An- und Abwesenheit

Liebes Personio Teamist es möglich, die kumulierten Überstunden “Kontostand, gesamt” des Mitarbeiters direkt auf der Monatsübersicht (Export der Anwesenheit je Monat) mit aufzudrucken? Berechtigterweise habe ich diese Frage von verschiedenen Vorgesetzten gehört, die die Monatsübersichten gegenzeichnen. Die Summe der kumulierten Überstunden, bei euch “Kontostand, gesamt” genannt, wäre hier der sinnvoll, da die Vorgesetzten aus Zeitmangel nicht bei jedem Mitarbeiter im Profil nachsehen können. Aktuell erstelle ich einen monatlichen Bericht und schicke ihn an die jeweiligen Vorgesetzten, aber wenn es sofort mit aufgedruckt werden würde, würde dies den Prozess um einiges erleichtern und ich könnte mit diesen Aufwand sparen.Vielen Dank und viele Grüsse Sina

Liebe CommunityWir haben folgende Thematik:  2025:Person im Pensum von 100%Ferienguthaben per 31.12.2025: 7 Tage 2026:Person neu im Pensum von 80%Ferienguthaben für 2026: 30 TageTagessoll von 6 Stunden 43 Minuten von Montag-Freitag Wie behandelt Personio im Jahr 2026 die Ferientage vom Jahr 2025?Die Person hat die elf Tage für ihr 100% Pensum zugute. Wenn sie nun im Jahr 2026 von diesem Guthaben 2025 von elf Tagen Gebrauch macht, wird an diesen Tagen die Sollarbeitszeit vom Jahr 2025 gerechnet oder die dann im Jahr 2026 gültige?Theoretisch sind diese Ferien aus dem 100% Anstellungsverhältnis dieser Person ja 8 Stunden 24 Minuten wert. Sprich Personio dürfte ihr nicht einen ganzen Ferientag für das Teilzeitpensum von 80% (6 Stunden 43 Minuten) im Jahr 2026 abziehen. Weiss jemand wie Personio damit umgeht? Bin gespannt auf Antworten!Grüsse Irene 

Hallo zusammen,ich habe ein Problem mit der Einrichtung eines flexiblen Arbeitszeitmodells in Personio.Ich wollte ein Modell anlegen, bei dem die Mitarbeiterin 5 Stunden pro Woche arbeitet, aber ihre Arbeitszeit flexibel auf verschiedene Tage verteilen kann.Ich habe in den Einstellungen jeden Tag 1 Stunde hinterlegt, damit das System die Wochenarbeitszeit erkennt. Beispielhafte Verteilung: Montag: 2 Stunden Dienstag: 30 Minuten Mittwoch: 30 Minuten Donnerstag: 2 Stunden = insgesamt 5 Stunden pro Woche   Das Problem:Personio berechnet hier 2 Stunden und 55 Minuten als Überstunden, obwohl die Gesamtarbeitszeit 5 Stunden beträgt.Ich möchte gerne, dass die Mitarbeiterin ihre Stunden flexibel verteilen kann, ohne dass Überstunden entstehen, solange die Wochenarbeitszeit nicht überschritten wird.Hat jemand eine Idee, wie man da

Hallo zusammen,wir sind gerade dabei, einen Teil unserer Mitarbeitenden in einen neuen Personio Account umzuziehen. Die Historie der Abwesenheiten soll hierbei übernommen werden (hat mit Upload der Abwesenheiten aus dem alten Account auch super geklappt).Nun stimmen allerdings die Kontostände zwischen alt und neu nicht überein, da die Feiertage für die Vergangenheit nicht angezeigt und somit auch nicht abgezogen werden - unabhängig ob ich unseren individuellen Kalender oder den entsprechenden Kalender für BaWü beim Standort hinterlege. Der 06.01. fehlt beispielsweise immer für die Vergangenheit, für 2025 und die Zukunft werden alle Feiertage jedoch korrekt angezeigt.Wenn ich die Feiertage der einzelnen Jahre unter “Einstellungen->Arbeitszeiten und Abwesenheiten->Feiertage” anschaue sind die Feiertage in den entsprechenden Jahren vorhanden.Die Feiertage sind wie geschrieben dem Standort zugewiesen und der Standort ist auch allen MAs zugewiesen.

Hallo zusammen,  wir haben Mitarbeitende mit und ohne Zeiterfassung (Vertrauensarbeitszeit). Mit Zeiterfassung erscheint die “Abwesenheit” Home Office im Stundenzettel und der MA kann sich selbst jeden Monat einen Stundenzettel als PDF anzeigen lassen, der die Abwesenheit auch zeigt. Mitarbeiter ohne Zeiterfassung haben keinen Stundenzettel. Home Office (rechtlich besser: Mobiles Arbeiten oder Remote) unterliegt keiner Genehmigung, das ist auch so gewollt und völlig OK. In den Abwesenheiten kann der MA über den Kontostand / Aktivität gehen und erhält eine Übersicht. Die kann sich der MA aber nicht exportieren. Aber es ist besser als nichts. Gibt es für Mitarbeitende ohne Zeiterfassung eine bessere Möglichkeit, um den Überblick über Home Office Tage zu bekommen? Die auch noch möglichst simpel ist? Viele GrüßeAndrea

Hi,Wir möchten gerne dass Krankheit- und Urlaubstage für alle Mitarbeiter ausgegraut werden. Nur Teamleads sollten die Abwesenheitsart sehen können innerhalb ihrer direct reports. Allerdings sollten andere Mitarbeitende aus einem anderen Department nicht sehenden können dass jemand krank ist.In den Einstellungen unter Employee Roles → Permissions kann ich zwar bei Time Off anklicken Own + Reporting Line, jedoch zeigt es trotzdem alle Abwesenheiten bei allen Mitarbeitern farbig und mit Bezeichnung an.

Hallo zusammen, wie wir alle wissen, endet die Lohnfortzahlung nach 42 Tagen. Mitarbeitende müssen nicht zwangsläufig 42 Tage am Stück krank sein, sondern es kann auch Unterbrechungen durch Arbeitszeiten oder Urlaub sein. Die 42 Tage können auf 6 Monate zusammengerechnet werden. Wenn Unterbrechungen vorhanden sind, ist man auf die Mitarbeit der Krankenkassen (bei gesetzlich Versicherten) und der Mitarbeitenden (insb. private KV) angewiesen. Auf die Beweispflicht und bei wem sie liegt, will ich hier gar nicht erst eingehen. Man kann über Datev eine Vorerkrankungsanfrage stellen. Geht das auch über Personio? Wir arbeiten mit einer Steuerberaterin zusammen und haben die Datev Schnittstelle. Ich fände es aber sehr smart, wenn wir selbst in Erfahrung bringen könnten, wenn jemand aus der Lohnfortzahlung fällt.Freue mich auf spannende Antworten. GrüßeAndrea

Hallo,es wäre wichtig, dass Projekte nicht nur von Admins erstellt werden können sondern mindestens auch von Vorgesetzten.

Hallo in die Runde,wir tragen das “mobile Arbeiten” als Abwesenheit ohne Genehmigungsprozess ein. Für jeden eingetragenen Tag “mobiles Arbeiten” gibt es aber leider eine, aus unserer Sicht unnötige, Emailbestätigung aus Personio. Diese würde ich gern abbestellen, finde dazu aber leider nichts.Es ist keine Erinnerung auf der Rolle dazu definiert und auch bei den Benachrichtungen lässt sich das nicht abstellen.Seht ihr hier eine Möglichkeit?Danke für euren Rat und liebe GrüßeLisa

Hallo Community,wir testen gerade die Verwendung der Abwesenheit Urlaub. Der Antrag inkl. Vertretung und Genehmigung durch die Führungskraft scheint ganz gut zu funktionieren.ABER: Über den Kalender kann nachträglich, also nach der Genehmigung durch die Führungskraft, de Urlaub geändert (z.B. von 1 auf 3 Tage verlängert) oder gelöscht werden, ohne dass die Führungskraft nochmal genehmigen muss. (Und schwups, ist der Urlaubsanspruch wieder da!)Wie kann das unterbunden werden? Ich habe etwas davon gelesen, dass auf das Löschen eine Genehmigung (oder Workflow?) gelegt werden kann.Hat dazu, oder zu einer andren Lösung, jemand eine Idee?

Hallo zusammen,unsere Mitarbeitenden sollen ihre Stunden selbstständig erfassen können und dies soll auch ohne weitere Genehmigung erfolgen. Das haben wir bei uns auch so eingestellt und funktioniert sehr gut. Jedoch können die Mitarbeitenden dann auch den Kontostand anpassen und Überstunden umwandeln und dies sollen die Mitarbeitenden nicht machen können.Über Zugriffsrechte → Anwesenheiten kann ich scheinbar nur die Rechte für den gesamten Anwesenheitsbereicht vergeben. Kann ich die zwei Themen “Stunden ohne Genehmigung erfassen” und “Kontostand anpassen/Überstunden umwandeln” auf irgendeine Art und Weise getrennt von einander mit Rechten vergeben? Beste Dank vorab für Ideen.

Hallo Zusammen,kann ich die Fälligkeit eines Attestes bzw. dessen Upload definieren?Hintergrund: Für Arztbesuche haben wir die Erforderlichkeit eines Attestes/einer Bescheinigung festgelegt. Wenn jedoch Mitarbeitende einen geplanten Arzttermin z. B. erst in weiter Zukunft - z. B. in 4 Monaten eintragen, erhalten sie direkt die Mitteilung in der Inbox, dass sie ihr Attest hochladen sollen.Sinnvoller wäre für uns, wenn diese Mitteilung erst am Tag des Termins oder maximal 1-2 Tage vorher als Erinnerung in der Inbox erscheint.Danke und viele Grüße,Susanne Hof

Hallo Community,da Arztpraxen schon seit längerem keine Atteste mehr an Krankgeschriebene aushändigen und wir als Arbeitgeber diese direkt bei den Krankenkassen abfragen, schafft diese Mailbei uns Verwirrung. Diese Erinnerung wird versendet, weil ich 2 unterschiedliche Richtlinien hinterlegt habe.Es gibt Mitarbeitende mit Attestpflicht ab Tag 1 und ab Tag 3.die Richtlinien zu entfernen ist keine Option, wenn ich diese Nachricht nicht will. Kann ich den Text statt “hochladen” irgendwo ändern in “erforderlich”? Danke für eure Hilfe.

Hallo Zusammen,  wir würden gerne die Office Tage unserer Mitarbeitenden transparent machen und uns gerne Analyse erstellen wie die Präsenz im Office war.Ich habe schon recherchiert und es über das Geofence versucht, leider lässt sich dort nicht einstellen.Wir hätten am Liebsten wenn bei der Arbeitszeiterfassung ein Button erscheint: Remote / OfficeIst dies technisch möglich?Ich freue mich auf Antworten und RückmeldungenBeste Grüße

Hallo Zusammen,ich benötige einmal Euer Schwarmwissen. Bei einem Mitarbeiter werden an zwei Krankheitstagen vom System Stunden abgezogen. Kann mir jemand sagen wie das sein kann?Auf meinem Screenshot ist zu sehen, dass dies nur an diesen beiden Tagen (14. und 15.) geschieht.Hat jemand eine Idee was ich machen könnte um das Problem zu beheben?GrüßeKebo

Hallo Community,wir sind gerade dabei, unseren Mitarbeitern die Urlaubsplanung in Personio schmackhaft zu machen und haben extra eine Abwesenheit “Urlaubsplanung” ohne Kontingent / Vertreter / Genehmigungsprozess angelegt und einen Dummy-Mitarbeiter “Schulferien”, der die Berliner Schulferien als Urlaubsplanung hinterlegt hat.Um nun von den vielen verschiedenen Excel-Übersichten wegzukommen, benötige ich noch den Export der Urlaubsplanung bzw. von genehmigten Urlaubstagen als Jahresübersicht, um ihn an die Wand zu hängen. Ich konnte bisher nur den Export nach z.B. Outlook finden oder übersehe ich etwas?Danke für eure Hilfe!Viele Grüße,Sonja

Hi Zusammen, wir möchten in Personio ein Jahresarbeitszeitkonto anlegen, um die Anzahl der Stunden zu verwalten, die ein Arbeitnehmer im Jahr leisten muss. Leider sind wir uns unsicher, wie wir dieses Arbeitszeitkonto korrekt im System einrichten können.Der betreffende Mitarbeiter soll vom 01.03.2026 bis zum 31.08.2026 bei uns beschäftigt sein. Seine durchschnittliche Arbeitszeit liegt bei ca. 30 Stunden pro Woche. Mit diesem Beschäftigungszeitraum ergibt sich eine Gesamtarbeitszeit von circa 783 Stunden.Wie müssen auf dem Arbeitszeitkonto die Jahresarbeitszeit ausweisen und die gearbeiteten Stunden abziehen und ein fiktives Saldo für die kommenden Monate erstellt. Wie möchten damit die saisionalen Schwankungen in unserem Lager abdecken. Da wir im Sommer sehr viel Auftragsvolumen haben im Frühjahr / Herbst weniger. Daher ist es sinnvoll das der Mitarbeiter mal 20h oder mal 40h von seinem Konto abarbeitet. Habt ihr damit Erfahrung? Wie kann ich das umsetze

Hallo, wir haben bei uns ein Problem mit der Berechnung der Überstunden in Personio.  Die Person von der wir einen anonymisierten Screenshot angehängt haben, arbeitet 32 Std/Woche. Und in dem Monat März hatten wir eine Testphase, in der wir die Funktionalität der Personio-Anwendung überprüfen wollten. Aufgrund dessen wurde damals - ohne Anspruch auf Vollständigkeit - Arbeitszeiten eingetragen. Das hatte jedoch zur Konsequenz, dass der fragliche Mitarbeitende nun 22 Unterstunden in seinem Arbeitszeitkonto aufweist. Das wollten wir im September/Oktober ändern, indem wir Arbeitsstunden nachträglich korrigieren.Das verspätete Löschen von Einträgen war möglich (wie bspw. bei 26. März [blau] oder 31.März [rot]) und das Eintragen von neuen Arbeitsstunden war auch möglich (wie bspw. bei 25. März [gelb]). Aber egal welchen Zustand wir gesetzt haben und welche Änderung wir vorgenommen haben, die für die Tage 24. März bis 31. Mär

Liebe Community, wir haben folgende Probleme: Wenn ein Mitarbeiter on Leave ist (Elternzeit, Sabbatical, garden leave), dann würden wir gerne automatisch ein Feld, dass für die Verknüpfung mit unserer Mitarbeiterbefragung (Culture Amp) hinterlegt ist, auf inaktiv setzen lassen. Gibt es hier eine Möglichkeit? Und dann natürlich auch wieder zurück, sobald der Mitarbeiter wieder aktiv ist. Dann möchte die IT auch automatisch informiert werden, um den Account zu schließen, hier unterscheiden wir jedoch zwischen1. kürzer als 3 Monate Auszeit → Status: on leave, Account soll jedoch offen bleiben und länger als 3 Monate Auszeit → Status: on leave, Account soll geschlossen werdenWir haben es jetzt mit einem neuen Feld: Active Leave (account remains active) versucht, es hat sich jedoch als nicht praktikabel erwiesen, da die kurzen Auszeiten (und davon haben wir viele), super manuell eingegeben werden

Hallo zusammen,besteht die Möglichkeit, den Genehmigungsworkflow für manuelle Korrekturen ein- und für die Stempeluhr auszustellen?Aktuell ist es bei uns so, dass entweder jede Betätigung der Stempeluhr vom Vorgesetzten genehmigt werden muss (weil Mitarbeitende nur das Recht auf Anwesenheit vorschlagen haben) oder der Mitarbeitende alle Anwesenheitszeiten auch rückwirkend bearbeiten kann (Haken in den Rollen “Bearbeiten von eigenen Anwesenheitsdaten” schlägt offensichtlich die Einstellung aus den Anwesenheiten “nur x Tage rückwirkend ändern”).Wie habt ihr das Thema gelöst? Ich mag weder alles genehmigen lassen - noch vollkommen frei die Anwesenheiten editieren lassen.Danke vorab!

Hallo zusammen,ist es möglich, die Fristen für Genehmigungen selbst anzupassen? Manchmal ist die Frist so kurz, dass einem viele Abwesenheitsgenehmigungen die ganze Inbox “zumüllen”.Vielen Dank schon mal vorab und liebe GrüßeSandra

Guten Morgen zusammen, wie können wir verhindern, dass unsere Mitarbeiter sich über die App anmelden können? Wir benötigen die Einstellung, dass die Mitarbeiter sich ausschliesslich am Arbeitsplatz einloggen können, danke!VG

Hi Folks,eine Mitarbeitende hat gesundheitliche Probleme und wir haben uns darauf verständigt, dass sie für 2 Monate auf 70% der Arbeitszeit reduziert bei flexibler Einteilung der Zeit - 28h/Woche statt bisher 40 - auf die 5 Tage. Anschließend wieder Rückkehr zum bisherigen Arbeitszeitmodell.Wir richte ich das ein, konkret 01.11.-31.12.2025?Herzlichen Dank,Bert  

Liebe Community, gibt es eine Möglichkeit, das Personio, sobald ein Mitarbeiter über oder unter die Grenze der Über- oder Minusstunden kommt, unseren Teamleitern eine Benachrichtigung schickt? So behalten wir den Überblick und können schneller reagieren, sollte es zu Abweichungen kommen. Vielen Dank. Liebe Grüße, Sophie 

Hallo Zusammen,vielleicht kann mir hier jemand weiterhelfen. Ich möchte für einen Arbeitnehmer ein Arbeitszeitmodell mit wechselnden Wochenzyklen erstellen. Laut Personio Hilfe muss ich auf Einstellungen →Anwesenheit →Arbeitsplan hinzufügen gehen. Nur leider gibt es den Punkt Arbeitsplan und alles was danach noch angegeben ist bei mir nicht. Muss ich dazu erst etwas freischalten? Hat dieses Problem noch jemand?Über Schnelle Hilfe wäre ich dankbarViele Grüße