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Mitarbeiterdaten & Dokumente

Platziert hier alle Eure Fragen und Diskussionen zu Mitarbeiterdaten & Dokumenten, wie Sektionen, Dashboard, Mitarbeiterübersicht, Dokumente im Profil und Dokumentvorlagen.

  • 978 Themen
  • 3,622 Antworten
978 Themen
C
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ChristinevonKumiExplorer
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Erinnerung: Immatrikulationsbescheinigung an WS

Liebe Community, ich würde gerne wissen, wie ihr das am besten gelöst habt, dass eure Werkis an die Immatrikulationsbescheinigung erinnert werden durch Personio.  Gerne auch ein Best Practice, wie ihr das generelle Thema handhabt. Klar, ist unser zeitliche Aufwand, mit hochladen der Bescheinigung und die Änderung des Ablaufdatums, auf einen kleinen zeitlichen Rahmen beschränkt, aber wenn ich mir vorstelle, wie Unternehmen das mit ca. 200 Werkis handhaben, würde ich gerne wissen, wie man diesen Prozess schön automatisieren kann.  Unsere Werkis laden selber die Studienbescheinigung hoch und geben mir ihr erledigt. Bisher habe ich aber noch keine Möglichkeit gefunden, dass die Werkis durch Personio daran erinnert werden. Eine integrierte “Erledigt” Funktion wäre auch super. Vielen Dank :) 

5434
Anke
Skiller
vor 3 Jahren
M
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MaaritFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
SignatureIT - zusätzliche ADVV

Hallo liebes Personio Team,mein Klient möchte gerne die eSignature von SignatureIT einführen und wir prüfen gerade die datenschutzrechtlichen Grundlagen. Muss eine zusätzliche ADVV zwischen Unternehmen und SignatureIT abgeschlossen werden oder ist das über eure ADVV mit den Drittanbietern abgedeckt?Wie gehen hier andere Personio Kunden vor?Dank euch und liebe GrüßeMaarit

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M
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vor 3 Jahren
A
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a.albrechtFollower
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Benachrichtigung bei Dokumentenupload durch Mitarbeiter

Hallo, Gibt es die Möglichkeit sich als HR Manager von Personio benachrichtigen lassen, wenn der Mitarbeiter ein Dokument in eine Dokumentenkategorie hochgeladen hat? Gibt es die Möglichkeit einen Bericht zu erstellen oder einen Export zu generieren, in dem zu sehen ist, welcher Mitarbeiter noch keinen Dokumentenupload durchgeführt hat? Hier ist der Case die halbjährliche Kontrolle von DokumentenViele Grüße

6922
C
Helping Hand
vor 3 Jahren
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AnnalenaFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Zweitnamen verbergen

Hallo, wir sind derzeit in der Implementierung und fragen uns, ob es möglich ist den Rufnamen hervorzuheben oder Zweinamen zwar für DATEV anzugeben aber öffentlich zu verbergen?Das würde einem doch oft lästige Gespräche sparen ;) Danke!

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AnnaKleisli
Personio Implementation Manager
vor 3 Jahren
Birgit Elisabeth
Communicator
Birgit ElisabethCommunicator
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Gibt es eine Möglichkeit in Personio Arbeitsunfälle zu dokumentieren?

Hallo liebe Community,bei uns ist ein weiteres Digitalisierungsthema aufgetaucht. Wir hatten bisher ein “Papier”-Verbandbuch, also eine Sammlung aller Infos zu den Arbeits- und Wegeunfällen die bei uns passiert sind. Ich habe im Moment keine Idee wie man das in Personio abbilden kann, so dass man dann auch Auswertungen hierüber machen machen (z.B. nachfolgende Kranktage anzeigen lassen). Habt ihr hierzu Ideen?Danke und viele GrüßeBirgit

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Lena
Community Manager
vor 3 Jahren
M
Communicator
MicoCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Abgelaufene Unterschriftenanfrage löschen

Liebe Community,wir haben eine abgelaufene Unterschriftenanfrage. Ich kann diese allerdings nicht aus der Anzeige auf meinem Dashboard entfernen. Ich habe schon versucht, dies mit Löschen des Dokuments aus der Akte zu lösen, aber leider funktioniert das nicht.Hat jemand eine Idee, wie das funktioniert?Danke und liebe Grüße

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Selina
Ehem. Personio Mitarbeiter*in
vor 3 Jahren
P
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Pia SchrödersVisitor
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Übernahme eines Praktikanten in Festanstellung

Hallo liebe Community, bei uns kommt es immer wieder dazu, dass Praktikant*innen in Festanstellung übernommen werden. Bisher konnte ich leider noch nicht herausfinden, wie ich den Anstellungsstatus bzw. die Übernahme im Mitarbeiterprofil kenntlich machen kann. Ist es wirklich so, dass ich dazu ein neues Mitarbeiterprofil anlegen muss? Das erscheint mir nicht sinnvoll, wenn ich dauerhaft doppelte Mitarbeiter in der Übersicht habe bzw. immer eine Version mit dem Status Inaktiv hinterlegt habe. Ich freue mich über euren Input und eure Hilfe.Liebe Grüße 

2232
Lena
Community Manager
vor 3 Jahren
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PaulinaVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Dokumentenvorlage Option leer lassen

Hallo ihr Lieben,ich möchte gerne unsere Änderungsvereinbarung hochladen. Da es natürlich immer verschiedene Änderungen (Titel, Gehalt etc.) gibt habe ich sie als Optionen eingebaut. Ist es möglich als Option “leer lassen” einzustellen? Dann würde es reichen nur eine Vorlage hochzuladen. Vielen Dank schonmal für eure Hilfe!

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P
Visitor
vor 3 Jahren
Elena
Community Superstar
ElenaCommunity Superstar
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Sortierreihenfolge Spaltenanpassung Mitarbeiterliste

Liebe Community, liebes Personio-Team, einem meiner Kollegen ist aufgefallen, dass wenn man in der Mitarbeiterliste die Spalten anpasst die Reihenfolge irgendwie sehr wirr ist. In seiner Arbeit ist das ein bisschen nervig, da er die Mitarbeiterliste regelmäßig anpasst. Dann hat er vor allem oft Daten aus der gleichen Sektion, welche er benötigt, da die Liste aber weder nach Sektion, noch nach Alphabet sortiert ist, nutzt er immer die Suchfunktion. Ist nicht weiter tragisch, aber uns erschließt sich diese Sortierreihenfolge einfach nicht. Könnt ihr hier ggf. mehr dazu sagen? Ich habe euch mal einen (schlecht ausgeschnittenen) Snip noch gemacht, hier wird relativ gut ersichtlich, dass die Daten absolut nicht zusammenhängen.  Freue mich auf eure Antworten. Liebe Grüße, Elena 

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Mariell
Personio Customer Success Manager
vor 3 Jahren
Elena
Community Superstar
ElenaCommunity Superstar
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
BusinessBike in Personio abbilden

Liebe Community, um eine Übersicht über die Mitarbeiter zu behalten die ein JobBike bzw. BusinessBike nutzen und diese  auch in der Lohnbuchhaltung zu berücksichtigen, würden wir gerne Personio nutzen. Ich hatte mir hier etwas in die Richtung vorgestellt, dass ich Attribute anlege (bspw. BusinessBike ja/nein, seit wann, etc.) und diese somit auswertbar mache. Gibt es hier in der Community Best Practices? Löst ihr dieses Thema bereits in Personio oder habt Ideen und Tipps?Lieben Dank vorab. Viele Grüße, Elena 

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JessicaHR
Communicator
vor 3 Jahren
M
Busy Bee
M MeyerBusy Bee
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Ablaufendes Attribut - wie erstellen?

Hallo zusammen, wie kann ich Attributfelder anlegen, die mit einem Ablaufdatum hinterlegt werden? Hier als Beispiel: wir haben Sicherheitsbeauftragte, die eine Zertifikat erhalten, welches nach 5 Jahren seine Gültigkeit verliert. Ebenfalls der Brandschutzhelfer:in und der Erst-Helfer:in.(sowie G37, G 41 und G42 Untersuchungen)Das wollen wir ersichtlich im Presonalprofil darstellen.Es soll bevor das Feld / Attribut abläuft, ein Hinweis kommen. Vielen DANK für die Unterstützung.  

1052
M
Busy Bee
vor 3 Jahren
J
Visitor
Janna1986Visitor
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Original Dokumente vernichten?

Hallo zusammen, wir haben Personio jetzt neu eingeführt und verwalten damit auch unsere Dokumente. Kann mir jemand sagen was man an Dokumenten noch im Original aufheben muss? Wir stellen uns insbesondere bei Krankmeldungen die Frage, ob die per Scan reichen oder nicht.Arbeitsverträge bewahren wir auch weiterhin im Original auf. Hat jemand eine Liste/Übersicht dazu?Vielen Dank und viele Grüße aus HannoverJanna

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Nicolekern
Busy Bee
vor 3 Jahren
Herr Bates
Explorer
Herr BatesExplorer
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Zuordnung zu zwei oder mehr Abteilungen

Hallo,wir haben aktuell das Problem, dass Mitarbeiter zwei Abteilungen zugeordnet sind und je einen bestimmten %-Satz für diese arbeiten. Wie kann ich eine Mitarbeiterin mehreren Abteilungen zuweisen?Danke.

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KarolinDasch
Personio Implementation Manager
vor 3 Jahren
Susanne AD
Communicator
Susanne ADCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Übersetzung der Auswahlfelder bei Attributen

Liebe Community,kann man für Auswahlfelder übersetzte Texte hinterlegen, wie auch bei Sektionen und Attributen?Beispiel: Bei Attributen haben wir eine Auswahl von „ja“ und „nein“. Diese würde ich für Englisch gerne in „yes“ and „no“ hinterlegen.Freue mich auf eure Rückmeldung.Viele GrüßeSusanne

1643
Lena
Community Manager
vor 3 Jahren
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aksExplorer
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Mitarbeiteruploaddatei, keine Vorgesetzten, aber Freigeber

Hallo, unser Unternehmen hat zwei Vorstände, welche sich beide Vertreten und auch die Urlaube des jeweils anderen freigeben. Der jeweils andere ich aber nicht der Vorgesetzte. Wie pflegen wir das in der Datei?Mit der Bitte um kurzfristige Kontaktaufnahme.  Danke. 

551
AnnaKleisli
Personio Implementation Manager
vor 3 Jahren
A
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aksExplorer
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
mehrere Vorgesetzte

Hallo, wenn wir die Mitarbeiteruploaddatei mit mehreren Vorgesetzten befüllen und hochladen, kommt es zu einem Fehler. Wie muss ich die Mailadressen korrekt eingeben, damit der Mitarbeiter mehrere Vorgesetzt hat? Mit ; geht es nicht. Mit der Bitte um kurzfristige Kontaktaufnahme. Danke

3702
AnnaKleisli
Personio Implementation Manager
vor 3 Jahren
M
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miraculousVisitor
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
das wiederholte Abspeichern bei der Dokumentenerstellung

HI Zusammen, eine Frage:die Dokumentenerstellung (bspw. Zusatzvereinbarungen etc. ) werden bei Erstellung ständig durch das Zwischenspeichern unterbrochen. Es stört tatsächlich sehr! :) Selbst wenn dem Satz nur ein Buchstabe folgt, wird sofort Zwischengespeichert. Kann man das abstellen und falls nicht, wäre es ein Vorschlag für die Produktentwickler, das Zwischenspeichern auf alle 2-3 Minuten zu erweitern oder gar dem Nutzer es selbst zu überlassen, wann er abspeichern möchte. Vielen Dank für die Hilfe! 

563
Felix_vdH
Personio Implementation Manager
vor 3 Jahren
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Explorer
Marie-Christin LehmannExplorer
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Fehler im Monat Februar

Hallo zusammen, irgendwie scheint es bei mir einen Fehler mit dem Monat Februar zu geben.Jedes Mal wenn ich ein Datum im Monat Februar festhalten möchte, übernimmt er den angelegten Tag für März. Was nicht so gut ist, da an diesem Datum alle zukünftigen Mitarbeitergespräche hängen. Kennt jemand das Problem? viele GrüßeMarie

8010
Lena
Community Manager
vor 3 Jahren
HrSuess
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HrSuessFollower
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Mobiles Arbeiten | Bescheinigung

Hallo zusammen,hat jemand von Euch schon eine rechtssicher MA-Bescheinigung für Mobiles Arbeiten im Corona-Kontext erstell? Der Hintergrund ist, dass ein MA von uns gerne eine solche Bescheinigung für das FA hätte. Vielleicht hat einer von Euch ja ein Template oder kann mir zumindest sagen, was in der Bestätigung enthalten sein muss.Vielen Dank schon mal vorab!

1245
HrSuess
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vor 3 Jahren
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sabine.preimesbergerVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Fehlerhafte Datumsanzeige beim Geburtstag

Hallo Lena,folgende Thematik: Neue Mitarbeiterin die im August startet, wollte nun das Geburtsdatum hinterlegen, welches logischerweise in der Vergangenheit liegt. Wenn ich das Datum eingebe - 11.02.1990 - ändert mir das System das Datum automatisch auf 11.03.1990 ab. Ich kann es auch nicht über den Kalender auswählen, dort springt es mir auch automatisch auf 11.03.1990.Ich habe vorher noch andere Mitarbeiter angelegt und da konnte ich das Geburtsdatum ohne Probleme hinterlegen. Diese Geburtstage lagen aber weder im Februar noch im März.  Danke und liebe GrüßeSabine

522
Lena
Community Manager
vor 3 Jahren
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Marie-Christin LehmannExplorer
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Neues Attribut

Hallo zusammen, ich möchte ebenfalls eine Erinnerung an bevorstehende Jahresgespräche erhalten, nicht nur Ende der Probezeit, Geburtstag, Vertragsende etc. Wie lege ich ein neues Attribut an? Vielen Dank im Voraus und LGMarie

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Anke
Skiller
vor 3 Jahren
GiuViAroundhome
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GiuViAroundhomeFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Ersteintritt als Systemattribut

Hallo Personio, nachdem wir nun gerne auch die Datev Lohn und Gehalt Integration nutzen möchten, wird eine Deckungsgleichheit der Attribute immer notwendiger. Dieses Jahr führen wir vereinzelte Mitarbeiter:innen, die für ca. zwei Monate das Unternehmen verlassen haben und dann zurückkamen.Um Datev sauber verwenden zu können, muss das Anstelldatum als Eintrittsdatum genutzt werden und damit geht uns die gesamte Historie der Mitarbeiter:innen verloren (Positionswechsel, Stundenwechsel, Urlaubsanspruch etc. vor ihrem Austritt). Das müssten wir dementsprechend auch für alle Mitarbeiter:innen in der Vergangenheit so handhaben, die zeitweise ausgetreten waren. Das ist ein ganz schöner Verlust der Datenqualität.. Ein zusätzliches Mitarbeiterprofil anzulegen halte ich für ein unübersichtliches Chaos. Habt ihr darauf vielleicht inzwischen ein Produktteam setzen können? Liebe Grüße,Giulietta

1333
Lena
Community Manager
vor 3 Jahren
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MaHoFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Unterschiedliche Wochenstunden pro Abteilungen

Hallo Community,ich bin seit gestern im Implemetierungsprozess und habe gleich eine Frage:Ist es möglich, für eine Abteilung (z.b. Front Office) mehrere unterschiedliche Wochenstundenanzahlen (32 Std., 35 Std., 40 Std.) anzulegen?Die Mitarbeiter haben eben verschiedene Wochenstunden (diese habe ich ja auch unter “individuelle Arbeitszeit (Wöchentl.)” angelegt), allerdings wird bei der Zeiterfassung unter “Anwesenheit” immer von der vordefinierten Wochenstundenanzahl (in diesem Fall 40 Std.) als Basis ausgegangen und auf der Basis die Stunden berechnet.Danke vorab für eure Hilfe!

3681
Mariell
Personio Customer Success Manager
vor 3 Jahren
Susanne AD
Communicator
Susanne ADCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
In Historie Abteilung und Position ändern?

Liebe Personio-Experts,wie kann ich in der Historie die Abteilung oder die Position eines Mitarbeitenden ändern? Für mich ist es noch nicht ganz selbsterklärend …Danke für euren Support!LG Susanne

752
Susanne AD
Communicator
vor 3 Jahren
D
Visitor
Deborah HR DeepDiveVisitor
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Welche Erfahrungen habt Ihr mit der rechtlichen Verbindlichkeit von eSignatur (v.a. FDA Richtlinie 21 CFR Part 11)?

Hallo zusammen, ich implementiere gerade Personio bei einem Medizintechnik Unternehmen. Bei unseren Quality Management kam die Frage auf, ob die eSignatur auch der FDA Richtlinie “21 CFR Part 11” entspricht. Könnte ihr mir hier weiterhelfen? Ganz lieben Dank vorab & viele GrüßeDeborah 

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Selina
Ehem. Personio Mitarbeiter*in
vor 3 Jahren
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