszeit geltenden Arbeitsbeginn setzen kann. Sprich, wenn wir z.B. sagen vor 7 Uhr kann zwar “gestempelt” werden, die Zeit ist aber quasi unproduktiv und zahlt nicht auf die tägl. Soll-AZ ein, wie kann das in personio automatisiert gesteuert werden?Ich bin dankbar für zeitnahe Antworten und Hinweise.Viele Grüße

Hallo zusammen,wir sind gerade dabei, einen Teil unserer Mitarbeitenden in einen neuen Personio Account umzuziehen. Die Historie der Abwesenheiten soll hierbei übernommen werden (hat mit Upload der Abwesenheiten aus dem alten Account auch super geklappt).Nun stimmen allerdings die Kontostände zwischen alt und neu nicht überein, da die Feiertage für die Vergangenheit nicht angezeigt und somit auch nicht abgezogen werden - unabhängig ob ich unseren individuellen Kalender oder den entsprechenden Kalender für BaWü beim Standort hinterlege. Der 06.01. fehlt beispielsweise immer für die Vergangenheit, für 2025 und die Zukunft werden alle Feiertage jedoch korrekt angezeigt.Wenn ich die Feiertage der einzelnen Jahre unter “Einstellungen->Arbeitszeiten und Abwesenheiten->Feiertage” anschaue sind die Feiertage in den entsprechenden Jahren vorhanden.Die Feiertage sind wie geschrieben dem Standort zugewiesen und der Standort ist auch allen MAs zugewiesen.

Hallo zusammen,  wir haben Mitarbeitende mit und ohne Zeiterfassung (Vertrauensarbeitszeit). Mit Zeiterfassung erscheint die “Abwesenheit” Home Office im Stundenzettel und der MA kann sich selbst jeden Monat einen Stundenzettel als PDF anzeigen lassen, der die Abwesenheit auch zeigt. Mitarbeiter ohne Zeiterfassung haben keinen Stundenzettel. Home Office (rechtlich besser: Mobiles Arbeiten oder Remote) unterliegt keiner Genehmigung, das ist auch so gewollt und völlig OK. In den Abwesenheiten kann der MA über den Kontostand / Aktivität gehen und erhält eine Übersicht. Die kann sich der MA aber nicht exportieren. Aber es ist besser als nichts. Gibt es für Mitarbeitende ohne Zeiterfassung eine bessere Möglichkeit, um den Überblick über Home Office Tage zu bekommen? Die auch noch möglichst simpel ist? Viele GrüßeAndrea

Hi,Wir möchten gerne dass Krankheit- und Urlaubstage für alle Mitarbeiter ausgegraut werden. Nur Teamleads sollten die Abwesenheitsart sehen können innerhalb ihrer direct reports. Allerdings sollten andere Mitarbeitende aus einem anderen Department nicht sehenden können dass jemand krank ist.In den Einstellungen unter Employee Roles → Permissions kann ich zwar bei Time Off anklicken Own + Reporting Line, jedoch zeigt es trotzdem alle Abwesenheiten bei allen Mitarbeitern farbig und mit Bezeichnung an.

Hallo zusammen, wie wir alle wissen, endet die Lohnfortzahlung nach 42 Tagen. Mitarbeitende müssen nicht zwangsläufig 42 Tage am Stück krank sein, sondern es kann auch Unterbrechungen durch Arbeitszeiten oder Urlaub sein. Die 42 Tage können auf 6 Monate zusammengerechnet werden. Wenn Unterbrechungen vorhanden sind, ist man auf die Mitarbeit der Krankenkassen (bei gesetzlich Versicherten) und der Mitarbeitenden (insb. private KV) angewiesen. Auf die Beweispflicht und bei wem sie liegt, will ich hier gar nicht erst eingehen. Man kann über Datev eine Vorerkrankungsanfrage stellen. Geht das auch über Personio? Wir arbeiten mit einer Steuerberaterin zusammen und haben die Datev Schnittstelle. Ich fände es aber sehr smart, wenn wir selbst in Erfahrung bringen könnten, wenn jemand aus der Lohnfortzahlung fällt.Freue mich auf spannende Antworten. GrüßeAndrea

Hallo zusammen,ich würde gerne einstellen, dass die Vorgesetzten einer Person eine Information bekommen, wenn die Person ein bestimmtes Überstundenkontingent erreicht hat. Personio warnt die Mitarbeitenden selbst, wenn sie ein bestimmtes Kontingent übersteigen, aber die Vorgesetzten bekommen das nicht mit. Gibt es da eine Einstellung?Ich will nicht die Überstunden begrenzen oder kappen.Liebe GrüßeJana

Hallo,es wäre wichtig, dass Projekte nicht nur von Admins erstellt werden können sondern mindestens auch von Vorgesetzten.

Hallo liebe Community, mich würde interessieren wie ihr das Thema lange Krankheiten in Personio behandelt.  Wenn ein Mitarbeiter nun längere Zeit krank ist, also über die 6 Wochen und damit aus der Entgeltzahlung rausfällt - tragt ihr den gesamten Zeitraum als Krankheit ein oder habt ihr noch eine weitere Abwesenheitsart als unbezahlt krank? Nur so könnte man in der Auswertung unterscheiden für wieviele Tage das Unternehmen gezahlt hat. Aber wir haben inzwischen bereits so viele Abwesenheitsarten, ich würde ungern noch mehr einführen.   Tragt ihr bei dem Mitarbeiter zudem Auszeit ein? Das hat den Vorteil dass das Gehalt entsprechend angepasst wird. Aber der Mitarbeiter kann sich auch nicht mehr in Personio einloggen um seine Krankheit zu verlängern oder Atteste hochzuladen. Zudem findet eine Urlaubskürzung statt, die den gesamten Urlaub umfasst. Hier wird nicht in gesetzlichen und vertraglichen Urlaub von Personio unterschieden. Die Kü

Hallo in die Runde,wir tragen das “mobile Arbeiten” als Abwesenheit ohne Genehmigungsprozess ein. Für jeden eingetragenen Tag “mobiles Arbeiten” gibt es aber leider eine, aus unserer Sicht unnötige, Emailbestätigung aus Personio. Diese würde ich gern abbestellen, finde dazu aber leider nichts.Es ist keine Erinnerung auf der Rolle dazu definiert und auch bei den Benachrichtungen lässt sich das nicht abstellen.Seht ihr hier eine Möglichkeit?Danke für euren Rat und liebe GrüßeLisa

Hallo Community,wir testen gerade die Verwendung der Abwesenheit Urlaub. Der Antrag inkl. Vertretung und Genehmigung durch die Führungskraft scheint ganz gut zu funktionieren.ABER: Über den Kalender kann nachträglich, also nach der Genehmigung durch die Führungskraft, de Urlaub geändert (z.B. von 1 auf 3 Tage verlängert) oder gelöscht werden, ohne dass die Führungskraft nochmal genehmigen muss. (Und schwups, ist der Urlaubsanspruch wieder da!)Wie kann das unterbunden werden? Ich habe etwas davon gelesen, dass auf das Löschen eine Genehmigung (oder Workflow?) gelegt werden kann.Hat dazu, oder zu einer andren Lösung, jemand eine Idee?

Hallo zusammen,unsere Mitarbeitenden sollen ihre Stunden selbstständig erfassen können und dies soll auch ohne weitere Genehmigung erfolgen. Das haben wir bei uns auch so eingestellt und funktioniert sehr gut. Jedoch können die Mitarbeitenden dann auch den Kontostand anpassen und Überstunden umwandeln und dies sollen die Mitarbeitenden nicht machen können.Über Zugriffsrechte → Anwesenheiten kann ich scheinbar nur die Rechte für den gesamten Anwesenheitsbereicht vergeben. Kann ich die zwei Themen “Stunden ohne Genehmigung erfassen” und “Kontostand anpassen/Überstunden umwandeln” auf irgendeine Art und Weise getrennt von einander mit Rechten vergeben? Beste Dank vorab für Ideen.