Gehalt & Lohnbuchhaltung

Liebe Community,wir tragen derzeit die Gehälter aus der Zeit vor Personio bei allen Mitarbeitenden nach. Jedoch gibt es einige Kolleg/innen, bei welchen sich das Arbeitszeitmodell in den letzten Jahren verändert hat und dementsprechend auch die Gehälter prozentual abweichen. Ich habe bis jetzt keine Möglichkeit gefunden, einem/einer Mitarbeiter/in ein anderes Arbeitszeitmodell in der Vergangenheit zuzuweisen und dadurch auch das Gehalt für diesen Zeitraum entsprechend der damaligen Arbeitszeit nachzutragen.Bsp.:Kollege A hat von 2022-2023 32 Stunden gearbeitet und seit 2024 arbeitet er 40 Stunden. Wenn ich nun sein Gehalt nachtragen möchte, wird mir auch das Gehalt von 2022-2023 auf 100% gerechnet, da er aktuell 40 Stunden arbeitet. Ich hätte gerne, dass durch das zugewiesene Arbeitszeitmodell mit 32 Stunden im entsprechenden Zeitraum auch das Gehalt im Zeitraum 2022-2023 mit 80% nachgetragen werden kann. Gibt es hierzu eine Lösung oder lässt sich das Gehalt bei einem Nachtrag nicht en

Hallo zusammen,wir testen gerade immer weiter in allen Bereichen und Funktionen von Personio rum und haben uns darüber gewundert, dass man zwar Abwesenheiten hinterlegen kann, die man selbst wertet als eine Abwesenheit, wo der Mitarbeiter keinen oder geminderten Gehaltsbezug hat, aber das System es nicht im Reiter Gehalt berücksichtigt.Als Beispiel, wenn man die Abwesenheit Elternzeit oder Langzeitkrankheitsfälle hat, müsste entsprechend in Vermerk bzw. die Verknüpfung geschehen, dass automatisch, dass monatlich hinterlegte Gehalt für die Angabe anteilig bis monatlich entsprechend gekürzt würde. Gibt es da irgendwie eine Möglichkeit / Einstellung, um das umzusetzen? Oder ist so etwas in der Zukunft geplant?Lieben Dank und viele Grüße! Marina

Liebe Community,wir haben während und nach der Implementierung einige Gehaltsbestandteile bewusst liegen gelassen, die ich nun angehe:Jubiläen / einmalige Vergütung VWL / wiederkehrende Vergütung Deutschlandtickets / wiederkehrende Vergütung bAV / wiederkehrende VergütungDie Vergütungsarten sind mir soweit im Personio Sinne klar, auch positive und negative Beträge. Der Beitrag von ​@Codin IT zeigt einen Weg auf für AG-/AN-Anteil. Soweit so klar. 😊Nun mein gedankliches Aber: Die Mitarbeiter:innen mit bAV haben, laut den von unserer Lohnbuchhalterin (aktuell im Urlaub) zur Verfügung gestellten Daten, eine Pensionskasse. Die Kollegin macht die Lohnbuchhaltung mit Agenda Lohn. Darin hat die Pensionskasse die Lohnarten:0338 Pensionsfond Zusch. AG 16,60 0072 Pensionsfond/-Kasse 116,60 0015 Pensionsfond Gehaltsverz. -116,60 0216 Pensionsfond Abzug -116,60  Ich würde mich sehr über Tipps freuen, wie ihr das bei euch gelöst bzw. umgesetzt habt, da ich leider kein Beispiel mit Pensi

Hallo, nutzt ihr schon die Möglichkeit mit Gehaltsbändern (Stellenarchitektur) zu planen?Wir möchten gern, dass die Teamleitungen für das Planen individueller Gehaltserhöhungen aus ihrem Team die Gehaltsbänder einsehen können.Wie funktioniert das? Im entsprechenden Mitarbeiterprofil? Danke und viele Grüße

Hallo zusammen,wir stellen temporär viele Aushilfen ein. Wenn es zur ersten Lohnabrechnung kommt, konnte man in der alten Ansicht die heruntergeladenen Lohnabrechnungen der Mitarbeiter vorab ansehen und z.B. kontrollieren, ob die Abrechnung dem richtigen Mitarbeitenden zugeordnet wurde. Das war super praktisch, da wir mit einem externen Lohnbüro zusammenarbeiten, das durchaus die Datev Personalnummer schonmal einem falschen Mitarbeitenden zugeordnet hat. So hatte ich eine Kontrollmöglichkeit bevor alle Dokumente in die Personalakten der Mitarbeitenden verteilt werden. Ich kann leider nicht herausfinden, ob es eine solche Ansicht noch in einen der Reitern gibt.     LG Tobias

Hallo zusammen,mit der neuen vor. Lohnbuchhaltungsansicht sehe ich nun alle Änderungen immer nur für die einzelnen Teams aufgeschlüsselt. Gibt es hier nicht auch irgendwie die Möglichkeit, dass ich alle Änderungen im UN auf einem Blick sehe und nicht auch zig verschiedene Excel runterladen muss?Danke und LGAnnkatrin

Hallo zusammen, ich habe einen Werkstudenten, der in den Bereich eines Midi-Jobs fällt. Für diesen Werkstudenten möchte ich nun in Personio hinterlegen, dass die spezielle Anpassung z.B. der Rentenversicherungsbeiträge berücksichtigt wird. Wie muss ich hier vorgehen? Danke & GrüßeAndreas

hallo zusammen,wie geht ihr mit dem Thema DaBPV (also dem neuen Verfahren zum Abruf von Kinderdaten) im Zusammenhang mit Personio um?Ich arbeite mit Schnittstelle zu Datev Lohn&Gehalt. Und die Freigabe der Abrechnung in Personio und den Export zu Datev generiere ich so um den 20. rum.Aber wenn Neueinstellungen nun innerhalb von 7 Tagen nach Beschäftigungsbeginn bei der zuständigen Stelle gemeldet werden müssen kann ich durch den späten Datenexport diese Frist doch nie einhalten.Kann man in Personio mehrere Exporte generieren? (Die 7-Tage-Frist an sich ist aber für mich nicht ganz eindeutig ehrlich gesagt und es sind so viele widersprüchliche Sachen im Netz zu finden..) Vielleicht hat ja jemand eine Idee oder ich bin komplett falsch damit hier :)Danke.

Hallo zusammen,ich hoffe jemand von euch kann mir weiterhelfen. Wir verwenden diesen Monat zum ersten Mal Personio als Abrechnungsgrundlage mit DATEV Lohn und Gehalt.Leider verstehe ich nicht, warum die Geburtstage in dem Reiter “Lohnbuchhaltung” nicht sichtbar sind (Siehe Screenshot). Wir haben bei allen Mitarbeitern das Geburtsdatum gepflegt und auch alle Haken bei den Einstellungen gesetzt.Kann mir jemand von euch weiterhelfen?Vielen Dank. 

Ich bin am verzweifeln. Ich habe eine Aushilfe, die auf Stundenbasis arbeitet. Der Stundenlohn ist hinterlegt, die gearbeiteten Stunden sind in die Zeiterfassung eingetragen (ich habe irgendwo gelesen, dass sich das System die abzurechnenden Stunden aus der Personio-Zeiterfassung zieht) und habe im Reiter Gehalt die Stundenzahl im Abrechnungsmonat noch einmal eingegeben, da diese nicht automatisch übertragen wurden. Hier wirft es mir auch keinen Fehler mehr, im Gegensatz zu dem Zeitpunkt, als ich noch keine Stunden in der Zeiterfassung hatte. Aber trotzdem: Sieht alles gut aus, doch wenn ich in der Lohnbuchhaltung den Datevexport Einmalzahlungen / Stundenlöhne aufrufe und mir dann die Txt-Datei ansehe, ist diese leer. Und wie mache ich das in unseren anderen Gesellschaft, in der ich Nachtzuschläge abrechnen muss? Wie bekomme ich hier die Stunden als Basis für die Nachtzuschläge (25% vom errechneten Stundenlohn eines Fixgehalts) so ins System, dass Datev die Datei verarbeiten kann?Auf d

Hallo zusammen,wir nutzen Personio Payroll und ich frage mich, ob es analog der XML Dokumente für die Gehälter und Sozialversicherungsbeiträge auch eine Datei für die Lohnsteuer gibt? Falls nein, gibt es einen Info in einem der Dokumente die die Lohnsteuer, die ich an das FA abführen muss, klar darstellt? Danke & GrüßeAndreas

Hallo, wir haben studentischen Aushilfen, einen Hausmeister und Mitarbeiter in Altersteilzeit. Diese haben nicht immer feste Wochenarbeitstage, sondern werden flexibel nach Bedarf und deren Verfügbarkeit eingesetzt. Ich würde gerne ein Monatssoll einrichten: wie geht das? z.B. 52 Stunden sollen pro Monat gearbeitet werden. Ich würde gerne ein Arbeitszeitmodell ohne Soll einrichten: Es sollen also einfach die Anwesenheitsstunden addiert werden. Und am Monatsende werden die geleisteten Stunden gezahlt, egal ob 10, 20 oder 30 Stunden.

Hallo, ich muss für eine Mitarbeiterin, die vor dem Mutterschutz ein Beschäftigungsverbot in Form einer Reduzierung der Arbeitszeit verordnet bekommen hat, die Einstellungen so ändern, dass sie nur noch 15h arbeiten muss, aber weiter volles Gehalt erhält.Trotzdem muss ja die Zeiterfassung für die neuen Wochenstunden angepasst werden, und das Fixgehalt darf sich nicht ändern, sonst verfälscht es die Berichte.Gibt es dafür eine Einstellung, oder braucht es ein Workaround?Danke und beste Grüße!

Hallo zusammen,ich habe folgende Fehlermeldung in der Lohnbuchhaltung: Das Attribut DATEV Personalnummer für Mitarbeiter “XYZ” wurde am 14.05.2025 16:58 geändert. Um eine einwandfreie erneute Zuordnung von mitarbeiterspezifischen Dokumenten gewährleisten zu können, wurde die Verteilung und/oder die Vorschau von Dokumenten für diesen Monat zurückgesetzt. Hat das schonmal jemand gehabt und kann mir sagen was ich tun muss um die Daten an Datev freizugeben? Der Mitarbeiter ist in dem Abrechnungsmonat 05/2025 neu hinzugekommen, sofern das eine Rolle spielt. Vielen Dank für Eure Unterstützung! Liebe Grüße,Katharina

Hallo zusammen, gibt es analog der Lohn- und Sozialversicherungszahlungen auch für die Lohnsteuer eine XML Datei für die Bulk-Überweisung? Danke & Grüße

Hi Leute, ich habe für einen Mitarbeiter diese Zeiten für den Mai in der Übersicht:  Wenn ich einen DATEV LODAS Export erzeugen will, werden mir allerdings diese Zeiten unter “Anrechenbare Zeit” für den Mitarbeiter angezeigt: Was ist hier das Problem? Müsste die anrechenbare Zeit nicht 120 + 56 = 176 Stunden sein? Das hier ist das eingestellte Arbeitszeitenmodell:  Bei einem anderen Mitarbeiter habe ich 183 / 152 h erfasste Arbeitsstunden, 24 h Abwesenheit. Hier wird mir als anrechenbare Zeit im DATEV Export 191 Stunden angezeigt, wie setzen sich diese Zahlen zusammen???

Hallo zusammen, ich konnte zu dem Thema bisher nichts finden. Wir möchten gerne eine Erinnerung/Mitteilung per Mail erhalten, wenn im Bereich der Lohnbuchhaltung die Dokumente zum Abruf bereit stehen. Gibt es da eine Möglichkeit das einzustellen?

Hallo zusammen,ich bin MA einer Steuerberatungsgesellschaft und befinde mich in der schrittweisen ersten Umsetzung einer Datenintegration Personio/Datev Lodas; ich habe zwar eine Personio-Admin-Schulung online gemacht, aber das Verständnis aus täglichem Doing fehlt mir.Bei meinem Mandanten wurde z.B. eine Reduktion der Wochenarbeitszeit (von 39 auf 23 Std.) im Juli 2023 in Personio erfasst. Die Änderung ist im Mitarbeitendenprofil sichtbar, wird aber nicht an DATEV übergeben – dort landen weiterhin die 39 Stunden.Auffällig: Der Änderungsmonat Juli 2023 ff. wurde nie über die Funktion „Abrechnung freigeben“ abgeschlossen. Nur der aktuelle Monat Juni 2025 ist (von mir und unvorsichtigerweise) freigegeben.Frage:Werden Datenänderungen wie die Arbeitszeit nur dann in die DATEV-Schnittstelle übernommen, wenn alle Änderungsmonate nachträglich freigegeben wurde?Werden Datenänderungen eines Monats ausschließlich durch “Abrechnung freigeben” (was ja anscheinend nur 1 x je Monat geht) freigegeben

Liebe Community, unsere Abrechnung erfolgt über einen externen Steuerberater, dabei verwenden wir keine externe Schnittstelle sondern der Übertrag der monatlichen Änderungen erfolgt in einer Excel-Liste. Wie handhabt ihr das, solltet ihr eine ähnliche Herangehensweise wie wir haben? Die Export-Dateien, die ich über Personio herausbekomme sind ja doch sehr groß und auch recht unübersichtlich: viele Spalten, viele Daten auch wenn sich nur ein Wert verändert hat. Wie bereitet ihr die Dateien im Nachgang noch auf, damit das alles etwas “schlanker” wird? Am Liebsten wäre es mir, wenn es mir im Export nur den geänderten Wert mit Name Mitarbeiter und Personalnummer ausspuckt. Ist das möglich?  Vielen Dank vorab für euren Wissenstransfer. Liebe GrüßeBenita

Liebe Community,  ich habe vorher mit Workday gearbeitet und bei Gehaltsänderungen gab es einen Prozess, den der Vorgesetzte anstoßen konnte, wenn er einem Mitarbeitenden eine Gehalterhöhung geben wollte. Hier musste eine Begründung eingegeben werden, es lag ein Approvalprozess dahinter, so dass der Vor-Vorgesetzte und HR approven mussten und dann bereits alles im System war und an die Payroll weiterging. Wo finde ich Infos, wie ich sowas analog in Personio aufsetzen kann? Geht das generell? Habt Ihr vielleicht Tipps, wie ich das schnell und unkompliziert machen kann?  Bitte entschuldigt die “doofen” Fragen, aber bisher nutzen wir kaum Funktionen in Personio und alle Prozesse laufen händisch und manuell. Das muss sich schnell ändern ;)  Vielen Dank für Euren Support.  Liebe GrüßeSteffi 

Hallo zusammen,vielleicht hat jemand eine Idee, wie unser Problem gelöst werden kann 😉Bei einem Wechsel eines Mitarbeiters in eine höherwertigere Funktion, vereinbaren wir mit seiner Versetzung auch Gehaltsanstiege in der Zukunft. Aktuell lässt sich das nur über das Grundgehalt abbilden, indem man die Gesamtsumme zum jeweiligen Zeitpunkt erhöht.Wir haben nun aber die Besonderheit, dass unsere Gehälter, je nach Unternehmensergebnis und anderer Faktoren, jährlich dynamisiert werden könnten. Wenn diese Dynamisierung zu März eingepflegt wird (geht leider nur mit einem Massenimport), wird die Erhöhung, die bereits für die Zukunft eingetragen wurde, geschmälert oder eventuell ganz “gefressen”. Gibt es bei Euch ähnliche Problematiken bei Gehaltserhöhungen in der Zukunft und unterjährigen Anpassungen? Wenn ja, wie löst Ihr das Problem? Bitte keine Hinweise auf Erinnerungen, die würden wir uns gerne sparen 😉Viele GrüßeJan

Hallo zusammen,  wir haben in diesem Monat zum ersten Mal dass Phänomen, dass nach Abrechnungslauf keine Auswertungen bzw. Dokumente in DATEV zum Abruf verfügbar sein sollen. Die Auswertungen liegen jedoch bei DATEV bereit und können bspw. über “Unternehmen Online” abgerufen werden. Hat jemand die gleiche Erfahrung in diesem Monat gemacht? Beste GrüßeIschi 

Wir haben diesen Monat Probleme mit dem Abrufen von unseren Datev Payroll Dateien und Verteilen der Payslips an die Mitarbeiter. Die Button sind beide grau. Kann jemand helfen?

Guten Tag,wir haben Mitarbeiter, die fahren regelmäßig zum Kunden und sind regelmäßig über 8 Stunden vom Arbeitsplatz weg. Sie erfassen ihren Arbeitsbeginn, Arbeitsende, und die Abwesenheit vom Arbeitsplatz etc. Sie bekommen für diese Tage eine Spesenpauschale, die auf den Brutto-Netto-Abrechnungen ausgewiesen wird (steuerfrei + pauschal versteuert).Wir machen die vorbereitende Lohnbuchhaltung, das Steuerbüro macht alles andere. Wir haben die Datev-Schnittstelle Lodas.Wie macht ihr das? Fügt ihr die Spesen als Wiederkehrende Zahlung/Einmalige Zahlung als Gehaltskomponente ein und kann Personio das selbst mit Blick auf erfasste Abwesenheiten mit dem richtigen Betrag pro Monat befüllen?Oder fügt ihr das garnicht als Gehaltskomponente ein sondern exportiert nur die An-/Abwesenheiten zu Datev, und das Steuerbüro kann über Datev die Spesen automatisch berechnen?Welcher Weg ist der bessere?Ich würde mich über Erfahungsberichte und Tipps/Tricks sehr freuen.Vielen Dank im Voraus für eure Mühe.

Hallo zusammen, habt ihr derzeit auch Probleme bei der Ansicht vom Gehaltsreiter?Bei uns lädt nichts, ist genau jetzt zur Abrechnungsdeadline sehr schlecht…LGJulia