Integrationen & Workflows

Hallo Zusammen,ich würde ganz gerne in der Automatisierung folgendes hinterlegen: 1.) Event: Eine Person wird aktualisiert Und: E-Mail geändert2.) Aufgabe zuweisen:Zugewiesene Person wählen: Rolle (HR) Nachricht: Bei MA “XY” hat sich die E-Mailadresse geändert. Hat er das Dokument “AA” zurückgesendet. ​​​​​​​Problem:Ich kann irgendwie den Mitarbeiter nicht hinterlegen, der diese Aufgabe ausgelöst hat, bzw. der Mitarbeiter wird mir auch nicht in der Aufgabe angezeigt wenn sie in die Inbox kommt. Oder habe ich etwas übersehen? Viele GrüßeKatja

Hallo,wir sind gerade dabei, einige Workflows für uns zu erstellen. Folgende Situation: wenn eine*r aus unserem HR Team mit einem Teammitglied mündlich etwas vereinbart, was keiner Arbeitsvertragsänderung bedarf, verwenden wir dafür die “Notizen” im Mitarbeiterprofil. Damit das alle vom HR Team mitbekommen, hätten wir dazu gerne einen Workflow. Event: eine neue Notiz wurde erstellt > HR Team wird darüber informiert oder so ähnlich…Ein Event in dieser Form habe ich nicht gefunden. Können wir eigene Events hinzufügen und wenn ja, wie?Viele Grüße,Sana 

Hallo zusammen,wir nutzen die Google Authenticator App und bislang gab es im Zusammenspiel mit Personio damit keine Probleme.Eine Mitarbeiterin hat jedoch massive Probleme bei der Einrichtung.Der QR-Code wird korrekt gescannt und der angezeigte Token korrekt eingegeben. Dennoch lehnt Personio den Token als ungültig ab.Die App wurde mehrfach neu installiert und funktioniert aus meiner Sicht korrekt. Ich bin mit meinem Latein am Ende.Ist jemandem von Euch dieses Problem schon einmal über den Weg gelaufen?Gibt es hier einen Lösungsansatz?Vielen Dank vorab!Viele GrüßeSven

Hallo,gibt es eine Möglichkeit die Abwesenheiten aus Personio in Outlook zu integrieren, sodass diese automatisch in den Kalendern aller Mitarbeiter auftauchen?Beste GrüßeJulius

Hallo zusammen,wir fragen nun schon seit einiger Zeit die eAU per DATEV-Schnittstelle über Personio ab. Das funktioniert einwandfrei, die Daten werden dann beim Mitarbeitenden hinterlegt. Es ist also grundsätzlich komfortabel.Für die Nachverfolgung verlassen wir uns dabei auf die E-Mail-Benachrichtigungen, die wir von Personio erhalten. Hier gibt es ja in der Regel drei Arten von Informationen:Die eAU ist eingegangen, deckt aber nur einen Teil der Krank-Anfrage von MA XY ab. Es wurde keine eAU für die Krank-Anfrage von MA XY gefunden. Die eAU zur Krank-Anfrage von MA XY wurde bestätigt.Nach unserem Verständnis bedeutet eine Nachrichtzu 1., das für einen Teil der Krankheit eine AU vorliegt, für manche Tage aber nicht. zu 2., dass für keinen Tag der Krankheit eine AU vorliegt,  zu 3. dass für den kompletten Zeitraum eine AU vorliegt.Soweit sogut. Das hat lange richtig funktioniert und wir konnte uns darauf verlassen. Das ist für uns wichtig, da wir die Daten noch anderweitig außerhalb vo

Liebe Community,ich würde gerne per Massenaktion eine E-Mail an bestimmte Mitarbeiter versenden, die zuvor aufgrund verschiedener Kriterien gefiltert wurden. Als Beispiel wäre z.B. allen aktiven Mitarbeitern zu schreiben, oder allen Werkstudenten..Leider habe ich dazu keine Möglichkeit gefunden, gibt es evtl. einen Workaround? Danke und viele Grüße,Carsten

Liebe Community, Personio hat ja heute die Info Email rausgeschickt, dass man sein individuelles Integrations-Setup überprüfen soll hinsichtlich des Attributs “vacation_day_balance”.  Wie können wir denn herausfinden, ob unsere Integrationen das Attribut "vacation-day_balance" verarbeiten?Können wir das direkt in Personio unter Einstellungen -> API-Zugriffsdaten nachschauen?  Vielen Dank im Voraus!

Hallo hallo,hat sich jemand schon mit den neuen Automatisierungen beschäftigt? Ich war erst ganz angetan von der Funktion, wurde aber von Personio schnell wieder auf den Boden der Tatsachen geholt 🙄Ich hätte gerne eine automatische Mail, die rausgeht, wenn MA ihre Zeiten nicht erfasst haben. Es gibt zwar eine Vorlage, der Trigger ist in dem Fall aber einfach nur der Tag und es wird nicht berücksichtigt, ob Zeiten eingetragen sind oder nicht. Heißt, MA die ihre Zeiten bereits erfasst haben, kriegen die Email trotzdem. Das ist doch komplett sinnlos?Ich kann verstehen, dass man mit dem Automatisierungen auf einem ziemlich niedrigen Level beginnt und nicht zu viele Variablen einbringen will (kann?), aber das ist so low level, das nützt uns gar nichts.Hat jemand das gleiche Thema und eine bessere Idee?Viele GrüßeSarah

Hallo zusammen,es gibt Mitarbeiter bei uns im Unternehmen, die die mobile APP für die Zeiterfassung/Abwesenheitsbeantragung nutzen. Nun können sich vereinzelt einige Mitarbeiter nicht mehr einloggen. Der Code wird an die E-Mailadresse des Mitarbeiters geschickt, allerdings kommt dann die Meldung “Anmeldung fehlerhaft”.Gibt es derzeit einen Bug in der App? Die Mitarbeiter versuchen es bereits seit 2 Wochen. Die App wurde auch vom Handy gelöscht und wieder neu installiert.  Danke

Hallo zusammen, es gibt zwar einen Artikel mit diesem Thema und auch im Helpcenter gibt es einen Artikel. Irgendwo habe ich gelesen, dass man die/den Mitarbeitende nicht doppelt anlegen soll für den Zeitraum der Arbeit in Elternzeit. Man soll bei einem Account bleiben. Wir haben die Datev Schnittstelle mit der Steuerberaterin. Sie sagt, sie muss in Datev die Mitarbeitende mit einer weiteren Personalnummer anlegen. Damit die Gehaltsabrechnung auch bei der Mitarbeitenden ankommt, muss ich dann doch zwangsläufig auch in Personio einen zweiten Account anlegen. Oder? Freue mich auf Eure Unterstützung.  Grüße Andrea

Hallo liebe Community,wir stehen derzeit vor folgendem Problem: Unsere Stundenerfassung läuft über MOCO, das heißt, dass alle Abwesenheiten aus Personio automatisch in MOCO übertragen werden. Bei einem Ausgleichstag wird jedoch leider noch nicht die IST-Stundenanzahl reduziert, hier müssen wir manuell anpassen. Sprich, wenn jemand Überstunden aufgebaut hat, diese durch einen Ausgleichstag reduzieren möchte, erfolgt keine automatische Reduzierung der Stunden. Hat jemand ein ähnliches Problem und kann mir weiterhelfen?Liebe GrüßeSamantha

Hallo zusammen, mich würde interessieren, wie ihr das Deutschlandticket als Workflow in Personio abgebildet habt, wenn das Unternehmen das Ticket komplett übernimmt und das Ticket nicht über das Unternehmen bestellt wird. In der idealen Welt würdeder Mitarbeiter einen monatlichen Reminder bekommen [geht inzwischen über Automatisierung > Workflow], dann lädt er das Ticket hoch [hier kann ich über Workflows ein Approval für HR einstellen] in wiederkehrenden Bezügen erscheint dann automatisch der monatliche Zuschuss. Den Schritt 3 bekomme ich irgendwie noch nicht hin. Hat jemand eine Lösung? Viele GrüßeOlaf 

Hallo zusammen,wie viele andere wahrscheinlich auch teste ich mich gerade durch die neuen Workflows. Kann es wirklich sein, dass man, wenn man Aufgaben oder Genehmigungsanfragen als Schritt auswählt,  keine weiteren Infos bekommt worum es bei der Aufgabe oder Genehmigung geht? Kein Link zur Person oder zu dem was mit genehmigen soll? Nur ein Textfeld das den allgermeinen Workflow beschreiben kann? Mache ich was falsch? Wenn ich als Schritt “Benachrichtigung” auswähle kann ich eine Person usw. auswählen aber bei den anderen Möglichkeiten nicht…. 

Hallo zusammen,Wir würden bei uns gerne beide Systeme für On/Offboarding-Anfragen verbinden.Sowohl die IT als auch HR haben ihre Prozesse für diese Anfragen. Die IT arbeitet mit Jira Service Management. Dort werden von HR die Anfragen erstellt.Aktuell ist es so, dass die Updates zu diesen Tickets HR in ein geteiltes Postfach bekommen. Da demnächst Personio Conversations eingeführt wird, würden wir gern hier eine Verbindung aufbauen.Das Ziel: die Anfrage existiert in beiden Systemen und wenn jemand auf der einen Plattform etwas kommentiert o.Ä. wird das Ticket auf der anderen auch geupdated. Hier würden wir uns auf Titel, Beschreibung und Kommentare beschränken. Z.b. Custom Fields in Jira müssten nicht synchronisiert werden. Das würde die Kommunikation bzgl. dieser Anfragen zwischen HR und IT erheblich verbessern. Ich habe im Forum nur die Vorschläge/Diskussionen bzgl. Zeiterfassung gesehen (Jira-Integration). Hat hier jemand Ideen oder bereits eine Lösung?Ich bin für jeden Input dankba

Hallo zusammen,ist es möglich, dass Mitarbeiterauswertungen (z. B. Lohnkonto), die aus Datev in die Dokumente des Mitarbeiters eingespielt werden, vom Administrator gelöscht werden können? Wir haben leider Auswertungen eingespielt, die der Mitarbeiter nicht benötigt.Andere Dokumente sind zu löschen, nur nicht die Unterlagen aus Datev.Vielen Dank.

Hallo zusammen,ich wollte mit Hilfe von Make die Facebook Bewerbungen, die über das Facebook Lead Formular eingehen, zu Personio übertragen. Wenn ich bei Make “Creative an Application” auswähle wird mir bei Job Position ID folgende Fehlermeldung angezeigt “Error: [200] Something wrong. Please try again.”, weshalb ich die Bewerbungen nicht automatisch übertragen kann. Woran könnte das liegen? Danke für eure Unterstützung.

Wie es scheint, gibt es zwei verschiedene APIs. Die offizielle API, die man hier findet: api-docs/personio-personnel-data-api-oa3.yaml at master · personio/api-docs · GitHubNun gibt es aber auch Endpunkte <URL>/absence-periods/<absence-id> - auf diese greift das WebGUI zu, ist aber nicht dokumentiert. Wie auch absence-periods?employee_ids=<ID>&absence_type_ids=&start=2024-01-29&end=2024-03-11 "approver": {            "id": <ID>,            "full_name": "<NAME>",            "profile_image_url": "<IMAGE>",            "position": "<POSITION>",            "preferred_name": "<NAME>"        },Im offiziellen API fehlen Teile wie der ganze “approver” Teil. Dieser wird aber schön im WebGUI angezeigt. Dies ist einfach nicht so wirklich brauchbar, oder ich verstehe es nicht.Warum zwei verschiedene Endpunkte, und wer denkt sich sowas aus? 

Hallo in die Runde. Ist es möglich, von Personio eine Sammel-Email an alle Mitarbeiter/innen zu senden?Danke schon mal für Eure Hilfe.

Hallo zusammen, ich habe gerade die neue Funktion der Workflows erstellen entdeckt. Ich wollte aus den Vorlagen einen Workflow erstellen, dass die Mitarbeiter dran erinnert werden ihren Resturlaub zu nehmen. Alles sieht auch gut aus nur kann ich diesen Workflow allen Rollen zuordnen bis auf der Rolle “Mitarbeiter” in der ja nun mal alle Mitarbeiter drin sind. Was mache ich falsch? Kann mir hier jemand helfen? Danke und Viele Grüße, Sarah

Hallo,gibt es eine Möglichkeit, beim Versenden der Onboarding-E-Mails von Personio die E-Mail Adresse des Unternehmens anstelle von "info@m.personio.de" anzugeben? Ich kann zwar mich selbst auswählen, aber es scheint so, dass die E-Mail Adresse automatisch geändert wird in info@m.personio.de Danke,Claudia

Hallo zusammen,wir haben einen Mitarbeiter, der nach 3 Monaten wieder zu uns zurückkehrt. Ich habe bei dem inaktiven Mitarbeiter als auch beim “neuen” Mitarbeiter (2 Profile) seinem Ersteintritt, sowie den jeweiligen aktuellen Beschäftigungszeitraum erfasst. Bei der Vergabe der selben Datev-Nummer bringt er mir die Fehlermeldung, dass eine eindeutige Datev Personalnummer vergeben werden soll. Worin liegt hier das Problem? Darf die selbe Nummer nicht im neuen Profil erneut vergeben werden? Wie sonst soll Datev den Zusammenhang zwischen inaktiven und aktiven Mitarbeiter erkennen?Viele Grüße Rita 

Hi, eine Mitarbeiterin hat sich an uns gewendet, dass seit Dezember ihre Abwesenheiten (Urlaub und Gleitzeit) nicht mehr als Abwesenheit in Outlook übertragen werden.Ich habe das heute so getestet:a) bei mir selbst einen Gleitzeittag eingetragen in Personio und der landet auch innerhalb von Sekunden korrekt in Outlookb) ich habe dann bei der betreffenden Mitarbeiterin einen Gleitzeittag mal eingetragen und der kommt tatsächlich nicht in Outlook an.  Hier hab ich nachgelesen und verstehe es so, dass die Anbindung an Outlook ja nur “ganz oder gar nicht” geht und demnach nicht von irgendwelchen Attributen oder ähnlichem abhängen kann. Kalender-Integration für Abwesenheiten – Personio Woran könnte das noch liegen, wie können wir uns da ran tasten um das zu beheben? danke Luise

Liebe Community, wir haben in Personio einen großen Teil unserer Mitarbeiter, die nicht Teil der Azure AD-Integration sein müssen (Diese Mitarbeiter benötigen keine E-Mail-Adresse). Gibt es eine Möglichkeit, eine Gruppe von Mitarbeitern von der Integration auszuschließen?Vielen Dank für eure Hilfe. David  

Hallo Zusammen,im Onboardingprozess möchte ich gerne eine automatisierte E-Mail an unseren externen Datenschutzbeauftragten senden, damit dieser einen Zugang zur Mitarbeiterschulung erstellt. Er benötigt den Vor- und Nachnamen der neuen Mitarbeitenden und die  entsprechende E-Mailadresse.danke und liebe GrüßeInes

Hallo,ist es möglich den allgemeinen Absender Personio Team <info@m.personio.de> durch eine eigene Mailadresse und den Versand über ein externes Relay zu konfigurieren? Bisher habe ich das nur für den Recruiting Bereich gefunden. Wäre toll, wenn das auch für die Geburtstagsbenachrichtigungen, On- / Offboardings usw. möglich wäre. Vielen DankNorbert