Personio Tipps & Tricks

Hey,  Ich hoffe, dass mir jemand weiter helfen kann. Wir haben das Deutschlandticket, bisher via Ride. Dort beantragen die Mitarbeitenden das Deutschlandticket, ich gebe es frei und trage dann bei Personio ein, dass sie das Ticket haben und füge den ÖPNV Zuschuss hinzu. Das schwierige ist jedoch, wenn Personen ihr Abo pausieren. Das können sie jederzeit tun und dann muss ich schauen, ob sie noch das Ticket haben oder nicht. Genau das gleiche gilt für Urban Sports.  Gibt es da bessere/ einfachere Wege?  LG Isabelle 

Hallo liebe Community,mittlerweile nutzen wir seit 9 Monaten Personio im Gesamtunternehmen und haben in dem Zuge auch Recruiting ausgerollt. Das läuft an vielen Stellen gut bis sehr gut. Jedoch gibt es einige wenige Teams, in denen die App nicht genutzt wird. Vielleicht übersehe ich etwas und möchte euch daher fragen, was ihr den Personen zur Nutzung zur Verfügung gestellt habt?Zum GoLive gab es von mir eine Schulung zu Recruiting, welche auch aufgezeichnet wurde und seither allen zugänglich in der internen Wissensdatenbank ist. In dieser Wissensdatenbank ist zudem ein Artikel aufgebaut, der den Prozess beschreibt.Nun hatten wir derzeit zwei Ausschreibungen, welche von unterschiedlichen Teams betreut wurden. Spannend ist: Team A ist kurz vor der Rente und Team B recht jung und dynamisch. Vorbildlich genutzt wird Recruiting aber von Team A. Team B hat kurzum nichts darin gemacht und weiter auf E-Mails gesetzt und Lebensläufe fleißig hin und her gesendet. Für uns

Hallo liebe Community, es kommt ja immer mal wieder vor, dass Mitarbeitendengespräche außerhalb der festen Feedbackzeiträume fällig werden. Wie dokumentiert ihr diese “spontanen” Gespräche in Personio ohne Beurteilungszeiträume dafür anzulegen? Vielleicht als Work Around über das kontinuierliche Feedback? Vielleicht hat jemand von Personio ja auch eine Idee? 😊 Viele GrüßeFabienne

Hallo Community,wir hatten den Fall, dass ein Mitarbeiter bei seiner Abwesenheit wegen Krankheit angegeben hat, dass er keine EAU erhalten hat. Leider hat er die AU in Papierform weder bei seiner Abwesenheit hochgeladen noch uns vorgelegt. Für zukünftige Fälle, wollen wir eine Art Routine einführen um zu kontrollieren bei wem die AU in Papierform fehlt. Gibt es hier eine Möglichkeit über Personio eine Erinnerung zu erhalten? Oder gibt es vielleicht eine best practice? Wie regelt ihr das in euren Unternehmen?Lieben Dank vorab und liebe GrüßeMichaela

Hallo Zusammen,  wir sind eine Unternehmensgruppe und nutzen Personio für die gesamte Gruppe. Nun wollen wir nur einzelnen Unternehmen der Gruppe über die Ankündigung auf der Startseite eine Info zukommen lassen. Wie ich eine Ankündigung erstelle, für alle, hab ich gesehen. Jedoch nicht, wie ich sie nach Zielgrippen ausspielen kann.  Kann mir jemand helfen?  Viele GrüßeKristin  

Moin in die Runde,wenn uns Mitarbeitende verlassen (Rente, Kündigung, Befristung ...) führen wir mit ihnen sog. Exit-Gespräche, also eine Art Abschlussgespräch, in dem wir sie nach ihren Erfahrungen mit uns als Arbeitgeber befragen und um konstruktives Feedback bitten.Wir überlegen nun, ob wir dieses Gespräch nicht automatisiert über Performance & Entwicklung vorbereiten können:_ Einladung an MA über einen automatisierten Schritt im Offboarding_ Mitarbeiter füllt Fragebogen über Performance & Entwicklung aus (über Verlinkung und als Vorbereitung auf Endgespräch)Hat von Euch jemand Erfahrungen oder Praxistipps für uns?Oder eine Idee, wie wir das einrichten könnten?Im Voraus vielen Dank!Kernige Grüße aus Elmshorn,Arne  

Hey zusammen,  nutzt hier jemand den Bereich “Planung”? Wie nutzt ihr den? Hat der sich als hilfreich herausgestellt? Ich habe den Eindruck, dass es noch etwas wenig Funktionalität ist und frage mich, ob es sich schon lohnt das dem Fachbereich vorzustellen oder ob ich lieber noch warte bis da etwas mehr machbar ist ;) Daher wäre es spannend ein paar Erfahrungen zur Einrichtung zu hören.  LGPauline

Hallo zusammen,wir möchten unsere anstehende Vergütungsrunde erstmalig in Personio abbilden. Bei unseren Tests mit den Gehaltsbändern sind wir allerdings über ein paar Effekte gestolpert, bei denen wir uns fragen, wie andere Unternehmen das in der Praxis handhaben.Für uns wirken diese Punkte aktuell noch so groß, dass wir die Gehaltsbänder nicht produktiv nutzen können:1️⃣ Gehaltsbänder pro Standort vs. globalGehaltsbänder müssen entweder global oder pro Standort definiert werden.Global ist für uns unpassend, da das Gehaltsniveau in den unterschiedlichen Ländern, in denen wir tätig sind, zu weit auseinanderliegt. Pro Standort wird schnell sehr aufwendig – allein in Deutschland müssten wir pro Job und Karrierelevel 18 Gehaltsbänder pflegen.Das Thema wurde hier in der Community schon einmal angesprochen – gibt es inzwischen einen Ausblick oder Workarounds, wie Gehaltsbänder pro Land

Hi zusammen,wir waren im Bewerbungsprozess mit einer Person, die bereits in der Vergangenheit bei uns angestellt war. Zum Onboarding haben wir die Funktion “Person erneut anstellen” genutzt, allerdings wird das Arbeitsverhältnis nun doch nicht zustande kommen. Wir würden das duplizierte Profil, welches wir aufgrund der geplatzten Wiedereinstellung nicht mehr benötigen, gerne löschen, da es keinen Nutzen für uns hat, haben damit aber noch keine Erfahrung gemacht. Die Hauptfrage die sich uns stellt: Wenn das duplizierte Profil gelöscht wird, bleibt das alte Profil aus der Erstanstellung bestehen? Aktuell haben wir das duplizierte Profil einfach auf inaktiv gesetzt, würden es aber wie gesagt gerne ganz aus dem System raushaben. Wenn ihr hiermit Erfahrungen gemacht habt, immer her mit euren Tipps :)

Hallo zusammen,wir erhalten seit Kurzem eine ungewöhnlich hohe Anzahl an Fake-Bewerbungen über unsere Personio-Karriereseite, teils über 30 innerhalb weniger Stunden. Die Bewerbungen wirken auf den ersten Blick unterschiedlich (Name/Dokumente, teilweise sogar realistisch wirkende LinkedIn-Profile), enthalten aber identische Inhalte in den individuellen Formularfeldern und sehr unrealistische Antworten.Vom Personio Support haben wir bisher leider keine Rückmeldung erhalten. Daher hoffe ich, hier in der Community weiterzukommen:Hat jemand von euch ähnliche Erfahrungen gemacht? Gibt es Empfehlungen oder technische Möglichkeiten, um solche Fake-Bewerbungen zu vermeiden oder einzuschränken?Ich vermute, dass unsere Anzeigen-Links in einem automatisierten Tool oder Bot-System gelandet sind. Leider scheint man die URLs der Karriereseite nicht individuell anpassen zu können und es gibt auch keine Captcha Funktion, oder?Bin für jeden Tipp

Hallo Community,wir freuen und gerade darüber, dass die Re-hiring Funktion nun endlich da ist. Nutzt ihr diese Funktion für den Wechsel zwischen Gesellschaften oder bleibt ihr bei der klassischen Neuanlage?Wir wollten einen anstehenden Wechsel gerade über die Re-hiring Funktion hinterlegen, das geht aber erst nachdem das Profil inaktiv gesetzt wurde und fragen uns daher, ob in diesem Fall die alte Handhabung sinnvoller ist.Vielen Dank für jeden Erfahrungsbericht etc.!

Liebe Personio Community,vor Kurzem hat Personio eine Mailvorlage im Onboarding veröffentlicht. An sich finde ich diese Mailvorlage gut gelungen. Im Detail gibt es aber mehrere Punkte, die mich von der Nutzung in unserem Unternehmen abhalten.Mich würde gerne interessierten, ob ihr diese bereits nutzt und ggf. euere Best Practices teilen möchtet. Ich habe meine Gedanken immer unter meinen Fragen festgehalten.Dabei interessiert mich:1) Wie habt ihr die Vorlage entsprechend eurer Bedürfnisse befüllt?Für uns gestaltet sich das als schwierig, da einige Textpassagen bereits von Personio vorgegeben werden. So werden neue Mitarbeiter von Personio in der Mail gesiezt, obwohl wir alle bereits per Du sind. Außerdem wird bei der Wegbeschreibung der im Mitarbeiterprofil hinterlegte Standort gezogen. Es kann aber durchaus sein, dass der Raum, den ich für das Onboarding bei uns buche, in einem anderen Gebäude ist.

Hallo zusammen, wir testen aktuell das Performance und Entwicklung Modul in Personio. Wenn ihr oder euer Team dieses Modul bereits implementiert habt und für einen kurzen Austausch offen seid, wären wir sehr dankbar. So könnten wir erfahren, wie ihr es in der Praxis einsetzt und diesbezüglich austauschen. Liebe Grüße, Celine 

Hallo!Ist bei Azubis das Datum "Voraussichtliches Ausbildungsende" auch bei "Vertragsende" einzusetzen oder ist mit "Vertragsende" etwas anderes gemeint?Best practice? Wie handhanbt ihr das und warum? Danke!GrußKlaus

Hallo liebe Community, als neue Personio-Nutzerin interessiert es mich total, wie ihr die Anwendung “Performance & Entwicklung” nutzt!  Ich freue mich über Input jeglicher Art! :) Viele GrüßeSarah

Hallo,ich möchte gerne ein Dokument an alle Mitarbeitenden verteilen und dieses unterschreiben lassen. Ich gehe davon aus, dass dies ein sehr gängiges Thema ist und sehr viele Unternehmen betrifft. Rein technisch hat Personio alles was es dafür braucht, nur eben in diversen Modulen. Ein Versand, bestenfalls mit Überblick über den einzelnen Status der Unterschrift, eine digitale Unterschrift und Ablage in der Mitarbeitendenakte wird meines Wissens nicht unterstützt, so war es schon vor zwei Jahren: Alter Beitrag.Nun stellt sich aber für mich die Frage: Wie löst ihr dieses Thema? Jeder Person das Dokument (immer gleicher Inhalt, bestenfalls mit variablem Namen) in Ihre Akte hochladen und dann signieren lassen, ohne Überblick wer dem schon nachkam? Oder habt

Hi zusammen! Wir überlegen unsere Schwesterfirma in Litauen auch auf Personio umzuziehen, da die administrativen Prozesse (insbesondere Meldung von Krankheitstagen und Urlaubstagen) mittlerweile zeitlich zu aufwändig sind. Unsere Hauptgesellschaft hat verschiedene Apps (z.B. Recruiting und Performance), die Schwesterfirma (neue Gesellschaft?) soll aber nur die Core Funktionalitäten haben. Funktioniert das? Oder muss man dann in dem Fall einen ganz neuen Vertrag aufsetzen? Hat da jemand Erfahrungen mit? :-) Danke euch!

Hallo zusammen,ich habe eine Frage: Mich würde interessieren, wie ihr das mit der Empfangsbestätigung bei digital signierten Verträgen handhabt. Gesetzlich ist vorgeschrieben, dass man vom Arbeitnehmer eine Empfangsbestätigung über den Erhalt des signierten Vertrags erhält.Aktuell gibt es diese Funktion in Personio allerdings nicht, man kann keine Empfangsbestätigung vom Arbeitnehmer anfordern. Man sieht halt nur am Ende, dass beide Seiten signiert haben.Wie geht ihr damit um? Fordert ihr separat eine Empfangsbestätigung an, also eine extra email? Oder gebt ihr euch damit zufrieden, dass man sieht, der Arbeitnehmer hat unterzeichnet, und verzichtet auf die Empfangsbestätigung? Oder gibt es dafür andere Lösungen, die ich noch nicht kenne?Freue mich über Meinungen und Hilfe, danke vorab.Viele GrüßeBrita

Liebe Community, wir haben den Fall, dass die ein oder andere Gesellschaft die wir in Personio angelegt haben nicht mehr existiert (z.B. durch Fusionen). Daher würden wir diese gerne löschen, um in Personio übersichtlicher arbeiten zu können.Die Frage die wir uns jedoch stellen ist: Was passiert in Punkto Unternehmen in der Historie unserer Mitarbeiter bzw. mit den Profilen ehemaliger Mitarbeiter? Hier ist uns sehr wichtig, dass die Gesellschaften drin bleiben, um die Historie korrekt nachvollziehen zu können. Hat jemand Erfahrung damit? Liebe GrüßeSteve

Liebe Community, hattet ihr folgenden Fall schonmal bzw. wie habt ihr das in Personio abgebildet?Wir haben zum 01.08. einen neuen Azubi eingestellt, Vertrag wurde unterschrieben, demzufolge wird er in Personio jetzt als Mitarbeiter aufgeführt mit Status “Onboarding”.Der MA hat nun vor Arbeitsantritt gekündigt und wird demnach nicht bei uns anfangen. Wie kriege ich ihn am besten aus dem System? Ich könnte auf “Profil löschen” klicken, dann wären vermutlich alle Daten und Dokumente “weg”, das möchte ich auch nicht.Auf “Arbeitsverhältnis beenden” klicken nimmt das System zu heutigen Tag nicht an. Vermutlich geht dies erst ab dem 01.08.2025. Hat jemand eine Idee oder einen Vorschlag, wir man das Ganze “sauber” abbilden kann? Lieben Dank im Voraus!  

Servus, wir führen in den nächsten Monaten die Zeiterfassung von Personio in 10 Niederlassungen ein. Mit eigenen Pads (GALAXY Tab A9) und wollen die Option nutzen, Mitarbeitenden die Geofancing-Funktion für An- und Abmeldungen zur Verfügung zu stellen. Hat Jemand damit schon Erfahrungen gemacht?

Hallo Community,wir haben einen Mitarbeiterfall bei dem wir und unsere CS-Managerin gerade nicht weiterkommen und wir daher mal die Schwarmintelligenz nutzen möchten :) Vorab: bei uns gilt die Regelung, dass 10% der Überstunden abgegolten sind.Eine Mitarbeiterin hat einige Überstunden angesammelt und wenn wir diese in Ausgleichstage umwandeln möchten, haben wir das Problem, dass die MA in dem Monat, in dem die Umwandlung geschieht, ins Minus rutscht. Es verfälscht also die Zeiterfassung in dem Monat.Beispiel:MA hat 16 Überstunden (nach Abzug der 10%).Wir wandeln das am 30.11. in 2 Ausgleichstage um.Statt dass diese 16 Stunden vom Gesamtkonto der angesammelten Überstunden abgezogen werden, zieht Personio das Stundenkonto im November die 16 Stunden ab.Mögliche Überstunden, die die MA im November bereits angesammelt hat, würden dann verschwinden, bzw. es verfälscht die Erfassung der Stunden im Umwandlungsmonat. Wi

Hallo zusammen,hat jemand von Euch bereits Erfahrungen damit gemacht, das Onboarding von Blue Collar Mitarbeitenden über Personio zu digitalisieren, Mitarbeitende die keinen direkten PC-Zugang in der Arbeit haben – d.h. maximal über die Personio App oder ähnliche mobile Wege erreichbar sind?Wir stehen gerade vor der Herausforderung, unser Onboarding für diese Zielgruppe effektiver, strukturierter und idealerweise digital(er) zu gestalten. Ursprünglich war die Idee deren Aufgabe (bspw. Arbeitskleidung abholen, gesetzliche Schulungen absolvieren etc.) über die Personio-App einzuspielen, leider ist diese noch nicht soweit, dass sie die Aufgaben anzeigt. Klassische Formate wie Mails stoßen hier (verständlicherweise) schnell an Grenzen. Deshalb wäre ich sehr interessiert daran zu hören, wie ihr das Onboarding von Blue Collar Personal gestaltet.  Ich freue mich auf eure Impulse und Ideen!Viele Grüße,

Hallo zusammen,auch wenn es schon einige Beiträge zu dem Thema gibt, bin ich noch nicht ganz weiter gekommen.Wir möchten für unsere Werkstudis Anwesenheitsmodelle hinterlegen (3-Tage-Woche), damit der Urlaub anteilig berechnet wird. Wichtig: Wir benutzen keine Arbeitszeiterfassung!Könnte ich z.B. Mo, Di, Mi für alle Werkstudis eintragen, auch wenn sie an anderen Tagen kommen (wir haben ja keine Zeiterfassung) oder werden Abwesenheiten (FZA, Urlaub, Krank) dann falsch “berechnet”? Wir möchten eigentlich die Flexibilität bei behalten, dass die Werkstudis ihre Tage auch mal ändern können… und trotzdem einen richtigen Urlaubsanspruch haben - derzeit haben auch die Werkstudis 30 Tage und damit “zu viel”. Könnt ihr mir da weiterhelfen?LG Leonie

Hallo liebe Community,ich habe eine Frage zu Werkstudenten.Damit wir du die Werkstudenten besser planen können habe ich eine Abwesenheitart welche eigentlich eine Anwesenheit zeig soll mit “Präsenztag Werkstudent” erstellt. Es soll im Teamkalender für alle sichtbar sein, wann unsere Studenten im Büro sind. Da ich ja keine Anwesenheitsart erstellen kann, habe ich mir somit dies gebastelt. Funktioniert soweit auch ganz gut, nur auf der Startseite werden ja Abwesenheiten erstellt. Die ich in der Erstellung ja eine Kategorie hinterlegen muss konnte ich ja nur “mobiles Arbeiten” oder “sonstige bezahlte Freistellung” hinterlegen. Nun werden die Präsenztage natürlich auf der Starseite und “Abwesenheiten” angezeigt. Was ja auch logisch ist. Ich hoffe ihr könnte mir bis hier folgen… :-) Hat jemand vielleicht eine charmatere Lösung? Liebe Grüße,Sarah