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Mitarbeiterdaten & Dokumente

Platziert hier alle Eure Fragen und Diskussionen zu Mitarbeiterdaten & Dokumenten, wie Sektionen, Dashboard, Mitarbeiterübersicht, Dokumente im Profil und Dokumentvorlagen.

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1038 Themen
SWeuster
Brainy
SWeusterBrainy
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Zu viele Positionsbezeichnungen durch verschiedene Schreibweisen

Hallo Community, ich bin noch recht neu hier und eher “Quereinsteiger” in Sachen Personalmanagement (bin für die Digitalisierung im Unternehmen zuständig und bei der IT aufgehangen). Ich hoffe daher, dass ihr mir mit meinem Problem aus HR-Sicht weiterhelfen könnt. Aktuell haben wir das Problem, dass es bei uns zu viele Positionsbezeichnungen (durch unterschiedliche Schreibweisen) in personio gibt. Allein für den Kundenservice First Level gibt es mind. 6 verschiedene Schreibweisen. Gern würde ich das Thema aus IT-Sicht (in Bezug auf Schnittstellen zu Active Directory, E-Mail-Signatur, MSTeams usw.) gerade ziehen, weiß aber aus personalrechtlicher Sicht nicht, ob das so ohne weiteres möglich ist. Aktuell gab mir die HR-Abteilung mit, dass dann alle Arbeitsverträge und Stellenbeschreibungen angepasst und neu unterschrieben werden müssten und das daher (derzeit) nicht machbar ist. Hattet ihr auch schon solche Probleme und wenn ja, wie seid ihr damit umgegangen. Welche Möglichkeiten gibt es

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M
Communicator
Anna2022
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Anna2022Follower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
App Upload von Attesten

Hallo Community! Gibt es die Möglichkeit über die Personio-App (Android oder iOS) Dokumente wie z.B. Atteste hochzuladen?Ich finde die Funktion nicht. Vielen lieben Dank für Eure Unterstützung.

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Anna2022
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Anna2022
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Anna2022Follower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
App: Upload von Attesten

Wir würden gerne den Upload von Dokumenten (z. B. Atteste) über die Personio-App unseren Mitarbeitern ermöglichen. Krankschreibungen könnten schnell mit dem Handy fotografiert und mittels App hochgeladen werden.Das wäre für uns und unsere Mitarbeiter ein schlanker und komfortabler Prozess. Augenblicklich werden Dokumente mit dem Handy fotografiert und nach einer umständlichen Anmeldung über das Handy auf der Website von Personio und dem Login kann ich Dokumente vom Handy dort hochladen.

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Anna2022
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S
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Silke FischbachFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Kleiner Bug: Enddatum Probezeit

Mir ist aufgefallen, dass es seit den Änderungen im Profil bei der Anzeige der Probezeiten einen kleinen Bug gibt: wenn sie noch läuft, steht da trotzdem schon z.B. “6 Monate Die Probezeit endete am 31.10.2021” wenn sie beendet ist, ist das Datumsformat ein bisschen schräg, z.B. “Die Probezeit endete am 2021-03-26” Vielleicht könnt Ihr das noch beheben?

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V
Visitor
M
Busy Bee
M MeyerBusy Bee
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Mitarbeiterinformationen - Sektionen werden falsch / in falscher Reihenfolge dargestellt

Guten Tag zusammen, leider werden in dem Reiter “Mitarbeiterinformationen” neuerdings eine falsche nicht von mir festgelegte Reihenfolge gewählt. Normal wäre: nun stellt es sich so dar: Notfallkontakte steht auf einmal ganz oben und Personalinformationen unten, etc. Wie kommt sowas? Ich kann es selbst gar nicht anpassen, denn in den Einstellungen ist die Reihenfolge richtig. Viele Grüße Mona

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Lena
Ehem. Community Moderator*in
V
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VilsaFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Urlaub genehmigt Info

Hallo zusammen, Ist es möglich, bestimmte Mitarbeiter über den Urlaub zu informieren? Am besten wenn er vom Vorgesetzen genehmigt wurde, dass dann die Info an die bestimmten Mitarbeiter geht? LG

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Lena
Ehem. Community Moderator*in
Lars B
Communicator
Lars BCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Wie RV Befreiungsanträge managen?

Wir haben viele Minijobber, bei denen wir regelmäßig abfragen müssen, ob diese auf ihre RV Beiträge verzichten wollen. Wie erfassen wir am besten, dass ein geringfügig beschäftigter Mitarbeiter die Option zum Verzicht seiner Rentenversicherungsbeiträge gewählt hat? Hier muss ja folgendes passieren1. Abfrage ob der MA verzichten will2. Falls ja, muss der Befreiunsantrag unterschrieben werden3. Die Info muss gespeichert und an den StB geschickt werden Ich kann ja eine Vorlage erstellen bei der unsere Betriebsnummer usw. schon ausgefüllt sind und mit entsprechenden Platzhaltern für den Mitarbeiter. Vorraussetzung ist natürlich, dass der Mitarbeiter die Daten gepflegt hat. Hier müsste ich also eine Abhängigkeit definieren können. Dann müsste die Info, ob das Dokument unterschrieben wurde, dazu führen, dass der Wert im Attribut entsprechend gesetzt wird. Und das Ganze als Onboarding Schritt für Minijobber. Das scheint mir alles viel zu viel für Personio zu sein. Wie geht ihr damit um?

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Lars B
Communicator
H
Follower
Hanna13Follower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
interaktive Formulare erstellen und hinterlegen

Hallo liebe Community, ich würde gern ein interaktives Formular erstellen und in meinen Dokumenten hinterlegen. Gibt es diese Möglichkeit bei Personio? Danke für eure Antworten, Hanna13

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Lena
Ehem. Community Moderator*in
SarahHen
Community Superstar
SarahHenCommunity Superstar
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Sichtbarkeit von Dokumenten im Onboarding einschänken

Hallo liebe Personio-Community, ich stehe gerade vor einer Herausforderung, für die ich keine Lösung finde: Einer unserer Onboarding Steps ist der “Upload Dokumente”, wie Arbeitsvertrag etc. Auf das Onboarding hat aus internen Gründen ein weiteres Team Zugriff. Obwohl diesem Team mit der zugeordneten Rolle, der Zugriff auf die Arbeitsvetragsdokumente nicht freigegeben ist, können sie über unseren Onboarding Schritt “Upload Dokumente” die Dateien einsehen und runterladen. Über den Reiter “Dokumente” sehen sie diese nicht. Ist es möglich einzelne Onboardingschritte einzuschränken? Übersehe ich eine Einstellung? Ich freue mich auf eure Ideen. Viele Grüße Sarah

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SarahHen
Community Superstar
Lars B
Communicator
Lars BCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Neuer AV, wie automatisch Änderungen terminieren?

Also das Terminieren von Änderungen ist ja schon mal gut. Abgesehen davon, dass ich das für jedes Feld einzeln machen muss. Mehrere Felder auf einmal terminieren wäre hier eigentlich meine Erwartung gewesen. Aber zur eigentlichen Frage. Wenn ich einen neuen AV aufsetze und dort beispielsweise einen Stundenlohn definiere (hier: Werkstudent zu Minijobber) wäre meine Erwartung, dass die Änderungen aus dem Vertrag anschließend auch automatisch terminiert werden. Das scheint ja nicht der Fall zu sein, wie gehe ich hier vor? Daten ständig doppelt pflegen? Verstehe ich das richtig, dass die Felder im Vertrag keinerlei andere Funktion haben außer das Vertrags PDF zu generieren? Scheinbar kann man auch keine Änderung des Vertragsendes terminieren. Ein Vertrag war zB befristet zum 15.02., wurde jetzt aber verlängert und entfristet. Aber scheinbar kann ich das nicht terminieren, so dass das Ende des Vertrags die ganze Zeit auf meinem Dashboard auftaucht. Der Vertrag ist bereits verlängert. Wie ge

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Marc
Ehem. Personio Mitarbeiter*in
Lars B
Communicator
Lars BCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Vorlage nach Import zuerschossen

Hey, ich habe eine Vorlage mit Platzhaltern eingerichtet. Wenn ich die ausfülle, ist sie aber zerschossen:1. Logo oben abgeschnitten2. Font Size der Seitenzahlen im Footer passen nicht mehr3. Bulletpoints der Aufzählung viel zu groß4. Abstand der Fußzeile vom Seitenrand viel zu groß5. Die Tabelle zur Unterschrift am Ende der Seite hat plötzlich einen Rahmen mehr Wie kann ich das beheben?

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Lars B
Communicator
M
Follower
Maike KohlerFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Reihenfolge ändern der Sektionen im Mitarbeiterprofil

Hallo zusammen, wir stehen kurz vor der Implementierung von Personio bei unseren Mitarbeitenden und nun ist mir folgendes Problem aufgefallen: Die Reihenfolge der Profilsektionen stimmt bei den Mitarbeitenden nicht mit der vom Admin festgelegten Reihenfolge unter “Einstellungen” überein. Problem ist hier wohl, dass die Sektionen bei den Mitarbeitenden hinsichtlich Bearbeitungsrecht, Vorschlagsrecht und Anzeigerecht sortiert sind. Die Reihenfolge der Sektionen ist uns jedoch äußerst wichtig, da diese einer bestimmten Logik folgt und nun die Reihenfolge keinen Sinn mehr ergibt, weil unbedeutende Sektionen an den Listenanfang gerutscht sind. Ist dies nur ein Bug bzw. wie kann man dieses Problem beheben? Anbei zwei Screenshots, der unterschiedlich sortierten Sektionen: gewünschte Reihenfolge Reihenfolge bei Mitarbeitenden

422
M
Follower
J
Visitor
Julia.VMLYRVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Attribute terminieren, für MA noch nicht sichtbar

Hallo liebe Community, folgendes Problem: ein Positionswechsel steht bei einem Mitarbeiter an. Diese wurde in Personio schon auf den 01.04. terminiert. Allerdings wurde mit dem MA noch nicht persönlich gesprochen und er hat diese Info vorab schon in seinem Profil gesehen. Gibt es die Möglichkeit die terminierte Änderung von Attributen in der Sichtbarkeit einzuschränken, sprich das nur die Admins oder bestimmte Personen diese vorab sehen und der MA erst an dem terminierten Datum? Ich danke euch und viele Grüße, Julia

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Dana
Helping Hand
Lars B
Communicator
Lars BCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Best Practice Workflow für digitale Signaturen

Hey, also die UX der digitalen Signatur ist ja eher bescheiden… Keine Unterschrift aus Personio heraus direkt möglich Geht nur über Email Email landet im Spam Kein Abbruch möglich Keine erneute Anforderung möglich. Man muss das Dokument löschen und wieder neu hochladen Was ist denn hier die beste Vorgehensweise, die sich etabliert hat? Bisher finde ich den Workflow eher enttäuschend, dafür das wir extra dafür bezahlen. Aber vielleicht machen wir es ja auch falsch.

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Lars B
Communicator
J
Communicator
Julia MCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Vorgesetzten in Onboarding E-Mails ansprechen

Hallo zusammen, ich habe den Verweis {{supervisor_first_name}} zur Ansprache in Onboarding-Emails eingebaut, aber das Feld zieht sich nicht und bleibt immer leer. Statt z.B. “Hallo Tina,” steht dann nur “Hallo ,” {{supervisor}} funktioniert, wirkt aber mit Vor- und Nachnamen schräg in der Ansprache. Genauso nur Hallo als Workaround. Habe ich eine falsche Referenz benutzt, geht es wirklich nicht oder ist es ein bug? Danke für eure Hinweise und Lösungsvorschläge!Julia

1052
J
Communicator
B
Visitor
Bettina FrauenVisitor
gepostet in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Ganze Ordner hochladen

Hallo Zusammen, wir haben personio im Dezember 2021 eingeführt. Da es Mitarbeiter gibt, die schon viele Jahre in unserem Unternehmen tätig sind, ist es sehr aufwendig, die Vertragsunterlagen einzeln hochzuladen bzw. für einen Sammelupload einzeln anzufassen, um den Dokumentennamen so anzupassen, dass er beim Sammelupload korrekt zugeordnet wird. Eigentlich bräuchte man einzeln ja nur die aktuellen Vertragsunterlagen zur Einzelansicht. Die anderen könnten in einem Archiv-Ordner, der dem Mitarbeiter durch die Ordner-Bezeichnung zugeordnet ist, aufbewahrt werden. Wäre das für andere von euch auch ein wünschenswertes Feature, so dass sich daraus eine Anregung an das personio Entwickler-Team generiert? Ich freue mich über eure Rückmeldungen. Herzliche Grüße, Bettina

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Michaela B.
Helping Hand
N
Visitor
NadjaVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Digitale Personlakte

Hallo zusammen, mich interessiert, ob ihr die Mitarbeiterunterlagen (Arbeitsvertrag, abrechnungsrelevante Dokumente, etc.) außschließlich in Personio abspeichert oder/aber auch auf einem lokalen Datenträger (z.B. auf dem lokalen Laufwerk)? Mit anderen Worten: verlasst ihr euch bei der Pflege der digitalen Personalakte komplett auf Personio oder macht ihr noch einen zweiten lokalen Backup? Ich danke euch schon im Voraus für die Hilfe. LG Nadja

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A
Follower
B
Visitor
bianca1505Visitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Datenschutzverordnung

Hallo zusammen, wir wurden von unserer Datenschutzbeauftragten darauf hingewiesen, dass zum Beispiel in Personio hochgeladene Atteste nach 5 Jahren gelöscht werden müssen. Auch müssen die Zeiten aus der Zeiterfassung nach 2 Jahren gelöscht werden. Gibt es in Peronio die Möglichkeit, für diese Informationen ein automatisiertes Löschkonzept zu hinterlegen? Wie handhabt ihr diese Dinge in eurer Firma? Vielen Dank im Voraus. Viele Grüße, Bianca

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Theresa Nemitz
Communicator
M
Community Superstar
MaCherie1Community Superstar
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Mitarbeiter taucht nicht bei den aktiven Mitarbeitern auf

Hallo zusammen, damit ich die Kollegin als weisungsberechtigte Person hinterlegen konnte, habe ich sie manuell über Personio angelegt. Jetzt erscheint sie nicht in den aktuellen aktiven Mitarbeitern. Personio sagt aber, das die Mailadresse bereits bekannt ist, wenn ich sie nochmal anlegen will. Weiß jemand, woran dies liegen könnte?

553
M
Community Superstar
Nicolekern
Busy Bee
NicolekernBusy Bee
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Mitarbeiter in Auszeit auf dem Dashboard

Hallo ihr Lieben! auf meinem Dashboard habe ich neben anderen tollen Features auch die Mitarbeiter in Auszeit als Gesamtzahl stehen. Klicke ich da drauf, werde ich zur gesamten Mitarbeiterliste weitergeleitet. Was muss ich tun, damit ich nur die Mitarbeitenden sehe, die tatsächlich in Auszeit sind? Bei den Neueintritten geht das ja auch. Happy weekend Nicole

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Marc
Ehem. Personio Mitarbeiter*in
N
Visitor
Niklas MeyerVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Bilinguale Vertragsvorlagen, mit Platzhaltern, in Personio hinterlegen

Hi liebe Community, würde mich über eure Erfahrungen und euren Input zu bilingualen Vertragsvorlagen in Personio freuen. Als Dokument wird eine Word-Datei mit einer integrierten Tabelle genutzt, um den Vertrag bilingual darzustellen. Nach einem Upload der Vorlage in das System verschieben sich jedoch Absätze, die Formatierung wird also nicht korrekt aus der Vorlage übernommen. Des Weiteren unterscheidet sich die Formatierung der Vertragsvorlage in Personio - die Formatierung in der Ansicht direkt nach dem Upload unterscheidet sich mit der Formatierung der erstellen Vorlage in einem Mitarbeiterprofil. Falls ihr bereits ähnliche Herausforderungen hattet oder aktuell habt würde ich mich sehr über Tipps & Tricks zur Lösung freuen! Viele Grüße, Niklas

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Lena
Ehem. Community Moderator*in
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Visitor
TomtomVisitor
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Ansicht von einzelnen Attributen & Copy-Funktion von Attributen?

Hallo zusammen, ich versuche aktuell Rollen Ansicht auf einzelne Attribute zu geben statt auf komplette Sektions, obwohl nur ein Attribute für sie relevant ist. Ist das irgendwie möglich? Außerdem würde ich gerne wissen, ob man Attribute wie bspw. “Hire Date” in andere Sektionen kopieren kann, ohne dass man sie immer wieder manuell ausfüllen muss, sondern sie sich auf das “Ursprungsattribut” beziehen und automatisch befüllt werden? Danke vorab für eure Unterstützung!

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Anke
Skiller
Fabi
Follower
FabiFollower
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Meine offenen Genehimugsanfragen

Liebe Community, im Dashboard unter meinem Namen gibt es ja den Hyperlink zu den offenen Genehmigungsanfragen. Egal ob ich eine Anfrage anfordere bzw. zuständig für die Genehmigung wäre, ist es immer leer und dieser Text kommt → “No data available in table”. Woran kann dies liegen? Danke LG Fabi

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Fabi
Follower
T
Communicator
Tessa BrammerCommunicator
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Störung eSignature - Unterschriftenanfragen schlagen fehl

Hallo zusammen, aktuell schlagen alle Unterschriftenanfragen über eSignatur fehl. Ich habe es bereits in verschiedenen Mitarbeitern und mit unterschiedlichen Dokumenten ausprobiert. Leider erscheint überall die Fehlermeldung Fehlgeschlagen und die Möglichkeit die Unterschrift nochmal anzufragen → gleiches Ergebnis. Auch scheint es egal, ob man das Dokument hochlädt, oder aus einer Vorlage generiert. Geht es nur mir so, oder habt ihr aktuell auch Probleme dabei? Liebe GrüßeTessa

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Lena
Ehem. Community Moderator*in
L
Explorer
LeoPExplorer
gefragt in Mitarbeiterdaten & Dokumente
Neue Mitarbeiter*innen bereits vor Eintritt zu Personio einladen

Hallo zusammen, wir sind noch bei der Einrichtung unserer Prozesse und im Bereich Onboarding haben wir uns nun gefragt, wie es möglich ist eine/n neue/n Mitarbeiter/in (der/die noch nicht gestartet ist) einen Zugang zu Personio zu verschaffen um die Onboarding To Dos bereits einzusehen und abzuarbeiten. Kann man einfach für die neue Person mit der privaten Email einen Personio Account erstellen und sobald die Person im Unternehmen gestartet ist auf die Firmenadresse der Person umsteigen? Wenn nicht wie löst man das dann am geschicktesten, da es ja bereits vor dem Start ein paar Dinge zu erledigen gibt (Arbeitsvertrag, Dokumente und Co). Oder muss man diese Schritte dann manuell und via Email mit der Person einleiten und klären? Danke vorab & viele Grüße Leonie

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Anke
Skiller

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Antonia P
Community Manager
vor 3 Monate

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