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Mitarbeiterdaten & Dokumente

Platziert hier alle Eure Fragen und Diskussionen zu Mitarbeiterdaten & Dokumenten, wie Sektionen, Dashboard, Mitarbeiterübersicht, Dokumente im Profil und Dokumentvorlagen.

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  • 3,866 Antworten
1038 Themen
Cornelia Zimmermann
Busy Bee
Cornelia ZimmermannBusy Bee
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Unterschiedliche Kündigungsfristen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer hinterlegen

Wir haben das Problem, dass für unsere Arbeitsverträge teilweise unterschiedliche Kündigungsfristen für AG und AN bestehen (auch bei der gesetzlichen Regelung ist das ja so). Im AN-Profil kann aber nur eine Kündigungsfrist hinterlegt werden. Wie löst ihr das? Tragt ihr in das Feld beide Optionen ein? Und wie prüft ihr die Gültigkeit? Die Fristen sind ja oft abhängig von der Beschäftigungsdauer im Unternehmen. Eine vor zwei Jahre gepostete Idee ist noch ohne Lösung (Kündigungsfristen automatisch anpassen | Personio Community: Teile Deine Fragen & Ideen!). Vielen Dank schon mal für eure Rückmeldungen :-). Liebe Grüße, Conny

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Cornelia Zimmermann
Busy Bee
V
Follower
Veronicah SteinhartFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Benachrichtigung über Notizen im Mitarbeiterprofil

Hallo zusammen, gibt es die Möglichkeit, dass Admins und evtl. Führungskräfte über das Dashboard informiert werden, sobald eine Notiz in einem Mitarbeiterprofil erstellt und abgespeichert wird? Damit entsprechende Personen immer auf dem neusten Stand sind und nichts verloren geht. Danke im voraus für Eure Hilfe. Viele Grüße Veronicah

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SteffiM.
Community Moderator
J
Follower
JuliaCPHFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Mitteilung weitere Tätigkeiten - Minijob

Hallo, unsere Buchhaltung wurde aktuell von der Minijob-Zentrale aufgefordert, für eine Mitarbeiterin nachzuweisen, dass sie eine weitere Tätigkeit neben ihrem Minijob bei uns ausübt. Dies ist von dem Mitarbeiter immer auf dem Personalfragebogen mit einzutragen. Mit Personio wollten wir jetzt eigentlich den Papier-Personalfragebogen abschaffen. Wie wird es bei euch eingetragen, ob Minijobber noch weitere Beschäftigungen ausüben? Danke und liebe Grüße

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S
Ehem. Personio Mitarbeiter*in
freefall
Communicator
freefallCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Dashboard Kalender/Abwesenheiten individuell

Hallo an alle, es ist schön, dass man inzwischen wieder die Abwesenheiten aller im Dashboard sehen kann. Leider kann man aber nur wählen zwischen “alle” und “mein Team”. Wir nutzen aber nicht nur das Feld “Team”, sondern auch “Abteilung”, weil es viele Mitarbeitende gibt, die zu einer Abteilung gehören und in diesem zu einem speziellen Team, und andere wiederum gehören zu zwei Teams. Tja, und im Fall mit der “Abteilung” hat man Pech gehabt, in dem Fall hat man auf dem Dashboard bei Kalender/Abwesenheit einfach gar keine Filtermöglichkeit. Schade, hier würde man sich etwas Individualisierung wünschen, wäre toll, wenn hier z.B. auch auf Abteilung, oder “meine Mitarbeitenden” gefiltert werden könnte. Klar, wir haben mails an Teamleiter über anstehende Abwesenheiten eingerichtet. Und ja, die Teamleiter können auch im großen Kalender auf “meine Mitarbeitenden” filtern. Aber: manche wollen es eben im Dashboard haben. Und die einen wollen im Dashboard alle Abwesenheiten sehen, und die anderen

633
S
Ehem. Community Moderator*in
Jennifer Rebb
Communicator
Jennifer RebbCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Wer hat die Abwesenheit eingetragen?

Hallo, ich stehe gerade vor dem Problem, dass ich kontrolliere, welcher MA eine eAU hat und ich nicht weiß, mit welchen Kollegen ich Rücksprache halten soll bei Diskrepanzen…. Neben mir gibt es noch 6 andere Kollegen, die das Recht haben, Kollegen als Krank einzutragen, leider ist es nicht im Eintrag vermerkt, wer es gemacht hat. Das finde ich extrem unpraktisch! Als Beispiel, ich habe eine eAU vorliegen die für 4 Tage gilt, der MA ist aber für 5 Tage bei Personio als Krank eingetragen. Jetzt wäre es ja toll, wenn ich mit dem Kollegen sprechen könnte, der es eingetragen hat, um zu schauen, ob er sich einfach vertan hat oder nicht….. Gibt es eine Einstellung die das ermöglicht?

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Nina Hellmann
Visitor
S
Follower
SabineKleppFollower
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Attribut Auswahlliste bei Benefits Fehlermeldung

Hallo Zusammen, ich versuch bei den Mitarbeitendeninformationen im Abschnitt Benefits weiter Gehaltsbestandteile für die Auswahlmöglichkeit als Auswalliste hinzuzufügen und bekomme ständig die Fehlermeldung Unexpected token 'R', "Request fa"... is not valid JSON Habt ihr eine Idee warum es nicht geht? Vielen Dank Euch und liebe Grüße, Sabine

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Lucie B
Community Manager
M
Visitor
MaWillVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Dokumente nur über ID importieren?

Hallo zusammen, wir haben nach einer Schulung mehrere Zertifikate die wir ablegen und zuordnen möchten. Beim Import von Mitarbeitendendokumenten wird mit nur die “Mitarbeitenden-ID” als Auswahl angegeben. Wir haben die Dokumente aber in dem Format “Vorname_Nachname_Kategorie_ttmmjjjj”. Muss ich jetzt in jeden Mitarbeiter einzeln nach der Mitarbeiter-ID suchen, dann die PDF-Dateien umbenennen, und dann kann erst der Import gestartet werden? Umständlich, zumal jetzt jedesmal erst die Mitarbeiter ID gefunden werden muss. Danke schonmal im Voraus für die Unterstützung.

261
S
Ehem. Personio Mitarbeiter*in
A
Visitor
Anika HolinskiVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Bezug auf Dropdownmenü in Dokumentenvorlage

Hi zusammen :) In Personio gibt es die Möglichkeit ein Dropdownmenü in den Templates einzurichten, wie z.B.: [[Signing Person [Name1: Name1 Surname1] [Name2: Name2 Surname2] [Name3: Name3 Surname3]]] Wenn ich das im Template hinterlege wird mir beim Ausfüllen im MA- oder Kandidatenprofil dann folgendes Dropdownmenü angezeigt und automatisch der volle Name (Name1 Surname1) im Dokument hinterlegt: Signing Person: Name1Name2Name3 Wenn ich den Namen der Person mehrmals im Dokument nennen möchte, muss ich aktuell jedes mal ein neues Dropdown Menü kreieren. Gibt es eine Möglichkeit sich innerhalb eines Dokuments auf ein Dropdownmenü zu beziehen? Bsp. Der Name soll 3 mal innerhalb eines Dokuments genannt werden: Platzhalter1: [[Signing Person [Name1: Name1 Surname1] [Name2: Name2 Surname2] [Name3: Name3 Surname3]]] Platzhalter2:Bezug zu [[Signing Person]] Platzhalter3:Bezug zu [[Signing Person]] Ich hoffe meine Frage ist einigermaßen verständlich :) Vielen Dank im Voraus!

3756
M
Helping Hand
M
Detective
Marie-SophDetective
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Erinnerung an bestimmte Mitarbeitenden/ Datumsabhängig

Guten Tag, ich versuche Erinnerungen zu erstellen, damit die Mitarbeitende an abgelaufene Bescheinigungen erinnert werden (z.B. Studienbescheinigungen). Unter Rolle> Erinnerungen finde ich die Möglichkeit nicht, nur die betroffene Person an die eigene Bescheinigung zu erinnern (alle Personen mit der Rolle werden über die Bescheinigungen aller Personen mit dieser Rolle erinnert). Unter Workflows kann ich nicht das gewünschte Attribut auswählen: Unter “Trigger auswählen” > “Datumsabhängig” kann ich nur die folgenden Attributen auswählen: Start- bzw. Enddatum der Abwesenheit, Anstelldatum, Vertragsende und Austrittsdatum. Ich habe aber die unterschiedlichen Bescheinigungen als Datumsattributen angelegt (z.B. “Studienbescheinigung gültig bis”) Könnt ihr mir helfen? Herzlich, Marie

794
M
Detective
N
Visitor
Nicole B.Visitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Benachrichtigung bei Dokumenten-Upload durch Führungskraft

Hallo zusammen, wenn Mitarbeitende Dokumente in Personio hochladen, werden wir automatisch darüber informiert. Nun möchten wir auch den Führungskräften die Möglichkeit geben, Dokumente bei ihren MA zu hinterlegen. Ist es möglich, hier ebenfalls eine Benachrichtigung einzustellen? Aktuell erhalten wir keine Info über den Upload. Vielen Dank vorab für mögliches Feedback! Nicole

1575
A
Busy Bee
E
Follower
EmiliaFollower
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Mitarbeiter ID

Hallo zusammen, leider konnte ich online nichts genaues zu dem Thema finden daher nun hier die Frage: Wie genau lege ich eine Mitarbeiter ID an? Ist das ein individuelles Attribut welches bei jedem neu angelegten Mitarbeiter manuell gefüllt werden muss oder gibt es eine Möglichkeit es automatisch füllen zu lassen? Lassen sich Mitarbeitende damit authentifizieren, z.B. über die Suchleiste? Wir haben eine Personalnummer als Attribut hinterlegt jedoch kann ich darüber keinen Mitarbeiter über die Suche finden. Aktuell nutzen wir als Identifikationswert in Berichten aus Personio die E-Mail Adressen der Mitarbeiter. Diese können sich aber ändern (Firmenwechsel, Hochzeit, ...) was dann zu Problemen führt. Daher hatten wir an eine ID gedacht - würden hier aber den Aufwand so gering wie möglich halten wollen. Gibt es hier ggf. Best Practices? Wir sind für jeden Input dankbar! Viele Grüße Emilia

3894
S
Ehem. Personio Mitarbeiter*in
N
Visitor
Nina_PrüßmeierVisitor
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Attribut einfordern möglich?

Liebe Community, an mich ist wieder einmal eine mir neue Aufgabenstellung herangetreten worden: Gibt es die Möglichkeit, Mitarbeitenden per Mail oder in die Personio-Inbox eine Aufforderung zu schicken, gewisse Attribute auszufüllen/zu aktualisieren? Details zu meinem aktuellen Anliegen: Die Daten der Kinder werden nur sehr selten ausgefüllt. Oft besteht in den Feldern auch kein Nutzen für unsere Mitarbeitenden. Nun haben wir aber in der P&C-Abteilung immer wieder den Need, die Daten auswerten zu können. Neulich war die Fragestellung: wie viele Kinder hat unsere Belegschaft eigentlich? Diese Daten würden wir benötigen, um z.B. abschätzen zu können, ob eine betriebliche Ferienbetreuung “Sinn” macht. (Eine Umfrage wär der nächste Schritt ;) wobei wir aktuell davon ausgehen, dass es ohnehin genug Bedarf gäbe). Aber dennoch würden wir gerne die Datenbasis in Personio nutzen. In unserer Unternehmensgröße (ca. 130 Mitarbeitende, 120 auf dem Hauptstandort) habe ich “kurz” durchgezählt - man k

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N
Visitor
Alderbabbsack
Visitor
AlderbabbsackVisitor
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Trigger "Anstelldatum des Mitarbeiters" löst nicht aus

Hallo zusammen, ich habe einen “Max Mustermann” angelegt um verschiedene Szenarien zu testen rund um das Onboarding eines neuen MA. Was leider nicht funktioniert ist der Trigger "Anstelldatum des Mitarbeiters" der Nachrichten auslösen soll wie z.B. Danke schon mal für Eure Tipps

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S
Ehem. Personio Mitarbeiter*in
F
Follower
FaillienFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Import von Arbeitsstunden aus PDF oder Textdatei

Hallo zusammen, ich würde gerne über die API Daten aus einem PDF oder einer Textdatei, in welcher gemeldete Arbeitszeiten enthalten sind, in Personio importieren. In unserer Firma muss man die Zeiten einmal für den Kunden melden und einmal intern, hier würde ich aber gerne mittels API Abhilfe schaffen. Hat jemand eine Idee, wie man die Daten von der PDF oder von einer Textdatei (nachdem man die PDF zu einer Textdatei konvertiert hat) gut in Personio einspielen kann?

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Lucie B
Community Manager
J
Follower
JuliaCPHFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Anmeldung neue Mitarbeiter

Hallo, wir starten gerade mit Personio und ab dem 01.09 starten zwei neue Mitarbeiterinnen. Wie ist es für die beiden möglich, dass sie all ihre wichtigen Daten (Kontonummer, SV Nummer, Steuer ID etc.) direkt in Personio eintragen können? Vorher lief es so, dass ein Personalfragebogen an die neuen MA gesandt wurde, dieser wurde ausgefüllt an die Buchhaltung geschickt und so in Datev erfasst. Diesen Umweg möchten wir jetzt umgehen und den Schritt vereinfachen. Kann ich jetzt die Mitarbeiter direkt auf Personio zugreifen lassen, damit sie ihre eigenen Daten eintragen? Oder ist weiterhin der Personalfragebogen über das Steuerbüro notwendig? Danke und liebe Grüße

1578
SarahHen
Community Superstar
Burger
Communicator
BurgerCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Zukünftige Gehalts und Stundendaten in Dokumente abgreifen

Hey, ich hab mal ne Frage. Wie macht ihr das bei Verträgen, wenn es Änderungen beim Gehalt oder bei den Stunden gibt? Tragt ihr das manuell in die Verträge unter Dokumente ein oder habt ihr ne Idee, wie man das in Personio abbilden kann? Ich hab zum Beispiel nen Vertragszusatz mit folgenden Änderungen: Marie Maier soll ab nächsten Monat von 25 auf 30 Stunden pro Woche hochgestuft werden. Dadurch bekommt sie auch mehr Gehalt. Außerdem soll ihr Stundenlohn um 1€ pro Stunde erhöht werden. Wenn ich das richtig verstehe, kann ich diese Änderungen in Personio für die Zukunft hinterlegen, aber irgendwie nicht automatisch in die Dokumente übernehmen lassen. Wie geht ihr damit um?

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Burger
Communicator
E
Visitor
eGroup HRVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Probleme mit Vertragsvorlagen und {{fix_salary}}

Hallo zusammen, seit gestern fällt uns auf, dass bei Vertragsvorlagen, in denen der Systemplatzhalter {{fix_salary}} genutzt wird, ein eingetragenes Gehalt nicht mehr in diesem Format eingegeben werden kann: 1.234,56€. In diesem Fall macht Personio daraus in der Vertragsvorschau und im erstellten Vertrag einfach 1,23€. Wenn man das Gehalt in diesem Format eingibt: 1234,56€, so macht es daraus in Vorschau und fertigem Vertrag einfach 1234€. Auch wenn man im Reiter “Gehalt” den Wert in der gewünschten Formatierung 1.234,56€ eingibt, so zieht sich Personio dann wiederum nicht diese Formatierung in die Vorlage. Diese wird dann als 1234.56 dort eingetragen, was auch nicht schön aussieht. Gibt es einen Grund für dieses Verhalten oder ist hier bei uns ggf. eine Einstellung irgendwo falsch vorgenommen worden? Bislang hat es immer reibungslos funktioniert. Sowohl, wenn sich Personio die Daten aus dem Gehaltsreiter gezogen hat, als auch wenn dieser bislang nicht befüllt war. Man konnte das Gehal

491
S
Ehem. Personio Mitarbeiter*in
M
Follower
MS - IF
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Neues vordefiniertes Feld "Stellenbezeichnung" im öffentlichen Profil

Liebe Community, seit ein paar Wochen erscheint bei unseren Mitarbeitern im öffentlichen Profil ein neues, vordefiniertes Feld namens “Stellenbezeichnung” bzw. “Job Name”, siehe Screenshot im Anhang. Weiß jemand warum dieses Feld vordefiniert ist? Ist dies für irgendwelche Prozesse notwendig, zB Gehaltsabrechnung, Recruiting, etc.? Vielen Dank!

2543
M
Detective
S
Explorer
Summer123Explorer
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Dokumentenvorlage: Elternzeitbestätigung - Auszeit / Elternzeit Datum

Hallo in die Community und an Personio, heute habe ich die Dokumentenvorlage “Parental Leave” erstellt und zwei Punkte hätte ich gerne noch automatisch gezogen: das Start- und das Enddatum der Elternzeit - (Auszeit), ist das irgendwie möglich, dass wir diesen Zeitraum in die Vorlage nicht händisch eingeben müssen, da dieses Datum ja schon eingetragen und bekannt ist unter Personalinformationen? Wie kann der Name des Dokumentenerstellers automatisch am Ende des Dokuments gezogen werden? Wir sind 3 Mitarbeiter in HR - bei “Supervisor” gibt es ja die Möglichkeit, bei der Personalabteilung kenne ich nicht den speziellen Begriff Lieben Dank!

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SarahHen
Community Superstar
Simone179
Follower
Simone179Follower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Benachrichtigung bei Dokumenten, die von "Neu von Vorlage" erstellt werden

Hallo liebe Community, wir haben den Workflow Benachrichtigung beim Dokumenten Upload erstellt. Leider scheint dieser Workflow nicht zu funktionieren, wenn ein Dokument über die Option “Neu von Vorlage” erstellt wird. In diesem speziellen Fall erhalten wir keine Benachrichtigung, was jedoch sehr wichtig für uns ist. Wie können wir dies einstellen? Habt ihr Tipps? Viele Grüße Simone

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S
Ehem. Personio Mitarbeiter*in
D
Follower
DavidFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Personalsachbearbeiter in Dokumentenvorlage

Liebe Community, gibt es bei Dokumentenvorlagen einen Platzhalter für den jeweiligen eingeloggten Personalsachbearbeiter? Manche Vorlagen werden durch mehrere im Personalteam genutzt und da wäre es praktisch, die Unterschrift nicht ständig manuell anpassen zu müssen. Danke vorab und Gruß in die Runde David

533
S
Explorer
S
Communicator
stennerCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
mein Reiter Offboarding ist verschwunden

Hallo zusammen, der Reiter Offboarding ist verschwunden. Wie bekomme ich ihn wieder angezeigt. Kann mir jemand helfen? gruß steffi

457
Lena
Ehem. Community Moderator*in
R
Helping Hand
RueVeHelping Hand
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Platzhalter für Betriebszugehörigkeit in Vorlagen

Weiß zufällig jemand, wie der Platzhalter lautet, damit ich die Dauer der Betriebszugehörigkeit in eine Dokumentenvorlage bekomme? Die Dauer berechnet Personio ja automatisch und stellt sie in Klammern hinter dem Ersteintrittsdatum dar. Aber wie bekomme ich diesen Teil aus der Klammer in eine Vorlage? Lieben Dank vorab!

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SarahHen
Community Superstar
Nicolekern
Busy Bee
NicolekernBusy Bee
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Offboarding - Dokumente gesammel herunterladen - Zip Datei ist leer

Hallo in die Runde, zu unseren Offboardin-To dos der Mitarbeitenden gehört das Herunterladen/Sichern der Dokumente. Nun schreibt mir eine Mitarbeiterin, dass die Zip Datei leer ist. Woran liegt das? Wie kann das behoben werden? Danke in die Runde und sonnige Grüße aus Berlin Nicole

361
S
Ehem. Personio Mitarbeiter*in
J
Detective
JuliaCOSDetective
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Mehr als 100 Dokumente gleichzeitig hochladen

Hallo zusammen, seit 4 Jahren wird mir schon gesagt dass es “bald” möglich ist auch mal als 100 Dokumente hochzuladen. Wie ist denn der Stand? Wir laden die Payslips jeden Monat manuell hoch und bei > 100 Mitarbeitern ist das echt nervig das immer auf 100 aufteilen zu müssen Danke für eine Rückmeldung und viele Grüße Julia

411
S
Ehem. Personio Mitarbeiter*in

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Antonia P
Community Manager
vor 3 Monate

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