Mitarbeiterdaten & Dokumente

Hallo Community,HR und auch Mitarbeitern ist an mehreren Stellen in Personio aufgefallen, dass eingetragenen Daten beispielsweise Abwesenheiten, Teamzuordnungen, hochgeladene Dokumente auf einmal nicht mehr eingetragen sind. Da dies kein Einzelfall ist, gehen wir nicht von eigener Vergesslichkeit oder Schusseligkeit aus, sondern vermuten, dass dies ein Fehler im System sein muss.Es ist natürlich schwierig dies für andere nachzuvollziehen, da die Historie keinen Aufschluss bietet und dort nichts dokumentiert ist.Habt ihr ähnliche Erfahrungswerte?Vielen Dank im Voraus!

Moin moin zusammen,es scheint ein neues Update für die Dokumentenvorlagen gegeben zu haben, denn neuerdings werden alle Platzhalter bei uns, wenn man eine Dokument aus einer Vorlage heraus erstellt, als optional gekennzeichnet: Ich habe dazu aber in den Leitfäden, in den Produktupdates oder der Community nichts dazu gefunden (oder war zu doof). Da wir die Vorlagen auch für unsere Angestellten nutzen, damit sie darüber bspw. Ihre Dienstreiseanträge stellen können, möchte ich gerne weitere Missverständnisse beim Ausfüllen der Anträge vermeiden und die Kennzeichnung “optional” gerne nur für die zutreffenden Platzhalter einsetzen. LGNils

Guten Morgen, kann mir jemand sagen wann der endgültige Wechsel auf DocuSign erfolgen soll? Bei uns hat sich dazu immer noch nichts getan. Danke und viele GrüßeJan

Hallo Zusammen,wir möchten gern alle Fotos von den Mitarbeitern importieren. Wo und wie funktioniert das? 

Hallo zusammen,seit ein paar Tagen gibt es nun die aktualisierte Benutzeroberfläche bei den Dokumenten im Mitarbeiterprofil. Dazu kam noch, dass nun die digitalen Signaturen über DocuSign laufen.Leider empfinden wir es bisher eher als Verschlechterung. Die Unterschriften sind extrem klein und auch die Usabilty zur digitalen Unterschrift hat sich deutlich verschlechtert. Vorher konnte man das super über das Handy mit dem QR-Code signieren. Derzeit unterschreiben wir wieder alles händisch und laden es hoch, da es so unpraktisch ist.Hat jemand eine Idee, wie man die Unterschriften vergrößern kann, so dass sie auch zum Rest des Dokuments passen. Des Weiteren würde mich interessieren ob man die persönliche Unterschrift dauerhaft als PNG speichern kann, aktuell muss man diese jedes mal neu einfügen oder kommt hier ggf. wieder etwas als QR-Code fürs Handy?Über Tipps wäre ich sehr dankbar 😊. Liebe GrüßeEric

Wir können leider seit heute keine Dokumente im MA-Datensatz hochladen: Egal welche Art Dokumente. Ist das ein generelles Problem? Auch Unterschriften können zwar angefordert werden, aber das Dokument kann nicht unterzeichnet werden.

Nicht nur ich würde Luftsprünge machen, wenn die Vorlage der BfA, Arbeitsbescheinigung nach § 312 Drittes Buch Sozialgesetzbuch (SGB III), in personio mit entsprechender Codierung hinterlegt werden könnte. Ganz automatisch. Denn ich bemühte mich schon, die Codierung zu hinterlegen und scheiterte schon an der Hausnummer aufgrund von Platzmangel.  Hat es jemand schon geschafft? Oder einen Weg drum herum gefunden?   Mit großem Dank und lieben Grüßen, Nancy  

Hallo liebe Community,Ich würde gerne die Erzeugung des Protokolls sowie die Unterschrift des AN digital abbilden. Nun stehe ich aber vor der Herausforderung, dass bei der Rückgabe eigentlich der AG auf dem alten Protokoll bescheinigt, die überlassenen Gegenstände zurückerhalten zu haben. Wie ist euer Workflow hinsichtlich Ausgabe und Rückgabe von IT-Hardware und die Integration von Personio? Grüße 

Hallo, weiß jemand warum die übersichtliche Struktur der elektronischen Personalakte zerstört wurde und es jetzt nur noch einen riesen Haufen Dokumente mit Filterfunktion gibt?Sind wir jetzt bei Montessori?

Hallo, ich habe heute ein neues Personioprofil erstellt. Nun wollte ich ein Attribut im Mitarbeiterprofil ändern, aber Personio lässt mich die Änderung aufgrund einer Fehlermeldung nicht speichern:   Ist das Feld “Führungskraft” seit Neuem ein Pflichtfeld? Es handelt sich um ein Vorstandsmitglied, der keinen Vorgesetzten hat. Wie gehe ich nun vor? Danke!

Hallo zusammen,ich würde gerne eine Mitarbeiter in zwei Gesellschaften einpflegen, ist das Möglich?Als Beispiel, die Mitarbeiterin arbeitet bei Gesellschaft A und möchte gerne bei Gesellschaft B einen Minijob antreten. Wie füge ich unter Mitarbeiterinformationen zwei Gesellschaften für eine Person hinzu? Ist dies möglich?Vielen Dank und viele Grüße.

Hallo zusammen, das neue Unterschriftsfeld von docu sign überschreibt in unseren Dokumenten jetzt teilweise das Feld für Ort und Datum. Das alte Unterschriftsfeld hat perfekt gepasst. Muss ich jetzt alle unsere Vorlagen ändern? Oder kann man vielleicht einstellen, dass man das Feld zumindest direkt vor der Unterschrift manuell verschieben kann? Hat hier jemand schon eine Idee oder Erfahrung? Vielen Dank + liebe Grüße, Wiebke

Hallo, ich habe eine grundsätzliche Frage dazu. Wir haben noch keinen Recruiting Modul, daher legen wir die Leute in Personio noch manuell ein. Wenn ich ein Arbeitsvertrag erstellen möchte, hat die Person aber naturgemäß noch nicht unterschrieben und ist noch nicht angelegt. Wie geht ihr damit vor? Legt ihr die Personen schon bei der Vertragsanbahnung an? 

Hallo zusammen,wir möchten von allen Mitarbeitern ein Dokument signieren lassen.Derzeit testen wir die Möglichkeiten dazu mit DokuSign.Dabei bleibt nach Durchgehen der Helpcenter-Artikel dazu noch die Frage offen, ob Mitarbeiter, die zwar den Status “Aktiv”, aber keinen Personio-Login haben (der Großteil unserer Mitarbeiter hat keinen Login), diese Funktion nutzen und ihnen zugewiesene Dokumente elektronisch signieren können.Hat jemand Erfahrung damit, ob Mitarbeiter ohne Personio-Login Docusign nutzen können?Danke euch! 

Hallo zusammen,der neue Dokumentenupload hat uns ja nun wieder ein paar Klicks mehr geschenkt. Das ist etwas unpraktisch, aber ja - man kommt klar. Was ich aber sehr zeitraubend finde, ist die Zeit, die für den Upload und das Auslesen des Dokumentes benötigt wird. Warum wird das Dokument überhaupt ausgelesen? Hat das was mit der Suchfunktion zu tun? Mit der KI? Irgendwie ging das an mir vorbei. Bei größeren Dateien und manchmal auch schon bei kleineren Dateien kann das durchaus mal dauern und hält wirklich auf, wenn man mal ein paar Unterlagen digital abzulegen hat.Geht es noch jemandem so?Kann man das anhand von irgendwelchen Einstellungen beschleunigen?Vielen Dank vorab.Liebe GrüßeSven 

Hallo zusammen,ich möchte für alle Mitarbeitenden und Führungskräfte die Abteilungen, Unterabteilungen und Positionen (=Jobtitel) einrichten. Manche Mitarbeitenden arbeiten jedoch auf zwei Positionen:Bsp.: FührungskraftPosition 1: Head of Production (Hauptposition, an die sich die Vergütung orientiert)Position 2: Unit Leitung Production (d.h. Person leitet gleichzeitig eine von zwei Units innerhalb des Teams Production)Solche Fälle habe ich auch auf Mitarbeitenden-Level: Person A arbeitet als “Unitleitung Media” und “Unitleitung Marketing”  oder Person B arbeitet als “Senior Manager Sales” und “Unit Leitung Networking”Wie kann ich beide Informationen sinnvoll in Personio abbilden? Die Info soll für alle MA sichtbar sein. Dank euch für Support.Maja  

Hallo Zusammen,wir haben uns vor ca. 3 Wochen für Personio entschieden und der Implementierungsstart sollte laut Vertrag eigentlich am 12.09.2025 sein. Ich habe seit Unterschrift aber leider nichts mehr gehört und auch keine Mail bekommen. Habt ihr dort eventuell Erfahrungswerte, wie lange man dort warten sollte?Vielen Dank schon mal für die Unterstützung!

Wie kann man in Personio eine einmalige Aufgabe für alle Mitarbeitenden erstellen, die bei denen in der Inbox landet? (Mein Anwendungsfall: Alle Mitarbeitenden sollen nochmal über ihr Mitarbeitendenprofil gehen und private Handynummer und E-Mail Adresse inkl. Notfallkontakt ergänzen)

Hallo zusammen,wer hat denn von Euch bereits die Personalplanung eingerichtet und kann darüber mal ein wenig berichten? Ich bin mit den Helpcenter-Artikeln nicht ganz glücklich. Mir fehlt da ein klarer Ablauf wann man was genau tun muss. Gerne mal melden, falls das schon in Benutzung ist. Würde mir dazu gerne mal Input einholen. Dankeschön! Viele Grüße, Jan

Hallo Zusammen, habt ihr auch Kollegen, die in anderen Teams arbeiten als sie organisatorisch zugewiesen sind.Wie macht ihr so etwas bspw. im Mitarbeiterprofil ersichtlich, dass jeder auf den ersten Blick sieht in welchem Team der Kollege aktuell arbeitet.Grund der Frage ist, dass unsere Azubis während ihrer Ausbildung organisatorisch dem Academy Team zugewiesen sind, jedoch durchlaufen sie verschieden Team um sich KnowHow anzueignen, es sollte deshalb im Profil ersichtlich sein in welchem Team, dass sie sich aktuell zum Arbeiten befinden. Danke schonmal für eure Hilfe. Liebe GrüßeChristina

Wir haben zwei Attribute (1. und 2. Staatsbürgerschaft) angelegt und würden gerne die Liste der möglichen Staatsbürgerschaften möglichst schnell den Attributen als Auswahlliste zuordnen. Hat jemand einen Tipp, wie ich das möglichst schnell machen kann? Aktuell fällt mir nur ein jede Staatsbürgerschaft händisch als Auswahloption hinzuzufügen, was sehr aufwändig wäre.  Vielen Dank vorab für eure Hilfe! VG Miriam

Hallo zusammen, seit der Umstellung muss man in den Dokumenten jedes Mal “Kategorie” anklicken und die Sparte auswählen, wenn man nicht die Dokumente durchsuchen möchte. Nach Ansicht eines Dokuments, muss man erneut eine Kategorie auswählen. Für unser Empfinden war es vorher besser, als sämtliche Kategorien dauernd angezeigt wurden. Geht es anderen ähnlich? Viele Grüße, Michaela 

Hallo Community,bei uns gibt es Führungskräfte, die mehrere Abteilungen führen. In den Mitarbeiterdaten kann ich aber nur eine Abteilung zuordnen. Gibt es eine Möglichkeit, dem entsprechenden Mitarbeiter mehrere Abteilungen zuzuweisen?In den Analysen bekomme ich das über Filter hin, aber mir geht es z.B. um die “Abteilung” bzw. die dort angezeigten Mitarbeiter auf der Startseite.

Hallo Zusammen,wir haben uns letzte Woche für Personio entschieden und bis auf eine Mail, die mir zeigt, was ich vor der Implementierung machen sollte habe ich leider noch keine Rückmeldung erhalten. Muss ich noch etwas tun, damit ich Informationen zu den Implementierungsterminen erhalte?Außerdem habe ich mich an dem genannten Video langehangelt und versuche gerade die Demomitarbeiter zu entfernen, finde die Funktion in den Einstellungen aber nicht. Kann mir dahingehend eventuell auch wer helfen?Vielen Dank schon mal für die Hilfe!

Hi, warum ist beim Export der Stammdaten von Datev keine Krankenkasse, Lohnsteuerklasse und Religion mit drin?Wir starten mit Personio erst im Januar 2023 und pflegen jetzt alle Daten in Personio ein. Wenn ich bis Dezember 2022 mtl. Änderungen in den Personaldaten in Datev vornehme kann ich diese Ende Dezember 2022 per Datentransfer von Datev zu Personio überspielen (ohne Bewegungsdaten).Liebe Grüße Conni