Personio Tipps & Tricks

Hallo zusammen,wir arbeiten regelmäßig mit Freelancern, die in Personio als Externe angelegt werden (wegen Vertrag & Dokumentenverwaltung, Onboarding Schritte).Wichtig: Sie haben keinen Login-Zugang zu Personio.Nun die Frage:Wie löst ihr in Personio am besten das Thema Zeiterfassung und Kontingentverwaltung für Freelancer? Bisheriger Ansatz: Freelancer liefern eigene Timesheets (Excel, PDF etc.). Diese legen wir im Profil unter Dokumente ab. Aber: Ich muss im System ein Arbeitszeitmodell auswählen, auch wenn keine echte Erfassung gewünscht ist. ❓ Konkret suche ich nach einem Best Practice: Welches Arbeitszeitmodell legt ihr für Freelancer an? Habt ihr vielleicht sogar eine elegante Lösung gefunden, das sauber in Personio abzubilden, ohne dass es nach „

Hallo Community,Wir sind aktuell dabei, einen rechtssicheren Prozess zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) im Unternehmen aufzusetzen. Dabei kommt natürlich auch die Frage auf, wie wir diesen bestmöglich soweit wie möglich mit den Workflows automatisieren. Da der Prozess allerdings etwas komplexer ist, mit verschiedenen Genehmigungsschritten/Pfaden, frage ich mich ob ihr da best-practices aus euren Unternehmen habt, wie ihr die Systemseitigen Möglichkeiten nutzt?  Alternativ an dieser Stelle auch die Frage an das Personio-Team, ob eine BEM-Standard Workflow Vorlage aktuell in Planung ist? Meist ist der Grundprozess (z.B. Info’s an FK, Genehmigungen bei Annahme/Absage der Einladung, Aufgabe zur Terminplanung, etc.) ja doch eher standardisiert. Vielen Dank und beste Grüße aus Hamburg,Lukas

Hallo Zusammen,ich habe leider kein Post zu diesem Thema gefunden.Was die Stundenzettel angeht bin ich geradezu schockiert. Sie sind unübersichtlich und verschwenderisch was Papier angeht.Nutzt irgendjemand diese “Stundenzettel” die man sich hier aus dem Personio exportieren kann?Oder gibt es irgendwo die Möglichkeit sich das Format ein wenig an die eigenen Bedürfnisse anzupassen?Vielleicht hab ich es ja nur übersehen.Grüße

Guten Morgen zusammen,hat noch jemand Performance Problem mit Personio?Wir könne uns zwar anmelden, aber die Inhalte laden nicht. Auch die Support Funktion geht nicht…Heeelp!Viele Grüße und happy MondaySarah  

Hallo liebe Community, Ich habe ein Problem bei dem Urlaubsanspruch unserer Werkstudenten. Wir gewähren den Mitarbeitern die Vollzeit arbeiten 30Tage Urlaub. Wenn ein Werkstudent nur 2 ½ arbeitetet, werden 15 Tage gewährt. Wenn er oder sie sich bspw. eine Woche Urlaub nehmen möchte, werden aber immer 3 anstatt 2 ½ Urlaubstage abgezogen. Ich habe es schon über die Richtlinien und das Arbeitszeitmodell versucht, aber ich finde keine Lösung.Kann mir bitte jemand helfen?Liebe Grüße Jan

Hallo zusammen, hat jemand von euch Erfahrung mit Workflows im Bereich Dokumentenmanagement? 😊Wir möchten gern einen Ablauf aufsetzen, bei dem hochgeladene Dokumente vor der Unterschrift noch einmal geprüft werden.Ein mögliches Beispiel, wie wir uns das vorstellen:Ein Dokument wird in einer bestimmten Kategorie aus Vorlagen hochgeladen → es wird automatisch an eine definierte Rolle zur Prüfung weitergeleitet → bei erfolgreicher Prüfung wird das Dokument zur Unterschrift freigegeben → bei Ablehnung erfolgt eine Rückmeldung mit Begründung. Nach Unterschrift wäre eine Benachrichtigung optimal.Kennt jemand Best Practices oder hat Tipps zur Umsetzung solcher Workflows? Wir freuen uns über jede Rückmeldung oder einen kurzen Austausch dazu!

Hallo zusammen,ich wollte einmal in die Runde fragen, ob es mittlerweile in Personio eine Möglichkeit für Reboarding-Prozesse gibt. Also z. B. nach Mutterschutz, Elternzeit oder längerer Krankheit.Bisher habe ich nur die Optionen fürs On- und Offboarding gefunden, aber kein Pendant fürs Reboarding.Außerdem interessiert mich, ob es eine Möglichkeit gibt, einen Ablaufplan (Checkliste) für Abteilungswechsel zu hinterlegen. Also einen wiederkehrenden Prozess, den man wie beim On- und Offboarding einfach abhaken kann.Gibt es dazu vielleicht schon ein Update oder Workarounds, die ihr nutzt?Daaaanke schon einmal an euch :) Liebe GrüßeDenise

Hallo zusammen, ich weiß, der Ideation-Bereich ist nun schon seit längerer Zeit abgeschafft. Gibt es dennoch eine Möglichkeit seine eingereichten Feedbacks irgendwie einzusehen? Also sobald ich das Feedback einreiche, landet es für mich irgendwie im Nirvana. Ich kann nicht sehen, welche ich schon eingereicht habe bzw. wann ich was eingereicht habe (es sei denn ich notiere es mir separat). Gibt es irgendwo eine Möglichkeit die selbst eingereichten Feedbacks einzusehen und ggf. sogar einen Stand nachverfolgen zu können? Viele GrüßeHeike

Liebe Community,wir möchten gerne den Soll/Ist Abgleich von Kompetenzen anhand von Anforderungsprofilen in Personio abbilden. Idealerweise erstellen wir eine Qualifikationsmatrix von den einzelnen Team, so das die Führungskräfte einen guten Überblick über den Entwicklungsstand ihrer Teams haben. Habt ihr dazu Erfahrungen oder Ideen?Viele Grüsse, Anne

Liebe Community,wir möchten gerne die Personio E-Mail-Einladung im Rahmen des Onboarding automatisieren. Der neue MA soll idealerweise schon vor seinem ersten Arbeitstag den Zugang zu Personio erhalten, damit er beginnen kann seine persönlichen Daten schon vorab zu vervollständigen.Unsere Personio-Accounts laufen über SSO mit unseren geschäftlichen Mail-Accounts. Demnach versendet Personio die Einladungsmail an die geschäftliche Mailadresse. Vor seinem ersten Arbeitstag hat der MA zwar bereits einen Geschäfts-Account, aber noch kein Zugang zu seinen Mails.Wie löst Ihr das Problem? 

Hallo zusammen,wir wollen über Personio eine Mitarbeiterempfehlungs-Programm (Mitarbeiter werben Mitarbeiter) aufsetzten. Es finden sich auch bereits über mehre Jahre alte Posts zu diesem Thema, aber ohne eine konkrete systemische Lösung.Mich würde interessieren, welchen Ansatz “Personio” Unternehmen in dieser Runde nutzen & wie ihr den Prozess der Empfehlung möglichst digital & einfach abbildet.Danke an die Community!Steffen

Hallo zusammen, aufgrund eines Personalwechsels überlegen wir (Steuerberaterkanzlei) zu Personio Payroll zu wechseln und um unsere Gehälter zu zahlen. Bisher haben wir DATEV Lodas.  Hat jemand Erfahrungen und selber den Wechsel vollzogen?Lieben Dank für euer FeedbackEmily

Liebe Community,in den Mitarbeitendenrollen gibt es eine vordefinierte und nicht veränderliche Rolle “Administration”. Eigner dieser Rolle haben systemweite funktionale Rechte als auch komplette Datenrechte. Über diese Rolle kann das gesamte System konfiguriert werden, das Abonnement eingesehen und verändert werden und die Authentifizierung eingerichtet werden sowie Schnittstellen zu anderen Systemen.Wenn ich es richtig interpretiere (Doku), kann aber nur über diese Administrationsrolle bestimmte operative Aufgaben ausgeführt werden. Dazu gehören:Genehmigungsprozesse einrichten Unternehmens-Shortcuts verwalten Mitarbeitendenrollen verwalten Individuelle Berichte freigeben Genehmigungen für Änderungen von Mitarbeitendendaten einrichten und beobachten Erinnerung

Hallo liebe Community,da der Support leider nicht helfen konnte, würde mich hier interessieren, wie ihr dieses m.E. doch eigentlich sehr einfache Problem abbildet. Wir möchten z.B. im Rahmen des Onboarding  - aber nicht nur- den MA regelmäßig Online Schulungen zur Verfügung stellen, die von den MA beliebig, aber in einem festen Zeitraum (z.B. innerhalb von 3 Monaten bis Tag XY) erledigt werden sollen. Leider scheint das mit der jetzigen Lösung in der Schulungs-App nicht zu klappen. Hier (s.u.) wurde das auch schon beschrieben. “Externe” Schulung passt hier ja auch nicht. Ich kann irgendwie nicht glauben, dass es hier keine Lösung gibt. Dieser Fall ist doch Standard? Wie macht ihr das oder was benutzt ihr?  Viele GrüßeJulia

Hallo ihr Lieben, ich frage mich gerade, ob es eine einfache Möglichkeit gibt beim Offboarding ein Rückgabeprotokoll in Personio zu implementieren. Wir versuchen das ganze Potenzial aus Personio rauszuholen, daher würde ich ungerne ein anderes Tool dafür verwenden und denke es gibt hier sicher einige, die das bereits in Personio umsetzen. Im Grunde einfach ein Doc, wo stehen würde welche Hardware zurückgegeben wurde und diese wird dann dem MA unterzeichnet bei Rückgabe zugeschickt. Gibt es da eine einfache Umsetzung?Ich dachte ich frage hier bevor ich versuche herumzubasteln :) 

Hey,  Ich hoffe, dass mir jemand weiter helfen kann. Wir haben das Deutschlandticket, bisher via Ride. Dort beantragen die Mitarbeitenden das Deutschlandticket, ich gebe es frei und trage dann bei Personio ein, dass sie das Ticket haben und füge den ÖPNV Zuschuss hinzu. Das schwierige ist jedoch, wenn Personen ihr Abo pausieren. Das können sie jederzeit tun und dann muss ich schauen, ob sie noch das Ticket haben oder nicht. Genau das gleiche gilt für Urban Sports.  Gibt es da bessere/ einfachere Wege?  LG Isabelle 

Hallo liebe Community,mittlerweile nutzen wir seit 9 Monaten Personio im Gesamtunternehmen und haben in dem Zuge auch Recruiting ausgerollt. Das läuft an vielen Stellen gut bis sehr gut. Jedoch gibt es einige wenige Teams, in denen die App nicht genutzt wird. Vielleicht übersehe ich etwas und möchte euch daher fragen, was ihr den Personen zur Nutzung zur Verfügung gestellt habt?Zum GoLive gab es von mir eine Schulung zu Recruiting, welche auch aufgezeichnet wurde und seither allen zugänglich in der internen Wissensdatenbank ist. In dieser Wissensdatenbank ist zudem ein Artikel aufgebaut, der den Prozess beschreibt.Nun hatten wir derzeit zwei Ausschreibungen, welche von unterschiedlichen Teams betreut wurden. Spannend ist: Team A ist kurz vor der Rente und Team B recht jung und dynamisch. Vorbildlich genutzt wird Recruiting aber von Team A. Team B hat kurzum nichts darin gemacht und weiter auf E-Mails gesetzt und Lebensläufe fleißig hin und her gesendet. Für uns

Hallo liebe Community, es kommt ja immer mal wieder vor, dass Mitarbeitendengespräche außerhalb der festen Feedbackzeiträume fällig werden. Wie dokumentiert ihr diese “spontanen” Gespräche in Personio ohne Beurteilungszeiträume dafür anzulegen? Vielleicht als Work Around über das kontinuierliche Feedback? Vielleicht hat jemand von Personio ja auch eine Idee? 😊 Viele GrüßeFabienne

Hallo Community,wir hatten den Fall, dass ein Mitarbeiter bei seiner Abwesenheit wegen Krankheit angegeben hat, dass er keine EAU erhalten hat. Leider hat er die AU in Papierform weder bei seiner Abwesenheit hochgeladen noch uns vorgelegt. Für zukünftige Fälle, wollen wir eine Art Routine einführen um zu kontrollieren bei wem die AU in Papierform fehlt. Gibt es hier eine Möglichkeit über Personio eine Erinnerung zu erhalten? Oder gibt es vielleicht eine best practice? Wie regelt ihr das in euren Unternehmen?Lieben Dank vorab und liebe GrüßeMichaela

Hallo Zusammen,  wir sind eine Unternehmensgruppe und nutzen Personio für die gesamte Gruppe. Nun wollen wir nur einzelnen Unternehmen der Gruppe über die Ankündigung auf der Startseite eine Info zukommen lassen. Wie ich eine Ankündigung erstelle, für alle, hab ich gesehen. Jedoch nicht, wie ich sie nach Zielgrippen ausspielen kann.  Kann mir jemand helfen?  Viele GrüßeKristin  

Moin in die Runde,wenn uns Mitarbeitende verlassen (Rente, Kündigung, Befristung ...) führen wir mit ihnen sog. Exit-Gespräche, also eine Art Abschlussgespräch, in dem wir sie nach ihren Erfahrungen mit uns als Arbeitgeber befragen und um konstruktives Feedback bitten.Wir überlegen nun, ob wir dieses Gespräch nicht automatisiert über Performance & Entwicklung vorbereiten können:_ Einladung an MA über einen automatisierten Schritt im Offboarding_ Mitarbeiter füllt Fragebogen über Performance & Entwicklung aus (über Verlinkung und als Vorbereitung auf Endgespräch)Hat von Euch jemand Erfahrungen oder Praxistipps für uns?Oder eine Idee, wie wir das einrichten könnten?Im Voraus vielen Dank!Kernige Grüße aus Elmshorn,Arne  

Hey zusammen,  nutzt hier jemand den Bereich “Planung”? Wie nutzt ihr den? Hat der sich als hilfreich herausgestellt? Ich habe den Eindruck, dass es noch etwas wenig Funktionalität ist und frage mich, ob es sich schon lohnt das dem Fachbereich vorzustellen oder ob ich lieber noch warte bis da etwas mehr machbar ist ;) Daher wäre es spannend ein paar Erfahrungen zur Einrichtung zu hören.  LGPauline

Hallo zusammen,wir möchten unsere anstehende Vergütungsrunde erstmalig in Personio abbilden. Bei unseren Tests mit den Gehaltsbändern sind wir allerdings über ein paar Effekte gestolpert, bei denen wir uns fragen, wie andere Unternehmen das in der Praxis handhaben.Für uns wirken diese Punkte aktuell noch so groß, dass wir die Gehaltsbänder nicht produktiv nutzen können:1️⃣ Gehaltsbänder pro Standort vs. globalGehaltsbänder müssen entweder global oder pro Standort definiert werden.Global ist für uns unpassend, da das Gehaltsniveau in den unterschiedlichen Ländern, in denen wir tätig sind, zu weit auseinanderliegt. Pro Standort wird schnell sehr aufwendig – allein in Deutschland müssten wir pro Job und Karrierelevel 18 Gehaltsbänder pflegen.Das Thema wurde hier in der Community schon einmal angesprochen – gibt es inzwischen einen Ausblick oder Workarounds, wie Gehaltsbänder pro Land