An- und Abwesenheit

Hallo zusammen, wir möchten aus Datenschutzgründen externe Mitarbeitende (z.B. Lohnbuchhaltung, IT-Dienstleister) im Abwesenheitskalender ausblenden. Diese externen Mitarbeiter sind zwar weiterhin mit ihren E-Mail-Adressen für Workflows aktiv, jedoch möchten wir verhindern, dass sie im Abwesenheitskalender sichtbar sind.Ich kann über die Rollen nur Ansichtsrecht entziehen, aber ich kann keine Gruppe aus dem Kalender ausblenden, so dass diese Ansicht der Default wird.Im Grunde genommen, hätte ich da gerne die gleiche Default-Einstellung die im Hintergrund für den Status Onboarding passiert. Diese Mitarbeitenden werden ja auch (noch) nicht angezeigt. Wäre das der Statuswechsel zu “Onboarding” ein Workaround oder wird dadurch der Workflow beeinträchtigt?Unsere internen Mitarbeiter tragen in den Kalender Home-Office-Tage und Dienstreisen für alle sichtbar ein und nutzen den Kalender regelmäßig. Leider habe ich bisher keine Möglichkeit gefunde

Ich benötige einen Bericht / eine Auswertung, die mir je Mitarbeiter zeigt, an welchen Tagen eines Zeitraums (z.B. Jahr) er/sie nicht anwesend war, und um welche Abwesenheitsart es sich handelte.Ich finde keine Möglichkeit, das in den Berichten abzubilden. Hat jemand eine Idee?Alternativ würde es mir helfen, wenn ich die Kalenderansicht eines Mitarbeiters vom Reiter Abwesenheiten exportieren könnte, das scheint aber nicht zu gehen, oder übersehe ich etwas?Ich freue mich über Hinweise und Tipps.Viele Grüße,Friederike

Liebe Community,ein Kollege hat die Frage aufgeworfen, ob es möglich ist, eine benutzerdefinierte Kalenderansicht als Standard zu speichern. Da wir bereichsübergreifend arbeiten, wäre dies für uns besonders hilfreich.Kennt ihr eine Möglichkeit, dies ähnlich wie bei der Mitarbeiterliste zu realisieren? Der Hintergrund der Anfrage ist, dass dadurch nicht jedes Mal die Mitarbeiter manuell ausgewählt werden müssen, was einen schnelleren Überblick über die relevanten Kollegen ermöglichen würde, mit denen man im Cross-Functional-Team zusammenarbeitet.Ich freue mich auf eure Rückmeldungen und Erfahrungen.Herzliche GrüßeRajan  

Hallo, ich bin recht neu in Personio und habe eine Verständnisfrage:Wir haben eine Mitarbeiterin, deren Vertrag zum Ende des Monats durch Kündigung endet, dies habe ich über “Arbeitsverhältnis beenden” bereits eingestellt. Die Mitarbeiterin hatte noch Resturlaub und ist deshalb schon seit zwei Wochen nicht mehr im Büro.Ein HR-Kollege hat bei der Mitarbeiterin nun den Status auf “inaktiv” gesetzt, da sie ja de facto nicht mehr arbeitet. Arbeitsrechtlich ist sie allerdings natürlich noch bis zum Ende des Monats angestellt.Mir ist nicht klar, wieso der Status unabhängig vom Beendigungsdatum gesetzt werden kann. Und ich sehe auch leider nicht, welche Auswirkungen der Status “inaktiv” hat, außer, dass die Mitarbeiterin nicht mehr im Kalender erscheint. Welches Vorgehen ist hier korrekt - den Status bei Resturlaub sofort auf inaktiv setzen oder noch bis zum Ende des Vertrags auf aktiv stehen lassen?Danke für die Antworten! 

Liebe Community,vielleicht hat jemand ein ähnliches Problem und kann mir helfen. In dem Systembericht Abwesenheitstage filtere ich nach einer Abteilung und bekomme dann pro Monat die Aufstellung aller Abwesenheitstage pro Monat pro Mitarbeiter. Ein Mitarbeiter hat im August diesen Jahres Urlaub genommen. Allerdings werden diese Tage nicht im Bericht aufgeführt. Hier heißt es, er hat null Abwesenheitstage. Er hat aber 10 Tage Urlaub genommen. An den Berechtigungen hängt es nicht, da wir die Tage in den anderen Monaten normal sehen.Hat jemand eine Idee warum das so ist? Evtl. ein Systemfehler? Am Filter kann es nicht liegen, da wir nur einen dazu gemacht haben (Abteilung) und der Mitarbeiter in diese Abteilung gehört und auch aufgeführt wird. Danke, Cordula

Hallo zusammen, wir haben das Problem, dass MA Informationen ins Kommentarfeld schreiben aber sobald die Zeit vom Vorgesetzten genehmigt wurde, verschwindet das Feld. Ist das noch wieder eine Einstellung, die man zusätzlich tätigen muss oder ein Bug?Danke schon mal! LG Jennifer 

Hallo in die Runde,diese Diskussion hier gibt es ja schon eine ganze Weile, aber wir würden gern noch einen weiteren Aspekt einbringen, da wir Personio gerade einführen (für ca. 120 MA).Bei uns gibt es die unternehmensinterne Regel, dass, wenn man sich während der Arbeit krank fühlt, nach Hause gehen kann und die dadurch entstehenden Fehlstunden auf die Regelarbeitszeit systemseitig “aufgefüllt” werden (MA wird nach drei Stunden krank und kriegt dann nach Beantragung der Abwesenheit “Vorzeitiges Arbeitsende wegen Krankheit” noch fünf Stunden dazu, verliert also keine erfasste Arbeitszeit, sondern hat am Ende 8 h).Wir haben noch keine Lösung gefunden, wie wir das abbilden können, entweder (je nachdem, welches Häkchen wir bei der Einrichtung der Abwesenheit setzen), kriegt der MA die bereits an dem Tag erfasste Arbeitszeit “on top” (Überstunden) oder er kriegt die nicht geleistete Arbeitszeit abgezogen. Beides wollen wir nicht, kennt jemand eine Lösung dafür?

Hi zusammen, bei bestimmten Positionen im Unternehmen haben wir folgende Regelung getroffen:“… mit der Bruttovergütung sind bis zu 4 Mehrarbeitsstunden wöchentlich ausgeglichen.”Standardmäßig haben wir hierfür in Personio 16 Überstunden eingetragen, welche monatlich abgegolten werden.Jetzt ist es aber so, dass ein Mitarbeitender im vergangenen Monat Minusstunden gemacht hat und diese im Folgemonat nicht mehr ausgeglichen werden, sondern Überstunden abgegolten werden.Beispiel:Arbeitszeiten Mai: - 10 StundenArbeitszeiten Juni: + 10 StundenDie 10 Überstunden aus Mai werden hier automatisch abgegolten, womit der Mitarbeitende weiterhin seine 10 Minusstunden stehen hat.Das Problem ist erst vor Kurzem aufgekommen und nun fragen wir uns, ob wir diese manuell ausgleichen sollen oder diese so bestehen bleiben sollten. Wie wird das bei euch geregelt? Liebe GrüßeFranziska

Hi!Wir haben bei uns den Fall, dass viele Kollegen stundenbasiert arbeiten und in der Anwesenheitserfassung nicht nur die Zeit sondern weitere Attribute hinterlegen müssen. Beispielsweise die gefahrenen Kilometer zum Einsatzort, da hierfür dann eine Fahrtkostenerstattung erfolgt. Aktuell gibt es lediglich die Möglichkeit ein Projekt zu hinterlegen aber kein weiteres Attribut. Weitere Infos werden dann als “Kommentar” erfasst und sind dadurch nur sehr schwer (automatisch) auszuwerten/ auszulesen. Gibt es andere Personio User, die ein ähnliches Problem haben?Für mich gäbe es diverse Anwendungsfälle, wo ein weiteres Attribut Sinn ergeben würde, in bisherige Calls mit Personio direkt schien es aber so, als wären wir die einzigen mit diesem Thema. 

Hallo liebe Community,seit dem neuen Update im Bereich Abwesenheit vermissen wir die Möglichkeit, Sonderurlaub bei Mitarbeitern manuell zu hinterlegen. Wir müssen jetzt fest eine Regel hinterlegen, die jedoch auch im Folgejahr Anwendung findet und damit nicht verwendbar ist.Unser Fall:Mitarbeiter beantragt 1 Tag Sonderurlaub für einen Umzug Bisher konnten wir diesen manuell zum Sonderurlaub-Kontingent hinzufügen, und der Tag konnte vom Mitarbeiter wie gewohnt geplant werden Jetzt müssen wir dafür eine Regel anlegen. Das haben wir auch probiert. Nur wurde dem Mitarbeiter pro Jahr jeweils 1 Tag Sonderurlaub gegeben, was in dem Kontext falsch wäre.Andere Beispiele wären Geburt des Kindes, Heirat, Tod eines Familienangehörigen etc, wo es ebenfalls 1 bis zu 5 Tag(e) sein könnten.Das Sonderurlaub-Kontingent ist sehr invidividuell und nicht planbar, weshalb es für uns schwierig ist, feste Regeln dafür zu vergeben,

Hallo,leider habe ich zu diesem Thema nichts Hilfreiches gefunden:Der Teamleiter soll die gestempelte Kommen- und Gehenzeit seiner Teammitglieder sehen können, aber keine weiteren Informationen.Gibt es da eine Möglichkeit? Vielen Dank schon mal und viele GrüßeSabine  

Hallo Zusammen,bei uns kam das Thema auf, dass sich mit Personio die Projektarbeitszeit nicht unabhängig von der Arbeitszeit und der Überstundenregelung tracken lässt. Daher wurde parallel ein Tool zur Projektzeiterfassung eingeführt, was im Grunde aber doch das gleiche macht wie Personio - nur mit kleinen Abweichungen (Definition von (Projekt-)Teams, die bei der Buchung berücksichtigt und ausgewertet werden können). Eigentlich bin ich ja kein Fan davon, immer gleich ein neues Tool daneben zu stellen. Aktuell ist das neue Tool bei uns hauptsächlich nur für die Controllingabteilung relevant. Jetzt stehen wir vor der Herausforderung, dass die Mitarbeiter zweimal buchen müssen: 1. in Personio die normale Arbeitszeit (auch wegen Überstundenerfassung) - was aber nicht verpflichtend ist und 2. in dem neuen Tool die Projektzeiten (welche im Grunde analog zu den Zeiten in Personio sind, allerdings gedeckelt auf 4 oder 8h) und verpflichtend ist. Wie geht ihr damit

Liebe Community,wir würden gerne allen Mitarbeitenden in diesem Jahr einen Tag extra Urlaub schenken. Kann ich durch den Import auch ein Kontingent anpassen oder nur grundsätzlich verändern? Ich würde mich über einen Tipp/Workaround freuen.  Viele GrüßeKerrin 

Hallo Community, an alle, die mehrere - zum Teil internationale - Gesellschaften über Personio betreuen. Wie regelt ihr die die Abwesenheiten? Legt ihr für die anderen Gesellschaften komplett eigene Abwesenheitsarten fest?  Ich musste gerade feststellen, dass sich die Arten nicht übersetzen lassen und bisher die Arten nur in Deutsch angelegt und dann innerhalb einer dt. Abwesenheitsart eine neue Accrual policies für die ausländische Gesellschaft angelegt wurde. Das ist in vielerlei Hinsicht umständlich, da die MA der ausländischen Gesellschaft ihre Abwesenheit nicht in ihrer Sprache sehen. Zudem sehen sie alle Abwesenheitsarten, die für die deutschen Standorte konfiguriert sind, obwohl es für sie vollkommen uninteressant ist: Bisher habe ich noch nicht rausgefunden, wie und ob sich das überha

Hallo zusammen,wenn jemand austritt exportiere ich die Anwesenheiten aktuell über Anwesenheiten - Zeiterfassung exportieren. Da muss ich aber jeden einzelnen Monat exportieren, was echt lange dauert. Gibt es die Möglichkeit, mit einem Klick jeden vergangenen Monat Arbeitszeit zu exportieren?Danke für eure Antworten vorab! Charlotte

Hallo :-)Mit der Änderung in den Arbeitszeitmodellen “Automatische Minusstunden für Arbeitstage ohne Zeiterfassung” wird leider bei der Abwesenheitskategorie “Sonstige bezahlte Freistellung” die Arbeitszeit nicht mehr automatisch erfasst. Ich habe das für die Berufsschule für meine Azubis verwendet.Gibt´s hier eine Lösung oder mache ich was falsch? DANKE

Hallo zusammen, wir haben bei uns die Abwesenheitsart Krank ohne Attest, diese Abwesenheitsart kann der Vorgesetzte bei Krankmeldung des MA eintragen. Nach 3 Tagen benötigt der MA bei uns eine AU(eAU), um diese auch wirklich nachhalten zu können, ohne das die Meldung nach Genehmigung verschwindet, haben wir noch eine 2. Abwesenheitsart angelegt, Krank mit Attest. Sobald wir die Bestätigung über die eAU oder AU vorliegend haben, ändern wir die Abwesenheit aufwendig, in dem wir den alten Eintrag löschen und einen neuen Eintrag erstellen.  Es wäre doch viel einfacher, wenn man ein Dropdown-Feld hätte, dass man anpassen könnte. Es kann ja auch mal sein, dass man Urlaub doch in Überstundenabbau verändern möchte.

Hallo,einige unserer Mitarbeiter haben folgende vertragliche Regelung:“..im Rahmen des gesetzlich Zulässigen, Überstunden und Mehrarbeit zu leisten, von denen insgesamt 10 % im Monat (d. h. bis zu 18 Überstunden) im vereinbarten Entgelt abgegolten sind. Darüber hinausgehende Überstunden und Mehrarbeit werden durch Freizeit abgegolten, soweit sie vom Arbeitnehmer nachweislich angefallen sind und betriebsnotwendig waren.” Gibt es eine Möglichkeit nicht nur eine feste Zahl anzugeben, sondern auch wie in diesem Fall 10%?Es sind nicht immer 18Stunden7Monaten, sondern auch mal weniger, durch Urlaub, Feiertage, Krankheit etc.. Lieben Dank.  

Liebe Community, ich würde gern eine Erinnerung einrichten, die die Mitarbeitenden daran erinnert, bis zu einem bestimmten Datum den Jahresurlaub einzureichen. Leider kann ich bei den Mitarbeitendenrollen > Erinnerungen kein entsprechendes Trigger-Event auswählen bzw. ein bestimmtes Datum. Hat dafür jemand schon eine Lösung gefunden?Vielen Dank!

Hallo liebe Community,ich bin neu bei Personio und habe eine dringende Frage zur Krankmeldung. Wir möchten, dass unsere Mitarbeiter sich selbst über Personio krankmelden können, ohne dass der HR es sofort genehmigen muss. Gleichzeitig sollten aber jeweils auch bestimmte Mitarbeiter (Vorgesetzter, Team, HR) über die Krankmeldung SOFORT informiert werden (per Mail und im Dashboard). Wie können wir das einstellen?Zurzeit melden sich unsere Mitarbeiter über Yammer krank, damit ALLE die Information sofort erhalten, was wir jetzt mit Einführung von Personio vermeiden wollen!  Ich habe alte Posts gelesen, wo ihr ähnliche Probleme geschildert habt. Ich möchte konkret wissen, ob Personio dieses Problem gelöst hat? Wie machen es andere Firmen? Wie kommen wir weg von unseren Yammer Posts und können es über Personio abwickeln und alle Teammitglieder und Chefs werden auch informiert?Habt ihr Erfahrungen oder Tipps dazu? Wie macht ihr das?Vielen

Hallo liebe Community, bei Neuanlage einer Abwesenheit (Krankheit) kann ein Kommentar eingegeben werden. Dieser Kommentar lässt sich aber später nicht ändern/löschen bzw. ergänzen (wenn man bei Neuanlage zunächst noch keinen Kommentar einfügt.Gibt es eine Lösung/Einstellung, um die Kommentare auch nach der Neuanlage der Abwesenheit zu bearbeiten?Immer löschen + neu anlegen sollte hier ja nicht die Lösung sein, da es Zeit kostet und es fehleranfälliger ist, die komplette Abwesenheit neu anzulegen statt lediglich den Kommentar zu überarbeiten. Insbesondere, wenn durch die HR Verantwortlichen ein Kommentar (ergänzend) zu einer Abwesenheit des Mitarbeiters eingefügt werden soll (in Absprache mit dem MA).Viele Grüße, Juliana

Hallo Community, vielleicht bin ich nur blind und finde es gerade einfach nicht. Aber wo kann ich mir anzeigen lassen, welche Arbeitszeitmodelle in Verwendung sind (sprich einem Mitarbeiter zugeordnet wurden)? In der Administration bin ich dazu nicht fündig geworden. VG

Hallo gemeinsam,ich habe eine Frage zu Arbeitszeitmodellen bzw. zur Erfassung von Arbeitszeiten für Mitarbeiter*innen, die keine wöchentliche Soll-Arbeitszeit haben und geringfügig beschäftigt sind (die betroffenen Personen arbeiten teils sehr unregelmäßig → in manchen Wochen/ Monaten gar nicht, in anderen Monaten dann wieder etwas regelmäßiger. Wie kann ich dies im Arbeitszeitmodell abbilden. Personio lässt mich die wöchentliche Arbeitszeit nicht auf “0” stellen. M.E. wäre es sinnvoll die Sollarbeitszeit auf “0” zu stellen und dann jeweils die “Überstunden” zu zählen. Gibt es eine andere praktikable Lösung? Ich habe leider in den bereits vorhandenen Antworten keine passende/ zufriedenstellende Antwort gefunden.Viele GrüßeAndre Michler

Hallo Zusammen,kann man in Personio einstellen, dass Urlaub NUR von der Führungskraft (pro Abteilung haben wir Führungskräfte) genehmigt werden kann und der Urlaubsantrag erst dann abgeschickt werden kann, wenn eine Vertretung angegeben wurde? Wir haben aktuell das Problem, dass sich Mitarbeiter sich selber den Urlaub genehmigen und keine Vertretung eintragen.Vielen Dank im Voraus für eure Unterstützung :)

Hallo Zusammen,mein Unternehmen ist nun Neu auf Personio umgestiegen und nun wollten wir Überstunden vom alten Programm manuell in Personio bei den jeweiligen Mitarbeiter eintragen. Gibt es irgendwo die Möglichkeit festzulegen, dass die Zeiterfassung ab z.B. heute gilt? So laufen ja im Moment die ganzen Stunden der letzten Monate auf, in der die Mitarbeiter noch gar nicht mit Personio gearbeitet haben. Kann man da einen Zeitraum festlegen oder das irgendwie Nullen? Oder müssen die ganze Zeiträume 2020-gestern aus dem alten Programm nachgetragen werden?Vielen Dank im Voraus!